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1、ERP财务年终总结 岁月悠悠，韶华易逝。眨眼间，信息中心实施ERP财务 已经一年多了，在边走边学的过程中，对ERP的认识，从以 前的仅仅了解概念，到现在的有一些自己见解；在ERP实施 过程中，随着一个又一个问题的解决，对ERP在我们公司的 实施及推广有了更加坚定的信心。至我们公司ERP实施三周 年庆典之际，将ERP财务实施过程中的一些观点和想法与大 家分享，也算是对我们公司财务实施的工作总结。 第一次听说ERP ，是在五年前的大学课本上，第一次使 用 ERP ，是在大学毕业前实习时，在实验室里见到的北京和 佳 ERP ，真正的对ERP有系统的学习、培训、使用和运用， 是我们公司目前在用的全球知
2、名的IFS 的 ERP 。 2005 年年初， 我们公司的ERP财务模块项目启动，整个ERP系统的实施， 可以分为以下四个阶段：（一）接受培训、软件安装和熟悉 软件阶段； （二）基础数据准备阶段；（三）初始上线阶段； （四）验收检验阶段。作为项目小组的一员，在第一阶段接 受培训中，我们就遇到了实施过程的第一道坎： 首先是观念冲突： ERP是一种先进的企业信息管理系统， 它不仅仅是一套软件，这会与我们的传统观念产生很大的冲 突。是对我们脑袋里固有观念的挑战。如果我们不对它多接 触并认真学习的话，我们很难接受它。在我们财务模块，这 点的表现尤为突出。ERP系统财务模块中更多的融入了管理 会计的思想
3、，与我国目前会计实务的现状有一些差距。作为 一个财务人员，传统的财务会计只要求我们记账和核算，我 们只是被动的接受各业务部门送来的数据进行分析和研究， 可以说，出了会计报表，我们的会计工作基本已经结束。而 ERP却对我们的财务人员提出了更高的要求，出了会计报表， 也许只是我们工作的开始。它还要求我们对别的业务部门的 业务进行监督、管理并指导。这是一种革命，是革别的业务 部门的命，革命就必然会遭到反抗！ 再者是操作流程及ERP界面的改变。目前中国的财务软 件，操作流程都是在财务内部，一般和别的业务部门不会有 太大的冲突。操作界面都是很直接、简单和友好的，我们财 务人员记账，输入什么马上就看到什么
4、，做错了凭证，没有 过账前， 我们可以修改， 可以删除。 总之给我们的感觉就是： 财务软件就是我的奴仆，我让它向东它不会向西。可ERP却 不是这样，在操作流程上，它是一个整体，整个公司是联在 一起的。它会从别的业务部门带来一些自己的想法，这就需 要财务部门为了了解它的想法而跨出财务部门和别的部门 一起来保持协调。 它的界面跟我心里的界面也不一样！比如， 多年下来，我认为输入凭证只在一个界面，输入之后我马上 看到的样子是长的就一个鼻子一个眼。而它却不是这样，而 ERP不同的凭证有不同的界面。录入之后看到的除了一个鼻 子一个眼外，还可能有了眉毛和胡子，要想找到它的鼻子和 眼，还需要我们去认真的看看
5、之后才能找到。更有甚者，我 看到的凭证还可能不是我做的，是别人做好后自动传给我 的。如果你对它不熟悉的话，我们就会一头雾水，越做越乱， 达不到你要的结果。这对我们财务人员来说，也是另一种革 命，是革我们自己的命，对自己革命，恐怕痛楚也只有我们 自己清楚！ 培训结束之后，就开始了第二阶段的初始数据的准备过 程， ERP财务基础数据的准备，比普通的财务软件进行数据 准备的要求高了很多，也复杂了很多。这从ERP的概念就可 以看出来， ERP是企业资源计划，这就要求有些基础数据的 维护一定要有整体的思想，一定要与别的部门联合起来！只 有这样，搜集到的基础数据才会除了满足财务核算之外，达 到管理的目的。
6、 概括起来， 初始数据的维护主要有以下三类： 第一、财务通用数据的维护。这类数据与传统财务基 础数据一样， 只需要根据会计准则和规范，每家企业都适用。 例如会计期间、凭证序列、凭证编号的维护等等。 第二、须根据企业实际，自行决定的财务数据。这类 数据每家企业不尽相同，象会计科目的设置、会计分析点的 设置等等。就是根据我们公司业务核算的实际需要，设置与 我们公司相匹配的一级及明细科目的设置。这些数据的维 护，我们得到了财务部的大力配合，在与大家的多次沟通和 交流后，我们最终确定并维护了该类数据。在这里再次对他 们的工作致以衷心的感谢！ 第三、与传统财务软件不同的财务数据的维护。这类 数据的搜集，
