档案资料管理制度

《档案资料管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案资料管理制度（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企业标准 档 案 资 料 管 理 制 度 1起草与发布 本标准由公司工程部提出并归口。 本标准主要起草人： 本标准审核人： 本标准批准人： 本标准于年 月 日首次发布。 2目的 本标准规定了公司形成的各类档案，包括：工程档案、 物资采购档案、 商务合同档案、 会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理标准。 3适用范围 适用于公司总部及项目部档案资料的管理。 4管理职责 4.1 工程部 负责组织对项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。 负责对归档的资料进行编目、录入、贮存。 负责档案室管理，做好档案的借阅和利用工作。 4.2 综

2、合部 负责行政公文、函件的收发记录、资料归档管理。 负责公司资质证照的和管理和归档。 负责办公类固定资产资料的管理、整理、移交存档。 负责人事档案的管理、整理、移交存档。 4.3 商务部 负责商务资料的管理、整理、移交存档。 负责商务函件的收发记录、资料归档管理。 精品文档 . 4.4 物资部 负责物资采购资料的管理、整理、移交存档。 负责物资采购函件的收发记录、资料归档管理。 负责公司工程设备、工器具档案资料管理、整理、移交存档。 4.5 财务部 负责会计档案的管理和归档。 5管理内容 5.1 工程档案 4.1.1 归档的工程文件宜为原件。 4.1.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关

3、工程技术规范、标准和规程要求。 4.1.3 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水等， 不得使用易褪色的书写材料， 如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 4.1.4 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 4.1.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝 晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 4.1.6 所有竣工图均应加盖竣工图章。 4.1.6.1竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术 负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 4.1.6.2竣工图

4、章示例如下图： 精品文档 . 竣工图 编制人 审核人 施工单位 技术负责人编制日期 监理单位 总监现场监理 80 20202020 1 5 7 7 7 7 7 5 0 4.1.6.3竣工图章尺寸为： 50mm80mm。 4.1.6.4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 4.1.6.5利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布 置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制峻工图。 4.1.6.6不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3-89）统一 折叠成 A4 幅面（ 297mm210mm） ，图标栏露在

5、外面。 4.1.7 工程文件的立卷 4.1.7.1立卷可采用如下方法： 1) 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文 件和影像资料等； 2) 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 3) 竣工图可按单位工程、专业等组卷； 4) 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 4.1.7.2立卷过程中宜遵循下列要求： 1)案卷不宜过厚，一般不超过30mm. 2)案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 4.1.7.3卷内文件的排列 1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、 主体与记录不能分开，并按批复在前、请

6、示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、 记录在后的顺序排列。 精品文档 . 2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 4.1.7.4案卷的编目 编制卷内文件页号应符合下列规定： 1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 2)页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在 左下角。折叠后的图纸一律在下角。 3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的， 原目录可代替卷内代替卷内目录， 不必重新编写页码。 4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 4.1.7.5卷内目

7、录的编制应符合下列规定： 1)卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。 2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1 依次标注。 3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。 4)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5)文件题名：填写文件标题的全称。 6)日期：填写文件形成的日期。 7)页次：填写文件在卷内文件首页之前。 8)卷内目录排列在卷内文件首面之前。 4.1.7.6案卷封面的编制应符合下列规定： 1)案卷封面印刷在卷盒的正表面，同时采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附表的 要求。 2)案卷封面的内容应包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、 共几卷、第几卷。 3)档

8、号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。 4)案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、 卷内文件的内容。 5)编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。 6)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 7)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 永久是指工程档案需永久保存。 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20 年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 4.1.7.7案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图 纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔

9、左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 4.1.7.8案卷装订 精品文档 . 1)案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的 案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。 2)装订时必须剔除金属物。 3)案卷装具一般采用卷盒形式。 4)卷盒的外表尺寸为310mm220mm,厚度为 30mm。 5)内封面采用牛皮纸板封面。 6)卷盒及内封面应采用无酸纸制作。 7)案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。 4.1.8 工程竣工文件的归档 4.1.8.1在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案报建设单位归档。 4.1.8.2工程档案资料至少编制

10、三套，两套（其中一套为正版原件）移交给业主单位，一 套报送公司档案室归档。 4.1.8.3移交档案时，应编制移交清单，双方签字（盖章）后方可交接。 5.2 文书档案 5.2.1归档原则 凡本公司各部门、单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均需归档。如会 议文件、工作总结、统计报表、收文、发文等。由各部门兼职档案员负责整理，并按规定 向档案室移交。 5.2.2归档要求 凡属归档范围的文件材料，文件形成单位的兼职档案员均应作初步的分类整理，并保 证文件材料的齐全、系统和完整。归档的文件材料必须是碳素、蓝黑墨水书写的原件或打 印件。凡不符合归档要求的，档案人员有权拒收，并督促其完善后再归档。

