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1、 1 北京城市学院 行政管理精品课程 现代秘书学 第一章 秘书工作概述 第一节 秘书 秘书工作是一项有着悠久历史的工作。但是秘书作为一门职业，在中国有明显的现代特色。尽管研究 中国秘书发展史的学者将秘书的起源定位在 4000 年前，但是客观地说，那只是历代各级胥吏僚佐所从事 的文牍性很强的有秘书工作特色的工作。他们不是今天职业意义上的秘书。新中国的秘书工作与自 20 世 纪 20 年代初中国共产党成立以来的党务秘书工作有较大的继承性，但是相当一部分党政秘书工作前辈不 是职业秘书，而是职业革命家。秘书作为一门职业，在我国，是 20 世纪 80 年代初改革开放以后蓬勃兴起 的，随着我国社会经济的快
2、速发展和与国际接轨的现代管理方法，20 多年来，秘书已成为中国最广泛的社 会职业之一，被称为现代社会的第 361 行。 一、秘书的定义 关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同。据古代文献记载， “秘书”一词最初是指具有秘密性质或 神秘色彩的图书。 汉书刘向传记载： “诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方 技，无所不究。 ” 晋书荀勋传 ： “得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书” 。这里的“秘 书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除了指宫禁藏书外， “秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的 谶纬之书。 后汉书郑玄传记载： “（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之
3、奥” 。 由 “秘书” 作为秘密藏书这一原义引申， 后人便将掌典图书、 著书立说的官署和官职称之为 “秘书寺” 、 “秘书省”和“秘书监” 、 “秘书郎” 、 “秘书令”等。这些“秘书”官职或机构的主要职责是掌管国家典籍， 与今天的“秘书”涵义仍有较大的差异。 2 真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时中华民 国临时政府实行总统制，下设秘书处、设秘书长一人，秘书若干人，政府各局、部也设有秘书室、秘书科 和秘书官。各省都督府也设立了秘书员。这时的秘书，不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”涵义的联系，由指 物转变为专指担任某职务的人，同时，作为一种特定的职务，秘
4、书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为 主要职责了。但是这个时候的“秘书” ，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。 对当代 “秘书” 定义的探讨， 是从 1980 年代开展秘书学研究时开始。 王千弓先生在 1985 年主编的 秘 书学与秘书工作 一书中界定秘书 “是社会主义国家工作人员职务名称之一。 其职责是协助领导综合情况， 研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其它日常行政事务和 交办事项。 在党政机关、 企业事业单位从事这一类工作的干部， 统称为秘书工作人员， 或简称为秘书。 ” 几 乎是在同一时期，袁维国先生在秘书学一书中同样认为“秘书，在我国
5、现代主要指党和政府机关、企 事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰 拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办 查办等。 ” 两位学者是在秘书学研究中比较早对“秘书”进行界定的。他们首先把握住了当时我国秘书的归属性 问题，这实质上是认识到了秘书的从属性。其次，比较准确地概括了秘书的职责，这一观点在后来秘书学 研究中被广泛认同。再次，对秘书的主要工作内容做出了较全面的概括。但是无论是“职务名称”还是“行 政职位” ，都体现了在当时历史背景下对计划经济体制、行政管理工作方式的秘书特点的把握，主要
6、体现 的是以党政秘书为主的公务秘书特色。相比较而言，张家仪先生在 1986 年第 3 期秘书中撰文“也谈 秘书的定义”更准确。张家仪指出“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并 处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不 是一种职务，而是一种职业名称。 ”在这个观点中，比较明确地提出秘书是一门职业，是比“职位” 、 “职 务”更为准确的界定。张先生还提出秘书可以是“附着个人” ，虽然并没有很明确提出“私人秘书” ，在当 时容易被理解为是指某位领导同志身边的秘书，但是毕竟把秘书的归属范围从“组织”扩大到了“个人” ， 为后来“私
7、人秘书”的提出开拓了思路。 1990 年侯玉珍老师在其主编的秘书实务 （中国国际广播出版社）一书中，对“秘书”有如下概括 “现代秘书的涵义是指：直接协助各级领导机构和领导干部以及私人，撰制掌管文件、辅助决策，处 理日常事务的执行和承办人员。 ” “私人秘书”的提出，不仅进一步明确了秘书是一门职业，而且间接反映 了当时我国社会体制从计划经济向市场经济转化的现实。 整个 1990 年代，秘书的定义随着迅速发展的秘书学理论研究而不断完善。人们逐步意识到，定义我 国的“秘书” ，主要应当从三个方面把握。 3 首先，明确秘书是一门社会职业。 其次，明确秘书的职业岗位归属。 再次，明确秘书的工作内容和职责
8、。 据此，在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部 行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工 作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。 在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部 行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工 作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。 二、秘书的分类 秘书在社会上职业覆盖范围非常广泛。无论是国内、国外，社会有多少行业或组织，就会有多少起承 上启下、协调左右、沟通各
