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1、浙江大学外设学生对外交流基金项目执行流程及报销指南（2015年修订版）一、浙江大学教育基金会发布录用通知；二、项目负责单位签署承诺书；三、项目负责单位在校网或其他途径发布报名通知（通知内容需包含基金项目名称及捐赠方详细介绍）；如：就业指导与服务中心关于2014年暑期唐大威优秀生赴港实习项目的通知，附件中需附上捐赠方唐学元、唐大威父子的介绍（捐赠方的介绍可由基金会秘书处提供）；四、项目负责单位经面试确定交流学生名单后，需向基金会项目管理部提供详细的电子版EXCEL资料（电子版本发送至：），包括：姓名、性别、院系、学号、手机（含校园短号）、常用的外网电子邮箱、家庭所在地等信息。然后可以团队为单位办
2、理相关出国（境）手续； 五、项目负责单位在办理相关出国（境）手续时，持交流学生出国申请表，由基金会项目管理部审核填写“出访经费来源”；六、交流学生获得相应签证后，如需借款持以下材料至基金会财务部可预借资助额的70%：1浙江大学教育基金会借款单一式三联；2浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表复印件；3出国任务批件复印件（短期交流项目）或研究生院或本科生院出具的出国派遣证明（长期交流项目）；4邀请函复印件；5签证页复印件；6机票订单；7团队5人以上可以委托由旅行社代办行程，除以上1-4项材料外，还需提供委托协议并注明费用明细。注：浙江大学教育基金会借款单需由基金会项目管理部负责老师确认项目受资助情
3、况，由基金会秘书长签字认可并加盖基金会公章。七、项目执行完毕一个月内，经费报销前，向基金会项目管理部提交以下资料：110本纸质的项目总结汇报书（汇报书应注明“浙江大学教育基金会XX基金资助”或“诚挚感谢浙江大学教育基金会XX基金资助”或“诚挚感谢（捐赠者名称）的资助”等字样；2一份不少于1,000字左右的项目总结（电子版本发送给）;35张JPG格式的相关项目执行的照片（电子版本发送给）；注：项目管理部联系方式：88981283；邮箱：梁老师： 办公地点：紫金港校区校友活动中心206室八、提交以上资料后，可至基金会财务部按以下要求完成对资助项目的经费报销或者发放：（一）、有预借款项的项目，由项目
4、负责单位汇总学生出国材料，持以下材料：1借款单第二联；2浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表复印件；3出国任务批件复印件或出国派遣证明；4邀请函、护照照片页和签证页（出入境页）复印件；5浙江大学教育基金会境外费用开支明细表（表内填写外币币种、报销人、出差时间、摘要内容、住宿费、交通费等，将发票编号并排好顺序）；6机票发票及登机牌、住宿费票据、城市间交通费票据、相关协议和发票（发票后面应由两位经办人签字，境外票据需用中文简单翻译款项内容）；7如委托旅行社承办行程，除以上1-5项材料外，还需提供协议、旅行社发票、机票电子行程单及登机牌、发票费用明细。注：浙江大学教育基金会境外费用开支明细表需由基金
5、会项目管理部负责老师确认项目受资助和项目汇报情况，由基金会秘书长签字认可并加盖基金会公章。（二）、无预借款项的项目，可以采用打入学生银行卡形式发放，由项目负责单位汇总学生出国材料，持以下材料：1浙江大学因公临时出国或赴港澳台申请表复印件；2出国任务批件复印件或出国派遣证明；3邀请函、护照照片页和签证页（出入境页）复印件；4出国资助发放清单（姓名、学号、金额EXCEL三栏式，本科生和研究生要分开制表，一式两份），同时将出国资助发放清单的EXCEL电子版发送至基金会财务部邮箱：）；5机票发票和登机牌。注1：出国资助发放清单需由基金会项目管理部负责老师确认项目受资助和项目汇报情况，由基金会秘书长签字认可并加盖基金会公章。注2：财务部联系方式：88981073;邮箱：张老师：办公地点：紫金港校区校友活动中心217室九、温馨提示1资助额度中已经包含项目汇报册的制作费用，请项目负责单位提前预算，或者由项目负责单位自行解决；2项目实际出行人数少于计划人数时，在出行前需提前向基金会项目管理部报备，并说明具体情况；3所有资助项目报销发票的抬头均应填写为：浙江大学教育基金会，税号：330100500020171 。4未尽事宜，项目执行请咨询基金会项目管理部，项目报销请咨询基金会财务部。
