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1、让我们更高效地沟通JackyZhang整理2013.02.25常见的电子邮件格式L收件人Email扣址(To)a李泓泓一拘SAEmailtttt(ccJ)(GEEXEabet密送人Email托址(Bcc)诊主题英吴称呼、开头、正文、结甩句开沥礼貌结来语正文写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电活号码、传梁真等D附件苔名正确使用发送,抄送,密送要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)工.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要间题的,理应对邮件予以回复响应2,而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email3-而BCC是
2、移送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场台。4.TO,CC中的各收件人的排列应遭循一定的规则,比如按部门排列;挂职位等级从高到低或从佗到高都可以。适当的规财有助于提升你的形象!5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源6、转发邮件要窍出信息“在何转发消息之前,首兆贺保所有收件人需驰与消息、胎正之外,转发敏性或者机宪信息要心渡惜,不要抗内部消息转发给外部人员或者来经提权的报收人。“如概有需要还应对转发邮件的内容进行修改和坪理,以突出信恩,不要格RE了几十层的邮件发结他关于主题主题要提纲扬领,添加邮件主题是电子邮件和信笠的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出
3、整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。1.一定不要空白标题,这是最失礼的2.标题要简短,不宥冗长,不要让Notes用才能显示完你的标题3.如果对外,最好号上来自“公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一航的邮箱会自动生成,写了反而累赞4标题要能真反咏文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收“。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘴!“或是“收着!“5.一封信尺可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理6.司造当用使用大写字母欣特殉字符(如“等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别晕不妻疃僵飘圃震震之类的字眼55
4、题,不要RERE一大串.)主朋下万不史t珏销制孙和不逊广处主颜是绘别人的第一印象,一定复情之又值关于称呼与问候1.恰当地称吐收件者,拿挽尺度*邮件的开头要称呼收件人。这既昱得礼貌,也明确提醒棣收件人,此邮件是面向他的,要求其络出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL、*如果切方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理“;如果不清蒋职务,则应按通常的“先生“、“X4M8“称呼,但要把性别先摘清蒋“不熙恰的人不宥直接称呼英文名,对级别肉于自已的人也不宜称呼英文名,称呼全名也是不礼貌的,不要逸谁都用个“Dearoo(,显得很熟络。*关于恕式,称呼映第一行顶恕写2,Email汀头结属最好要有
5、问候语*最简单的开头冗一个“HI,中文的写个“你好“或者“您好“,开头问候语是称呼换行空两格写*结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您颂利“之类的也就可以了,若是葛长应使用“此致数礼“。注意,在非常正式的场司应完全使用信件标准恩式,“祝“和“东致“为累接上一行结尾或换行开头空两恪,而“顺利“和“敬礼“为再换行顶恕写英/礼多人不怪“,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妄,切方正文1氖人1.EmailIf文要简明技要,行文通顺*眙对方不认识你,第一件应当说明的尬是自已的身价,姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的意重,点名身传应当简洁技要,最8件以及对方有关,主要功能是
6、为了收件人能够广利地理解邮件来意、不可没头事,别人不知道你是谚招御8到摄厉睿,但地不z达多,有亚联系方式之类与正文无关的信息应坯名裁中。EmailIE文应简明招要的词清柏事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独冗个文件作为附件进行详纽辩述*正文行文应通顺,多用简单词和短史,准确清晰的表达,不要出现让人晦浸集傻的语句、最好不要让人家担涯动条才胡看完估的邮件,干万不变学唐僧注意Email的论述浩气忠件人与自己的焦络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恪当的语气进行论述,以免引起对丶不适“寺W58J方,请、谢浑乏的浑善经帝命)因此对别人意见的评论必须道慎而害观。“邮件门
7、就是正文2a3.EmailIE文多用1234之类的列表,以清晰明确.*如果事情复杂,最好1。2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4一次邮件交待完整信息“最好在一次邮件中把相关信息全部语清蒋,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充“或者“更正“之类的邮件,这会让人很反感5.尿可能邀免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查*这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。前,务必自己仔细阅逻一遍,格查行文是否通顺.,拼写是口有锦I文3氖
8、孕6.合理提示重要信息*不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息妻行提示-合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅7.合理利用图片,表格等形式来辅助阅述*对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很雄揩述清蒋、如果配合图表加以阚述,收件人一定会表扬你的体贴。8.不要动不动使用:之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻供*BusinessEmail不是你的情书,所以)之类的最好慎用。只用在标些你碧实需要强调出一定的轻忠气氛的场合,比如现在-;附件工如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够
9、概括附件的内容,方便收件人下载后管理3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是帝有多个附件时4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缉成一个文件5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用(公司Notes要小于9MB),应分割成几个小文件分别发送语言的选择和汀字编码47,8目工我们公司一航使用英文邮件*如果收件人不熟恬英文,应该使用中文。如果收件人中有外籍人士,应洞使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书.2.尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件*如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要考土的用中文回复3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,收件人没有外篡人土的话,建议使用中文*你很雕保证你的英文表达水平或收件人中标人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决4选择便于阅度的字号和字体“中文老实点用林体或新林体,英文就用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字窍证明最适合在线阅度的字号和字体的字体或料体,最好不用胥景信纸,特别对公务邮件.出内容而将字号设置过大,拉液动条是很麻炅的事情;也不要过小,赏神又伤
