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1、1,有效时间管理,2,培训目标,充分认识时间管理的重要性 把握时间管理的原则与方法 学会如何应付时间杀手,3,高效人士的习惯,4,高效人士的七个习惯,积极心态 目标管理 要事管理 双赢思维,知彼解己 团队合作 不断更新,5,讨论：浪费你时间最多的10种情况,6,1、走出时间管理的误区,7,“时间是不能控制的，计划赶不上变化” “时间掌握在别人手中” “时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事” “时间管理各人有各人的习惯， 按部就班就行了” 不能管理 / 不值得管理,你是否同意这样的说法？,8,时间是? 时间对任何人都是? 人人都拥有时间资源 既是有限的, 也是公平的 但人们对时间的感觉却大不相同
2、? 对时间的不同看待/使用及结果,时间是什么?,9,你平时怎样看待时间？,视时间为 主宰 - 严格遵循时间, 恪守固定时间办事. 重形式而不重内容 视时间为 奴隶 - 无视时间的存在, 随意使用, 任意延长工作时间 视时间为 无限 - 时间还多 ,可以明天做 拖到最后一刻 视时间为 朋友 - 尊重, 珍惜, 善待, 享有 (充分利用),1,10,2、时间的特征与价值,11,按每周工作5天，每天7小时，每年251个工作日计算,你是否意识你的时间成本？,12,金钱是通过时间 (每分钟/每小时/每天的工作中)创造出来的 每天浪费一小时，意味着单位时间成本利润率的下降，或当天其它单位时间的挣钱效率需提
3、高15% 可怕的是这种情况随时可能发生,时间价值的启示,13,时间与薪酬,在同等的时间创造更大的价值 增加工作时间量,14,时间管理的重要性,瓶颈理论认为, 改善绩效的最佳方法不是改进每个环节步骤, 而是改进瓶颈 (最大的约束因素). 因为系统的整体绩效取决于瓶颈 时间正是管理人员的最大的约束因素. 失去时间, 人们会变得无能 时间管理的重要性至少等同于战略, 创新, 领导力这些看似更为眩目的管理议题, 甚至更为重要,15,你能回忆昨天的时间耗费吗？,主要做的事及用时间 时间/工作清单分析 有多少是有计划的？ 有多少时段记不起做什么？ 超时/浪费多少 （总和/各项）？ 时间利用率？= 工作用时
4、之和 / 法定工作时数什么原因？,16,紧急VS重要事情,17,什么是更重要的事?,小李做销售很有经验, 业绩突出, 提升为销售经理后, 工作更加努力, 心中常想: “以往的销售业绩已成为过去, 今后我如何将工作做得更好”. 行动中也以此为激励. 老板肯定了他的工作态度, 另方面却说:“你这样下去可不行” 老板的意思是? 管理者最常见的错误莫过于我如何将工作做好而不是如何让我的团队去做好,5,18,3、时间管理的法则,永远应先做最重要的事 第二象限法则 避免平均分配时间和精力 帕雷托80/20法则 避免事事都想做完, 学会取舍 工作ABC法则,19,帕雷托80/20法则,20%的工作占整个工作
5、80%的价值 集中80%的精力做此20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作,20,考虑工作对目标的贡献度,许多琐碎的事,少却关键的工作,工作/事情的种类,工作的价值,100%,100%,80%,20%,0,0,21,一般做法 vs 80/20,一般做法 接听所有电话 出席所有会议 听取所有建议 阅读所有文件 会见所有客户 每天要做完所有的事 结果：忙碌,按80/20原则,22,案例:市场部的取舍,市场部提议对公司现有产品进行改型, 考虑涉及到追加投资, 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的演示.为完成好任务, 市场部认为要做的事包括: 做个较为广泛的市场问卷
