档案管理学作业档案管理方法整理

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1、系别：文学与传播学院班级：09汉本 姓名：王振海 学号：200940101012国内外档案鉴定及方法整理一. 国外档案价值鉴定理论 （一）年龄鉴定论。是指档案产生的时间标准。德国普鲁士国家档 案馆馆长、档案学家迈斯奈尔于1901年提出了一整套鉴定档案的标准。比如“高龄案卷应当受到尊重”的思想。他的思想对世界各国的档案鉴定工作产生了深远影响，成为档案鉴定工作普遍遵循的原则和标准，至今还有重大意义。许多国家纷纷为本国的档案设定和确立了 禁止销毁的年代界限， 凡是设定年份以前的档案一律不得销毁。如美国规定的界限是爆发南北战争的1861年，意大利也是1861年，法国是1830年，英国是1660年，德国

2、是1700年， 原苏联规定是“ 19世纪下半期实行资产阶级改革之前形成的文件，一般不得销毁”。（二）职能鉴定论。是指文件的价值取决于其形成者和产生者的地位等级和职能的重要程度，也就是在政府机构行政序列中的等级或地位的高低。波兰档案学家卡林斯基明确提出并阐述了 “职能鉴定论”。据这一理论，文件的意义和价值的大小取决于文件产生机关的职能 是否重要，应当根据该机关在政府机关体系中的地位等级来确定它的文件是否永久保存，高级机关或职能重要的机构形成的文件的价值大于低级的，前者档案的保管期限要被定得更 长，前者被留存的数量也就多于后者。这也是一个被各国档案界所接受而普遍适用的理论， 至今仍是档案价值鉴定工

3、作中应当遵循的一条重要理论依据。（三）文件双重价值鉴定论。美国档案学家谢伦伯格在吸收了英国和德国等档案价值鉴定思想观念和实践经验的基础上提出自己的鉴定体系，认为公共文件具有两种不同的价值：第一价值和第二价值，第一价值（证据价值）一是指文件对其形成机关能满足文件产生者业务需要 所具有的原始价值，包括行政、管理、法律、业务和财务价值等，应当关注文件形成机关在 行政级别体系中的地位和职能的重要性；第二价值（情报价值）一是指对文件产生者之外的其他社会主体（机构或人）需求进行查询利用服务所具有的价值，也叫档案价值，档案人员应该 主要注意文件的第二价值， 关注包含在文件内容信息中的情报价值，而不应再注意文

4、件的来源。（四） 档案优化理论。这是基于20世纪初大量办公文件剧增造成了 “胀库”现象提出的一种鉴定理论。这一理论要求档案以最低限度的馆藏量来达到保存最大限度的档案信息，对馆藏档案既有量的要求又有质的保证。世界各国为优化档案馆藏采取相应的措施，比如用确定文件进馆比例来控制进馆永久保存档案的数量，规定允许档案移交进馆机关的范围和名册，确定了哪些机关的档案移交进馆，哪些机关的档案不进馆或有选择地移交进馆，制定相关的移交文件标准规范，确定归档范围，进行选样保留等等。（五）档案鉴定的效益理论。鉴于人、财、物力的限制，人类无法也没有必要长久地保存所有的文件，因此在档案文件鉴定过程中， 作为一个因素考虑档

5、案的效益标准即档案文件的保 管费用是十分必要的。即指档案价值发挥作用所带来的效益，只有超过因保管和保护其安全所需费用或代价时，才具有保存价值和必要性。20世纪70年代，美国档案学家梅纳德 J 布 里奇福特提出：档案鉴定充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素，一种严格而实在的费 用和核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。（六） 社会分析和职能鉴定论。德国档案鉴定专家汉斯布姆斯明确提出：“用文件形成者职能来体现社会价值”，即档案的价值取决于社会结构，通过社会职能体现出来。1989年加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采用职能结构研究模式，将档案馆的鉴定方法置于一种以文件前后关系为基础，