11、 5.2.3归档时间 办理完毕的文件材料，要求于次年二月底前移交给公司档案室。 5.2.4归档手续 归档时，移交人要填写“档案资料移交清单”，接收人详细清点，认真核对，准确无 误后在移交清单上签字。 5.2.5归档范围及保管期限 5.2.5.1凡本单位形成的、具有查考利用价值的文书档案材料，均应按规定归档。详见 “文书档案归档范围及保管期限表” 。 5.3 会计档案 5.3.1归档原则 会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我 公司经济业务的重要史料的证据，具有十分重要的经济价值的和证据作用。公司所形成的 会计档案，应由财务部门负责整理、保管。 5.4 电子档

12、案 精品文档 . 各单位、部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管 理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体（移动硬盘和光盘）上。 5.4.1归档电子文件以部门或项目为单位整理。 5.4.2电子档案编号规则 文书类电子档案：“年度盘号（小流水） ”方式进行编号；工程类电子档案；工程代 码盘号（小流水） 5.5 人事档案 5.5.1收集范围 5.5.1.1在人事管理工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。 5.5.1.2考核、考察、鉴定材料。 5.5.1.3学历、学位及相关材料，专业技术职称评定相关材料，创造发明科研成果相关 材料。 5.5.1.4党团

13、组织建设工作中形成的有关材料。 5.5.1.5表彰奖励材料 5.5.1.6处分材料（包括复查材料，免于处分的处理意见）。 5.5.1.7录用、聘用、转业、工资、等材料。 5.5.1.8干部任免、调动材料。 5.5.1.9录用定级、辞职辞退、退休材料。 5.5.1.10健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。 5.5.1.11个人劳动合同。 6档案借阅 6.1 借阅档案时，必须填写“文件借阅登记表”，注明借阅单位及期限。 6.2 外来单位借阅档案时，应持单位介绍信，写明借阅范围及用途，经公司领导批准，方 可借阅。 6.3 借阅的档案不得私自拆、散、涂改、转借、复制、违者严肃处理，需摘录、复印

14、时， 应经档案员同意后方可进行。 6.4 重要的证件，一律不准借出档案室。若有特殊情况，则应经公司领导批准后，方可借 阅。 7档案库房管理 7.1 库房内严禁存放易燃易爆品及食物，严禁吸烟，做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、 防磁、防污染工作。库房内消防器材要定期检查，经常保持完好。 7.2 保持库房清洁卫生和通风良好。 7.3 非本室工作人员严禁进入库房和私人会客，工作人员下班前要检查门窗是否关好及电 精品文档 . 源是否切断等。 7.4 工作人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对，及时入库。 7.5 工作人员工作变动时，要由档案主管负责监督、交接双方认真清点核对，及时办理交

15、 接手续。 精品文档 . 档 案 归档 范 围 及 保管 期 限 表 序号文件材料归档范围文件产生 部门 文件主管 部门 归档 日期 保管 期限 备注 一、 固定资产档案 1.1 工程机械及工器具 1.1.1 工程机械及工器具台帐、调配单物资部物资部1 年移交一次长期 1.1.2 工程机械随机文件：设备图册和说明书、设备合 格证、装箱单和配件目录、设备安装规程等 物资部物资部即归长期 1.2 办公类固定资产（含车辆） 1.2.1 办公类固定资产（含车辆）管理台帐、调配单综合部综合部1 年移交一次长期 1.2.2 随机文件：说明书、发票（复印件）、保修卡、 登记证等 综合部综合部即归长期 二、

16、工程档案 2.1 工程前期文件 2.1.1 招标文件、招标文件评审、投标工作计划、投标 书、投标书评审 商务部商务部 一年移交 一次 长期 2.1.2 中标通知书、合同（正本）商务部商务部即归永久 扫描 后归 档 2.1.3 施工组织总设计 工程部工程部 工程竣工后一个 半月 长期 2.1.4 工程总开工报告项目部项目部 工程竣工后一个 半月 长期 2.2 施工过程文件 2.2.1 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要项目部项目部 工程竣工后一个 半月 长期 2.2.2 施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施 工技术及安全措施文件，施工工艺文件 项目部项目部 工程竣工后一个 半月 长期 2.2.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单项目部项目部 工程竣工后一个 半月 长期 2.2.4 建筑材料试验报告项目部项目部 工程竣工后一个 半月 长期 2.2.5 设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定 审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 项目部项目部 工程竣工后一个 半月 长期 2.2.6 施工定位（水准点、 导线点、 基准线