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1、1目的建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。2范围该规程适用丁以上环节所涉及的相关部门及个人。3责任公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档 案的总体管理，部门资料员负责本部门档案的立卷归档工作，档案室对各部室进 行业务上的指导、监督和检查。4档案管理程序4.1档案分类原则行政管理类人事档案妇合同 员工档案人事文件行政义件上报材料红头文件会议纪要经营管理类研发合同临床试验合同技术转让合同设备合同生广车可所使用的器械采购合同原辅料采购包材采购其他采购基建合同监理合同施工合同销售合同待
2、公司有销售业务发生时再定其他合同生产技术管理类文件基本建设项目类建设图纸设备管理类设备仪器文件档案研发技术类产品进程批件会计档案类原始凭证财务报表专门类档案照片档案电子档案实物档案4.2具体管理4.2.1立卷归档4.2.1.1 流程各部门资料员在每年年初，根据以本部门文件运转情况，预计当年可以形成 的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件活单置丁该类文件的最前面。随时将已接受完毕的文件按已编好的类别及时归入卷内，并按文件收进顺序随 时填写文件活单。档案管理人员接受档案时需做好档案归档接收记录，查看接 收的档案是否符合要求，接收后交接双力需签字。
3、一周后，对手头上的所有文件进行活理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单 独存放。对整理成卷的文档做电子版拷贝备份到移动硬盘中，做成电子档案， 目录内容与纸质版档案相对应。文书档案每基建档案在财务档案在单位工程预声像档案半年为一个竣工决算工会计年度终算可在清尾的归档时归档周期。作兀成后了后，暂由款后1个月间同文书各部门资料个月内归财务部保管内归档。档案员在每年 7档，项目前1年后再存月15日以及期资料二个放于档案次年1月15日前将形成 的文件整理 后向档案室 移交。月后归档。室。4.2.1.2 要求A各部门向档案室移交档案时，均需附上移交活单一式两份。移交时，交 接双方据此进行活点签收，并各自保存
4、一份。（移交活单即文件活单）B各部门向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收 未经系统整理的零散文件。C文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹活晰、份数完整，防止发生霉 变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。D各部门可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则按规 定的归档范围进行。4.2.2整理上架4.2.2.1 流程4.2.2.2 要求A卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的 文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后; 基建档案的卷内排列顺序为文前图后B编码原则:一、行政管理、经营管理、生产技
5、术管理三类档案以件为单位保管，加盖归 档章。归档章设置年度、保管期限、件号等必备项，设置问题（机构）选择项。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978年。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：文件的排列顺序号。件号指室编件号,在归档文件整理时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从 1开始标注。问题（机构）：分类方案一级类目的类目名称。归档章样式参照归档文件整理规则（DA/T22-2000）。二、档号由档案类别号、项目代号、案卷流水号、案卷总流水号构成，也叫 做总登记号。X . X X-XXX X-XXXJ案卷流水号 项目代号二级类目
6、号_级类目号三、案卷号由一类目号、二类目号、年度号、盒号构成。X . X X-XXX X-XXXI盒号年度代号二级类目号_级类目号档案编号分类表详见附件5C不同保存价值的文件应分开组卷。D凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。E文件材料装订前应剔除金届物。F图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cmx 21cg装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。4.2.3供利用：4.2.3.1 加强基础工作：4.2.3.2编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；4.2.3.3安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；4.2.3.4开辟阅览方式，向档案用户提
7、供档案信息；4.2.4开展查借服务：4.2.4.1 借阅A公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕及时归还； 归还时，管理人员必须当面活点档案贞数，之后再入库；B非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同 意后方可借阅；C借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内贞;D借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。4.2.4.2 借出A档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表，并按规定丁 1周 内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人 员必须当面确认档案完整性后方可入库。B非公司人员若需借出档案
8、，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主 管同意后，方可借出；C借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负 有保密的完全责任。D电子档案借阅：档案使用人如需借出电子档案，须填写档案借出登记表， 借阅人须注明电子版档案发给何单位何人。4.2.4.3 复印A档案使用人若需复印档案资料时，须经档案员同意；B图纸资料若需借出复印时，须经档案员同意并严格控制复印份数。C若公司员工离职，该员工在档案室所复印的资料请归还档案室，做好交接 记录，确定该资料的交接人。交接档案室后，做好档案销毁登记后，该资料做销 毁处理。4.2.4.4活点档案A日常清点：每季度或半年清点一次档案，清点档案
9、时需清点人在清点档案 活册上签字并写明活点结果。B特殊活点：管理档案人员离职时，需要活理档案，做好交接记录及在活点 档案活册上做好记录。4.2.5.2 要求A准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。B各部门办理事项用到公司执照复印件时，档案室提供的复印件若有没有使 用的需归还给档案室，归还后，档案室做登记修改，归还后的执照复印件做销毁 处理。C平时工作中各部门交给档案室的资料若有修改替换的，原资料需在档案 销毁活册上做登记，登记后经部门经理确认签字后做销毁处理。D批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不 允许出卖。批准销毁的电子档案，需在移动硬盘中删除。E纸质版和电子版
10、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁活册上签字以 上示负责。5 文件历史：无。6 附件:附件1:文件交接单。附件2:档案借阅登记表附件3:档案销毁活册附件4:活点档案活册附件5:编码分类表附表1:文件交接单序号日期文件名称数量交接人接收人备注附件2:档案借阅登记表）丁与日期文件名称数量借阅人借出人审批人附件3:档案销毁活册申报人:审批:销毁人:序号日期文件名称数量销毁原因备注附件4清点档案清册）丁与日期卷名数量活点结果活点人附件5档案分类表一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称基本 范围01文件事务企业筹备期工作、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更、机构调整、综合
11、性行政事务工作、领导班子活动、文秘、保密工作、文件管理等02合同管理01采购、02基本建设、03科研、04委托、05行政、06尽职合 同03会议纪要公司公议类文件。行04红头文件公司对外红头文件管理05GMP公司GMP认证文件管理1政06审批 单公司各类审批单管07外事工作外事活动、接待工作、政府事务、项目申报资料等。理08法纪监察法律事务、政纪监察、违纪案件审理、公证工作等。09书籍管理公司各种书籍管理10目录公司各类文件目录11教育培训职工教育与培训工作等。12医疗卫生医疗保健、卫生、计划生育、职工职业病防治工作。一级类目二级类目类号类目名称类号类目名称基本 范围13后勤福利职工生活福利、住房管理、绿化管理、水电管理等。电01接待公司接待相关。02其他公司接待以外相关。2子03人事公司员工归档工作资料、电子类人事档案。档04图纸基本建设类图纸及资料案05研发涉及研发品种类的绝密档案。06财务管理财务相关电子档案。01工作资料员工工作资料.02员工 档案员工档案人事03离退休职工离退休职工档案3劳资档案04死亡职工档案死亡职工档案类05人事管理职工人
