标准起草中的常见问题2011ppt课件

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1、标准起草中的常见问题 2011年10月13日,1、讲座的思路 以GB/T 1.1为理论依据，结合邮政企业标准起草的实际情况，分析标准起草过程中存在的问题，给出符合标准起草要求的修改方案。,两点说明,2、培训的必要性 标准的起草过程，是将技术要求、业务要求、管理要求等，通过标准的方式表示出来的过程。,两点说明,一. 标准的结构 二. 章 三. 条 四. 段 五. 列项 六. 封面 七. 目次,八. 前言 九. 引言 十. 范围 十一. 规范性引用文件 十二. 术语和定义 十三. 附录,主要内容,（一）标准的两种表现形式 1、部分 2、单独标准,一. 标准的结构,（一）标准的两种表现形式 1、部分

2、 针对下述情况可考虑将标准划分为部分： 标准篇幅过长； 后续的内容相互关联； 标准的某些内容可能被法规引用； 标准的某些内容拟用于认证。,一. 标准的结构,（一）标准的两种表现形式 2、单独标准 单独标准，是一个标准化对象的内容制定成一个独立的标准。,一. 标准的结构,一. 标准的结构,（二）标准的构成 一项标准由通用要素和核心要素构成。见图。 通用要素是每项标准均可能包含的内容，包括：封面、目次、前言 核心要素是除通用要素以外的个性标准的核心内容。 标准结构示例1,章是标准内容划分的基本单元，是标准或部分中划分出的第一层次，因而章构成了标准结构的基本框架。,二. 章,（一）章的编号 章的编号

3、应从“范围”一章开始，一直延续到附录之前，如：1、2、3 附录中的章的编号，不同于正文中的编号，如：附录A中章的编号为A.1、A.2、A.3、A.4，附录B中章的编号为B.1、B.2、B.3、B.4。,二. 章,（二）章的标题 章的标题是必须的，即每一章都应有标题。 章的标题，尽量简短，注意文体的统一性，注意尽量不要和标准名称重复。,二. 章,（三）章的设置 1、通用要素中的章，按照GB/T 1.1的规定设置。 2、核心要素的章，应是标准化对象所涉及的各个方面。同时考虑： （1）整体协调性 （2）内容的重要性,二. 章,章示例1 章示例2,二. 章,条是对章的细分。凡是章以下有编号的层次都称为

4、“条”。,三. 条,（一）条的编号 条的设置是多层次的，第一层次的条可分为第二层次的条，第二层次的条还可继续分为第三层次的条，直至到第五层次（1.2.3.4.5.6）。如： 第6章的第一层次：6.1、6.2、6.3 第6章的第二层次：6.1.1、6.1.2，6.2.1、6.2.2、6.2.3 第6章的第三层次：6.2.1.1、6.2.1.2、 第6章的第五层次：6.2.1.1.1.1、6.2.1.1.1.2、,三. 条,（二）条的标题 1、条标题的设置是可选的 条的标题是否设置，可根据标准的具体情况确定。如果设置标题，则位于条的编号后面；如果不设标题，条的编号后面紧跟着条的内容。也就是条可以是

5、有标题的条，也可以是没有标题的条。 条标题示例1 2、第一层次的条 每个第一层次的条最好设置标题。第二层次的条可根据情况决定是否设置标题。,三. 条,（二）条的标题 3、条标题的统一性（包括黑体标出的主题） （1）虽然条标题的设置是可选择的，但在某一章或某一条中，其下一个层次上的各条有无标题应统一。 条标题示例2 （2）不同章中的条或不同条中的条，虽然处于同一层次，标题的设置可以不一致。,三. 条,（二）条的标题 4、无标题条的主题（这是GB/T 1.1 2009的新规定） (1)对于无标题的条，如果需要强调各条所涉及的主题，可将无标题条首句中的关键术语或短语标为黑体，通过突出显示的方式引起对

