制度文件编写管理办法

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1、 XXXX 分公司分公司 编号:GS-CW (2014)-0001 制度文件编写管理办法 制度文件编写管理办法 第 1 版 第 1 版 核准人核准人 实施时间实施时间 第第-页 共页 共- - 页 页 审核者 审核者 制制 定定 者者 1 目的目的 为了使公司的制度、表单编写系统化、标准化，具有延续性和追溯性,特制定 本办法。 2 适用范围适用范围 适用于本公司所有的制度、表单的编写、编号。 3 权责权责 3.1 总经理:负责本办法的审批 3.2 人事行政部：负责本办法的制定、修订、解释及组织实施； 4 主要内容主要内容 4.1 编号方法 4.1.1 编号原则：正式颁布的各种文件应有专用的编号

2、，同类文件保持编号的一 致性。 4.1.2 编号分类： 4.1.2.1 公司代号：公司简称取二至四个字母大写组成（如普旺：PW） ； 4.1.2.2 编号构成： 公司代号-管理体系代号 （发布年号） -制度层次代号文件序号； 4.1.2.3 管理体系代号：以管理体系简称取两个拼音字母大写组成； 4.1.2.4 制度层次代号：以分类表列明代号编写； 4.1.2.5 文件序号：为同类文件资料的顺序号编制 5.1.3 体系代号、层次代号分类表（由人事行政部确定） ： 例举人事行政部： 2014 年度发布的招聘管理制度 编号为：GS-CW (2014)-0001 文件序号 发布年号 管理体系代号 公司

3、代号 表单编号为：GS-BM (2014)-0001-01 顺序号 与上同 5.1.4 文件版本 文件版本状态标识为 1.0 版， 其中 1 是版号 （1、 2、 ） ， 0 是修订次数 （0、 1、2、）, 如 1.0 表示第 1 版文件经发布，试行版。如 1.1 表示第 1 版文件经第一次修 订，改正时 不必改版。 5.2 书写用纸、格式及字体 5.2.1 封面见附件 1； 5.2.2 修订记录见附件 2；当相关作业文件需修改时使用； 管理体系 代号 备注 人资管理体系 HR 行政管理体系 XZ 财务管理体系 CW 销售管理体系 XG 市场管理体系 SC 表格内字体：宋体、五号 5.2.3

4、 版头：每一页均需制作版头； 5.2.4 正文：采用 A4 纸，字体为宋体小四号，行距为 1.5 倍（可根据内容的排版 情况可调整 为： 固定值 20-28 之间） ， 字符间距标准， 页边距： 上 2.0cm,下 2.0cm， 左 2.5cm, 右 1.5cm.； 5.3 页眉、页脚 5.3.1 正文页眉（版头）如下： XXXXX 公司公司（宋体三号加粗居中） 编号: （宋体五号加粗） 制度文件编写管理办法制度文件编写管理办法（宋体四号加粗居中） 第 1 版第 1 版（宋体五号加粗居中） 核准人核准人 实施时间实施时间 （宋体五号加粗） 第第-页 共页 共- - 页 页 （宋体五号加粗居中）

5、 审核者 审核者 制制 定定 者者（宋体五号加粗） 5.3.2 表格页眉（LOGO 放置表格左上方，叠放层次：浮于文字上方） 公司 LOGO 标志高度： 0.85 厘米 宽度： 2.99 厘米 5.3.3 页脚 ：第 X 页共 X 页（宋体小五号居中） 5.4 排版数字编号说明 例：1，字体为 Times New Roman、四号加粗 1.1、1.1.2，字体为 Times New Roman、小四号加粗 5.5 文件结构 文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的 章节,依序分 章编写。 5.5.1 目的 重点描述编写本文件的目的。 5.5.2 适用范围 重点描述该文件

6、所适用的部门，人员及其他可界定的范围，必要时可描述文 件的“不 适用”的情形，以准确界定文件的适用范围。 5.5.3 权责 描述该项程序文件的主要权责部门及相关部门的职责。 5.5.4 主要内容 按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，遵 循 5W1H 原 则将工作可能发生的时机，由谁以何种方式、在何时、何地及何种方法来 执行某种特定 的工作。可以流程图加以辅助体现说明。流程图的符号按以下规定： 表示流程图起始与结束阶段事件或活动的叙述 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 表示各流程图衔接点，在圈内对应标上衔接字母 A

7、、B、C 流程图示例： （流程图内字体、字号为宋体小四号，数字体、字号为 Times New Roman 小四号，图第一行内字体加粗） 5.5.5 相关文件及表单 描述与本文有关的文件及表单编号与名称。 5.6 书写格式 1 目的目的（宋体四号加粗） （宋体小四号） 2 适用范围适用范围 3 权责权责 3.1 （对齐） 3.2 3.2.1 （对齐） 3.3 4 正文正文 4.1 4.1.1 4.2 . 5 实施日期及解释权实施日期及解释权 5.1 6 相关文件及表单相关文件及表单 6.1 （以上七点为制度的编写主体大纲） 5.7 页码与装订 5.7.1 封面、附件不编页码。 5.7.2 文件按

8、文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。 5.7.3 文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。 5.8 外来文件 当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按 5.1.3 的规定进行各部门编 号。 5.9 文件编写注意事项 5.9.1 措辞准确，不使用可能引起歧义的语言。尽量使用定量描述的方法，如对 时间的要求等。 5.9.2 编写的文件应具有实操性，做到“说你所做，写你所说，做你所写” 。 5.9.3 对已有管理制度中实用的方法可直接引用，引用时应写明引用文件名、编 号及引用条款。 5 实施日期及解释权 实施日期及解释权 5.1 本办法解释权归人事行政部，修订时亦同。 5.2 凡制度文件编写管理办法未尽事项，参照其它有关文件执行或由总经理 裁示办理。 5.3 本办法内容之增添、删减、修改或补正由人事行政部办理呈总经理签字批准 后生效。 5.4 本办法下发之日起生效实施，之前发布的相关规定同时废止。