办公室管理流程

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1、编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 1 页 共 8 页 办公室管理流程办公室管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日日 期期 修订状态修订状态 修改内容修改内容 修改人修改人 审核人审核人 批准人批准人 编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 2 页 共 8 页 1 目的目的 加强办公室日常管理工作，规范工作流程，提高管理效率，使办公室工作更加标 准化、制度化

2、和规范化。 2 适用范围适用范围 适用于集团办公室及各所属企业办公室。 3 术语和定义术语和定义 3.1. 所属企业所属企业 指集团内除总部以外的其他企业，包括房产企业和配套企业。 4 职责职责 4.1 企业办公室企业办公室 4.1.1 负责项目前期报批报建工作； 4.1.2 负责企业文秘宣传工作； 4.1.3 负责企业人事管理工作； 4.1.4 负责企业后勤接待工作。 4.2 集团办公室集团办公室 4.2.1 负责组织编制集团年度经营目标与计划； 4.2.2 负责集团总部及各所属企业文秘宣传管理工作； 4.2.3 负责集团总部及各所属企业法务管理工作； 4.2.4 负责集团总部及各所属企业信

3、息化管理工作； 4.2.5 负责集团总部及各所属企业后勤接待管理工作。 5 工作程序工作程序 5.1 文秘宣传文秘宣传 5.1.1 经营计划 1）在每年 12 月中旬，对本年度集团经营计划完成情况进行总结分析，根据集团 战略规划及年度指标分解，提出下年度经营目标和工作重点，报分管执行总经理 编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 3 页 共 8 页 审核，董事长审批； 2）在每年 1 月初，由集团办公室根据各中心年度工作计划编制集团年度 经营计划 ，经分管执行总经理审核后，报董事长审批。

4、 5.1.2 公文管理 1） 所有外部来文、函件、资料等，原则上均应由办公室统一签收登记，并填 写公司收文登记表，在公文办理单上提出拟办意见； 2） 集团发文，须经董事长审批签发，集团中心发文，须经执行总经理审批签发， 企业发文，须经企业总经理审批签发。 5.1.3 宣传管理 1） 动态消息，原则上在新闻事件发生当天上报集团办公室，最迟不得超过次 日； 2） 舆情信息要求每月 5 日前上报集团办公室，重大事件要求第一时间上报； 3） 照片、录像等多媒体资料，要求每个季度 5 日前上报集团办公室（上传至集 团总部文件服务器）； 4） 企业年度大事记，要求次年 1 月 10 日前上报集团办公室 （

5、上传至集团总部文 件服务器）； 5） 一般信息须经办公室主任审核后方可上报，重要信息须经企业总经理审核后 方可上报。 5.1.4 印章管理 1） 印章刻制，由使用单位或部门填写 印章刻制申请表 ，经办公室主任审核， 企业总经理审批后，由办公室统一刻制； 2） 新印章使用前，印章管理人员要填写印章登记备案表，由印章保管人签 字并经总经理签字授权，报集团办公室备案； 3） 印章保管人因人事异动不再履行保管职责时，需做好移交工作，同时重新填 写印章登记备案表报集团办公室备案； 4） 使用印章，印章使用人须填写印章使用审批单，并按审批权限提交有关 负责人审批后，印章保管人方可用章； 5） 用章审批人必

6、须审核用章事由，以及印章使用审批单相关审批人的审批 编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 4 页 共 8 页 意见； 6） 权限与用章事项是否一致，凡超过企业总经理授权的，还须报集团总部相关 中心审批； 7） 跨企业用印章，根据印章使用类别需报集团总部相关中心审批； 8） 印章报废时，由相关部门填写印章报废申请表；经办公室主任审核，报 企业总经理审批后报废。 5.1.5 档案管理 1） 项目工程资料，工程材料部应在项目每期组团竣工验收备案后一个月内与办 公室进行移交，并编制档案交接登记

7、表，办公室应在项目整体竣工验收 备案后三个月内与集团办公室进行资料移交，并编制档案交接登记表； 2） 项目营销资料，营销策划部应在每期项目交付后一个月内与办公室进行移 交，并编制档案交接登记表，办公室应在项目整体交付后三个月内与集 团办公室进行资料移交，并编制档案交接登记表； 3） 项目设计资料，设计执行部应在项目每期组团竣工验收备案后一个月内与办 公室进行书面移交，并编制档案交接登记表，办公室应在项目整体竣工 验收备案后三个月内与集团办公室进行移交，并编制档案交接登记表； 4） 项目成本资料，成本控制部应在项目每期组团竣工验收备案后一个月内与办 公室进行书面移交，并编制档案交接登记表，办公室

8、应在项目整体竣工 验收备案后三个月内与集团办公室进行移交，并编制档案交接登记表； 5） 企业前期报批类、公司证本类资料，企业办公室应每年与集团办公室进行一 次移交，并编制档案交接登记表。 5.1.6 法务管理 1） 非诉讼处理 a) 自纠纷发生当天或获悉纠纷发生的当天，相关部门需立即报告企业总经 理与办公室，重大纠纷须立即报告集团办公室； b) 在纠纷发生次日,企业办公室须以书面报告形式，将纠纷起因、目前的进 展、准备采取的处理方式（协商、调解、仲裁、诉讼或复议）及可能产 生的结果报集团办公室。 编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A