6、相关主题的注意。 (2)无标题条中用黑体标出的术语或短语不应在目次中列出；如果有需要列入目次，就应选用有标题条的形式。,三. 条,（三）条的设置 设置条的时候，应遵循的原则： 1、内容明显不同 段与段之间所涉及的内容明显不同，为了便于区分，则需将它们分成彼此独立的条。 2、具有被引用的可能性 当某章或条的几段内容中的某段，有可能被本标准或其他标准引用时，尤其本标准内部就需引用时，应考虑设立条。这样可以通过直接引用相应的条编号就可以实现准确引用的目的。,三. 条,（三）条的设置 设置条的时候，应遵循的原则： 3、存在两个或两个以上的条 一个层次中有两个或两个以上的条时才可设置条。如：在第6章里没

7、有6.2，就不应设6.1。条设置示例1 4、无标题条不应再分条 应避免对无标题的条再分条。（这是GB/T 1.1 2009的新规定），也就是说在没有标题的条下不能再分条。避免出现“悬置条”。条标题示例1,三. 条,（三）条的设置 设置条的时候，应遵循的原则： 5、条的层次不宜划分过多 虽然允许将标准中条的层次分到第五层，但编写标准时，为便于引用、叙述和检索，不宜将条的层次划分过多。,三. 条,段是章或条的细分。 段没有编号，这是段与条的明显不同。,四. 段,悬置段 为了不在引用时产生混淆，除引导语外，应避免在章标题或条标题与下一层次条之间设段，此段称为“悬置段”。 悬置段示例1-1、悬置段示例

8、1-2 悬置段示例2 悬置段示例3-1、悬置段示例3-2,四. 段,列项是段中的子层次，它可以在章或条的任意段里出现。 列项示例1,五. 列项,（一）列项的作用 通过列项，突出并列的各项，强调各项的先后顺序。,五. 列项,（二）列项的形式 由引导语（一段文字+“：”）引出并列的各项。 一般情况下的标点形式。 列项通常是将一个包含并列成分的长句，采用分列的形式表述； 列项也可由并列的句子构成。,五. 列项,（三）列项的编号 1、无编号列项 （1）“破折号”或“圆点” 无编号列项，是在列项的各项之前使用“破折号”或“圆点”。应注意，在一项标准中同一层次的列项中，使用破折号还是圆点应统一。也就是说，

9、一项标准的列项如果使用破折号，则全部使用破折号，反之则全部使用圆点；或者第一层次的列项使用破折号，第二层次的列项使用圆点，全文统一。 （2）细分 无编号列项的细分，只能继续细分成无编号的列项，否则应使用有编号列项。,五. 列项,（三）列项的编号 2、有编号列项 （1）字母编号 有编号列项，是在列项的各项之前使用字母编号a）、b)、c)的列项。 （2）细分 有编号列项，可以分成有编号列项1）、2)、3)，也可以分成无编号列项（当不需识别时）的列项。,五. 列项,（四）列项中编号的选择 在下述两种情况下，需要对列项进行编号： 1、为了便于引用 2、表明先后顺序 推荐使用有编号的列项，为了便于引用。

10、 列项示例1,五. 列项,（五）列项中各项的主题 在列项的各项中，为了标明各项所涉及的主题，可将其中的关键术语或短语标为黑体。如果标出，每个列项都应标出关键术语或短语。 这些术语和短语不应列入目次中，否则，应使用有标题的条的形式。,五. 列项,（六）列项与条的区别 1、从内容上看，“条”之间是内容明显不同、彼此独立的；“列项”中的各项是彼此相关的、并列的。 2、从所处的位置看，“条”是章的细分，而“列项”是段中的子层次，它可以在章或条的任意段里出现。 3、从编号上看，“条”是有编号的，一直可以编到第五层；而列项分为“无编号列项”和“有编号列项”，编号只能编到第二层。,五. 列项,列项示例2-1

11、 列项示例2-2 列项示例3-1 列项示例3-2,五. 列项,（七）应注意的问题 1、没有引导语 2、引导语与列项的内容重复 3、条与列项混用 4、引导语与列项不符 5、引导语、各列项后面的标点,五. 列项,（一）必备要素 封面为必备要素。每个标准都必须有封面。,六. 封面,（二）封面的内容 中国邮政集团公司的企业标准，其封面的内容有： “中国邮政集团公司标准”字样、 标准编号（Q/YB xxxxxxxx）、 代替标准编号、 标准的中文名称和英文名称（可选）、 一致性程度的标识（采用国际标准时需标注）、 发布日期、 实施日期和标准的发布部门（中国邮政集团公司）。 标准草案制修订阶段，应标注“征

