科技档案管理办法及工作手册

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1、- 1 - 广东省电力第一工程局 科技档案管理办法 广东省电力第一工程局 科技档案管理办法 1.总则 1.总则 为加强和规范工程项目建设全过程的文件材料、档案管理，严格控制工程文件材料 质量，确保工程项目档案的齐全完整和系统准确，根据国家档案局重大建设项目档案验 收办法 、广东省实施意见等有关规定、南方电网公司有关档案管理要求、 广东电网公司 建设项目档案管理办法和广东电网公司建设项目档案管理工作手册的要求，结合本 企业工程项目施工的实际情况，特制定本办法。 2.定义 2.定义 2.1 工程项目： 本办法中所称的工程项目包括： 所有电源工程， 电网工程， 技改工程， 大、中、小型基建工程及其他

2、建筑工程。 2.2 项目档案： 本办法所称的项目档案是指所有工程项目， 在建设管理过程中形成的、 具有保存价值的各种形式的文件。 3.适用范围 3.适用范围 本办法适用于所有电源工程、电网工程、技改工程、大、中、小型基建工程及其他 建筑工程。 4.相关文件 4.相关文件 4.1关于转发国家档案局重大建设项目档案验收办法的通知 （广电办2006137 号） 4.2 关于印发 电力工程达标投产管理办法 （2006 版） 的通知（中电建协工20066 号） 4.3国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 （DA/T28-2002） 4.4电子文件归档与管理规范 （GB/T18894-2002） 4

3、.5国家重点建设项目档案管理登记办法 （国家档案局、国家计委 1997 年 8 月 19 日印发） 4.6科技档案案卷构成的一般要求 （GB/T11822-2000） 4.7供电企业分类表 、 电力施工企业分类表 - 2 - 4.8广东电网公司建设项目档案管理制度汇编 5.工程项目档案管理的主要任务 5.工程项目档案管理的主要任务 5.1 贯彻执行国家和广东省有关项目档案的法律、法规、方针、政策，以及南方电网 公司及广东电网公司的有关管理制度，建立有效的项目文件收集归档机制，确保项目档案 与项目建设同步发展。 5.2 贯彻落实省公司发展子战略和电网规划建设关于档案工作的任务，工程建设各有 关单

4、位要将项目档案工作纳入工程建设管理程序， 严格控制项目档案的齐全完整和系统准 确，依法、合理、及时收集归档项目建设过程的各门类文件材料。 5.3 执行国家和行业关于项目档案的标准，组织编制项目档案，严格控制项目档案的 规范性。 5.4 执行国家和行业关于项目档案的管理要求，组织对项目档案的专项验收，评价、 考核项目档案管理效果。 5.5 为项目规划、建设和生产提供档案信息利用服务。 6. 工程项目档案管理机构及职责 6.1 局总部职能部门的管理职责 6. 工程项目档案管理机构及职责 6.1 局总部职能部门的管理职责 6.1.1 办公室：办公室：负责工程项目档案工作规范性的组织、管理和协调，督促

5、和协助二级 公司控制工程项目档案的齐全完整和系统准确； 组织对局工程项目档案的中间检查及专项 验收；负责接收上交局存档的相关项目档案。 6.1.2 工程部：工程部：负责督促检查严格监控项目建设档案的齐全完整、系统准确（对工程 项目档案建设过程文件的齐全完整准确性） ；协调和督促各单位严格执行本办法；负责落 实项目档案责任制，监督招投标合同中关于工程项目档案管理条款的落实，监督和检查二 级公司在工程施工过程中工程档案资料的收集并督促其及时向局档案移交竣工档案； 参与 组织对项目档案的中间检查和专项验收，并移交本部门需向局档案室归档的有关文件资 料。 6.1.3 安全监察部：安全监察部：负责指定专

