我国企业秘书工作的现状及发展趋势-论文-文秘

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1、 中国某某某某学校 ( ) 题 目： 我国企业秘书工作的现状及发 展趋势 姓 名 ： 00000000 班级、学号 000000000000 系 (部) ： 经济管理系 专 业 ： 文 秘 指导教师 : 0000000000 开题时间： 2008-10-20 完成时间： 2009-11-2 2009 年 11 月2 日 目 录 毕业设计任务书1 毕业设计成绩评定表2 答辩申请书3-5 正文6-20 答辩委员会表决意见21 答辩过程记录表22 1 课 题我国企业秘书工作的现状及发展趋势一、 课题(论文)提纲 0.引言 1、我国企业秘书工作的现状 1.1 秘书制度不完善 1.2 秘书工作不规 1.

2、3 公文运行标准不一 1.4 工作手段不够现代化 2、如何改善我国企业秘书工作的现状 2.1 完善秘书制度 2.2 规秘书工作 2.3 统一公文运行标准 2.4 实现工作手段现代化 3、我国企业秘书工作的发展趋势 3.1 秘书职业专门化 3.2 服务多元化 3.3 参谋深层化 3.4 手段现代化 4、秘书人员应如何应对新的发展趋势 4.1 过硬的思想政治素质 4.2 良好的职业道德 4.3 较强的工作综合能力 5、结束语 二、容摘要 2 秘书既是个古老的职业，又是发展前途十分广阔的职业，它随着时代的前进 而前进，随着社会的发展而发展。可以肯定的说，21 世纪秘书工作将会有较大 的发展。本文从秘

3、书工作实践者的角度,分析了现代企业秘书工作的现状以及如 何解决这一现状，同时探讨了应该如何准确把握新形势下企业秘书工作的定位特 点与发展趋势，并针对秘书人员如何适应形势发展，提高综合素质和工作能力， 提出了一些探索性意见 。 三、 参考文献 1贤华.秘书工作论.大学出版社，2000.11 2向国敏.现代秘书学与现代秘书实务.上海:华东师大出版社，2005 3合宜.秘书学.暨南大学出版社2005.08 4洪琦.新时代 新秘书. 参政消息副刊9-16 版第251 期,2005,11 5黄海兰论跨世纪企业秘书人才的素质.秘书,1998,（6） 6任群.秘书工作.1998 年 第06 期 7玉芬.师大

4、学学报（社会科学版）.2005 年 第04 期 8段林毅.秘书之友.1991 年 第02 期 3 我国现代企业秘书工作的现状及发展趋势 0000 中文摘要 ：秘书既是个古老的职业，又是发展前途十分广阔的职 业，它随着时代的前进而前进，随着社会的发展而发展。可以肯定的 说，21 世纪秘书工作将会有较大的发展。本文从秘书工作实践者的 角度,分析了现代企业秘书工作的现状以及如何解决这一现状，同时 探讨了应该如何准确把握新形势下企业秘书工作的定位特点与发展 趋势，并针对秘书人员如何适应形势发展，提高综合素质和工作能力， 提出了一些探索性意见。 关键词： 秘书工作 ;现状;发展趋势 0.引言 传统的秘书

5、工作往往是依据组织领导的需要以及秘书对个人自身 认识来开展，这就直接导致一些误区:一方面，部分本应由秘书从事 的工作实际上由其他部门甚至领导承担；另一方面，秘书的角色意识 模糊，单向服从，事事被动，不能积极主动为领导服务，从而影响秘 书工作的质量。我国的传统企业都具有一定封闭性，业务限定在一定 的狭小市场围。企业的经营策略主要靠经验决策，要求秘书工作 者只提供文牍性、事务性辅助。随着社会主义市场经济体制的逐步完 善，经济结构战略性调整，中国经济融入世界经济大潮的进程全面提 速。全球经济一体化要求秘书能够熟悉和运用国际公认的商业原则， 具有为世界各地企业家提供专业服务的符合国际标准的职业技能和

