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1、工厂钢材购销存审计报告工厂钢材购销存审计报告 根据内控部的工作安排,按照审计工作的要求我们对工厂 2006 年 1 月 1 日至 2008 年 10 月 31 日期间钢材的购销存情况进行了全面审计。现将审计结果 汇报如下: 一、 背景介绍 1. 本次审计的钢材,系指工厂冲压车间生产汽车配套件所使用的钢铁 材料,不包含基本建设及设备维修所使用钢铁材料。 2. 工厂冲压车间,2007 年初建设完成,2007 年 4 月份试生产,2007 年 7 月份正式规模化生产。 3. 冲压车间的产品为圣达菲配套件门板、地板等 74 个具体零部件,单 车定额消耗钢板 513.42 公斤,零件净重定额 226 公
2、斤,出品率为 44%。 4. 工厂 2007 年2008 年 12 月, 根据工厂采购部资料下达采购订单 9127 吨(后解除 1561 吨) ,实际入库 6474 吨,尚有未入库订单 1701 吨, 差异 733 吨,据采购员介绍实际采购数量与订单数量上下差异 10% 属正常范围内,为 XX 投料时的差异。生产投入钢板消耗 5513 吨, 产出零件净重 2276 吨,形成余料 154 吨,产生废料 2569 吨,出品 率为 2276/(5513-154)=42.46%,废料销售收入金额为 711 万元。 二、采购情况 2007 年至 2008 年 10 月 31 日,共采购入库钢材 6474
3、 吨。其中,青岛和烟 台 5339 吨,上海钢厂 1、503 吨,上海钢厂 2、451 吨,鞍钢 129 吨,武钢 47 吨,浦铁 5 吨。 青岛和烟台,由于属于同一母公司,2008 年 1 月 1 日,青岛与的全部业务 划转烟台, 因此, 截至 2008 年 10 月 31 日, 累计从 XX 公司采购钢材入库为 5339 吨,占全部钢材采购总量的 82%。 1.工厂与 XX 的业务审计 (1)2007 年 3 月 7 日,工厂向青岛 XX 支付定金 100 万元,申请总货款 556 万元(5558927.4 元) ,经办人王勇、卢英,财务审核郭屹,总经理陈庆,董事长 秘书意见“董事长已批复
4、同意” (附件 1,财务凭证 200703199 号) 。 (2)2007 年 3 月 20 日,与青岛 XX 签订了一份配送销售合同 (附件 2) , 签字人为陈庆春,联系人为王勇,合同主要条款包括: *联系人提交的签字交货计划、签字后的传真皆作为有效合同。 *XX 钢材采购周期为 60 天,需提前 45 天订货,XX 为工厂提供 60 天免费 成品仓储,超期按照每天 0.26 元/吨收取仓储费。 *工厂订货时应预先支付货款的 20%作为定金,全额付款后发货,全额付款 基准日为 XX 交货月的 12 日,如果提供承兑汇票,或者延期付款,应按照附件 2 承担利息。 工厂在合同未签订的情况下贸然
5、付款,风险很大。工厂在合同未签订的情况下贸然付款,风险很大。 由于当事人王勇已经离职,我们找孟峰了解情况,孟峰确认了如下情况: *从订货之日起,即开始计算利息。 *全额付款,不包括 100 万(也就是货款总价值 20%)定金。也就是说,我 们只有付款 120%才能不被征收资金占用的利息。 *到了约定提货期,采购部从未书面要求或提醒各级领导及时付款提货,以 避免被收取更多的利息。 孟峰同时表示,原始合同的签订过程不清楚。他本人从 2007 年 8 月左右开 始介入采购工作。 从工厂采购部提供的一份价格协议(附件 3)看,2007 年 8 月 23 日,成本 部崔高存、采购部在 2007 年 2
