重新界定企业高管对设施管理的看法

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1、重新界定企业高管对设施 管理的看法 国际设施管理协会（IFMA）白皮书 作者： Richard Kadzis 2015 年国际设施管理协会版权所有 合作伙伴 1 目录 2前言 3概要 5引言 设施管理的多个层面和形式 6第1部分 设施管理部门与企业高管之间相互关系的基本要素 8第2部分 改变与企业高管之间的对话： 创造价值 8新导向 9适应新工作方式的企业设施 9工作场所与品牌的融合 10以可度量的方式传达设施管理所能带来的效益 10如何使工作生活相互支持成为一种商业模式 12第3部分设施管理者如何改变企业高管对设施管理的看法？ 12卓越运营的基础使设施管理者创造更多的战略价值 13外包设施管

2、理业务， 充分利用服务供应商的专业能力， 提升设施管理的战略价值 13设施管理技术解决方案能使企业获得更高质量的数据并做出更为明智的战略决策 14掌握 “软技能” ， 增加与企业高管开展有效对话的机会 16案例分析： WPP 17结论： 迎接转变， 成为设施管理战略合作伙伴 （消除风险） 2 仲量联行：前言 控制成本、 提高工作效率和降低风险一直都是设施管理关注的重点。 确保设施得到有 序、 高效的运营和维护， 是优秀设施管理团队的核心能力。 与此同时， 设施管理工作不 断拓展其职责范围， 早已涉及到传统设施管理概念 “舒适区” 外的领域。 如今， 创新型 企业越来越多地通过提升工作环境服务水

3、平、 创新和科技进步等提升员工的工作环境 体验， 不断为设施管理职能带来新的价值点。 “企业物联” （enterprise of things） 的 融合， 使得更高质量的数据、 更准确的分析、 预测和决策成为可能。 然而， 如果企业设 施管理经理人不能够改变其工作方式、 交付方式以及价值传递的方式， 企业顶层高管 对设施管理职能部门的看法就将一直停留在把设施管理部门视为成本中心的局限中。 我们非常荣幸能向国际设施管理协会 （IFMA） 提供有关企业高管对设施管理看法的这 一重大讨论的支持， 共同探索设施管理经理人如何积极影响高管们对设施管理的认识， 以及怎样更好地建立优秀的战略伙伴关系。 设

4、施管理行业随着工作环境的发展与变革不断演变， 这要求设施管理从业人员具备 新的商业技能、 创新力和崭新的思维方式。 新的职业机会为推动设施管理行业的未来 发展及其与企业之间的关系带来了希望。 科技、 工作环境和设施管理服务之间的融合， 对企业产生的影响力将远远超过以往界定的、 传统的设施管理 “舒适区” 。 谨此！ Maureen Ehrenberg 仲量联行综合设施管理部美洲区董事总经理兼全球董事会主席 2 3 随着设施管理 （FM） 行业自身的演变， 以及对新的影响因素、 科技和挑战做出的应对， 企 业高管对设施管理职能的看法也在不断地发生变化。 这些变化的呈现方式各有不同， 最 终塑造了

5、企业高管对现阶段设施管理的看法， 并影响到设施管理职能能否成功将自身定 位为企业重要的战略合作伙伴。 设施管理部门与企业高管之间相互关系的基本要素 研究结果表明， 企业高管往往将设施管理部门视为一个支持性职能部门， 在战略方面的 价值并不够高。 同时， 企业高管经常从成本节省的角度来衡量设施管理的绩效。 因此， 许多设施管理经理人常常处于 “美其名曰的管理人” 的尴尬位置， 不仅无法获得企业高 管的重视， 且导致高管们长期不能看到设施管理与企业核心战略以及最终赢利性之间的 关联。 改变与企业C级高管之间的对话：价值的创造 一方面， 设施管理部门在企业战略地位的上升仍任重道远； 另一方面， 今天

6、企业所在商业 环境的重大转变， （有关员工体验， 设施管理成为品牌延伸物和评估绩效的全新指标和其 他趋势等的融合） ， 为设施管理者提供了改变企业高管对设施管理职能部门的看法、 与企 业领导人建立更具战略性的合作伙伴关系的绝佳环境。 以员工为本的工作环境的需求日益增多就是这样的发展趋势之一。 这种趋势使设施管理 经理人能够有效通过设施、 员工体验和工作效率之间的紧密联系来取得成效。 例如， 一套 新的、 能够改善空气质量的暖通空调系统可能会被视为一项基本的成本增加。 然而， 如果 该暖通空调系统能够减少员工的病假天数以及由此导致的工作效率的损失， 由此节省的 净开支以及提高的工作效率就应被视为

