贸易公司财务管理制度[整理]

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1、 贸易公司财务管理制度及办法贸易公司财务管理制度及办法 目录目录 第一章第一章现金管理制度现金管理制度.1 第二章第二章银行存款管理制度银行存款管理制度.3 第三章第三章印章管理制度印章管理制度.4 第四章第四章公司费用、款项支付审批程序公司费用、款项支付审批程序.6 第第五五章章发票管发票管理理制度制度.11 第第六六章章应收账款管理制度应收账款管理制度 .14 第第七七章章 预付账款管理制度预付账款管理制度.17 第第八八章章 存货管理制度存货管理制度.20 第第九九章章 固定资产管理办法固定资产管理办法.23 1 第 1 页 共 26 页 第一章 现金管理制度 为了加强对现金收支业务的监

2、督，保证资金安全，根据国务院颁布的现 金管理暂行条例，结合公司的具体业务情况，特制定本制度。本制度适应于 系统内各公司及员工。各公司的资金支付及调配统一由资金管理中心管理。 一、现金收支的总体规定 1.现金收支必须坚持收有凭、付有据，杜绝由于现金收支不清、手续不全 的一切漏洞； 2.除出纳或财务部授权的人员外，任何单位和个人都不得代表公司接收现 金或与其他单位办理结算业务。 3.现金收支要做到日清月结，不跨期不跨月处理现金账务。 4.出纳人员不得擅自将公司现金借给个人或其他单位，不得谎报用途套取 现金，不得利用银行账户代其他单位或个人存及或支取现金；不得将单位收入 的现金以个人名义存入银行；

3、5.出纳因特殊原因不能及时履行职责时，必须由财务部经理指定专人代其 办理有关现金业务，出纳不得私自委托。 二、现金收取的规定 1.出纳人员在收取现金时，应审核单据的内容，款项当面点清；出纳人员 收取现金，应认真鉴别钞票的真假，误收假币或发生短款，由出纳人员承担一 切损失； 1.因业务需要在公司外部收取大量现金的，应及时向公司财务经理汇报并 妥善处理，任何人不得随意将款项带回自己家中，否则发生损失由责任人承担。 2 第 2 页 共 26 页 2.现金收取后，出纳员应在收款凭证上加盖“现金收讫章”，并签名或盖 出纳人员私章。 3.公司每天的现金收入，超出库存限额金额以上的部分，应及时送存银行， 不

4、得挪用、挤占和公款私存。 三、现金的支付 1.出纳人员应严格按照上述现金的使用范围来办理现金支付业务，因特殊 情况确需超范围或大额支付现金的，需本公司财务经理及总经理批准。 2.出纳人员支付现金，需审核相应原始凭证的合法性、合规性、真实性与 正确性，对未完成本公司规定的审批程序的业务，应拒绝办理。 3.出纳人员支付现金，需由现金收款人在相应的单据上签名确认，款项支 付后应在相应的报销凭证上加盖“现金付讫”章，并签名或盖出纳人员私章。 四、现金的保管 1.本公司申请的库存现金限额为三天至五天的日常零星开支所需的现金， 超额部分应及时存入银行。 2.出纳人员对于限额内的现金于当日核对清楚后，一律放

5、在保险柜内，不 得放在办公桌内过夜，不得将现金带离单位。 3.本公司出纳员应按笔登记现金收支业务，并做到日清月结，下班前全面 盘点库存现金，发现长、短款时应及时报告。 五、其他 1.本公司财务经理或指定的会计主管对收银员、出纳的现金收、付款业务 负有监督责任，应定期或应不定期对出纳的现金进行抽查盘点（不少于两次）。 3 第 3 页 共 26 页 2.出纳员因休假等原因需要代班的，双方需对所代办理的业务单据进行复 核，款项进行清点并签名确认，以便分清责任。 第二章 银行存款管理制度 一、银行账户的开立 1.本公司严格按照中国人民银行公布的银行账户管理办法的规定，只 开立一个基本存款户，并根据管理

6、需要开立一般存款账户。银行账户的开立应 由财务门提出申请并报公司总经理、贸易公司总裁批准。 2.本公司银行账户的使用需符合银行账户管理办法的相关规定，不得 办理与本公司无关的款项收支业务，即不得出租和出借银行账户。 3.本公司对外部单位的业务结算，一般应通过银行进行。 二、银行收款业务 1.出纳人员应及时从开户行取回转账或电汇业务的收款回单，并依此登记 银行存款日记账。 2.出纳人员应将银行收款的进账回单与相应的业务原始凭证核对粘贴在一 起，交会计人员作进行账务处理。 三、银行付款业务 1.出纳员办理银行付款业务，需审核相应的原始凭证，对未完成本公司规 定的审批程序的业务，应拒绝办理。 2.对

7、外结算业务不能开具现金支票，提取备用金按本公司规定的程序操作。 3.出纳员应及时掌握存款账户余额信息。 4 第 4 页 共 26 页 四、其他与银行有关的业务管理 1.实行“资金日报表”管理:出纳员每天须填制“资金日报表”，当天的报 表，于次日上班后向财务经理、总裁报送。 2.“网银”管理：系统内各公司银行网银，均由资金管理部负责管理。负 责所有银行的收、付、转业务的办理。 “网银”支付业务：付款提交人与付款授权人不得为同一人。 3.银行存款余额调节表管理：每月月末结账后，财务出纳员 须针对 财务 账面的 银行存款余额 与 银行对账单 的差异 作“银行存款余额调节表”。并 妥善留存“银行存款余

