办事处经理管理手册

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1、 办事处经理管理手册 1 第一章 核算原则 第一章 核算原则 核算基本原则 核算基本原则 宁波方太厨具有限公司服务中心（办事处）属公司下设的销售分支机构，对外非独 立核算性质，对内作为成本核算中心对总公司负责。 总公司财务部销售会计中心统一管理本公司在全国的销售分支机构的财务管理、 会计核 算工作， 各销售分支机构也可以根据总部的制度规定， 结合当地的实际情况就财务管理 及核算方法作补充规定，但必须报总部销售会计中心备案。 销售会计中心设置大区财务经理， 实行分区域进行管理， 各分支机构财务主管对大区财 务经理负责，大区财务经理对销售会计中心主任及财务总监负责。财务人员设会计、出 纳、销售助理

2、及物流等相关人员，实行岗位责任任制，做到钱账分离，各司其责。 财务组织设置 财务组织设置 销售分支机构的财务主管(以下全简称为办事处财务经理)由总公司聘用或解聘,在人事 关系上属总公司员工,薪资由总公司统一发放；办事处的其它财务人员由办事处聘用或 解聘，在人事关系上属子公司员工，薪资福利按办事处的标准发放. 财务主管必须严格执行总公司的各项财务管理制度,在业务上接受总部财务部的领导, 总部财务部、审计部对其财务活动将定期、不定期进行专项检查，对于违反财务制度和 财经纪律的，公司总部将对其做出相应处理。 财务主管及所属办事处的其它财务人员必须协助所在公司销售经理搞好经营管理,及时 提供真实、有效

3、的财务信息，积极为办事处经理的经营决策出谋划策. 财务主管应定期向总部财务部述职， 在日常财务管理工作中要不断创新， 提高公司财务 管理水平，鼓励多提合理化建议。 会计核算的其它原则会计核算的其它原则 办事处会计核算事项的处理,必须根据国家颁布的、当地的工 商税务政策并结合总公司的财务管理制度的有关规定操作. 会计核算应以实际发生的经济业务为依据,如实反映财务状况和经营成果.做到记录准 确、方法正确、手续完备、符合时限。 会计核算年度:公司按公历年 1 月 1 日至 12 月 31 日.子公司按每月 25 日为结账日 会计核算以人民币为记账本位币;记账方法采用借贷复式记账法;记账凭证种类设置为

4、 银行凭证、现金凭证、转账凭证 办事处按照的规定及当地财政、 税务的要求进行日常经济业务 的会计处理，设置会计账簿，填制会计凭证，报送会计报表；但相关的会计核算方法及 办事处经理管理手册 2 账务处理原则必须报总部财务部备案 办事处必须在总公司的指导下,不断推进财务信息化管理水平， 维护营销协作平台、 DRP 及 CRM 系统等，简化财务核算的程序，提高工作效率。 第二章 资金管理 第二章 资金管理 资金管理的原则 资金管理的原则 资金管理的总原则：收支两条线，即销售货款收入（包括售后服务收入）与费用资金支 出相分离的原则， 即销售货款收入直接由客户汇回总部； 费用资金等日常支出由总部每 月定

5、期拨付备用金的制度 费用资金实行集中支付（非现金支付原则） ：除办事处的日常行政费用开支外，所有的 销售市场费用（包括终端制作费用、业务发展基金及其它费用等）及其它费用都直接由 总部电汇或对方账扣， 总部严格控制现金形式支付及各种代垫总部费用、 要求资金拨付 办事处的行为 账户管理：账户管理： 办事处在工商银行以销售经理名义开立一个个人存折帐户用以管理日常的行政费用支 出，并报总部备案，严禁随意更换帐户或多头立户。 银行存折由财务主管保管，出纳保存密码。 销售行政费用资金的提取由办事处出纳人员负责， 实行管理权限与操作权限相分开。 一 次提取现金 2 万以上的，须有人陪同，办事处经理尽量安排公