6、月至 2007 年 7 月的价格协议上签字确认。法定签 字人签字,但未签写日期。2007 年 2 月采购数量是 740 吨,总价值是 569 万元 (5693672.02 元) 。这已经与第一次申请表中的 556 万元增加了 14 万元。合同总 金额的变更,必须经过原审批部门同意,但从这时候开始,没有再出现过集团领 导的审批意见。 2007 年 8 月、9 月、12 月,三个月的采购合同,没有任何人签字,也未盖 章; 2008 年 1 月、3 月的价格协议,由陈春签字,未发现其它人审核; 2008 年 9 月份的价格协议,由王芳签字,集团法务部审核(有法务部门印, 没有具体人员签名) ; 20
7、08 年 10 月份的价格协议,没有任何人签字,也未盖章。 2008 年 7 月之前,钢材采购业务员是王勇,7 月之后是采购员。 从财务部郭峰处取得的 XX 通知资料2 月份期货贴息明细表 (附件 4)中 可以看出,上述业务按照 XX 的通知,从 2 月 15 日开始计息,没有扣减已经预 付的 100 万元定金, 按照 569 万元全额计息, 年息 6%, 超过 45 天, 年息为 9.6%。 另从采购部提供的价格协议可以看出: 贴息率从 2007 年 4 月 1 日起上调为 7.2%,超过 45 天,年息为 10.08%; 2008 年 1 月 1 日起调整为年息 8.4%,超过 45 天,
8、年息为 10.08%; 2008 年 9 月 1 日起调整为年息 9.6%,超过 45 天,年息为 12%。 2007 年至 2008 年,共支付给 XX 资金占用利息 306 万元。如果运作合理, 操作不出现大的错误,60 天完全可以收到货物。假设全部采购钢材 5339 吨均占 用 2 个月利息,利率按照 9.6%计算,也不过是 5339X9.6%/12*2=85 万元。也就 是说,因为采购计划安排运作失误,至少多支付利息因为采购计划安排运作失误,至少多支付利息 306-85=221 万元,白白的 损失了 万元,白白的 损失了 200 多万元。多万元。 例如:例如: 零件名 称 重量(公 斤
9、) 贴息 天数 月利 率 贴息前单 价(吨,含 税) 贴息后单 价(吨,含 税) 单位贴息 额(吨) 总贴息额 零件名 称 重量(公 斤) 贴息 天数 月利 率 贴息前单 价(吨,含 税) 贴息后单 价(吨,含 税) 单位贴息 额(吨) 总贴息额 背门外 板 4,793.00 183 0.90%7,795.808,223.79427.99 2,051.36 427.99 2,051.36 通风室 上板 1,789.00 296 1.00%7,413.498,144.95731.46 1,308.58 731.46 1,308.58 机盖内 板 4,876.00 357 1.00%7,557.4
10、58,456.79899.34 4,385.18 899.34 4,385.18 (3)2008 年 8 月 26 日,工厂与青岛 XX、烟台 XX 签订三方协议,同意将 与青岛 XX 的所有业务转让给烟台 XX,协议自 2008 年 1 月 1 日起生效。 (据采 购员反映,当时有关领导与青岛 XX 交涉,青岛 XX 替甩掉了无法履行合同的钢 材 1314 吨,1314 吨不包含在总订货额 5339 吨之内。否则工厂损失更加惨重) 协议约定,2008 年 1 月 9 日,青岛 XX 库存 1516.53 吨订购的卷板、683 吨 加工后的成品,全部由烟台 XX 继承。支付给青岛 XX 的货款
11、余额(预付款) 1917842.5 元,3 日内划转至烟台 XX。另有 9157.47 元帐面差异,2008 年 9 月 10 日起前处理完毕,如未处理完毕,此款自动转为支付给烟台 XX 的预付货款。 (4) 2007 年至 2008 年 10 月 31 日, 工厂在 XX 的订单总量为 7325 吨, 2008 年 8 月,在青岛 XX 的帮助下,解除了 1314 吨的合约,截至 2009 年 1 月 19 日, 尚有未提货订单 1143.55 吨,且时间很长,平均超过 1 年以上,被征收的利息将 会更加巨大。 (5)工厂从 XX 共采购入库钢材净重 5339 吨,收到边角料 138 吨。工
