秘书四级基础知识第1章_文书基础ppt课件

《秘书四级基础知识第1章_文书基础ppt课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书四级基础知识第1章_文书基础ppt课件（64页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第1章 文书基础,文书从目前在社会中,公司、行政单位及企事业单位中，已成为上下沟通，双向信息交流的载体；同时也是横向部门之间，交流思想和信息的一种工具。因此应引起高度重视。不仅是考试学习，也是实践中的需要。,教学内容,1.1 应用文书的概念与制发程序 1.2 应用文书的格式（固定格式） 1.3 应用文书的要素（语言材料思想） 1.4 应用文书的表达方式（叙述抒情说明）,1.1 应用文书的概念与制发程序,一、应用文书的含义与分类,（一） 含义 应用文书各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 关键词：一定格式 文体总称,（二）分类 主要分为三类：行政公文

2、、事务文书、商务文书,1、行政公文,在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。,三个要素：行政管理过程中产生的，没有行政管理就不能形成行政公文；具有法定的效率，也就是说具有强制性；具有规范的体式，也就是说对格式具有严格的限定。这三个要素要引起重视。,应用范围广泛：行政公文不仅在行政单位中用到，而且在公司、企业、事业单位中，成为人们之间，公司与员工交流的载体。所以称为通用公文。,行政公文（通用公文）的分类,主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。由国务院2008年8月2

3、4日发布的国家行政机关公文处理办法明确规定。,令：行政机关发布的具有强制性和指挥性的公文。 决定：主要适用于对于重大的事情和行动作出的一种安排。 每一种公文的形式要求，内容，将在后面的学习中要作详细的介绍。,2、事务文书,处理日常事务所使用的文书。,主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。,主要包括：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。,3、商务文书,处理商务业务所使用的文书。,部分简报为了说明编发简报的目的或对简报的内容进行评论，往往加注编者按。编者按的位置在()。 A、报头，简报名称的下方 B、报

4、核，标题上端 C、报尾，间隔线下方 D、报头，间隔线上方 简报的报核部分( )可以用来说明编发简报的目的或对简报的内容进行评价。 A、按语B、标题C、导语D、结尾,B,A,会议纪要不包括( )。 A、协调会议纪要 B、办公会议纪要 C、综合会议纪要 D、研讨会议纪要,答案：C,三种文书的区别,行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的效力和规范的文本。 事务文书主要用于处理日常事务。 商务文书处理商务活动。,二、应用文书产生的过程,（一）通用文书的制发的程序,通用文书的制发过程叫做发文办理。 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文登记、分发等8个过程。

5、 注意这8个过程在考试的过程中极容易出选择题。,公文的制发程序是( )。 A、草拟 审核 复核 用印 签发 B、分发 草拟 审核 用印 签发 C、草拟 审核 签发 复核 用印 D、草拟 审核 复核 签发 用印,答案：c,草拟,就是拟定公文草稿。,符合国家的法律、法规、方针、政策及其他有关规定。立场要明确、正确。 情况要确实，不能捏造事实。 人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引用标题，后引发文号，日期要写明具体的年月日。 文内使用简称，应先用全称，并注明简称。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用

6、阿拉伯数字。这是特别要注意的。,草拟的要求：,公文中数字不应使用汉字的是（ ）。 A、成文时间 B、惯用语 C、缩略语 D、发文字号,答案：D,审核,就是对草拟的公文文稿进行审查核定。,审核的内容：包括公文的内容、形式、语体等。,签发,就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。,上行文由主要负责人或主持工作的负责人签发；下行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。,审核一般由办公厅（室）进行审核,复核,就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。,复核由文秘部门负责。是发文最后的把关处。,缮印,就是文秘部分校对印刷。,就是由秘书将用印登记的公文通过适当的方式传递给收文单位或个

7、人。,复核内容：（1）审核、签发手续是否完备；（2）附件材料是否齐全；（3）格式是否统一、规范。,用印,就是签印或盖章。,登记,就是由文秘部门对待发的公文进行登记造册，以备存查。,分发,分发的途径有：邮件、传真、电报、电子邮件等。,（二）事务文书、商务文书的制发程序,由于下属文书种类很多，其内容、体式、功能各不相同，因此，不会像行政公文那样具有一套严格、缜密的制发过程，但作为公务工具来说，一般都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发过程。不同类型的事务文书、商务文书的制发过程各不相同，但同一类型的文书制发过也有相对固定的制发过程。,决定公文文稿能否生效的环节是( )。（2005/5）(A)拟办