9、方作用的秘书部门及秘书。特别是随着社会科技生产水平的发展，专业划分越 来越细，新的社会行业岗位不断出现，因此对秘书也有了不断发展变化的职业要求。从研究如何作好秘书 工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类。这里，我们主要介绍纵向和横向标准下 划分的秘书种类。 （一） 秘书的纵向分类 所谓纵向分类，主要是针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同，在纵向上划分出不同 的层次和级别，即高级秘书，中级秘书和初级秘书。传统的秘书是按照我国行政级别划分的，秘书机构中 的领导就是办公室主任，其次是副主任，然后是主任科员、科员。办公室主任及其属下秘书职位的高低要 看这个秘书办公室的级别
10、。1997 年国家劳动与社会保障部开始实行秘书职业等级标准，并在部分省市组织 了秘书等级鉴定考试，秘书有了初级、中级和高级的划分。按照这个标准，各级秘书的层次和级别主要体 现在对秘书的知识和技能所掌握的程度上，同时反映在职责范围大小和工作任务轻重。 初级秘书指从事一般日常行政事务的工作人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务 服务等。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。 中级秘书一般指分管文字工作、信息工作的秘书。他们主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整 理信息等，其工作成效对领导工作的推进起比较重要作用。 高级秘书指秘书机构的领导、办公厅（室）主任，这一级别的
11、秘书职责基本是参与政务，管理事务两 个方面。他们不仅是组织和机构中领导的重要助手，同时也可以是领导中枢的成员。高级秘书的工作综合 性强，知识能力要求全面，常被认为是单位的“内部总管” 。 对秘书的纵向划分，还应当包括学历、工作经历、学识、技术能力、实际工作熟练程度等综合素质， 但目前的劳动部考核不能兼顾各个方面。尽管这个划分还不是很细致，但是它初步规范了秘书职业等级。 国外也有与此类似的秘书分类方式。其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，在纵向上分为不同 4 的等级。如日本企业界的秘书等级是 4 级。 （1）见习秘书。指担任秘书职务未满 1 年者。主要担当有关秘书课文书的收发、电话应付、传达
12、命令、 泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深秘书的指导。 （2）初级秘书。是担任秘书工作有 2-3 年之久者。除了见习秘书的应有业务，还需负责整理文件、回 复信函、排定行事时间表、购买车票，以及到公司外接待访客等等。 （3）中级秘书。是具有 4-5 年以上工作经验，可单独处理高难度的秘书业务者。有些公司将此等级的 人才，调升为主要对上司个人负责的秘书。其主要任务为调配上司的时间表，以及对外的预约。此外，有 关上司个人税金的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，指导新进的见习秘书，是重要的任务 之一。 （4）高级秘书。秘书课长就属于相当高级的秘书，是名副其实的上司协助者，更高级者，还有
13、主任秘 书的职称，大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。 （参见夏日通利著，陈宜编译： 企业秘书 九龙雅士出版社出版） 美国秘书从纵向上分有两种： 第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别的高低进行分类，简称“LS 类” 。按这种标准分类，从低 到高，共有四个级别，即 LS1 级、LS2 级、LS3 级、LS4 级。 第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简称“LR 类” 。共有两个级别， “LR1 级秘书”是较 低一级的秘书，要根据管理人员总的指示精神，独立完成按程序安排的办公室日常工作，大多是干服务性 事务。 “LR2 级秘书”则不同，除完成“LR1 级秘书”的工作外，还要凭自己的
14、知识、技能、判断能力 去主动完成一些较为复杂的工作。 我国不同的历史时期，不同的组织机构，对秘书的纵向分类也有所不同。旧时，在一些规模较大的银 行或企业中， 常将协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级， 现在台港澳地区仍有这种职业称谓。 在各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员，分为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人 们常说的一秘、二秘、三秘。 （二）秘书的横向分类 所谓横向分类是根据秘书在工作中所需要的第二专业知识，或者说是秘书所供职的组织需要秘书具备 的专业知识加以分类，也是对不同社会行业或岗位群就职的秘书加以分类。我国当代秘书职业，经过 20 多年的发展，在横向上已经有
15、了党政秘书、商务企业秘书、涉外秘书的粗线条划分。在高等职业教育的秘 书专业中，已经出现了将秘书专业更细致地划分为档案信息秘书、行政秘书、商务秘书、涉外秘书等等情 况，这虽然还不能算比较科学的划分，但毕竟反映了社会对秘书的更细化的专业要求。由于秘书所就职的 行业不同，在工作中所涉及的具体内容不同，所以对秘书工作中必备的“第二专业”知识能力要求也不同。 5 依照这一划分方法，主要可以将秘书划分为：商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。 商务秘书。主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书 人员，他们的具体工作是商务公司或企业内从事行政管理事务以及辅
16、助决策工作。有时，商务秘书可以在 授权范围内履行代理职权。 教学秘书。主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还 可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施 工作， 协助对教学工作进度、 质量的宏观调控； 教务秘书主要工作是协助领导协调单位内各个部门的工作， 主管教学后勤保证工作，保证教学任务的完成。基层教务秘书主要负责教学设备设施管理、教学档案管理 以及具体考务工作。 司法秘书。主要指就职于法院、企业、社团律师或律师事务所的秘书人员。主要负责接待或陪同律师 访问当事人；记录整理当事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资料；安排法律事务处理程 序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其它事务等。 医务秘书。这类秘书人员就职于医务医疗机构，如医院、药房或私人医务所。主要负责医务医疗机构 内的行政管理工作和辅助医务管理工作，协调机构内部各个部
