如何准备会议

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1、如何准备会议如何准备会议 庞涛庞涛 庞涛先生简介： 清华大学工商管理硕士（）清华大学工商管理硕士（） 中国人民大学高级工商管理硕士（中国人民大学高级工商管理硕士（EMBA） 著名的执行力培训专家与有成就的管理顾问著名的执行力培训专家与有成就的管理顾问 原台湾震旦集团高级经理原台湾震旦集团高级经理 资深实战派培训专家资深实战派培训专家 人才战略专家人才战略专家 美国领导力研究中心授权讲师美国领导力研究中心授权讲师 北京大学、西南政法大学客座教授北京大学、西南政法大学客座教授 有多家著名跨过公司的高层任职经历，顾问服务和培 训过的中外资企业超过 有多家著名跨过公司的高层任职经历，顾问服务和培 训过

2、的中外资企业超过300家家 版权所有北京春风训练 72岁寿命的人一生的时间分配 睡觉21年 工作14年 个人卫生5年 吃饭6年 在交通旅程中6年 排队，等人5年 学习4年 打电话2年 找东西1年 开会8年以上 其他？年 您达至人 生成功的 时间仅占 人生的五 分之一！ 為什么要開會? 90%以上的重大决策是通过会议制定的, 90%以上的重大决策是通过会议制定的, 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉 快的合作才能順利成事. 企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高开会的频率越来越高 會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 會議正是團隊合作最常用的溝通

3、協調方式. 全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议 一份美国的调查统计一份美国的调查统计 经理级干部和专业人员 每周约花1/4的时间在开 会上； 中上级的经理约1周2 天；资深行政人员则多 达1周4天。 研究显示，除了一对一 的会议，三人以上的会 议平均所占的时间最 多。 会议的成本计算 时间成本时间成本参加会议的人数（与会者的准备 时间与会者的旅行时间会议秘书工作会 议服务人员工作时间） 参加会议的人数（与会者的准备 时间与会者的旅行时间会议秘书工作会 议服务人员工作时间） 金钱成本金钱成本开会的时间成本与会人员平均每 小时的工资 开会的时间成本与会人员平均每 小时的工资 直接

4、成本直接成本会议设施租用费会议场地费旅 费、食宿费文件准备费 会议设施租用费会议场地费旅 费、食宿费文件准备费 不定损失成本不定损失成本 会议必须成功以回收成本会议必须成功以回收成本 会议安排的故事-九段秘书 一段：发通知：发电子邮件通知，准备会议用品，然后等待开会 时间； 二段：抓落实：发通知后在打电话给参会人员，特殊情况及时汇 报。 三段：重点查：会前30分钟提醒参会人员，特殊情况及时汇报。 四段：勤准备：提前测试投影、电脑、影响，并在门口贴上会议 时间。 五段：细准备：提前了解会议性质和议题，准备相关资料给参会 人员。 六段：做记录：做详细会议记录，并录音备份，会后整理记录给 总经理，并

5、请示是否发给参会人。 七段：定责任：将会议确定相关事项一对一落实责任人，经当事 人确认后形成书面备忘录。 八段：追结果：跟踪每天或每周各项任务的实际完成情况，及时 汇报领导。 九段：做流程，做机制。 案例：一次漫长却无效的会议一次漫长却无效的会议 赵刚是某公司新上任的部门经理。到岗后的第二天，他决定召集 部门所有员工举行会议。他将通知会议的任务交给助理小王。小 王接到任务后，对着办公室里的人大声“广播”道：“赵经理说了， 明天下午开会，所有人都要参加。” 第二天下午，赵刚忙完了手头工作，决定召开会议。他将小王叫 到办公室说：“你去安排一下，5分钟后开会。”小王点头答应，跑 回办公室对部门内的所

6、有人说：“现在去会议室开会吧。”话音刚 落，有人抱怨道：“手头还有紧急的工作没完成呢！”还有人抱怨 道：“我约见的客人马上就要到了。”甚至有员工根本就不知道开会 的事情，原来昨天小王通知的时候，他出去拜访客户，不在办公 室抱怨声此起彼伏，小王生气地说：“经理让开会的，你们自 己看着办吧！” 员工们陆续起身，来到会议室门口，才发现会议室里面已经坐满 了人其他部门正在开会。小王只得折回经理室，对赵刚说： “赵经理，其他部门的人正在会议室开会，会议室现在不好用。”赵 刚想了想，说：“那就等一会儿吧。” 二十多分钟后，会议室空置出来，大家陆续来到会议室。这时， 赵刚也过来了，他坐到会议桌中间的位置，看

7、了看周围，发现还 有些员工没有来。他说：“还有人没到，我们再等等。” 小王也起身去办公室催促。 又过了5分钟，人员全部到齐了。赵刚宣布会议开始。他说：“召 集大家来开会，主要想讨论以下几个问题：一、本部门的月度目 标；二、各位对我今后工作的想法和要求；三、产品销售技术的 完善。”员工们听到议题后，面面相觑，不知道从何处开始讨论。 赵刚也不知所措地望着大家，不知道如何将会议进展下去。沉默 了很久，大家才你一言我一语地开始说话。可是，谈话的内容却 漫无目的、毫无边际，说着说着就扯到公司的薪酬体系上，大家 各有看法，抱怨声一片。这时，赵刚开始说话了，他详尽的阐述 了自己今后的工作计划，一个人足足讲了