7、成本效益分析的一部分。 这种工作、 生活相互 支持的方法， 正是一个证明设施管理战略性作用强有力的商业案例。 越来越多的人将设施环境视为品牌延伸物， 这也为设施管理者提升设施管理的战略价值 创造了大量的机会。 随着各企业对企业不动产方面措施的不断优化通常利用数量更少、 但战略性定位更强的的设施环境企业开始重新强调设施环境为租户和访客带来的品牌 体验的重要性。 人们越来越强调设施是一个重要的品牌表现方式， 这让设施管理者成为 品牌管理人， 并因此使设施管理职能与企业核心战略之间建立更为密切的联系。 量化和沟通设施管理绩效的机会 （除了成本节省外还能产生的） 为设施管理者提供了 向企业高管证明其战

8、略价值的工具。 比如， 美国落基山研究所 （RMI） 的 深度改造估值 （DRV） 指南 就提供了一个从定性和定量双管齐下评估设施改造的方法。 该指南提供了 衡量九个 “价值要素” 的框架， 这些价值要素包括风险的稀释、 员工的参与度和企业不动 产衍生的收入等。 这些要素为设施管理在传统的节省成本外， 创造了新的附加价值元素。 该方法为设施管理经理人在向企业高管传达设施管理的战略价值方面提供了一套有效的 路线图， 该方法不仅仅可以衡量传统的设施管理绩效测评指标以外的要素， 这些要素也 正是企业高管的核心企业战略中不可或缺的组成部分。 概要 3 4 设施管理者如何改变高管对设施管理的看法？ 企业

9、环境发生的日新月异的变化为设施管理经理人发挥更为重 要的战略作用、 赢得企业高管的重视提供了大量机会。 要实现这 一目标， 设施管理者必须首先要确保设施管理的高效运营。 一旦 建立了强有力的卓越运营基础， 设施管理者即可利用各种工具来 采纳更具战略性的实施方法。 设施管理经理们想要为塑造更具战略意义的角色奠定良好的基 础， 就必须首先战术性地确保能够有效地履行其日常职责， 并有 能力持续性地向企业高管展示和传达他们绩效的完成。 想要建 立卓越的运营基础， 设施管理者必须尽力改善和简化工作流程， 与企业高管以及设施环境使用者建立牢固、 互信的人际关系， 并深入了解企业的战略目标和市场地位以及整个

10、行业的细微差 异。 加强在这些核心设施管理领域的能力， 可以为设施管理部门 与整个企业的发展目标更好地保持一致奠定基础。 外包设施管理职能帮助甲方设施管理经理人有效利用专业设施 管理服务供应商的核心能力和专业知识达到职能目的， 这也是 提升设施管理者战略作用的一个好机会。 这种向更具战略性意 义外包合作伙伴关系的转变 （仲量联行称之为 “外包4.0” ） ， 反 过来可以让设施管理者有机会提升设施管理职能部门成为企业 运营战略的一个关键参与方， 并最终使设施管理能力与企业核 心战略保持一致。 设施管理者还可利用新兴技术解决方案来捕获实时数据， 并通 过稳健的分析向企业高管展示设施管理职能部门的

11、价值。 在这 个日益由数据驱动的商业环境下， 企业领导者希望获取更高质量 的数据， 做出更加明智的决策。 设施管理者通过直接满足这一需 求可以最大限度提高设施管理职能部门的战略价值。 例如， 思科 采用 “智能” 楼宇数据， 优化楼宇设施的性能， “创建使得所有 在楼宇内部工作的人们都能获益的环境” ， 并最终向企业高管证 明设施管理的战略性作用。 最后， 掌握必要的软技能包括沟通、 合作、 关系管理和创新 技能等对于那些寻求改善与企业高管之间战略关系的设施管 理者具有至关重要的作用。 对于设施管理者来说， 提升其沟通 技能， 促进与企业领导者之间有效、 高效的沟通， 这一点尤其重 要。 正如

