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1、 工程项目档案管理中的分段式与一条龙管理模式 工程项目档案管理中的分段式与一条龙管理模式 一、引言 一般大型企业（尤其是制造业）其工程项目档案的数量往往占企业全部馆藏档 案的 80%-90%,工程项目档案管理不仅与企业建设时期的工程项目管理有着千丝万缕的联系， 更是对日后企业结构调整、设备维护、生产顺行等具有举足轻重的作用。因此，探索、建 立一套与本企业发展相适应的工程项目档案管理模式很有必要。 企业的管理体制决定了企业管理职能的分配，从而也决定了企业档案管理部门 的工作内容。就工程项目档案管理而言，本企业档案管理部门的职能定位是集工程技术资 料管理与档案管理于一身，也就是说，将工程项目档案管
2、理职能向前延伸至技术资料的管 理。因此，除常规的工程项目档案管理内容外，还包括了前期的技术资料管理（国内外设 计和设备资料的接收、翻译，复制或还原、分发管理等）与过程的交工资料管理（竣工文 件编制的业务指导、审核、接收等）。那么，针对上述管理内容，如何构建并不断完善管 理模式，将决定工程项目档案的内在质量和管理效能。本企业总部曾采用过分段式、“一 条龙”等多种管理模式进行管理，笔者也曾经参与过其中的管理过程，在此分析利弊，与 同行探讨。 二、管理实践 本企业总部建设至今已有三十余年，前二十多年的工程项目资料和档案管理基 本上采用的是分段式管理模式，近几年在尝试“一条龙”管理模式，这与企业建设、
3、生产、 管理各个阶段的发展是密切相关的。 1.分段式管理模式 工程项目资料和档案管理内容按来源大致可分为三大块：一是设计、设备制造 单位提交的技术资料；二是施工、监理单位提交的竣工文件；三是建设单位内部归档的前 期文件和竣工验收文件。本企业总部建设初期，具有投资额大、项目多、资料量大、档案 管理人员较多的特点。为此，采用分段式管理模式较为适合。 所谓分段式管理，就是将资料与档案管理的各个业务环节（接收、翻译、复制、 分发、整理、保管、统计、鉴定、提供利用等）根据业务工作量的大小分成若干个小组进 行管理。档案管理部门将工程项目资料和档案管理人员分成资料组、交工组和科档组三个 小组。资料组基本对口
4、内部的设计、设备管理部门以及外部参建的设计、设备制造单位， 负责接收、翻译、复制、分发国内外技术资料并协同设计、设备管理部门处理相关问题； 交工组基本对口内部的工程管理部门以及外部参建的施工、监理单位，对其进行竣工文件 编制的指导，接收、审核其提交的竣工文件，并协同工程管理部门处理相关问题；而科档 组基本对口建设单位内部的相关部门，接收其归档的前期文件和竣工验收文件，同时接收 资料组和交工组移交的设计、设备资料和竣工文件加以系统整理，编制目录，组织自检并 接受国家或地方档案主管部门组织的档案验收。分段式管理模式的具体分工如下图： 分段式管理的优势：业务对口相对固定，对所专攻业务熟悉度高，管理效
5、率也 相对高。如：资料组人员对口设计、设备管理部门以及参建的设计单位和设备制造单位， 长期以来的合作已形成默契，处理问题比较及时和到位；另外，技术资料分发的时间节点 很短，通常从接收到分发要求在 24 小时内处理完毕，而本企业建设初期的资料每天都以 吨计，因此必须相当熟悉业务才能将国内外各类技术资料及时发放到位。交工组经常深入 现场，按参建单位为对象（如一人对口一个或多个施工单位），检查指导竣工文件的编制， 发现和协调处理这方面问题的能力较强；同时，由于交工组对口工程管理部门，参加工程 例会等使其对工程进度与要求比较熟悉，因此能较好地把握竣工文件接受审核的时间节点， 从而可以有效地配合竣工验收
6、工作的开展。而科档组负责汇总全部工程项目文件进行系统 整理，对档案管理信息系统的操作较为熟悉，同时由于经常开展项目档案自检并接受档案 主管部门的验收，也能较为全面地对工程项目档案的完整性和系统性进行把关。 分段式管理的不足：档案人员的业务技能单一，出现问题会有推诿扯皮现象。 如：在档案部门干了几十年的工程项目资料和档案管理工作，资料组人员也许还不知道工 程项目档案包含了哪些内容，也不清楚竣工文件如何编制。而科档组、交工组人员或许也 不清楚设计资料该发往哪些单位和部门以及发放数量，一旦业务调整将会手足无措。另外， 如发生竣工文件的完整性问题，科档组会认为是交工组未收集齐全，而交工组则会认为是 资