8、额调节表”。财务负责人应不定期的检查“银行存款余 额调节表”。 4.银行授信管理办法：融资部门负责办理银行授信业务，包括：组织各相 关部门编写材料、报送银行需要的资料、报送财务报表等。 6.出纳员应对所经办的银行收、付款业务逐笔登记，并与银行存款对账单 逐笔勾对，对于未达账项应按月编制银行存款余额调节表，未达账项的挂账时 间不得超过三个月，年末结账前应保证银行存款余额与银行对账余额一致。 7.本公司财务经理或经授权的会计主管对出纳的银行结算业务负有监督责 任，每月对其银行余额调节表的内容进行核对，需特别关注未达账项的内容。 8.出纳员因工作疏忽开具空头支票而导致罚款的，应承担一定的责任。 第三

9、章 印章管理制度 一、印章的制作、废止和保管 1.公司业务流程所涉及的印章由公司指定统一制作，相关人员严禁私自制 5 第 5 页 共 26 页 作印章。 2.经相关管理人员授权后由行政部负责制作涉及业务流程方面的印章，具 体分为财务专用章、人名章。 3.公司合同专用章由各公司指定专人进行保管、使用；财务专用章由财务 部指定专人进行保管、使用，人名章由章上所刻的人员自己保管或由本人授权 他人保存。未经授权的人员一律不得接触、使用印章，同一人员不得保管使用 同一单位两枚（含两枚）以上印章。 4.各印章的保管人员一律不得将印章转借他人，否则所造成的后果由印章 保管人员负责。 5.印章保管人若管理不慎

10、使印章遗失、被盗或损毁，需立即上报行政部， 由行政部登记后按法律程序申明作废并制作新的印章。 二、印章的使用 6.使用印章时，使用人必须填写“印章使用申请单”，说明使用印章的理 由、起止时间、印章的种类、材质及申请人等。 7.“印章使用申请单”经有关领导审批后，连同需用印盖章的文件一同交 由印章保管人盖章。 8.印章保管人要仔细审核“印章使用申请单”的事项和相关管理人员的批 示，若认为不符合相关规定，可拒绝盖章。 9.经授权的印章代理人员使用完印章后，要将盖章依据与“印章使用申请 单”交由印章管理人进行审核，并由各盖章人员保存，每月月底汇总后交予指 定部门存档。 10.销售部与购货方订立销售合

11、同所盖合同专用章，必须由印章保管员根据 6 第 6 页 共 26 页 经审核审批后的表单并与销售合同核对一致后才能盖章，若乱用合同专用章造 成公司损失的，要追究相关责任人的责任。 11.公司财务方面的印章原则上不允许带出，确需带出公司使用时，必须在 “印章使用申请单”上说明事由，经公司总裁批准后方可带出。 12.出纳要将财务的有关印鉴簿交给银行，当印章变动时要及时与银行联系， 更新印鉴簿。 13.印章保管人应及时填写“印章领用登记簿”，说明印章使用事由、使用 对象、盖章时间等，并由申请人签字确认。 14.印章保管人员离职或调动时，必须将所保管的印章及相关文件交接，否 则不允许离职或调动。 15

12、.公司中任何涉及财务印章的使用事项均需按本办法规定的程序执行，严 禁擅自使用印章。 第四章 公司费用、款项支付审批程序 一、有关资金支付审批权限 本公司有关支出均经审批后进行，实行“费用审批、资金支付一支笔”原 则，即任何资金的支付必须经过贸易公司总裁审批，付款时必须经过财务经理、 集团财务总监审批。 为保证日常业务的正常运转，上述审批人员如因工作或其他原因未能办理 审批事项的，可授权委托公司有关管理人员代为审批；如遇突发事件未能及时 现场签批的，可先以手机发信息形式批准，凭手机信息进入下一审批程序，并 在事后补签。 7 第 7 页 共 26 页 借款后再填单报销或取回发票冲账的业务审批，按上

13、述审批授权及下列审批 程序进行。 二、资金支付审批注意事项 1.费用报销的控制原则：分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部 门人员费用报销相应的业务真实性进行审查；财务审核会计对业务票据的合规 性、金额计算的准确性进行复核；总裁对所报销费用经办业务的合理性及事先 审批情况进行把握并进行总体审批；集团财务总监对款项的支付方式及时间进 行审批。 2.款项支付均需填写相应的单据（以下合称“支付单据”）办理业务如由 需要先借支款项，需由经办人员填写“借款审批单”；办理费用报销，需由经 办人员填写“费用报销单”；办理采购货款支付，需由经办人员填写“付款申 请审批单”；并按规定贴粘相应的票据、合同等作为附件，并按相应的流程进 行审批。 3.“借款审批单”应列明：借款的性质、借款的用途、借款的预计金额、 款项支付预计时间等内容，先报部门负责人、总裁审核批准后，再报财务部审 核会计及财务总监审核，最终由出纳根据款项支付的类别支付现金或填写支