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1、ERP财务年终总结 岁月悠悠,韶华易逝。眨眼间,信息中心实施ERP财务 已经一年多了,在边走边学的过程中,对ERP的认识,从以 前的仅仅了解概念,到现在的有一些自己见解;在ERP实施 过程中,随着一个又一个问题的解决,对ERP在我们公司的 实施及推广有了更加坚定的信心。至我们公司ERP实施三周 年庆典之际,将ERP财务实施过程中的一些观点和想法与大 家分享,也算是对我们公司财务实施的工作总结。 第一次听说ERP ,是在五年前的大学课本上,第一次使 用 ERP ,是在大学毕业前实习时,在实验室里见到的北京和 佳 ERP ,真正的对ERP有系统的学习、培训、使用和运用, 是我们公司目前在用的全球知
2、名的IFS 的 ERP 。 2005 年年初, 我们公司的ERP财务模块项目启动,整个ERP系统的实施, 可以分为以下四个阶段:(一)接受培训、软件安装和熟悉 软件阶段; (二)基础数据准备阶段;(三)初始上线阶段; (四)验收检验阶段。作为项目小组的一员,在第一阶段接 受培训中,我们就遇到了实施过程的第一道坎: 首先是观念冲突: ERP是一种先进的企业信息管理系统, 它不仅仅是一套软件,这会与我们的传统观念产生很大的冲 突。是对我们脑袋里固有观念的挑战。如果我们不对它多接 触并认真学习的话,我们很难接受它。在我们财务模块,这 点的表现尤为突出。ERP系统财务模块中更多的融入了管理 会计的思想
3、,与我国目前会计实务的现状有一些差距。作为 一个财务人员,传统的财务会计只要求我们记账和核算,我 们只是被动的接受各业务部门送来的数据进行分析和研究, 可以说,出了会计报表,我们的会计工作基本已经结束。而 ERP却对我们的财务人员提出了更高的要求,出了会计报表, 也许只是我们工作的开始。它还要求我们对别的业务部门的 业务进行监督、管理并指导。这是一种革命,是革别的业务 部门的命,革命就必然会遭到反抗! 再者是操作流程及ERP界面的改变。目前中国的财务软 件,操作流程都是在财务内部,一般和别的业务部门不会有 太大的冲突。操作界面都是很直接、简单和友好的,我们财 务人员记账,输入什么马上就看到什么
4、,做错了凭证,没有 过账前, 我们可以修改, 可以删除。 总之给我们的感觉就是: 财务软件就是我的奴仆,我让它向东它不会向西。可ERP却 不是这样,在操作流程上,它是一个整体,整个公司是联在 一起的。它会从别的业务部门带来一些自己的想法,这就需 要财务部门为了了解它的想法而跨出财务部门和别的部门 一起来保持协调。 它的界面跟我心里的界面也不一样!比如, 多年下来,我认为输入凭证只在一个界面,输入之后我马上 看到的样子是长的就一个鼻子一个眼。而它却不是这样,而 ERP不同的凭证有不同的界面。录入之后看到的除了一个鼻 子一个眼外,还可能有了眉毛和胡子,要想找到它的鼻子和 眼,还需要我们去认真的看看
5、之后才能找到。更有甚者,我 看到的凭证还可能不是我做的,是别人做好后自动传给我 的。如果你对它不熟悉的话,我们就会一头雾水,越做越乱, 达不到你要的结果。这对我们财务人员来说,也是另一种革 命,是革我们自己的命,对自己革命,恐怕痛楚也只有我们 自己清楚! 培训结束之后,就开始了第二阶段的初始数据的准备过 程, ERP财务基础数据的准备,比普通的财务软件进行数据 准备的要求高了很多,也复杂了很多。这从ERP的概念就可 以看出来, ERP是企业资源计划,这就要求有些基础数据的 维护一定要有整体的思想,一定要与别的部门联合起来!只 有这样,搜集到的基础数据才会除了满足财务核算之外,达 到管理的目的。
6、 概括起来, 初始数据的维护主要有以下三类: 第一、财务通用数据的维护。这类数据与传统财务基 础数据一样, 只需要根据会计准则和规范,每家企业都适用。 例如会计期间、凭证序列、凭证编号的维护等等。 第二、须根据企业实际,自行决定的财务数据。这类 数据每家企业不尽相同,象会计科目的设置、会计分析点的 设置等等。就是根据我们公司业务核算的实际需要,设置与 我们公司相匹配的一级及明细科目的设置。这些数据的维 护,我们得到了财务部的大力配合,在与大家的多次沟通和 交流后,我们最终确定并维护了该类数据。在这里再次对他 们的工作致以衷心的感谢! 第三、与传统财务软件不同的财务数据的维护。这类 数据的搜集,
