房地产开发有限公司工程建设档案管理细则

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1、浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 1 - 工程建设档案管理细则 工程建设档案管理细则 第一条 为了进一步加强本公司工程建设档案资料的管理工作，充 分发挥工程档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科 研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据中华人民 共和国档案法国家档案局、国家计委 1988 年联合颁发的对基本建 设档案资料管理的暂行规定 ，结合我公司工程建设工作和工程建设档 案管理工作的实际情况，为使工程档案完整、准确、安全保管并做到有 效利用，特制定本细则。 第二条 本细则参照并结合公司档案综合管理办法中的有关内 容，对工程建设档案的收集、整理、分类、保存以及使

2、用进行管理，本 细则在公司综合部内实行， 同时公司相关部门对同类档案在接受、 收藏、 使用等方面接受本细则的约束。 第三条 按照工程档案资料保存和使用价值的重要性，将工程建设 档案按照永久、长期、短期及临时来分类。期限判定标准如下： 一、永久保存档案是指在公司存续期内或需保存年数超过 50 年， 一般为非常重要或为证书批文类文件； 二、长期保存档案是指在需保存年数不足 50 年但超过 15 年的文件 资料； 三、短期保存档案是指保存年数不足 15 年但在项目建设期间及项 目运营后一定时期内仍需保存的文件资料； 四、临时保存文件仅指在项目实施的某一过程中需要保存的临时文 件，随后会被更有效用的正

3、式文件所取代的文件。 第四条 工程档案资料属于企业部门内部文件，无服务公众的义务， 故按照工程档案资料保存和使用的权限不同，为保障公司利益，防范其 他公司商业侵犯， 工程档案资料管理实行分级保存、 管理及使用的办法。 浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 2 - 按照工程档案的商业价值的重要性， 将工程档案分为绝密、 机密、 秘密、 一般四个级别。高保密级别文件具有一定的保秘期限，在解密后作为低 级别或公开资料处理。分级判定标准如下： 一、绝密档案是指仅供董事会及公司高层领导查阅的工程技术经济 文件，政府相关部门可在权利范围内无偿借阅，但事先要求征得公司高 层许可，档案管理人员也不得以任何借

4、口外借该类档案，绝密档案有最 高的保密需求。泄露极可能导致公司利益或声誉遭受重大侵害。 二、机密档案是指可供董事会、公司高层及中层领导及特殊岗位的 员工查阅的工程资料，不对普通员工开放，政府相关部门在获得公司中 高层领导许可下可无偿借阅，档案管理人员及档案使用者有义务保证机 密档案资料内容不外泄。机密档案有较高的保密需求，泄露会损害公司 利益，或导致凝聚有公司员工劳动的成果无偿被外界或竞争对手使用。 三、秘密档案是指可供公司所有员工查阅的工程档案，政府相关部 门在获得公司中高层领导许可下借阅，在未获得高层许可下员工不得向 公司以外的任何企业个人出借及泄露秘密档案内容，企业员工有保守公 司档案秘

5、密的义务和责任。秘密档案有一般的保密需求，泄露将会使得 员工在档案收集、整理、收藏等过程付出的劳动被他方无偿占有，影响 公司的利益。 四、一般档案是指可供所有员工查阅的工程档案，没有保密价值， 泄露也不会影响公司利益，有些可以为社会所使用而对公司的经营没有 任何影响，这类档案可以公开，可以在中高层领导许可下向其他企业、 个人公开，但是一般员工不得在未经许可情况下擅自出借，员工有义务 和责任保证一般工程档案的完整性、连续性及真实性。一般档案无保密 需求， 泄露也不会对公司的利益造成侵害， 不含有较高质量的员工劳动， 但可对社会生产力水平的上升及科学技术的进步做出贡献的档案资料。 第五条 公司每完

6、成一个项目后，以综合部为主按照档案归档要求， 负责整理立卷，装订成册，编制工程档案保管清册。并将装订成册的工 程档案资料移交办公室存档。 浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 3 - 第六条 原则上对工程档案采取永久存放，对超出保管期限的档案 可销毁，但所有关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本 的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得销毁。对确实已失去保 存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。 第七条 公司成立集团或部门发生变更后相关工程档案移交新的工 程档案管理部门并由专人签收后实施继续管理。 第八条 工程建设档案是指贯穿于项目实施过程中的包括前期研 究、设计规划

7、、工程管理、试运营、竣工验收形成的文件、证书、图纸、 图片、签证、报告、资料等档案，主要涉及工程、经济、法律、财务、 管理、科研等内容。具体包括：项目可行性研究资料、设计基础资料、 设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科学 研究文件、涉外文件、试运营文件、财务及器材管理文件、竣工验收资 料、项目后评估文件共十三大类。 一、项目可行性研究档案及秘密等级及保管期限，见下表 1-1 所列 示内容： 表 1-1 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 1.1 土地分析报告/项目选址报告 否 绝密 取得土地前 长期 1.2 投资机会分析报告 否 机密 项目完成

8、前 长期 1.3 项目建议书 是 机密 项目完成前 永久 1.4 项目建议书批复 是 秘密 项目完成前 永久 1.5 可行性研究报告 是 机密 项目完成前 永久 1.6 环境预测、调查报告、环境影响报告书的批 复 否 秘密 项目完成前 永久 1.7 可行性研究报告批复 是 秘密 项目完成前 永久 1.8 其他相关资料、文档、证书等 否 长期 二、设计基础资料档案及秘密等级及保管期限，见下表 2-1 所列示 内容： 浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 4 - 表 2-1 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 2.1 工程地质、 水文地质、 勘察设计、 勘察报告、 地质