6、职业规，并且能够卓有成效地将专业知识、工作经验、综合能力整 4 合运用在商业运作中。如何准确把握新形势下企业秘书工作的定位特 点与发展趋势,并运用科学手段为之培育良好的成长环境以推动企业 的快速发展,正成为国各类企业普遍关注和重视的课题。各行各业 的秘书工作面临着严峻的挑战，对秘书人员的素养也提出了更高更新 的要求。本文从秘书工作实践者的角度提出一些探索性意见。 1.我国现代企业秘书工作的现状 1.1 秘书制度不完善 英美法的秘书制度是一项先进的制度，它规并且促进了秘书工 作的发展。相对国外先进的秘书制度来讲，我国公司里的秘书没有法 律的地位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日常

7、 事务，因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定秘 书的地位，重新明确秘书的职权围，是我国秘书工作与世界接轨的 主要措施。秘书制度不完善是实现我国秘书工作国际化的主要阻力。 全球经济一体化已是大势所趋，加入WTO 以后，我国的商务活动会越 来越多，不可避免地要与许多和地区打交道，我们固有的许多法 规已经不适应这种状况了，这里面当然包括秘书工作。以澳门为例， 在澳门新的澳门公司法典中，明确规定：澳门公司由四个部门构 成，即股东会、行政管理机关、公司秘书和监事会。在这里，公司秘 书是作为一个独立机构而设立的，它拥有自身的权力。它的主要职权 包括确认权、公证权和监控权。澳门公司法增加秘书

8、制度，是法律与 经济变革的需要。公司秘书制度源于英美法的相关制度，现时香港、 新加坡、澳大利亚及英国等都有此制度，由此可见，公司秘书制度是 5 一项先进的制度。反观我国，虽然也有公司法，我国的有限责任公司 也都设有秘书，但这是两个完全不同的概念，我国公司里的秘书没有 法律的地位，没有法定的权力，通常只作为经理的助理，处理一些日 常事务，因此，进行秘书制度的改革，为秘书工作立法，科学地确定 秘书的地位，重新明确秘书的职权围，是我国秘书工作与世界接轨 的主要措施，也是我国管理界与秘书界要认真考虑的问题。 1.2 秘书工作不规 秘书的职业化是世界性的潮流，所谓职业化是指如今的秘书由 特定的官方职务演

9、变为不属于任何一行业，但又为任何一行业所必需 的职业。美国国际职业秘书学会成立的宗旨就是建立一种为社会所 承认的秘书行业的标准，从而使秘书这一新兴行业的协会组织能与律 师、会计等其他行业的协会一样，得到社会的认可。为了提高秘书人 员的业务素质，适应秘书职业技能培训和鉴定的需要，我国已于一九 九七年由职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会开始统一进 行秘书职业资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我国广大秘 书工作者仍带有极大的经验性和随意性。经验性是指其工作方法主要 是靠别人传授，很少是自己摸索出来的，即便有心得体会，也会犯以 偏概全的错误，当出现新问题时，往往不知所措。这与我们民族的文 化背

10、景和思维习惯有关，缺乏创造性和超前性是秘书领域中的普遍现 象。随意性则表现在秘书工作的规化不够，从组织活动的角度来要 求，管理者在行使不同的管理职能时，秘书人员应以不同的工作方法 相匹配，以辅助管理职能的完成。然而，在实际工作中多数秘书人员 6 是以不变应万变，以一法应万法，没有起到应有的辅助管理的作用， 故很难适应秘书工作职业化的要求。 1.3 公文运行标准不一 公文运行标准不一是当前秘书工作不规的具体表现之一，从世 界围来看，秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效 力正常发挥的重要前提。我国政府一直非常重视行文规工作，不断 完善公文处理办法，并于 2000 年颁布了行政机构公文格