12、Kathy Roper教授所说： “设施管理要求广泛平衡各种 活动， 这使设施管理成为最不停地应对变化但同时最有价值的 活动之一。 ” 拥抱转变，成为设施管理战略合作伙伴 （消除风险） 目前的商业环境非常有利于设施管理者提升自己的战略性能， 扭转上层对设施管理的偏见， 摆脱往日设施管理经理人们仅是 指令接受者的形象。 企业领导人需要那些能促进其企业的生产 效率和赢利能力、 并能满足其各项战术性目标的设施管理战略 合作伙伴。 那些既能保证运营的精益求精， 又能创造战略价值 的设施管理者将在企业规划和执行团队中扮演不可或缺的角 色。 相反， 那些既不能承担这一全新战略角色， 也无法培养所需 新技能

13、的设施管理者就很可能在企业高管面前失去话语权， 面 临不受重视、 被淘汰的风险 （也基本上无法影响企业高管对设 施管理这一职能部门的看法） 。 懂得抓住机遇的人才能与C级高 层领导建立有成效的沟通， 才能改变经营者对设施管理职能的 潜能与价值的认识。 马上行动吧！ 关于国际设施管理协会（ IFMA） 国际设施管理协会 （IFMA） 成立于1980年， 会员人数超过2.4 万， 遍布全球105个国家。 协会会员分布在世界各地135个分会和17个行业分会， 管理的 物业资产总面积超过370亿平方英尺， 年采购的产品和服务逾 10000亿美元。 5 引言 设施管理的多个层面和形式 设施管理行业自身不

14、断发展， 以及针对新的影响因素、 技术和挑战做出调 整， 企业高管对设施管理的看法也在持续发生变化。 这些转变方式表现 各异， 最终影响企业高管对设施管理的看法， 并影响到设施管理行业能否 成功地将自身定位为企业重要的战略合作伙伴。 正如帮助我们开展调查 研究的专家所强调的， 企业高管对设施管理价值的看法最大的决定因素， 可能与设施或地点对企业成功与否所产生的影响有关。 因此， 我们有必要 了解这些决定因素及其在企业高管对当今设施管理职能部门所持看法上 的影响。 经济增长: 众所周知， 企业设施的重要 程度随着宏观经济的增长萎缩而增减 起伏。 例如， 随着北美、 拉美和亚洲地 区区域经济的不断

15、崛起， 各大企业纷纷 增加其在不动产设施上的投资。 与最终产品/服务间的相互作用: 当企业 设施能够推动或支持企业的最终产品 或服务时， 它们的重要性则会进一步 提升。 例如， 当企业设施环境成为企业 产品发布、 市场进入或并购后整合活动 中不可或缺的组成部分时， 设施管理 就会是一个更具战略性的职能部门， 企 业设施管理部门本身也会有更高的价 值定位。 品牌管理: 现在， 人们也将建筑环境视 为企业品牌和信誉的延伸。 因此， 旨在 满足企业招聘、 市场营销、 客户关系、 社区事务等其他对外需求的企业设施 环境就无疑发挥着重要作用。 同时， 设 施管理还有助于塑造员工对企业品牌 和文化的体验。

16、 资产的已使用年限: 影响企业高管对设 施管理看法的另一个变量， 是建筑的生 命周期和资产的已使用年限。 建筑的已 使用年限越长、 越老旧， 其被认定的价 值就越小这将直接影响到企业高管 对设施管理团队价值的看法。 当然， 也 存在一些特殊的例外情况， 如被列为 历史遗产的物业以及那些被认为对企 业的历史、 文化和品牌价值具有重要贡 献的物业， 这些物业已使用的年限越长， 其价值就越大。 风险降低: 企业高管希望设施管理部门 能够优化建筑的性能， 降低风险是这一 要求中的一部分。 因此， 设施管理部门 积极控制风险的能力， 也会影响高级管 理层对设施重要性的认识。 其中一个例 子就是， 当企业运营受到威胁或被中断 时， 设施管理部门通过人员和建筑系统 有效发起应急准备、 管理危机和恢复运 营， 为保持企业运营的连续性提供助力。 成本控制: 企业高管希望设施管理部门 在降低风险的同时， 能控制企业设施的 成本， 对设施费用 （包括常规维护费用） 进行准确和详细的规划。 设施管理经理 人需要制定明确的设施预算和固定资产 使用计划， 并确保按照这些计划有