7、往往要往返几个部门才能最终确定下来,而且 工作量也十分巨大。比如我们往来户中的供应商维护,对于 在 ERP系统做采购订单的供应商,供方管理办公室维护了该 供应商采购方面的基础数据,财务就需要在供方管理办公室 维护的基础上,根据财务管理的 的需要,维护该供应商的财务基础数据。对于不在ERP 系统做采购订单的供应商,需要从财务部门搜集后一一输入 到 ERP系统。在输入的过程中,我们必须十分小心,因为稍 不仔细,我们就会重复录入。况且我们从财务部门得到的这 部分数据还需要我们去进行加工整理。不过在项目小组别的 同志的协助下,我们团结一心,通过加班加点,高质量的维 护了 2500 家客户和 1200
8、家供应商的全部信息。 基础数据维护结束之后,已经是2005 年的 6 月底了。 没有太多的休息,我们立即接到7 月初始上线的通知,马上 就进入了第三阶段。第三阶段是整个项目中最重要的阶段, 这个阶段不仅是对前面两个阶段工作完成情况和完成质量 的验收。也是后面能否做下去的关键。这对我们实施人员来 讲,面临着极大的压力和挑战。因为ERP初始上线,不是传 统财务软件的简单的数据录入,他是对ERP整套作帐流程的 一次短时间的浓缩。期间遇到的问题肯定不可估量,但出了 问题之后又需要我们马上解决。况且ERP实施顾问一般都不 会告诉我们在该阶段会出现的问题和问题的解决办法。于是 我们制定了一套计划进程表来指
9、导并督促自己工作的进程。 首先是数据清理和过账控制的配置工作。由于我们公司 是制造模块先于财务上线,在我们财务上线前,ERP系统里 已经有了大量的从制造传送过来的财务数据,所以我们先要 对这部分数据进行清理。记得最有意思的一次是,在清理采 购订单的时候,由于有几家供应商与我们的交易量既大又十 分频繁。我们从下午3 点至晚上 9 点左右的时候,该事项还 未执行完毕。为了不影响第二天的进程,我们在离开办公室 的时候,仅仅是关掉了电脑的显示器。而事务的执行仍在继 续,当第二天早上我们看到清理完毕的时候,我们都露出了 欣慰的微笑。清理结束之后,顾问和我们一起进行了过账控 制的配置,对于整个ERP财务的
10、实施,过账控制的配置问题 是最有技术性、也是最需要小心的地方。过账控制的配置, 不仅需要我们了解财务内部的记账规则和业务流程,而且还 需要了解其他模块的业务流程。通过过账控制的配置,我们 才可以让前面制造和分销模块的数据自动的传送到财务来, 才可以让财务自身产生的事务自动的归集到不同的科目上 来。刚开始,顾问对我们的问题一概不回答,很快的就做好 了过账的一些标准配置。但对于业务情况复杂和配置较难的 却交给了我们。现在想来,这对我们了解其他模块的业务流 程和对财务业务流程的熟悉十分有益。可是当时对我们来 说,困难是客观存在的! 接下来的 7 月财务数据初始化录入,对财务部和我们都 是一个很大的挑
11、战。财务部需要在很短的时间里,每个人都 要把自己手头的账按明细整理出来结出余额并合总账核对, 这就会涉及到一些老账和烂账的问题,可以说,这种数据整 理工作在财务部是史无前例的。每个人都有很大的压力。而 对我们来说,我们不仅要清楚的知道我们需要什么样的信 息,而且还要指导财务怎样去搜集这些信息,对于搜集来的 信息,我们也不仅要搞清楚这些数据要在什么地方录入系 统。而且还要指导每一个财务人员正确的把这些信息录入系 统。而系统对大家来说还是新的,是不熟悉的!所以在初始 化数据录入阶段,虽然我们对这些工作都做了怎样录入的文 档,但我们还是经常精神高度紧张,面对不同人的不同问题, 我们要穿梭于不同的人中
12、间,一天下来,我们往往发现自己 可能都没有喝一点水,回到家躺在床上,不一会就会进入梦 乡。那段日子,是参加工作以来,身心最疲惫的一段日子! 终于,科目余额出来了,我们以为一切都可以正常的工 作了!可实际上远非如此。我们还需要有很多张的财务报表 去设置;我们还需要对具体的业务人员进行相关的培训和考 试;我们还要面对财务做账过程中出现的各种各样的问 题在整个财务上线的过程中,还有一件事是整个小组中 都终生难忘的! 那是今年春节后上班的第一天,为了赶进度, 当时大家集中在商务部的培训教室工作。大家知道,培训教 室如果没有培训的时候,我们一般都不会去的。可是从外面 路过的去给大家拜年的徐总等一帮领导们,看到我们后,马 上就过来慰问我们并送来了新春的祝福。那一刻,每个人的 心里都是暖烘烘的! 目前,我们ERP财务模块基本上步入了正轨,所有的日 常事务都可以在系统里运行、流转。很多同志也从对它的不 了解到熟悉,从排斥到喜欢。我们财务模块里已经能够即时 地看到财务报表,库存事务的传输也将在近期完成。成本模 块的集成也在一步一个脚印的向前迈进!我们会越来越感受 到 ERP带给我们的便利,ERP带给我们的快乐!但ERP仍然 还需要我们去学习、去研究!最后,整理了一些别的单位的 ERP亲历着的一些言论与大家分享!