11、式 （GB/T9704-1999），使新的公文处理办法更加符合国情和秘书工作 全球化的要求。但是在实际操作过程中，由于秘书人员对新标准的重 要性认识不够，或业务不熟，常出现上报公文新格式，下发公文老 面孔，或新旧公文格式混用、使用不规的情况。严重影响了公文 的正常运行，阻碍了秘书工作的发展。 1.4 秘书工作手段不够现代化。 信息技术的革命和发展不仅促成了网络经济的出现，还促成了网 络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现。由于秘书工作 中产生的大量文件特别是行政公文，具有规化、模式化的特点，所 以更容易被计算机所接受。至此，秘书工作中的大量文字、数据、图 形、声音和影像均可在互联网上传

12、输，无纸办公的物质条件已经具 备。但是，多数秘书人员在工作中仍然沿用传统的工作方法，电脑仅 成为打字的工具。秘书工作现代化是实现管理工作现代化的重要保证 条件之一。因此，秘书工作必须与管理工作联系起来。 2如何改善我国现代企业秘书工作的现状 7 2.1 完善秘书制度 在现代企业的秘书工作中，首先要从企业的特点和实际情况出发， 制订一套规化的制度和原则，不能无序化、随意化。凡处事都要有 一定的规章制度和办事程序，不能因人而异，随心所欲，带有随意性。 要划清准与不准的界限，人人遵守。要有明确分工和责任制，人有专 职事由专管。比如接到一个需要回复的，要有记录、处理、回复 制度，不可因当事人不在而拒不

13、受理。目前有些企业尤其是中小型企 业，或者是没有制定具体的制度，或者是有制度也没有贯彻执行。办 事带有极大的随意性。造成办事效率低，同事之间产生误会。制度化 是对付混乱和不负责任的良方。完善秘书制度需要领导的大力支持更 需要秘书人员的自觉遵守。有制度只有遵守了才有意义。 2.2 规秘书工作 只有规了秘书工作，才能体现秘书工作的严肃性和重要性。规 化，它是对工作质量的要求，即做各项工作都要符合一定的规定。 为此，对各项工作均应尽可能的制定工作准则，有具体的全面的指标 和要求。比如起草一个文件，除了容以外，在体式和书写方面都要 符合一定的规格，比如纸的选择，页面的安排，书写的规，都要 有一定的标准

14、，决不可随随便便拿一纸就开始写作、涂画。又如布 臵一个会议室，从主席台、坐具、会场标志、音响、灯光、盆景、饰 物、茶水、记录、门卫等，都要有一定的要求。要做到规化、细致 化。必须逐项制定工作规、细则或办法，必须坚决反对漫不经心、 马马虎虎、粗枝大叶的不良习气。从最细微处入手，做到每个环节每 8 个步骤都井井有条。规秘书工作是一件需要细心和耐心的事情。 2.3 统一公文运行标准 公文具有鲜明的政治性，它由法定的作者制定具有特定的格式和 严格的办理程序。在公文写作中要选择恰当的文种，行政机关的公文 种类有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、请示、批复、报告、 议案、意见、函、会议纪要。秘书工作者

15、应该熟悉每一个文种的属性， 每一个文种的用法，在公文写作中切不可犯用错文种这一类的低级错 误。同时还要注意行文关系。上行文、平行文、下行文都要弄透彻。 行文关系根据隶属关系和职权围确定，一般不得越级请示和报告。 另外公文是严肃的必须要使用专业术语，切不可过于口语化。行文应 当确有必要，注重效用。 2.4 实现秘书工作手段的现代化 充分利用现代信息技术和网络通信技术。实现无纸化办公。建立 一个办公自动化系统提高办公效率和办公质量，促进管理工作的改 革。社会化的大生产要求降低生产技术成本，提高工作质量和工作效 率，讲求经济效率，扩大管理围，增强竞争地位。这是当今瞬息万 变、激烈竞争的时代对各企业提