12、厂与 XX 的合同中,没有约定废料的比例控制,事实上,在 2007 年 XX 返回的废料 比例很大,2008 年开始减少,两年合计 138 吨,占钢材毛重的 2.5%。而工厂与 XX 的合同则约定了不得超过 2%,XX 的实际废品率仅为 0.7%。按照合同约定, 对于废料,按照钢材原价收购,边角料比率越高,工厂损失越大。 (6)工厂与 XX 的业务流程如下: A集团销售公司依据年度目标预计 3 个月滚动销售预测; B集团生产部依据年度目标制定 3 个月滚动生产计划; C工厂依据集团生产部的 3 个月生产计划下订单; DXX 开始计算订单总额利息; EXX 从 XX 采购钢材; F销售公司修订销
13、售预测,集团生产部修订当月和次月生产计划; G采购部依据最新的的生产计划给 XX 下达加工指令; HXX 加工完毕,催促工厂缴款提货; I工厂根据当月实际生产计划下达缴款提货指令。 以上流程, 由于销售公司的销售预测经常高于实际情况 23 倍, 而采购部又 没有依据实际情况调整,没有良好的跟踪反馈系统,导致按照实际需求的 23 倍指标下达采购订货指令,造成了在 XX 订货高于实际需求的现象。 截至 2009 年 1 月 19 日,支付给 XX 的预付款余额为 140.5 万元。 2008 年 7 月,新任财务副总裁发现销售预测数据严重影响生产指令和进口 物资采购,遂提请总裁予以制止,从 200
14、8 年 8 月开始,生产销售平衡会由亲自 支持,参加生产销售平衡会议。从 8 月开始,夸张的生产计划被修订,在 XX 的 采购计划也逐步回落。 2008 年 10 月, 发现钢材采购价格没有随着市场价格回落, 遂提醒严重关注,董事长和总裁给与了重点关注。由于工厂与 XX 的订货时间很 长,且在钢材高位订货,加收的利息还已经超过 1 年,造成了天价钢材,工厂于 是停止了从 XX 的物资采购。据了解,工厂有意放弃存在 XX 帐户上的 140 万保 证金,撕毁与 XX 的订货合同。此种做法,操作应非常严密谨慎。按照中国合同 法,XX 仍然可以起诉工厂,追回损失。同时,XX 集团可能在系统内封杀,造
15、成采购钢材受到影响。 2.工厂与上海 XX 钢铁集团有限公司 (1)2007 年 11 月 5 日,王勇经办,陈春签字,与上海 XX 签订配送销 售合同 ,合同基本条款与青岛 XX 相同,具体关键条款如下: *联系人提交的签字交货计划、签字后的传真、电子邮件皆作为有效合同。 *上海 XX 钢材采购周期为 60 天,需提前 45 天订货,XX 为提供 60 天免费 成品仓储,超期按照每天 0.26 元/吨收取仓储费。 *在上海 XX 的货物,30 天内按月息 0.6%(年息 7.2%)支付利息,超过 30 天视为违约,按照违约金额的 10%对进行处罚,另外还需支付月息 0.8%(年息 9.6%)
16、的利息。 (关键条款与青岛 XX 相似,工厂必需全额支付钢材预付款) (2)上海 XX 保证钢材的出品率为 98%。 由于董事长的特殊安排,刘一的特殊背景关系,上海 XX 对工厂还是比较优 惠的。平均价格均比 XX 低一些。从购销安排上看,在 2007 年以 XX 为主,上 海 XX 只是作为辅助。从 2008 年采购员任采购开始,逐步加大上海 XX 的比例, 减少对 XX 的比例。且对上海 XX 多以现货为主。 2007 年2009 年 1 月 19 日,累计从上海 XX 订货 812 吨,实际入库 503 吨, 尚未提货 309 吨,边角料 3.72 吨,边角料比例为 0.7%。预付上海 XX 货款余额 722538.68 元。722538.68 元。 3上海 XX 从入库单排查,截至 2008 年底,入库上海 XX 钢材 412 吨,查找相关购销 合同,采购部采购员仅找到 6