6、人协调和督促二级公司工程项目安全资料的收集和 整理，建立安全管理台帐，组织二级公司向局档案室移交每个工程项目的全套安全生产档 案。 6.1.4 经营部：经营部：负责将工程项目档案工作纳入经营管理程序，把工程竣工档案管理 的要求落实到对甲方承缆工程合同的条款中；指定专人负责对工程项目的招投标文件资 - 3 - 料、合同等相关档案的收集及整理，并定期向局档案室移交。 6.1.5 预结算中心：预结算中心：负责将工程项目档案工作纳入经济管理程序，把工程竣工档案管 理的要求落实到内外包合同的条款中；指定专人负责将工程项目的外包合同、外包结算、 工程概（预）算书、竣工结算书等相关档案的收集和整理，并定期向

7、局档案室移交。 6.1.6 物资部：物资部：负责将工程项目档案工作纳入项目物资管理程序；指定专人负责对本 部门物资管理文件（招投标、报价及评标资料） 、材料、设备采购（租赁）合同及其他合 同的收集和整理，并定期向局档案室移交。并协调和监督二级公司物资部对工程项目建设 过程中物资管理文件、采购、租赁合同、进出库凭证和物流系统资料、整个工程项目所用 的材料、设备出厂合格证及试验报告、设备开箱记录等有关文件资料进行收集及整理，为 工程竣工档案提供齐全完整准确的物资档案， 6.2 二级公司职能部门的管理职责 6.2 二级公司职能部门的管理职责 6.2.1 工程部：工程部：负责将项目档案工作纳入施工管理

8、程序；指定人员负责项目施工文件 的收集整理；按合同条款要求向建设单位提供全套经整理的竣工档案，并向局档案室提供 归局留档的竣工档案原件（含电子目录） ，并对所移交的工程竣工档案信息准确性负责。 6.2.2 安全监察部：安全监察部：负责将项目档案工作纳入安全质量管理程序，对工程项目建设 过程中的安全生产管理文件进行收集及整理，并向局档案室移交全套工程项目安全档案。 6.2.3 经营部：经营部：负责将项目档案工作纳入经营管理程序，为工程竣工档案及时提供 有关经营资料。 6.2.4 物资部：物资部：负责将项目档案工作纳入项目物资管理程序，负责对工程项目建设过 程中的物资管理文件、采购或租赁合同、进出

9、库凭证和系统资料、整个工程项目所用的材 料、设备出厂合格证及试验报告、设备开箱记录等有关资料进行收集及整理，为工程竣工 档案提供齐全完整准确的物资档案。 7. 工程项目档案管理的内容 7. 工程项目档案管理的内容 7.1 工程项目档案工作的组织 7.1.1 局办公室按照项目档案工作有关国家、行业标准，负责建立本企业工程项目 档案工作业务规范和标准，并督促二级公司严格执行。 7.1.2 局工程部负责督促二级公司落实工程项目档案工作领导人责任。 7.1.3 二级公司要将工程项目档案工作纳入项目管理程序和工作计划，设立项目档 案管理机构和人员，建立适应工程项目建设管理需要的档案管理网络人员队伍。 -

10、 4 - 7.1.4 局办公室档案室需对二级公司进行竣工资料现场交底，明确工程项目竣工档 案的内容、质量、数量、移交时间等。 7.1.5 局办公室结合公司实际，统一部署，依据局年度任务，二级公司每季度填报 工程项目档案管理登记表至局办公室（档案室） ，以便了解各工程项目及项目档案工 作的进展和变化情况。 7.1.6 局办公室协调项目档案管理工作， 组织对工程项目档案规范管理情况的中间检 查，协助工程部完成对二级公司工程项目档案的专项验收和评估。 7.1.7 局办公室采取档案工作交底、档案业务培训、档案中间检查等有效措施，积极 主动地控制项目档案质量，保证工程项目档案的完整、系统、准确。 7.2