16、出的客观要求，也是企业成功的关键 所在。企业实现办公自动化后，平时需要60-70 分钟的会议运用电子 日程表后就减少到 23 分钟，并且可以解决一段时间中很多人组成 的会议。实现秘书工作手段的现代化关键要靠公司领导在政策上和资 金上的大力支持，秘书人员的接纳和学习能力，敢于乐于接触新事物 新设备，有好学的精神。只有这样才能彻底打破旧的工作方法和手段， 9 真正提高办事的效率和质量。 3.我国现代企业秘书工作的发展趋势 3.1 秘书职业专门化。 秘书将成为社会最大的职业群之一。专家认为，20 世纪最大的职 业群是会计，而 21 世纪最大的职业群是秘书。据统计全国约有各类 秘书1000 万人，其中

17、党政机关、社会团体的秘书 160 万人，工业企 业71 万人，大专院校科研单位、医疗单位20 万人，涉外机构80 万 人。我们新疆有各类秘书 12 万人。美国的秘书达到 300 万人，现在 以每年3.5 万人的速度增长，行政秘书年薪平均3.1 万美元。 世界 各国普遍实行秘书职业资格考试制度，美国设立了全国性“秘书专业 证书”考试，在英国有1/3 的秘书从业人员持有资格证书。秘书部门 的分工将越来越细，不同行业的秘书部门的部分工有很大不同，一 般可分为公文写作、文书处理、信印管理、会务工作、领导活动安排、 接待工作、礼仪活动、调党研究，信息工作、协调工作、督察工作、 信访工作、保密工作、档案管

18、理、事务和办公自动化等。联合国秘书 处有秘书7000 多人，来自 150 个，分工非常细。在一些国同 行先进企业,职业化已经成为秘书工作的重要特征。现代企业制度的 建立和逐步完善,促进公司集团化、规模化的逐步形成和发展,处于协 调、辅助地位的秘书工作的作用当以不断强化。“务”与“外事” 的有机融合,“传统”与“现代”的相互冲击,使现代企业秘书工作的 活动领域有较大的拓展,也使秘书身份职业化进一步成为可能。 3.2 服务多元化。 10 随着市场经济的深入发展,企业对秘书人才提出了多层次、多类型 的立体化发展需求。秘书工作的服务对象、服务容、服务方式也随 之呈现多元化的发展趋势。这就要求现代企业秘

19、书工作服务实现智能 化和事务化的高度统一,不但要承袭过去那种“承上启下、收收发发、 接转、写写报报”的事务性办公容,更要在实践的过程中涵盖 现代秘书工作辅佐性的真正含义，使秘书不仅是企业生产、经营、技 术、的执行者，还应该成为领导决策的辅助者，从而具备较强的组织 能力、协调能力、督办能力、应变能力和分析能力。这些都对企业秘 书的智慧、知识和能力提出了更高的要求。 3.3 参谋深层化。 参谋深层化就是指秘书充分发挥好参谋、助手作用，成为领导的 左膀右臂、思想库、行动组。秘书提供的建议方案要符合客观实际情 况，才能获得预期效果，否则可能导致失误。秘书要出谋献策，第一， 要了解领导的战略意图，能想领

20、导之所想，急领导之所急。第二，“谋” 与“策”必须切实可行，而不是豪言壮语。第三，迷失出谋划策要有 谋有勇，即要有胆识。在掌握了客观事态后，要迅速做出正确的判断， 果敢地实行，不要老是犹豫不决，坐失良机。面对市场更广阔、更复 杂的局势,管理工作的难度大大增加,秘书工作一般性的服务远远不 能满足领导决策民主化、科学化的管理要求,提供智力辅助服务已成 为秘书工作发挥参谋助手作用新的发展方向。秘书工作的辅佐性决定 了秘书工作的重要性,辅佐能力的强弱,渐渐成为衡量、检验和评价秘 书人员综合素质强弱的一个重要参数。 11 3.4 秘书工作手段现代化。 随着高新技术进入办公室，使传统的办公手段发生根本性的