6、调查, 与主要客户座谈, 针对性的收集竞争对手最新信息, 从研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势, 对调查及座谈结果进行分析, 确定演示内容并制作幻灯片, 利用创意的手段创造最佳演示效果以增强影响力. 但市场部经理在估算人力及时间之后, 发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事, 但在股东会上做好演示是要保证的为实现此目的你如何对这些事的重要性排序? 如果由于时间有限最终有三件事不能做, 你会舍弃哪些?,6,23,工作ABC,A - 在特定阶段的头等/主要工作 B 围绕A的/增强/指导性的工作 C 其它次相关/具体/零散/的事,24,如何做?,将工作分为三类： A 必须要做的 (关键
7、的) B 应该做 (对于提高/增强是重要的) C 最好做 (是否做/必须要做它们吗?),25,第二象限工作法,26,工作分类表,27,偏重第一类事务,28,偏重第二类事务,29,偏重第三、四类事务,30,4、提高时间利用率的5W方法,What 什么占据了我的时间 When 何时工作效率最高 Where 哪里还能挤出时间 Why 我的时间使用率为什么会这样 What if 如果怎样,31,5、排除干扰,识别干扰因素 排除干扰方法,32,识别时间干扰因素,“管理者最稀缺的资源是时间”, 但管理者的时间一般容易“属于别人” 找出尽可能多的对你的时间干扰的方面 - 来自你个人的有哪些? 来自他人的有哪
8、些? 你是如何应对的? 有什么困难/问题?,17,33,对付时间杀手,由于自己原因产生的 无序，乱 (桌面, 文档, 开始& 结束) 随时更新文档/文件存档 下班时按完成/未完/尚未开始 等项整理文件/桌面 条理不清（没有轻重缓急，抓住什么做什么） 每周/日开始时花时间思考安排工作的顺序 随意无拘束的方式 给自己规定各项工作结束时间 拒绝拖延,34,对付时间杀手,由于自己原因产生的 经常忙于救火 (所有的事都应急处理) 保证时间完成重要的工作 做事考虑后果，不盲目处理 加强沟通 想干的事太多（过于自信，对工作缺乏时间概念） 预测各项工作所需的完成时间 授权， 相信/指导他人 不注意沟通 提前与
9、有关人员沟通,35,对付时间杀手,由于自己原因产生的 没有情绪/兴趣开始 (枯燥, 困难, 不愉快) 一开始先做不愿做的事 安排他人检查/公布于众 建立奖励自己的方法 不会拒绝（say No，接受的比你能完成的多) 告知适当的原因/阐明重要性/目前从事工作的紧迫性 提出建议/其他适当的选择方案,36,对付时间杀手,环境 来访者 (太多, 突然到来, 过长的谈话) 访问他们，而不是被访 建议其它时间 站着谈话 / 提示性动作（暗示谈话结束） 电话 (不断的干扰) 直接切入主题，迅速提出解决方案 不要开始闲聊的话题 话音表明你很忙,37,对付时间杀手,环境 接收的电子邮件 (太多，内容多样) 浏览
10、题目，选择重要的 对于急需回复的，立即行动 (只做一次) 对于提供信息的, 有时间时阅读它们 等待 / 会议 阅读提供信息的电子邮件, 打/回复电话 清理议程/准备问题/聚焦讨论 紧急不重要的事 事后想想紧急的原因, 找到避免的方法 有计划的主动授权,38,懂得尊重他人的时间,提醒自己 自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？ 自己是否给他人发放太多的备忘录？ 自己是否准时赴会/约？ 自己是否经常干扰他人？ 找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？ 自己说话是否切中主题/简明扼要？ 自己每次占用了他人多少时间?,39,完全时间管理,1、事先周详的计划 2、排定工作的优先顺序 3、设定长短程目标 4、订定每日工作计划 5、挑战效率最高点 6、学习分配工作,7、今日事今日毕 8、避免分散注意力 9、将阻碍减到最低 10、培养说“不”的能力 11、应付突发状况 12、随时检视,40,课程回顾,1、培训内容 2、你印象/感受最深的点 3、准备改进的地方,41,参考书,高效能人士的七个习惯，柯维，中国青年出版社，2002 目标,博恩.崔西,电子工业出版社,2005,
