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1、销等阶段均有着密不可分的联系。因此，物业管理应建立追求全过程最佳效益的现代化管理 模式，在物业的开发阶段就充分考虑建成以后的使用和管理的要求，考虑到社会经济发展的 居住水平提高的需要，要有一定的超前性，要从项目规划设计阶段就开始关注物业的全过程 效益。物业管理是一种对物业全过程的管理，其首要环节即是物业的前期管理。 这里所说的物业前期管理，是指物业管理企业在物业的开发设计阶段即介入，从事物业形成 前的阶段性管理。物业前期管理工作虽然尚未形成对物业运行主体的管理。但是就其管理的 内涵分析，它应属于企业管理的一个管理阶段。 物业前期管理是一种物业管理企业同房地产开发商共同对物业实施平行或交叉管理的
2、方法， 因此，无论是对房地产开发商还是物业管理企业都是非常必要的。房地产开发商对物业进行 的是硬件建设，物业管理企业对物业进行的是软件管理。前者是形成物业，后者是发挥物业 的功能作用，虽有区别但又相互联系。对于开发商而言，进行投资决策、规划设计、选择适 当的地段、房型及附属设施，并通过施工建造形成物业，其目的是为了增强对业主的吸引力 度；然而对于业主而言，却不止于此，业主还将对物业管理进行权衡。从某种意义上讲，物 业的硬件建设相对较为直观，而软件管理却要长期相伴。随着人们观念的转变，业主即会从 使用者的角度，也会从所有人的角度对物业管理进行选择、评价。在物业开发阶段适时地选 择恰当的物业管理企
3、业，能在很大程度上避免缺陷和漏洞，使物业更符合使用和管理的要求 ，因此，这是开发商不容忽视的重要环节。对于物业管理企业而言，首先应参与市场竞争以 获取物业的管理权。在同开发商签订了物业管理协议书后，即应着手配备与物业相匹配的管 理人员，开展各项物业前期阶段的管理工作。由于将来的业主管理委员会拥有“决定继聘或 选聘物业管理企业”的权利，因此，物业管理企业在前期管理中能否形成有序的管理秩序， 能否满足业主的服务需求，能否在业主中树立良好的、有效的管理形象，对于物业管理企业 来说是一个把握机会、占领市场的重大问题。毋庸置疑，物业前期管理将使硬件建设与软件 建设相得益彰，对物业实行前期管理不仅是物业管
4、理者的需要，同样也成了房地产开发商的 需要，当然更是业主维护自身权利利益的需要。 二、物业前期管理的必要性 (一)减少使用中的后遗症 物业管理的基本职能是代表和维护业主的利益，对所委托的物业进行有效管理。然而在物业 管理的实践中，一些物业的先天缺陷一直困拢着物业管理企业，诸如物业质量、设备性能、 设施配套以及综合服务等，这些均不取决于物业管理企业，而往往在于物业的开发商和建筑 商。要改变这一状况，把一些以往长期难以得到解决的问题尽可能在物业管理过程中使之限 制在最小范围之内，就必须开设物业的前期管理，使前期管理同规划设计、施工建设同步或 交叉进行，由物业管理企业代表业主从管理者的角度，对所管物
5、业进行一番审视，从而把那 些 后期管理中力不从心的或返工无望的先天缺陷争取在物业竣工之前，逐项加以妥善解决，减 少后遗症。 (二)物业前期管理是对所管物业的全面了解 物业管理行为的实质是服务。然而要服务得好，使业主满意，就必须对物业进行全面的了解 。如果物业管理企业在物业交付使用时才介入管理，就无法对诸如土建结构、管线走向、设 施建 设、设备安装等物业的情况了如指指掌。因此，必须在物业的形成过程中就介入管理，才能 对今后不便于养护和维修之处提出改进意见，并做好日后养护维修的重点记录。唯有如此， 物业管理企业方能更好地为业主服务。 (三)物业前期管理是为后期管理做好准备 物业管理也是一项综合管理