21、变革， 秘书工作手段自动化，现代化将得到长足的发展。随着网络技术的发 展，打印机、复印机、传真机、缩微设备的广泛应用，大大提高了工 作效率。许多工作可以用电脑处理。过去不识字是文盲，现在不会用 电视，不会上网，等于过去的文盲。在美国秘书中1/3 的人掌握了计 算机编制技术，1/2 的人因掌握了新技术而增加了工资。过去秘书常 常因记录速度太慢而发愁，领导讲话一小时可讲1 万多字，记录最快 也只有 3000 多字，2/3 的容记不下来。后来发明了速记，但符号 难字难记，只有少数专业的速记员能掌握，广大的秘书学不会，我就 学了长时间没学会。后来又使用录音机，先把领导的讲话录下来，再 慢慢整理，讲一个

22、小时的话，五、六个小时都整理不好，十分麻烦。 现在好了，有了电脑速记机，可以对领导的讲话同步打印，话讲完了， 文件也打印出来了。这在以前是不可想象的。 4秘书人员应如何应对新的发展趋 4.1 过硬的思想政治素质 企业在经济活动中，有大量的事务工作需要秘书人员参与办理， 具有坚定正确的政治方向和较高的理论政策水平是秘书胜任工作的 先决条件和重要保证。一是要有较高政治觉悟和党性观念，要努力学 习邓小平理论，坚持正确的政治方向，保持相当的政治敏锐性，在思 想上、政治上与党中央保持高度一致，坚定不移地执行党和政府的路 线、方针、政策，模遵守法律、法规和各项规章制度。二要充分认 12 识到秘书工作的重要

23、性，自觉服从组织安排，把秘书工作当作完善社 会主义市场经济体制、建立现代企业制度的需要，当作党和人民利益 的需要，在企业利益和个人利益、工作利益和物质利益中做出正确选 择。三要增强责任感和事业心，不计名利，任劳任怨，无私奉献的博 大胸怀；勤学苦练，深钻细研的良好学风；默默无闻，埋头工作的思 想情操；忠于职守，严肃认真勤俭办事，清正廉洁的优秀品质；严守 纪律，自我约束的组织纪律。 4.2 良好的职业道德 道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意 识和行为准则。道德是做人的根本，它是灵魂的力量、精神的支柱、 事业成功的基础。职业道德是同人们的职业活动紧密相关的、具有自 身职业特征的

24、道德准则和规。那么秘书又应该具备怎样的职业道德 呢？一是热爱工作，甘于平凡。秘书岗位十分重要，但秘书人员不处 于社会活动的前沿阵地，企业秘书主要不是去订货拍板，秘书的全部 成果多以其领导或所属组织的名义公之于众，自己却默默无闻。秘书 人员要充分认识到自己工作的这一性质，有甘当无名英雄的胸怀，才 能做好这份工作。二是自尊自重，克己奉公。秘书虽然权力不大，但 用权方便，用权的渠道和方式比较多。因此，秘书要自尊自重，不能 以自己的特殊地位牟取私利，处理各种问题也不能掺杂私念，更不能 擅用领导的名义办各种私事，搞不正之风。三是谦虚谨慎，平等待人。 秘书接近领导，常常出面替领导办各种事情，故有人把他们看

25、成单位 的代表、领导的发言人。他们本身待人接物的态度往往影响到单位和 13 领导的声誉，因此，秘书必须宽厚谦和。四要严守机密，提高警觉。 秘书经常接触和掌握机密，因此，常有人向他们打探消息，他们甚至 成为敌人窃取情报的主要对象。而秘书经常与各种热打交道，出入大 大小小的场合，着就给保密增加了难度。秘书失密大概有两种情况： 一是有意泄密，虽然此类人数很少，但是损失很大。二是过失泄密， 若要减少失误，就要靠秘书人员的自觉性。秘书人员要随时提高警觉 性，加强保密意识，养成保密习惯；不该看的不看，不该听的不听， 不该说的不说，不该写的不写。不在公共场所、私人通信中涉及机密， 不在亲属朋友面前谈论机密