6、司车辆接送 货款管理： 货款管理： 销售回款直接由客户汇回总部，所有货款都由客户直接通过银行汇票、电汇、银行承 兑汇票、即时通等方式汇入“宁波方太厨具有限公司的”账号，办事处不允许设置任 何有关回笼货款的账号，也不允许直接收取客户货款，更不能经手现金 一般情况下，公司不接受以商业承兑汇票为支付方式的货款，如遇特殊情况，必须经 总公司书面批准。 远期支期不作为确认回款的依据，总公司待到期经人民银行转货入账后才计算实地的 回款。 服务收入管理 服务收入管理 服务收入是指办事处 （服务中心） 收取的配件收入、 清洗收入、 其它服务方面的收入等， 办事处经理管理手册 3 考虑该项收费较零散， 办事处设

7、置一专门个人存折 （销售经理名义开户， 财务主管保管， 出纳凭密码办理存取）用于服务收入资金的管理，每月 25 日关账将余额全部汇回总部 并登记备查。 服务收入必须专门登记账簿， 对于服务技工上交的每一笔服务收入逐项登记， 并保持每 月与服务主管的台账进行核对，确保一致，做到服务收入“应收尽收” 、 “应交尽交” 。 现金管理 现金管理 办事处应按会计规范化的要求登记现金日记账，序时登记，日清日结。 办事处用于支付费用及其它开支的库存现金应控制在 2000 元以内，超过部份必须及时 存入银行。 办事处财务主管至少每月应对出纳的现金结存进行一次盘点、检查 严禁公、私款混放混用，办事处出纳因公、私

8、款混放导致货币资金盘点长款，一律视 为公司财产作盘盈处理， （盘点）短款一律由责任人全部赔偿。 严禁白条抵库。手续齐全的借款单不视同白条。财务主管加强对出纳库存现金的核查， 发现白条抵库的，可对出纳处于白条金额 30%的罚款，并要求其立刻追回款项。造成损 失的由其承担责任。情节严重的，劝退或除名。如大区财务经理或审计审查发现办事处 白条抵库的，对财务主管处于白条金额 20%的罚款，对出纳处于 10%的罚款。造成损失 的，财务主管承担 60%，出纳承担 40%。情节严重的，予以辞退。办事处财务人员违反 库存现金限额存放规定，超额存放现金，发生被盗窃、入室抢劫等情况的，超限额部分 由办事处财务人员

9、承担赔偿责任，财务主管承担 40和出纳承担 60损失。500 元限 额内损失，须专题报告报财务部部长处理。 银行存款管理 银行存款管理 办事处应按会计规范化的要求登记银行存款日记账，序时登记，日清日结。 每月 2 日前办事处出纳应将银行存款日记帐与银行对帐单进行核对，找出差异原因并 编制银行存款余额调节表 员工借款管理 员工借款管理 办事处员工借款， 由当事人本人填写总部统一格式的要素齐全的借款单， 交财务主管审 核、经理批准后，出纳方可办理借款手续。办事处员工（包括区域销售经理）借款在 5000 元以内的，由区域销售经理批准。超过 5000 元的，专题报告大区财务经理，详细 说明借款事由，由

10、大区财务经理批准。未经总部批准擅自超标借款的，第一次警告，第 二次罚款，其中销售经理 200 元，财务主管 100 元。 员工出差借款应在出差回来 3 天内报帐还款。 否则， 办事处财务人员应停止其下单借款 办事处经理管理手册 4 手续的办理，直至报帐清欠为止 原则上每月结清欠款，办事处员工出差未归的除外 严禁外单位人员在办事处借款。总部人员亦不得在办事处借款 办事处财务人员对不及时结清欠款的， 应及时从借款人的工资、 奖金或费用报销收入中 予以扣回 第三章 预算管理 第三章 预算管理 预算的相关概念及定义 预算的相关概念及定义 办事处预算是指对办事处销售费用（包括销售运作费用、销售市场费用）