9、/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 5 页 共 8 页 2） 诉讼处理 a) 企业为原告的诉讼案件，办公室应在法院受理该案件后次日，填写诉讼 月报表，连同诉状、证据材料、起诉措施及律师处理意见（起诉前已报 资料不需重复上报）一并报集团办公室审核与备案； b) 企业为被告的诉讼案件，企业办公室在接到法院传票后次日，填写诉讼 月报表，连同诉状、证据材料、应诉措施及律师处理意见一并报集团办 公室审核与备案； c) 诉讼有新情况、新进展的，企业办公室应在三天内报集团办公室备案。 3） 项目法律风险分析 a) 在项目立项阶段，提供项目拿地购买操作方式的法律风险判断； b) 在项目可行性研究

10、阶段，参与项目后续谈判，做出法律风险分析。 4） 变更年检手续办理 a) 变更工商登记的，须报集团办公室审批。 b) 工商、组织机构代码证、税务登记证变更或年检后 7 天内，企业办公室 须把相关证本的正副本扫描件报集团办公室备案。 c) 每年 12 月 25 日前向集团办公室上报下一年度的资质、信用晋升计划。 5.1.7 工作总结 1） 在第二、四季度首月 10 日前，将上季度工作总结和下季度工作计划通过 OA 留言给总部办公室； 2） 在第一季度首月10日前，将上年度工作总结和下季度工作计划通过OA留言 给总部办公室； 3） 在第三季度首月 10 日前，将上半年度工作总结和下半年度工作计划通

11、过 OA 留言给总部办公室。 5.2 前期报批报建 前期报批报建 5.2.1 办公室根据项目开发计划制定相应的项目报批报建主要节点工作计划； 5.2.2 报批报建经办人向所需配合部门提出报批报建所需资料及配合要求； 5.2.3 报批报建经办人收集到报批报建所需资料后，在正式递交政府主管部门前 5 个 工作日，由办公室牵头组织设计执行部、设计单位等相关人员共同会审，形 编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 6 页 共 8 页 成会议纪要； 5.2.4 政府主管部门窗口收文后，报批报建经办

12、人员在取得批文前，至少与政府经办 人联系一次，了解办文进展或按对方要求进行配合工作； 5.2.5 政府部门承诺的办文时限到期当日或次日，报批报建经办人员到指定地点领取 批文，并在获取批文后的当日或次日批文信息告知相关部门。 5.3 信息化管理信息化管理 5.3.1 企业办公室人员到岗后 3 天内,向集团办公室申请建立 OA 分部； 5.3.2 企业工商注册完成，企业负责人及办公室、财务部负责人到岗后，向集团 办公室申请建立 ERP 新项目； 5.3.3 项目首次开工前一个月，企业办公室向集团办公室申请进行 ERP 项目管理 模块操作培训； 5.3.4 项目首次开盘前一个月，企业办公室向集团办公

13、室申请进行 ERP 营销管理 模块操作培训； 5.3.5 金额超过 5000 元的软件系统采购，企业办公室必须报集团办公室审批。 5.4 后勤接待后勤接待 5.4.1 固定资产管理 1） 固定资产购置必须报企业总经理审批，超标准配置的固定资产及采购金额超 过总经理授权的固定资产，还须报集团办公室审批； 2） 跨企业的固定资产调拨，须报集团办公室审批； 3） 固定资产提前报废，须报集团办公室审批。 5.4.2 车辆管理 1） 按照“机构编制、职能需要、总量控制、严格报批”的原则，由集团办公室 统一定额配置，原则上每个企业只能配置一辆公车； 2） 员工使用公车须填写用车申请表，经办公室主任或总经理

14、审批后方可用 车；驾驶员凭用车申请表方可出车，并须做好出车登记台账； 3） 市（县）本级范围内三人（含）以下的外出公干，原则上不得使用公车；统 一配置专用车辆人员、自带车补助人员及享受车贴人员在市本级范围内单独 外出公干，一律不得使用公车； 编 号：JYJT-OP-XZ01 浙江佳源房地产集团有限公司浙江佳源房地产集团有限公司 版 号：A/0 办公室管理流程 办公室管理流程 页 码：第 7 页 共 8 页 4） 因公务活动需要，集团办公室可以调度使用各所属企业的公用车辆； 5） 公用车辆加油实行“专车专卡、据实报销”制度，办公室每月须做好公用车 辆油耗及行驶里程的统计报表。 5.4.3 食堂宿

15、舍管理 1） 食堂装修方案、开办用品及设备应根据就餐人数和场地条件等因素配置，由 办公室列出清单和预算，经企业总经理审核后，报集团办公室审批，并做好 台账登记工作； 2） 食堂厨师及服务人员应根据员工就餐人数来配备，自营食堂厨师等人员工资 由办公室负责人提出建议后，报企业总经理审批确定； 3） 员工宿舍装修标准最高不得超过每平方米 600 元（详见员工宿舍装修配置 标准），并由办公室列出清单和预算后，经企业总经理审核后，报集团办 公室审批； 4） 对租赁的员工宿舍，办公室应将租赁合同及费用报企业总经理审核，并报集 团办公室审批。 5.4.4 接待管理 1） 对各所属企业安排的总部接待，由企业办公室填报接待申请表，注明来 访人员姓名、职务、来访人数、来访目的及行程安排等信息，并经企业总经 理审批后提交集团办公室安排； 2） 集团/企业办公室根据接待信息编制的 接待计划表 ，须报董事长/总部相关 部门（中心）/企业总经理审批。 6 支持性文件支持性文件 6.1 JYJT-WI-XZ01 项目报批报建作业标准 6.2 JYJT-WI-XZ02 公文管理作业标准 6.3 JYJT-WI-XZ03 会议管理作业标准 6.4 JYJT-WI-XZ04 宣传管理作业标准 6.5 JYJT-WI-XZ05 印章管理作业标准 6.6 JYJT-WI-XZ06 信息系统管理作业标准 编