8、半小时还不停歇。只是 他的计划与大家的实际工作并没有太大关系，人们听着听着就不 耐烦了。有人开始发短信、小声交谈、发愣、无所事事地用笔在 纸上乱画，更有甚者假装接听电话离开了会议室。 会议室里的人越来越少，最后会议不了了之了。 会议的意义 會議是一個集思廣益的渠道 會議的目的 會議的頻率 固定的部門會議 會議頻率 1 全體會議 會議頻率 2 處理突發事件的會議 會議頻率 3 一對一會議 会前准备：会前准备： 1、 安排議題、議程、日程、 安排議題、議程、日程 2、 擬訂與會人員名單、 擬訂與會人員名單 3、 申請會議所需資金、 申請會議所需資金 4、 會場佈置、 會場佈置 5、 發出會議通知、

9、 發出會議通知 在编排会议议程时，应遵循依照议题的在编排会议议程时，应遵循依照议题的轻重缓急轻重缓急安安 排排先后顺序先后顺序、标明每一个议题的、标明每一个议题的起始时间起始时间、要求与会要求与会 者预先思考者预先思考多要讨论的问题多要讨论的问题等原则。等原则。 明确责任分工时，领导者必须明确会议的明确责任分工时，领导者必须明确会议的意图意图、目目 标标、期望的结果期望的结果、限制因素限制因素及及权力范围权力范围等。等。 。清单？。清单？ 会议准备工作核对清单 高效会议在开始之前就开始了高效会议在开始之前就开始了高效会议在开始之前就开始了高效会议在开始之前就开始了 11.是否准备会议名签 12

10、.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知 1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 会场布置会场布置 选择会场选择会场 a.场地大小场地大小 b.附属设施齐全附属设施齐全 c.适当的开会设备适当的开会设备 d.会场氛围会场氛围 e.场地不受外界干扰

11、场地不受外界干扰 布置会场布置会场 a.附属设施附属设施 b.准备会议文件准备会议文件 会议通知： 會議名稱: 業務會議會議名稱: 業務會議 目的: 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將 討營業額下原因,並提出改善對策。 目的: 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將 討營業額下原因,並提出改善對策。 時間: 2009.03.18 AM10:00-12:00時間: 2009.03.18 AM10:00-12:00 地點: 大會議室地點: 大會議室 議程: 議程: 1.現況明2.各部門報告 3.未趨勢分析 4.振興方案 1.現況明2.各部門報告 3.未趨勢分析 4.振興方案 準備資: 與會各單位相關報

12、表、資準備資: 與會各單位相關報表、資 與會人員: 销售经、客服经、研发经與會人員: 销售经、客服经、研发经 主辦單位: 销售部主辦單位: 销售部 要点： 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 会前向全体与会者提供书面的背景材料。 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。 编排议程编排议程 会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清 单。它应当简洁、一目了然。 首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项 目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商 计是有用的。 若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一 个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。 在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备 时间。 议

13、程包括会议日期、时间、地点和目的等细 节。 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 时间。无人会介意提早结束会议，但是会议超 过预定时间是令人不快的。 避免陷阱避免陷阱 参加会议的人比预计的要多房间不够大，人们感 到不舒服。 出席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人 。 空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技 术问题。 会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅或银行。 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。 房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。 发言者需要知道空调器和

14、灯光开关的位置。 洗室及其他设备应清楚地标明。 椅子应试坐十分钟，检查是否舒适。 签名报到签名报到 案例研究案例研究 随着公司的发展，会计部门与销售人员合作时产生了问题，所以 会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一 起工作的方法。 然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视 线，致使他们不能看到经理。 正在翻动的图表。空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门 开着，但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走，然 后有几个人生气地走了。经理回来询问建议，但几 没有什么响 应，结果未获得实际的解决办法。 选择了错误的会议场所：这个事例指出，尽管有完好的意图，却 选

15、择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部 门之间的关系。在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全 部成员的中立处，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。 案例研究案例研究 一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这 个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广 告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。 会前一周，广告公司的一名成员来饭店检查会议室，看到一套多 媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标 准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准 备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度， 并将座位安排成半圆

16、形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会 议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。 提供完善的会议场所：正如这个事例所表明的，每件事均须预先 组织，并有一个试运作过程，这样这个广告公司能预先排除潜在 的问题，从而能集中在他的展示工作上。另外，这里广告公司做 了一个明智的决定，拒绝了现代化硬件，而使用较老式的但更恰 当的设备。 安排座位安排座位 与会者座位的安排对会议的成功有很大的影 响。预先考虑座位安排，如果必要，设计一个 座位安排方案，给会议创造一个良好机会来达 到目的。 考虑多个安排座位的方案，然后选择其中最恰 当的一个。 面对面就座面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安 排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主 席坐在团队成员之间。 显示等级：显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌 子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主 席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主