7、往往要往返几个部门才能最终确定下来，而且 工作量也十分巨大。比如我们往来户中的供应商维护，对于 在 ERP系统做采购订单的供应商，供方管理办公室维护了该 供应商采购方面的基础数据，财务就需要在供方管理办公室 维护的基础上，根据财务管理的 的需要，维护该供应商的财务基础数据。对于不在ERP 系统做采购订单的供应商，需要从财务部门搜集后一一输入 到 ERP系统。在输入的过程中，我们必须十分小心，因为稍 不仔细，我们就会重复录入。况且我们从财务部门得到的这 部分数据还需要我们去进行加工整理。不过在项目小组别的 同志的协助下，我们团结一心，通过加班加点，高质量的维 护了 2500 家客户和 1200
8、家供应商的全部信息。 基础数据维护结束之后，已经是2005 年的 6 月底了。 没有太多的休息，我们立即接到7 月初始上线的通知，马上 就进入了第三阶段。第三阶段是整个项目中最重要的阶段， 这个阶段不仅是对前面两个阶段工作完成情况和完成质量 的验收。也是后面能否做下去的关键。这对我们实施人员来 讲，面临着极大的压力和挑战。因为ERP初始上线，不是传 统财务软件的简单的数据录入，他是对ERP整套作帐流程的 一次短时间的浓缩。期间遇到的问题肯定不可估量，但出了 问题之后又需要我们马上解决。况且ERP实施顾问一般都不 会告诉我们在该阶段会出现的问题和问题的解决办法。于是 我们制定了一套计划进程表来指
9、导并督促自己工作的进程。 首先是数据清理和过账控制的配置工作。由于我们公司 是制造模块先于财务上线，在我们财务上线前，ERP系统里 已经有了大量的从制造传送过来的财务数据，所以我们先要 对这部分数据进行清理。记得最有意思的一次是，在清理采 购订单的时候，由于有几家供应商与我们的交易量既大又十 分频繁。我们从下午3 点至晚上 9 点左右的时候，该事项还 未执行完毕。为了不影响第二天的进程，我们在离开办公室 的时候，仅仅是关掉了电脑的显示器。而事务的执行仍在继 续，当第二天早上我们看到清理完毕的时候，我们都露出了 欣慰的微笑。清理结束之后，顾问和我们一起进行了过账控 制的配置，对于整个ERP财务的
10、实施，过账控制的配置问题 是最有技术性、也是最需要小心的地方。过账控制的配置， 不仅需要我们了解财务内部的记账规则和业务流程，而且还 需要了解其他模块的业务流程。通过过账控制的配置，我们 才可以让前面制造和分销模块的数据自动的传送到财务来， 才可以让财务自身产生的事务自动的归集到不同的科目上 来。刚开始，顾问对我们的问题一概不回答，很快的就做好 了过账的一些标准配置。但对于业务情况复杂和配置较难的 却交给了我们。现在想来，这对我们了解其他模块的业务流 程和对财务业务流程的熟悉十分有益。可是当时对我们来 说，困难是客观存在的！ 接下来的 7 月财务数据初始化录入，对财务部和我们都 是一个很大的挑
11、战。财务部需要在很短的时间里，每个人都 要把自己手头的账按明细整理出来结出余额并合总账核对， 这就会涉及到一些老账和烂账的问题，可以说，这种数据整 理工作在财务部是史无前例的。每个人都有很大的压力。而 对我们来说，我们不仅要清楚的知道我们需要什么样的信 息，而且还要指导财务怎样去搜集这些信息，对于搜集来的 信息，我们也不仅要搞清楚这些数据要在什么地方录入系 统。而且还要指导每一个财务人员正确的把这些信息录入系 统。而系统对大家来说还是新的，是不熟悉的！所以在初始 化数据录入阶段，虽然我们对这些工作都做了怎样录入的文 档，但我们还是经常精神高度紧张，面对不同人的不同问题， 我们要穿梭于不同的人中
12、间，一天下来，我们往往发现自己 可能都没有喝一点水，回到家躺在床上，不一会就会进入梦 乡。那段日子，是参加工作以来，身心最疲惫的一段日子！ 终于，科目余额出来了，我们以为一切都可以正常的工 作了！可实际上远非如此。我们还需要有很多张的财务报表 去设置；我们还需要对具体的业务人员进行相关的培训和考 试；我们还要面对财务做账过程中出现的各种各样的问 题在整个财务上线的过程中，还有一件事是整个小组中 都终生难忘的！ 那是今年春节后上班的第一天，为了赶进度， 当时大家集中在商务部的培训教室工作。大家知道，培训教 室如果没有培训的时候，我们一般都不会去的。可是从外面 路过的去给大家拜年的徐总等一帮领导们，看到我们后，马 上就过来慰问我们并送来了新春的祝福。那一刻，每个人的 心里都是暖烘烘的！ 目前，我们ERP财务模块基本上步入了正轨，所有的日 常事务都可以在系统里运行、流转。很多同志也从对它的不 了解到熟悉，从排斥到喜欢。我们财务模块里已经能够即时 地看到财务报表，库存事务的传输也将在近期完成。成本模 块的集成也在一步一个脚印的向前迈进！我们会越来越感受 到 ERP带给我们的便利，ERP带给我们的快乐！但ERP仍然 还需要我们去学习、去研究！最后，整理了一些别的单位的 ERP亲历着的一些言论与大家分享！