11、实行预算审 批及费率控制制度，把办事处按成本中心进行管理，规范办事处的运作，提高企业管 理水平，加强内部控制，并结合净超价弥补机制，成为达成公司年度利润目标的有效 保障。 营销费用预算实行项目审批、系统管理、分级考核的原则。项目审批：所有的实地费 用开支都必须经相关授权领导审批方可开支， 实行预算的事前控制 （具体标准参照 营 运费用审核、审批权限表及销售市场费用管理规定 ；系统管理：所有的实地费用 开支都必须在营销协作平台中真实反映，总部通过营销协作平台对销售费用实行过程 管理；分级考核：并非所有的实地费用开支都对实地进行考核，公司只对销售运作费 用、业务发展金基金、终端制作费用、KA 补贴

12、、净超价、外部质量损失等几项内容都 实地进行考核。 办事处销售运作费用，是指与办事处运营直接相关的各项正常性支出，但不包括服务 的内部单据费用、外部单据费用，物流的仓储费等(第三方仓库的租金及配件库租金) 办事处销售市场费用，是指展台制作费、实地业务发展基金，但不包括重点客户合同 内费用、销售部支持费用。 净超价=超价（回款分解额 - 核算价回款分解额 + 政策内超价调整额）80% - 预提 返利。 销售部外部质量损失，包括退货损失、包装物损失、主要零配件损失、样机等级机滞 销机打折损失等 费率控制，费率是费用与公司核算价回款分解额比例，费率控制是指总经理批准的各 办事处年度预算费率作为月度费

13、用拨付、核销及费用考核的依据 预算编制 预算编制 根据本年度 1-10 月份实绩，预测全年费用；根据今年数据，编制第二年预算。 各办事处将销售费用预算编制好后，应按规定期限提交销售部、财务部；销售部负责整 体销售费用的审核和分配， 财务部门负责对各办事处的费用预算进行合并， 并与公司年 办事处经理管理手册 5 度目标相权衡，并会同销售部门在规定时间内对预算提出修改意见 审查应结合上年度费用支出历史资料及办事处运营的实际情况， 同时与办事处进行充分 的沟通说明，尽可能取得双方意见一致，审查应做到客户、公正、合理。 办事处销售费用预算费率一经批准后即为公司规范文件， 未经授权， 任何人不得修改或

14、拒绝执行 预算执行 预算执行 办事处应严格执行费用预算管理办法；执行各项费用预算指标，将整体费用严格控制 在预算费率之内是各办事处的责任和义务，超预算支出必须经总部相关领导批准。办 事处费用开支按办事处运营费用申报审批权限表的规定需要履行审批程序的，办 事处不得超越职权范围或违反规定审批程序而随意支出。预算费率内开支，办事处也 应根据工作需要按实报支，不得以预算费率没有超支为由任意挥霍，更不得年底突击 花钱或恶意支出。 总部财务部销售会计中心根据办事处核算价回款分解额计算下月销售运作费用的拨款 额和销售市场费用的预算额。当所拨付的销售行政经费不能维持办事处当月的日常经 营开支，办事处必须在每月

15、 28 日前提交借款申请单 ，并明确还款时间。 借款申请 单经销售部、财务部审核，总经理批准后拨付；反之，按预算费率拨付销售行政经 费大于办事处当月日常经营开支，财务部销售会计中心有权调整预算的拨付额。 预算控制 预算控制 总部有关部门有权对预算费率内开支的合理性、 有效性进行审查， 如发现有不合理开支 的，有权予以否决。 为强化办事处销售费用的管理，对以下情况财务有权拒绝费用报销： A 按办事处运营费用申报审批权限表的规定需要履行审批程序但未报批的费用项目。 B 超预算费率内开支，未经规定程序报批的。 C 虽属于预算费率内开支，但系突击花钱，未经总部有关部门领导批准的费用。 D 其它总部财务认为不合理、不合规的费用。 E 超过标准支出的业务招待费(公关费)、常规促销费。 预算考核 预算考核