11、 工程项目档案的安全保密 7.2 工程项目档案的安全保密 7.2.1 局各职能部门及二级公司各职能部门要建立有关制度和措施，防止人为丢失或 保管不善，确保档案安全。 7.2.2 局档案室及二级公司档案室要建立符合要求的库房（房间）保管项目档案； 施工现场配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施， 确保工程档案文件的安全。 7.3 工程项目文件的收集、整理、归档 7.3 工程项目文件的收集、整理、归档 7.3.1 二级公司要求建立相应的文件材料收集归档工作机制和规章制度， 将文件收集 纳入项目建设管理程序，采取收集袋（盒）等形式，确保项目档案的齐全完整和系统准确。 工

12、程文件管理前期工作：明确合同关于档案工作的条款，针对我局分包的工程，应 在分包合同中明确规定分包商档案工作的内容、质量、数量以及移交的时间、格式。 7.3.2 二级公司督促检查项目部对工程项目档案前期文件、施工过程资料的收集、分 类、整理、组卷、装订工作，严格监控项目档案完整、系统准确情况。 7.3.3 项目文件的现场保管条件广东省电力第一工程局科技档案管理工作手册第 二条第 2 点。 7.3.4 档案工作交底记录广东省电力第一工程局科技档案管理工作手册第二条第 3 点。 7.3.5 档案业务培训广东省电力第一工程局科技档案管理工作手册第二条第 4 点。 7.4 工程项目档案的内容及要求 7.

13、4 工程项目档案的内容及要求 - 5 - 7.4.1 电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照“广东省电力第一工程局工 程档案管理工作手册 6.2.1 附表 4” 。 7.4.2 电厂工程及其他建筑工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照“广东省电 力第一工程局工程档案管理工作手册 6.2.2 附表 5” 。 7.4.3 安全生产档案归档案范围、分类、保管期限参照“广东省电力第一工程局工程 档案管理工作手册 6.2.3 附表 6” 。 7.4.4 竣工档案与安全生产档案必须用OAK 工程档案管理软件录入数据，移交时 将电子目录一同移交。 7.5 工程项目档案的移交 7.5 工程项目档案的移

14、交 7.5.1 二级公司要在工程竣工投运后三个月内，向建设单位移交全套项目档案，移交 要求和内容按建设单位的具体要求执行。 7.5.2 工程竣工投运六个月内，二级公司向局档案室移交全套项目竣工档案，移交要 求及清单格式见广东省电力第一工程局工程档案管理工作手册 。 7.6 工程项目档案验收及接收工作 7.6 工程项目档案验收及接收工作 7.6.1 电厂工程及纳入国家或省重点建设项目的电网工程， 在建设单位进行专项档案 验收前，以及准备移交给局档案室之前，由局工程部或办公室组织有关部门形成验收小组 进行预验收，共同评价和考核项目档案管理效果。 7.6.2 工程项目在竣工投运六个月内， 二级公司应

15、向局档案室移交经验收合格的工程 竣工档案。 7.7 工程项目档案管理流程 8.工程项目档案管理工作的考核 7.7 工程项目档案管理流程 8.工程项目档案管理工作的考核 8.1 为加强工程项目档案管理，在施工过程中严格进行过程控制，局办公室与工程部 联合对工程项目档案管理工作实行考核，严格控制项目档案的齐全、完整和系统准确。 8.2 工程项目竣工档案验收不齐全、不合格，以及造成档案损失的，局将对工程项目 负责公司通报批评以及追究有关人员的责任。 9.附则 9.附则 9.1 本办法由广东省电力第一工程局负责解释 9.2 本办法自发布之日起执行 - 6 - 广东省电力第一工程局 科技档案管理工作手册

16、 广东省电力第一工程局 科技档案管理工作手册 一. 国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件 一. 国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件 参见“广东省电力第一工程局科技档案管理办法第 4 条” 。 二. 工程项目文件管理前期工作 二. 工程项目文件管理前期工作 1、明确合同关于档案工作的条款 我局在签订分包工程合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括： 要求各分包单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档案要求与档案整理规 范 （DA/T28-2002） 、 广东电网公司建设项目档案理办法及广东电网公司建设项目档 案管理工作手册 、 广东省电力第一工程局科技档案管理办法及广东省电力第一工程 局科技档案管理工作手册 ，确保文