6、工程。通过物业管理把分散的社会分工集合为一体，并理顺关系 ，建立通畅的服务渠道，以充分发挥物业管理的综合作用。此外，在对物业实体实施管理之 前，还应设计物业管理模式，制订相应的规章制度，并协同开发商草拟有关文件制度，筹备 成立业主管理委员会，印制各种证件，以及进行机构设置、人员聘用、培训等工作。这些均 应在物业前期管理阶段安排就绪，以使物业一旦正式交付验收，物业管理企业便能有序地对 物业实体进行管理。 第二节物业前期管理的内容 一、通过投标来接洽物业管理业务 无论物业管理企业是开发商组建的，或是独立组建的，或是房管所转换的，还是各大系统组 建的，前期管理首先必须不断开拓，通过投标竞争来接洽业务
7、。 (1)进行可行性、可靠性、可盈利性分析，可行性是指物业管理企业既要从自身的实际出发 ， 考虑拟接管的物业与本企业的资质等级是否相符，该物业的接管能否发挥本企业的优势， 做到扬长避短，又要考虑能否在该物业的管理权竞争中取胜，如果明知竞争对手实力比自己 强大，就不必勉强竞争。可靠性是指该物业的建设是否有保证，业主的资信条件是否较好并 能协作配合，等等。以免管理权竞争得手后，由于业主或建设方面的原因，工作仍留有漏洞 ，造成今后的物业管理难以完善，给企业带来不应有的损失。可盈利性是指物业管理企业根 据自己的经营目标，测算物业的管理能否给企业带来正常利益，或近期虽无利润但企业能在 该地区打开新局面，
8、争取更多的业务。 (2)具体测算物业管理费用，并草拟总体管理方案。 (3)投标竞争、洽谈、签订物业管理合同(协议)。 (4)选派管理人员运作物业前期管理。 二、建立与业主式租户的关系 物业管理的管理对象是物业，而服务对象则是人，即业主和使用人。因此，物业管理企业既 应与第一业主(开发商)共同协商，又要与未来业主或使用人取得联系，听取意见。 (1)听取业主或使用人对物业管理的要求、希望。 (2)了解业主或使用人对物业使用的有关安排、打算。 (3)参与售房部门同业主或使用人签约，并提供草拟的业主公约、装修施工管理办法、门禁 出入办法、停车场管理办法、管理费收取办法等物业辖区综合管理办法。 三、察看
9、工程建设现场 物业前期管理的目的是为以后的管理创造良好的条件，因此，物业管理企业应根据物业管理 要求，对物业的规划设计及建筑施工提出合理建议。 (1)审视工程土建构造、管线走向、出入线路、保安系统、内外装饰、设施建设、设备安装 的 合理性。重点察看消防安全设备、自动化设备、安全监控设备、通讯设备、给排水设备、空 调设备、车库及公用泊位设备、电力设备、交通运输及电梯设备、服务设备等。 (2)对施工现场提出符合物业管理需要的建议方案，磋商解决办法。 (3)在施工现场做好日后养护、维修的要点记录，图纸更改要点记录。 (4)参与工程验收，进行器材检查、外观检查、性能检查、功能测试、铭牌检查，并按整改
10、计划督促整改。 四、设计管理模式拟定管理制度 物业管理企业在前期管理中要根据业主和使用人的希望与要求，设计日后的管理模式，制定 相应的规章制度，其中还须与开发商一起草拟有关文件制度。 (1)筹建业主管理委员会。 (2)与开发商一起草拟物业辖区的规章制度、业主管理委员会章程、业主公约、装修施工管 理办法等。 (3)设置物业辖区的组织机构，规定各部门人员岗位责任制度，编制住户手册、物业辖区综 合管理办法等。 (4)制定上岗人员的培训计划，并实施计划。 五、建立服务系统和服务网络 物业管理企业在其经营管理服务过程中，与社会有关部门发生密切关系，这里既有行政管理 关系，又有经济关系。 (1)保安、清洁
11、、养护、维修、绿化队伍的设立或选聘，洽谈和订立合同。 (2)同街道、公安、交通、环保、卫生、市政、园林、教育、公用事业、商业及文化娱乐等 部分进行联络、沟通。 (3)建立代办服务项目网络。 六、办理移交接管事宜 物业管理企业在物业交付使用之前，还要为物业的交接做好准备。 (1)拟订移交接管办法。 (2)筹备成立业主管理委员会。 (3)协助和办理移交接管事项。 第三节入伙手续文件范本 一、入伙手续概述 (一)入伙及入伙手续 入伙是指业主或使用人进房入住。入伙是物业管理公司与服务对象的首次接触，它标志着物 业管理工作将以人为中心而逐步展开。 入伙手续是指物业管理公司在所建楼宇具备了入伙条件以后，向