26、4.3 较强的工作综合能力 一要有信息搜集能力。经济建设是企业的中心工作，信息好比经 济工作的神经。做好信息工作是企业秘书工作的一项主要职责，对于 促进企业领导决策的科学化、民主化，推动企业的各项工作有着重要 的意义。社会越发展，开放越扩大，企业对信息的需求也就越大，而 且对信息工作的要求就越来越高。这就要求秘书人员掌握更多、更新、 更准、含金量更高的信息，做好信息工作的过滤器，为企业经营服务。 二要强化协调能力。 协调工作是企业秘书工作的一个重要组成部分， 表现为对协调和对外协调。对协调有上下关系、秘书与领导的关 系、领导成员之间的关系、职能部门之间关系的协调。新的环境下， 企业直接进入市场

27、竞争，企业所面对的各种关系更为繁多，所以协调 工作显得更为重要。新形势下的企业秘书的协调是对外协调和经济关 系的协调。因为在高速发展的市场经济环境下，企业间的交往关系主 14 要是一种经济关系、供求关系。同时，企业秘书人员还要改变以往的 协调方式，要多运用经济手段，法律手段，要站在、政府、企业 三者高度统一的基础上搞好协调。在实习中，我需对每周的值班人员 做好双休日的安排，以便做好双休日的安全管理。有时也会碰到有些 人员不配合的情况，这就需要秘书人员运用其本职的权力来协调人员 的关系，更好地促进工作的开展。三要加强服务创新的能力。面对竞 争日益激烈的市场，秘书要当好领导的参谋助手，做到主动服务

28、，超 前服务。主动服务。被动性与主动性是秘书工作的一大特点，变被动 服务为主动服务是秘书工作的发展方向。传统的秘书受到行政的约 束，制约了秘书人员的主动性，主动服务并没有完全体现出来。秘书 人员在高速运转的市场竞争中，要保住职位和取得成功，主动服务就 显得更为重要。秘书人员要主动围绕着本企业生产、经营以及市场的 热点服务、难点问题，主动地跑市场、搞调研、出计策、做协调。由 过去的“要我干”向“我要干”转变。由以领导指令为导向的被动服 务转变为由市场为基准的主动服务。在实习中，往往是依据组织领导 的需要才去开展工作。而在领导没有交待事情时，需要我们自己主动 找活或向同事学习公司其相关业务等。这样

29、我们才会感到时间的充实 与能力的提高。知识丰富、实践操作能力强才是秘书人员向市场竞争 的本钱。超前服务。新形势下，能及时服务还不够，必须做到超前服 务。即在复杂的环境中把握企业经济发展的脉搏，预测性地从企业的 角度提前谋划企业的经济发展大事。新形势下，企业必须自己探索生 存发展的路子，进行重大经济决策。秘书人员要做到超前服务，就必 15 须以发展的眼光，提前摸市场，摸行情，多做预测性分析研究，做到 超前思考。 .结束语 企业秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，他们是商 务活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放的不断深 入，全球经济一体化进程进一步加快，对我国经济发展的影响日渐

30、增 大。特别是加入WTO 以来，外商投资企业、中外合资、中外合作经营 企业迅速增加，市场竞争更加激烈。各行业对企业秘书的需求量越来 越大，未来是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步 推进，最终会达到全球资源的共享。秘书人员的国际化流通也是必然 的趋势。企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书 的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的企业秘书提出了更高 的要求。企业秘书只要能够切实转变观念，加强理论修养，提高业务 水平，就一定能够应对新的职业挑战，实现自己的人生价值。 16 参考文献： 1贤华.秘书工作论.大学出版社，2000.11. 2向国敏.现代秘书学与现代秘书实务.上海:华东师大出版社， 2005. 3合宜.秘书学.暨南大学出版社2005.08. 4洪琦.新时代 新秘书. 参政消息副刊 9-16 版第 251 期.2005.11 5黄海兰论跨世纪企业秘书人才的素质.秘书.1998.（6）. 6任群.秘书工作.1998 年 第06 期. 7玉芬.师大学学报（社会科学版）.2005 年. 第 04 期 8段林毅.秘书之友.1991 年 第02 期Word资料