6、以来源为中心的框架之中， 而不是以内容为基础的 精品文档历史文献框架之中。美国的海伦塞穆尔斯提出“文献战略”概念，即通过将众多档案馆的 鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题。这是对传统档案鉴定方法的补充。二. 国内档案鉴定理论，鉴定在档案工作 中 占有特殊地位档案鉴 定是档 案 工作必不可少的 内容，它对于档案 的存亡、国家档案财富的质量与构成状况 ，以及实现档案的科学管理 有着重要的意义。鉴定贯穿于档案工作各环节之中，如在机关文件归档时确定归档范围，有保存价值的文件才归档保存转化为档案在收集、整理、保管、检索、利用、编研等工作中都充分考虑或不断审查档案的价值与保管期限。档案鉴定理

7、论是档案管理或档案学理论的一个组成部分。档案鉴定工作的含义与基本内容档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定,而经常的业务工作则主要是后者。因为立档单位鉴定自身形成的档案，虽然仍有鉴别真伪的内容，但已退居次要地位 。档案鉴定工作的基本 内容，大体包括三个方面制定档案价 值的有关标准,包括单行规定和档案保管期限表等具体判定档案材料的价值，确定其保管期限挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。三鉴定档案价值的原则和标准鉴定档案价值的原则是从国家和人民的整体利益 出发，用全面的、历史的、发展 的、效益的观点判定档案的价值。档案价值是指档案主体与客体的关系，因而决定 了档案

8、这一 客体是档案价值的 物质承担者，它只有进人社会 和人的活动领域， 为人所共识，并 同人的实际需要相联系 、相统一时，才使档案及其属性进人价值化过程，与人的需要构成价值关系。故档案的价值取决 于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。据此，所谓档案的 价值是指档 案 这一客体存在 对人们所有 的实用性或有益性 。幻档 案 的价值具有多维性 、潜在性、相对性 的 特点。鉴定档案 价值的标准 档案属性标 准。从档案 客体方面分析，文件来源、内容及形式特征可作为 鉴定档案价值 的标准。档 案 来源是指档 案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内 的地位、作用和职能可以影响甚至决定档

9、案的价值。档案 内 容是决定档案价值最重要 、最本质的 因素。这是因为人们对档案最普遍最大量的需要来自档案的内容，而档案内容的重要性、独特性、时效性、真实性 、则是准确把握档案内容其价值的依据。档案的形 式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形式、记录方式、笔迹、图案等。在某些情况下，形式特征也影响档案的价值。社会需要标准。鉴定档案 价值不仅要分析档案本身属性，还应把握社会各方面利用档案的需要，才能确切判断档案的价值。社会需要方 向、需要面、需要时间 都 可作为 鉴定档 案价值 的 标准。相对价值标准。鉴定 档案 价值应从档案管理体制 和原则 出 发,依据馆、室藏档案的丰富和完整程度、档

10、案内容的可替代程度 、各全宗之间 档案 的重 复性等 方面 相比较而确定档案的价值。四档案鉴定纳人法制轨道我国 的档案鉴定 工作在 法律和法规 上已 经得到 确认 和肯定。中华人民共和 国档案法第 十五条指 出 鉴定档 案保存价值 的原则、保管期 限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部 门制定。禁止擅自销毁档案。”几十年来，我国已制定出一整套保遨档案”建设管期 限表，包括通用档案 保管期限表、专门 档案保管期限表 、同系 统机关档案保管期限表、机关档案保管期 限表，从而使档案鉴定工作有法可依，有规可循。五建立了科学的鉴定制度和组织为 了保证档案鉴定工作质量和防止有意破坏档案，使