12、业主寄发入伙手续文件(以 下详述)；业主按要求进行验楼、付款、签约、搬迁、装修、入住等。在办理入伙手续时， 物业管理公司应以方便业主为出发点，坚持集中办理与分散办理相结合，主动向业主介绍物 业情况。为业主搬迁入住提供帮助，为业主进行房屋装修提供指导；业主也应积极配合物业 管理公司，尽量按时办理收楼手续，及时付清有关费用、认真签订管理公约，遵守各项管理 规定。下面的例子，足以说明业主及时办理收楼手续的重要性。 某业主购买了一套商品房，已付清全部楼款。但因故没有按要求前去办理收楼手续。那么， 延迟收楼的法律后果是什么呢? 按规定，当新建商品房符合了交付使用的条件。开发商或物业管理公司会适时向购房人
13、发出 入伙(交付使用)通知，约期办理收楼手续。通常，购房人应在约定期限内办妥房屋验收手续 。如一时因特殊原因无法收楼，必须及时征得开发商或物业管理公司同意。购房者擅自延迟 收楼的行为，在法律上移之为受领延迟，是对不动产买受方的协助义务相应规定的一种违反 。其法律后果，反而使对方当事人(开发商)在房屋买卖合同关系上的相关风险责任得以减免 ，又在房屋管理、维护等关系方面产生出新的权利、义务问题，这使购房者可能承担赔偿他 方损失的责任。具体而言，约定期限内无正当理由不收楼，开发商可通知购房者并将房屋钥 匙交物业管理公司。此时即视为房屋已经交付，风险责任也随之向购房者转移。其后，如发 生房屋遭损的意外
14、，开发商便获免责，而由购房者承担后果。如因管理、维护导致损失，也 应由购房者负责赔偿。 在实际操作中，有的业主会提出这样的问题：入伙手续究竟应由开发商办理还是由物业管理 公司办理，哪种办法比较规范? 据了解，入伙手续究竟应由谁来办理，现行法律、法规尚无硬性规定。但由物业管理公司直 接向业主移交物业恰恰是最合理的一种做法。除开发商兼具物业管理职能的情况外，开发商 通知业主入伙前已先行与物业管理公司建立了聘用、代理关系。由于物业管理公司直接参与 了物业的工程验收，使物业管理公司对将要管理的物业的施工质量有了清楚的了解，物业管 理公司在全面验收接管的基础上，完全能负责地向业主进行单元房屋移交。 应当
15、看到，物业向业主的移交即是物业管理公司和业主共同管理、相互监督的开始，移交时 双方须完成的一系列相关手续，涉及的均是业主与物业管理公司之间的权利、义务。上述情 况也决定了入伙手续由物业管理公司直接办理为宜。 (二)入伙手续文件 入伙手续文件是指业主在办理入伙手续时，所要知晓、参照、签订的有关文件，主要内容包 括入秋通知书、入伙手续书、收楼须知、缴款通知书。这些文件都由物业管理公司负责拟定 ，并以开发商和物业管理公司的名义，在业主办理入伙手续前寄发给他们。在实际操作中， 有些物业管理公司还准备了验楼情况一览表、楼宇交接书等，供业主在验楼时使用。 1入伙通知书 入伙通知书是物业管理公司在物业验收合
16、格后通知业主可以来办理入住手续的文件。 在制定入伙通知书时应注意下面几个问题： (1)一般来说，楼宇的入伙不是一家或几家业主，而是几百家甚至几千家。如果集中在同一 时间办理，必然要给入伙手续办理带来许多困难。所以，应在通知书上注明各楼宇或各层办 理的时间，分期分批办理。 (2)如业主因故不能按期前来办理，可在规定办理时间以后，留有机动时间予以补办。 (3)考虑到有少部分业主仍不能如期在机动时间内前来办理，则应在通知书上注明处理的办 法。 2入伙手续书 入伙手续书是物业管理公司为方便业主，让其知晓办理入伙手续的具体程序而制定的文件。 一般在入伙手续书上都留有分部门的确认证明，业主每办完一项手续，有关职能部门在上面 盖章证明。 3收楼须知 收楼须知是物业管理公司告知业主在收楼时应注意的事项，以及在办理入伙手续时应该携带 的各种证件、合同和费用的文件。 4缴款通知书 缴款通知书是物业管理公司通知业主在办理入伙手续时应该缴纳的款项及具体金额的文件。 5验楼情况一览表 验楼情况一览表是物业管理公司为方便业主对房屋进行验收，监促开发商及时整改问题，以 避免相互扯皮，使问题能得到及时解决而