9、图、勘察记录、化验报告、试验报告、 重要土和岩样及说明 是 一般 永久 2.2 地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要 设备安装测量定位、观测记录 是 一般 永久 2.3 水文、气象、地震等其他设计基础资料 是 一般 永久 三、 设计文件档案及秘密等级及保管期限， 见下表 3-1 所列示内容： 表 3-1 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 3.1 总体规划设计 是 机密 项目完成前 永久 3.2 方案设计 是 机密 项目完成前 永久 3.3 初步设计 是 机密 项目完成前 永久 3.4 技术设计 否 机密 项目完成前 永久 3.5 施工图设计 是 机密 项目完成前

10、长期 3.6 技术秘密材料、专利文件 是 绝密 项目存续期 长期 3.7 设计计算书 是 机密 项目完成前 长期 3.8 关键技术实验 是 机密 项目完成前 永久 3.9 设计评价、签定及审批 是 机密 项目完成前 永久 四、项目管理文件档案及秘密等级及保管期限，见下表 4-1 所列示 内容： 表 4-1 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 4.1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协 议书 是 秘密 项目完成前 永久 4.2 承发包及委托合同、协议书、招标、投标、 租赁文件 是 秘密 项目完成前 永久 浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 5 - 4.3 施工执

11、照 是 秘密 项目完成前 永久 4.4 环境保护、劳动安全卫生、消防、规划等文 件 是 秘密 项目完成前 永久 4.5 水、暖、电、煤气等供应协议书 是 秘密 项目完成前 永久 五、施工文件档案及秘密等级及保管期限，见下表 5-1、表 5-2、 表 5-3 所列示内容： 表 5-1（建筑施工文件） 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 5.1.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图 纸会审纪要 是 秘密 项目完成前 长期 5.1.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、施 工技术及安全措施、施工工艺、施工组织 设计报审表 是 秘密 项目完成前 长期 5.1.3 原材料及

12、构件出厂质保书、合格证、复验 单、检测报告 是 一般 长期 5.1.4 建筑材料试验报告 是 一般 长期 5.1.5 设计变更、工程更改洽商单、材料代用审 批手续 否 一般 永久 5.1.6 施工定位测量、地质勘察 是 秘密 项目完成前 永久 5.1.7 土、岩试验报告、基础处理、基础工程图是 一般 永久 5.1.8 施工记录、日记、大事记 是 秘密 项目完成前 长期 5.1.9 隐蔽工程记录 是 一般 永久 5.1.10 工程记录及测试、沉降、位移、变形监测 记录、事故处理报告 是 秘密 项目完成前 永久 5.1.11 工程质量检查、评定 是 一般 永久 5.1.12 交工验收记录证明 是

13、一般 永久 5.1.13 施工总结、技术总结 是 一般 长期 5.1.14 竣工报告、竣工验收报告 是 一般 永久 5.1.15 竣工图 是 一般 永久 表 5-2（设备及管线安装施工文件） 浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 6 - 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 5.2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图 纸会审纪要 是 秘密 项目完成前 长期 5.2.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、技 术措施 是 秘密 项目完成前 短期 5.2.3 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续 否 一般 永久 5.2.4 焊接试验记录、报告、施

14、工检验、探伤记 录 是 一般 永久 5.2.5 隐蔽工程检查验收记录 是 一般 永久 5.2.6 强度、密闭性试验报告 是 一般 长期 5.2.7 设备调试记录 是 一般 长期 5.2.8 施工安装记录、安装质量检查、评定、事 故处理报告 是 秘密 项目完成前 长期 5.2.9 系统调试、测试记录 是 一般 长期 5.2.10 管线清洗、通水、消毒记录 是 一般 短期 5.2.11 管线标高、位置、坡度测量记录 是 一般 长期 5.2.12 中间交工验收记录证明、工程质量评定 是 一般 永久 5.2.13 竣工报告、竣工验收报告 是 一般 永久 5.2.14 竣工图 是 一般 永久 表 5-3

15、（电气、仪表安装施工文件） 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 5.3.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图 纸会审纪要 是 秘密 项目完成前 长期 5.3.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、技 术措施 是 秘密 项目完成前 短期 5.3.3 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续 否 一般 永久 5.3.4 调试、整定记录 是 一般 长期 5.3.5 性能测试、校核 是 一般 长期 浙江 xxxx 房地产开发有限公司 - 7 - 5.3.6 施工安装记录、质量检查评定、事故处理 报告 是 秘密 项目完成前 永久 5.3.7 操作、联动试验 是 一般 短期 5.3.8 电气装置交接记录 是 一般 短期 5.3.9 中间交工验收记录、工程质量评定 是 一般 永久 5.3.10 竣工报告、竣工验收报告 是 一般 永久 5.3.11 竣工图 是 一般 永久 六、 监理文件档案及秘密等级及保管期限， 见下表 6-1 所列示内容： 表 6-1 序号 归档文件 是否 必要 秘密 等级 秘密期限 保存 期限 6.1 监理通知、开（停、复）工令、许可证、 备忘录、会议纪要 是 秘密 项目完成前 长期 6.2 施工质量检验分析 是 一般 长期 6.3 规程规范 是 秘密 项目完成前 长