7、料组未发放到位，由此影响内部团结。 2“.一条龙”管理模式 随着企业大规模建设项目的递减，档案管理人员也相应减少，且新老交替、岗 位调动也日趋频繁。因此，近几年本企业总部档案管理部门尝试了“一条龙”管理模式。 所谓“一条龙”管理，就是将项目分配到人，一人集技术资料接收、分发、竣工文件编制 指导、项目档案整理于一身的项目负责制管理模式。档案管理部门将原先的资料组、交工 组和科档组合并为一个大的科档组，根据工程项目的大小进行分配，基本上一人对口一个 或多个工程项目资料和档案管理工作。 “一条龙”管理的优势：业务人员技能拓展，责任明确，节点自行把握，消除 了推诿扯皮现象。在开展全员业务培训和相互带教
8、的基础上，档案管理人员基本熟悉了原 先各自不擅长的业务，并逐步进入了独立开展工程项目资料和档案管理的角色。由于一人 从“头”管到“脚”,自己发放与接收，自己指导与审核，项目档案的质量毋庸置疑由自 己保证，时间节点也由自己掌控，基本无法推卸责任。 “一条龙”管理的不足：减少了监督环节，指导频率高而效率低。虽说上述分 段式管理模式存在推诿扯皮现象，但从另一个角度来看，组与组之间文件资料的交接审核， 其实就是在一道道把关，一个项目至少涉及三个组及三个人的管理工作；而“一条龙”管 理模式下，一个项目基本上只有一人管理，档案的质量则完全取决于个人的素质和能力。 另外，在分段式管理模式中，交工组按施工单位
9、实施竣工文件编制的业务指导，对于一家 施工单位负责多个项目的竣工文件编制，只需一人指导即可；而在“一条龙”管理模式中， 一家施工单位的多个项目分别由不同的档案管理人员对其进行指导，效率较低，而且指导 质量也因人而异，观念和认识未必统一。更有因一人休假无人顶岗，则相关工作无法正常 进行的可能性。 三、管理创新 上述管理模式各有千秋，分段式管理模式既有分工又有合作，注重的是“术有 专攻”;而“一条龙”管理模式则强调业务能力的拓展，推崇的是个人素质。因此，没有 好坏之分，只有适合与否。那么，在企业工程项目档案管理中如何扬长避短，收获高质高 效？笔者个人认为，唯有转变思路，不断创新，优化管理。以下为思
10、考的两个创新模式。 1“.AB 角”管理模式 针对分段式和“一条龙”管理模式存在的不足，不妨可以尝试两者相结合并互 补的“AB 角”管理模式。所谓“AB 角”管理，顾名思义就是在采用“一条龙”管理的基 础上，双双结对，此项目的主角 A 是彼项目的配角 B,而彼项目的主角 A 则是此项目的配角 B,各有侧重。“AB 角”管理的优势：既可以实现拓展技能，明确责任，又可以实施相互合 作，互相监督，提高效能。 由于有了“AB 角”,如一个项目遇高峰期，A 角忙不过来，B 角就可以施以援 手；下现场对竣工文件编制进行业务指导时，AB 角管理的项目可以一并指导；工程项目竣 工，AB 角可以对各自的项目档案
11、进行相互检查、相互交流、相互提高。“AB 角”管理模 式的成败在于管理者对企业工程项目数量、档案人员素质的准确把握和合理搭配上，如果 把握、调配得当，其效果将会“1+12”. 2.区域式管理模式 企业工程项目管理模式一般采用区域式管理，如冶金行业可分为冶炼项目、轧 钢项目、公辅项目等若干个区域（或团队）进行管理。为此，企业工程项目资料、档案管 理也不妨加以借鉴，尝试实施区域式管理模式。所谓区域式管理，就是与工程项目区域式 管理相配套，工程项目资料与档案管理也可按工艺流程分成若干个区域（或团队），每个 团队有一个业务带头人，负责本区域项目资料与档案管理的节点把握、人员调配和质量把 关。 区域式管
12、理的优势：对内可实现团队合作，互帮互学，认识统一；对外业务对 口，标准统一，效能将会进一步凸显。由于企业档案管理部门的新老交替，“AB 角”管理 模式需要人人都是业务能手或者至少一半以上是业务能手的要求未必能得到满足。因此， 区域式管理模式可以克服这种现象可能带来的质量隐患，若干个区域只需配备若干个业务 带头人，既可以起到“传帮带”的作用，也可以以区域为单位实施质量检查，或开展区域 之间的相互检查、交流和评比，在学习中提高，并享受工作的乐趣。 四、结束语 由上可知，企业工程项目档案管理并没有固定模式可以套用，而是需要在实践 中不断探索、创新、完善和发展的。创新是通行证，守旧则是墓志铭，作为八零后的新一 代档案人我们不仅要具有学习能力，更应具有创新能力和探索精神，才能推动档案事业不 断向前发展。未来企业工程项目档案管理模式如何演变我们不可全知，我们所要具备和不 断发扬的是奋勇开拓新途径的毅力与决心。