11、鉴定工作有条不紊地进行，国家档案行政 管理机关制定 了关于机关文书档案保管期限的规定 、文书档案保管期限 表、机 关文件材料归档和不归档的 范围，以及各种档 案保管期 限表等一系列 鉴定标准文件。规定机关的档案价值鉴定工作，应在机关负责人的领导下，由档案部门和 有关 业务部门 的 人员 共 同组成鉴定小组进行 。档 案馆 的档案价值鉴定工作 ，可组织专门 的鉴定 小组或鉴定委员会来进行。经过鉴定对需要销毁 的档案，应当编制档案销毁清册，办理批 准手续。禁止擅 自销毁档案。销毁准销的档案时，须实行两人监销 的制 度。档案鉴定工作通常分阶段实施。第一阶段，在机关文件归 档时确定归档范围，无保存价值

12、 的文件 不归档。第二阶段，对于归档文件确定保存期。第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审，包括档案馆接收档案时的价值复 审与划分为短期、长期档 案的到期复审。鉴定档案价值以定性分析法作为判定档案价值的重要方法，而定性分析与定量分 精品文档析相结合是 档案鉴定工作方 法发展的必然趋势，直接鉴定法是鉴定档案价值的基本工作 方法。六鉴定理论 的研究覆盖 了国家全部档案现代的档案鉴定理论，已不局限于机关档案室的档案，还包括对各级各类档案馆档案的鉴定，这是我国已建立的严密的、完整的保管档 案和管理档 案工 作的 组织机构体 系所要求 的。现 代档案鉴定理论 ，不仅 是文书 档案鉴定的理论，也是对各种

13、门类档案鉴定的指南如科技档案鉴定中提出技术因素典型 因素、时间因素、项 目特征因素、投人产出 因素等等。科技档案鉴定一般以一个 项 目一个课题、一个产品、一个工程 为基础，但案卷是确定档案保管期限的单位。我国 的档 案鉴定工作，经过近一个世纪和几代人的努力，在总结国 内 经验和 借鉴 国外经验 的基础上，已 初步形成 了档 案鉴 定理论，使 我国 的 档案 鉴定工作脱离 了 纯粹直观 地、按照指尖的感受来决定档案存毁的状态。在看到档案鉴定理论形成的同时，我们也应看到我国 的鉴定理论还不完备。鉴 定工作还是一个 比较薄弱的 环节，远没有像收集、整理、利用 那样受 至V重视。鉴定工作存在 的问题成

14、堆，已到了非解决不可 的地 步,须要我们花大力气去做扎实细致的工作。只有开展档案鉴定工作，才能检验、修正和丰富鉴定理论，使之成熟和完备。社会实践是检验真理的唯一标准。理论来源于实践，理论由实践而赋予活力，理论与实践相结合才能得到发展。愿档案界同仁在档案鉴定工作实践中，来充实完善和 发展具有中 国特色的档案鉴定理论。三. 科技档案鉴定的程序和方法 1、科技档案鉴定的准备工作制订鉴定工作计划鉴定人员的 组织编制科技档案保管期限表 2、科技档案保管期限的确定永久和定期（长期、短期）两种应遵循科技档案的成套性原则先由鉴定小组人员按分工提出鉴定意见，填写科技档案鉴定单再由鉴定小组全图成员对鉴定单进行审查

15、，形成集体意见，最后确定保管期限。四. 电子文件鉴定的基本方法内容鉴定法通过审阅电子文件的内容判断其价值。职能鉴定法以判断电子文件的职能活动为中心，通过确定职能活动的重要性来判断相关电子文件的价值。职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法，内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。职能鉴定法侧重宏观鉴定，明确有保存价值文件与无保存价值文件的界线；内容鉴定法侧重于对有保存价值文件的进一步去芜存精，形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。五. 档案鉴定方法（一）、决定档案保存价值的因素1、档案自身的特点和状况档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否有保存价值，有什么样的保存价值。2、社会利用需求国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的。档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件，两方面的因素，都是客观存在的。（二）、鉴定档案价值的基本观点 一全面的观点1、在鉴定时，不仅 要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只