8、 (B)审核 (C)签发 (D)批办,C,1.2 通用公文格式,一、通用公文的格式,指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。,（一）通用公文用纸和印装规格 采用国际标准A4型纸: 210mm297mm 公文页边版心尺寸 156mm225mm （不含页码）,版心156mm225mm,正文用3号仿宋字体，文字符号从左至右横写横排，一般每页22行，每行28个字。 双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。 左侧装骑马订或平订，两钉，距版心上下1/4处。不掉页，后背平整，不空。,通用公文格式：公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，如下图所示。请参见教材P11

9、-17，复习。,（二） 通用公文各要素标识规则,包括7个方面,眉首,秘密等级（绝 密、机 密、秘 密，两字之间空一格）和保密期限：3号黑体字，位于版心右上角第1行；标注期限时，中间用隔开。无保密文件，不得标注。,公文份数序号：每份公文的顺序编号，位于公文首页版心左上角第1行。,发文机关标识：由机关名（全称或规范简称）加文件两字组成（特定公文可以不加）。小标宋体套红大字居中，最大小于22mm15mm。,紧急程度：分特急、急件两种。用3号黑体，位于首页右上角第2行或第1行；不是事关重大，需要急办的，不得标注。,眉首,四川省人事厅 四川省科 委 文件 四川省财政厅,发文字号：由发文机关代字、年份、序

10、号组成，位于发文机关标识下空2行；3号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识，份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0，除命令（令）外，数字前也不加“第”字。如中发200615号、陕政字20073号、川府20092号。平行文、下行文居中排布；上行文居左空1字。居右空1字为签发人：。,几个机关联合发文时，主办机关排列在前，其他机关在下方对应排列，机关后的“文件”二字，居纵向中央。联合发文机关过多，保证首页显示正文。,红色反线：在位于发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色线。,下列发文字号中，正确的是()。(11年11月) A、卫200305号 B、社保200723号 C、计生035号 D

11、、教2002第2号,答案：B,眉首,签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”3号仿宋，全角冒号；签发人姓名2号楷体。,如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，其他签发人从第2行起，在主办单位签发人下，按发文机关单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之相距4mm。,包括7个方面,主体,公文标题：位于红色反线下空2行，用2号小标宋体，1行或多行居中排布。由发文机关、公文内容、文种组成（标题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如*市政府关于开展财务大检

12、查的通知,主体,主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。,行文主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：,向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只有一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。,大多数公文有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如

13、通告、公告），没有明确的主送机关可以没有这一项,主体,正文：正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 一般公文要求一文一事。,附件：如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体标识”附件“，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号，有多个附件使用阿拉伯数码标序号。,主体,成文日期：右空4字，用汉字标全年、月、日，零写成”(在拼音中打)，不能写成0。如上文中不以写成“二00六年1月10号”、“2006年1月10日”、“二零零六年一月十日”、”贰零零陆年壹月拾日“。位置，文尾标注，题下标注，会议通过的公文、决议、决定、条例、规定等，成文日期加括号标注于标题

14、下方居中位置。,主体,附注：是用来注明文件的阅读、传达范围和行文的事项。 如有附注，用3号仿宋体，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标注，一般是对公文的发放对象注意事项加以说明，“（如件传达群众）“ 不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,主体,公文生效标识印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。,当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,当联合行文需加盖两个印章时，

15、应将成文时间拉开，左右各空7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2 字标识成文时间。,主体,特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法

16、解决。,包括5个方面,版记,主题词：主题词”用3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3 号小标宋体字；词目之间空一字。 主题词的标引，坚持“谁办文，谁标引”的原则。,置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行,抄送：在主题词下1 行；左空一字用3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。,包括5个方面,版记,印发机关和印刷时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）共占1 行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1 字，印发时间右空1 字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行,版记反线：版记中各要素下均加一条黑色反线，宽度同版心。 目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看。,共印份数：位于印发日期右下方。其下不加反线。,包括5个方面,版记,页码：用4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4 号一字线，一字线距版心下边缘7m