12、求意见稿”、“送审稿”或“报批稿”，以及本稿完成日期。 封面示例1,六. 封面,（三）应注意的问题 1、标准名称的修改 2、标准草案制修订阶段的表示 3、本稿完成日期的表示,六. 封面,（一）必备要素 目次为必备要素。每个标准都必须有目次。（QY/B 0043.1-2009中国邮政集团公司标准编写指南 ）,七. 目次,（二）目次的内容 目次的内容包括： 前言 引言（如有） 章的编号和标题 条的编号和标题（需要时） 附录（如有）（包括附录的编号、性质和标题）,七. 目次,七. 目次,（二）目次的内容 附录章的编号和标题（需要时） 附录条的编号和标题（需要时） 参考文献（如有） 索引（如有） 图的

13、编号和标题（需要时） 表的编号和标题（需要时）等,（三）目次的级数 集团公司的标准编写指南规定： 目次级数可根据实际需要设置。范围、规范性引用文件、术语和定义等通用要素章的目次级数一般设置为1级，核心要素章的目次级数设置为2级，核心要素复杂的章的目次级数可设置为3级。,七. 目次,目次示例1 目次示例2-1 目次示例2-2 目次示例3,七. 目次,（四）应注意的问题 1、目次必须列出的内容：在“目次的内容”中除了标有“需要时”的内容，其他各项如果有，必须在目次中给出； 2、除了上述内容之外，其他内容可根据具体情况列出。选择列出的条、附录的章和条、图、表等都应有标题，如果没有标题就不应列出； 3

14、、目次中不应列出“术语和定义”一章中的术语，术语不是条的标题； 4、附录应给出附录编号、附录性质、附录标题；,七. 目次,（四）应注意的问题 5、目次中所列出的内容，包括编号、标题、页码等都应和文中完全一致； 6、目次应位于封面之后，前言之前； 7、使用模板编写标准，目次是自动生成的； 8、GB/T 1.1 -2009目次的层级表示方式与GB/T 1.1 -2000的规定不同，正文和附录的条按层级缩进。,七. 目次,（一）必备要素 前言为必备要素。每个标准或者标准的每个部分都应有前言。,八. 前言,（二）前言的内容 前言应视情况依次给出下列内容： 1、标准结构的说明 所起草的标准为系列标准或分

15、部分标准，应在第一项标准或标准的第1部分的前言的开头说明标准的预计结构。在系列标准的每一项标准或分部分标准的每一个部分中应列出所有已经发布或计划发布的其他标准或其他部分的名称。 单独标准不涉及此问题，不用说明。,八. 前言,（二）前言的内容 2、标准编制所依据的起草规则 这是GB/T 1.1 -2009的新规定，提及GB/T 1.1。如： 部分标准，如此提及： 本部分按照GB/T 1.1 - 2009给出的规则起草。 单独标准，如此提及： 本标准按照GB/T 1.1 - 2009给出的规则起草。,八. 前言,（二）前言的内容 3、标准代替的全部或部分其他文件的说明 要给出被代替的标准（含修改单

16、）或其他文件的编号和名称； 列出与前一版本相比的主要技术变化。,八. 前言,（二）前言的内容 4、与国际文件、国外文件关系的说明 以国外文件为基础形成的标准，可在前言中陈述与相应文件的关系； 与国际文件的一致性程度为等同、修改或非等效的标准，应按照GB/T 20000.2的规定陈述与国际文件的关系。 没有采用国外文件、国际文件的标准，不涉及这个问题。,八. 前言,（二）前言的内容 5、有关专利的说明 凡可能涉及专利的标准，如果尚未识别出涉及专利，则应按照C.2的规定，说明相关内容。,八. 前言,（二）前言的内容 6、标准的提出信息（可省略）或归口信息 标准的提出信息，如： 本标准由中国邮政集团公司市场经营部提出。 本标准由中国邮政集团公司人力资源部提出。 标准的归口信息，如： 本标准由中国邮政集团公司企业发展与科