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1、合同管理制度1. 总则1.1 为规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制订本制度。1.2 本制度所称合同是指公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技术合同。1.3 本办法适用于公司及所属部门、分公司、项目部。1.4 合同管理实行分级管理原则和归口管理原则，并实行承办人制度、审核会签制度和重大合同专题会审制度。2. 签订合同的法律依据主要有：中华人民共和国合同法、最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释 、中华人民共和国产品质量法等。3. 合同管理部门及职责3.1 公司的设备、物资、材料合同归口管理部门为采购部
2、门，买卖合同的归口管理部门为销售经办部门。 各承办部兼职合同管理；公司所属职能部门负责本部门分工范围内的合同管理工作。总经办对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。3.2 合同管理工作的主要内容包括：（ 1）建立健全公司合同管理制度；（ 2）保管公司的法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书；（ 3）监督公司的合同依法、依程序签订；（ 4）建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；（ 5）监督检查合同的履行；（ 6）其他合同管理工作。3.3 各承办部门应对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办部门为主进行解决。4. 合同
3、审查与签订4.1 合同审查开始前，先由合同承办部门会同法务起草合同文件，合同文件有标准文本的应优先采用标准合同文本，如无合同标准文本，则可结合实际情况起草或与合同对方共同起草合同文本，语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。4.2 在合同签订前，承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：（ 1）主体资格合法：具有经年检合格的营业执照，其核载的内容与实际相符；（ 2）欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的， 应具备相应的许可、等级、资质证书；（ 3）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；（
4、 4）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；（ 5）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 合同承办人应根据审查结果在请示单上注明自己的审查意见。合同对方当事人履约能力或资信状况有问题的， 不应与其签订合同； 必须签订合同时， 应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式提出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体， 并应对担保人适用前款规定进行审查。 上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注 “与原件核对无误”字样，
5、并由核对人签字。4.4 凡公司所属职能部门认为重要的或标的额较大的合同谈判， 应有公司法务和技术等专业人员参加。4.5 合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家、行业或公司有标准或示范文本的， 应当适用。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电传、图表计划单、调拨单、任务单、预算单、订单等是合同的组成部分。4.6 合同的审批权限应严格遵守公司财务及其运营交易审批授权权限的规定。4.6 合同应当包括以下内容：（ 1）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式、代理人的授权委托书；（ 2）签约的目的和依据；（ 3）标的；（ 4）数量和质量，包括检
6、测标准和方式；（ 5）价款或酬金，包括支付方式；（ 6）履行的地点、期限和方式；（ 7）争议解决方式；（ 8）违约责任；（ 9）变更或解除条件；（ 10）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；（ 11）正副本份数、存放地点；（ 12）生效的时间和条件；（ 13）约定的联系方式；（ 14）附件名称；（ 15）签约的地点、日期；（ 16）签约各方开户银行及账号；（ 17）签约各方公章或合同专用章；（ 18）法定代表人或代理人签章。涉外合同的内容按照有关法律规定确立。4.7 法定代表人授权委托代理人签订合同时，一事一授权并须事先签署授权委托书，授权委托书必须明确委托许可
7、权限和期限，禁止使用“全权代理”“全权委托”一类的文字。4.8 合同签订之前， 承办部门应将合同草案及与合同有关的证明材料提请各部门负责人签署意见后，报总经办法务审核。总经办法务在审核合同草案时，可根据需要，要求有关业务部门、 财务部门， 品质部门出具审核意见，或要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。4.9 采购部门、营销部门对合同审核的职责包括：1） 负责收集信息与客户沟通合作意项、制作销售报价、 负责起草合同前期说明性文件（比价说明、情况说明）。2） 负责发起审批流程。3） 负责合同文件的制作及签署。4） 负责在合同签署后及时备案。4.10 工程部、品质部门、财务部的职责1） 工程部：
8、负责审核合同内约定的技术标准及图纸是否满足工程管理的需要，对技术要求进行确认； 负责审核合同交货期限及进度计划是否满足工程管理的需要。 负责审核合同内供应商商应配合的技术服务工作是否满足工程管理的需要。 其他技术性事项应由工程部审核的内容。2) 品质部： 根据合同的约定负责审核产品是否能满足用户的品质、证书、资料、检验、试验的要求；以及根据检验、检测的结果取得的证书、资料是否符合要求。 审查质量保证及质量管理体系是否满足要求。 负责审核出厂前按合同要求对产品品质、数量、资料进行全面查验并进行确认。3) 财务部： 负责重点审核价款、酬金及保险条款是否合法、合理、完备； 负责重点审核价款结算支付方
9、式、税务要求是否合理可行，收款方式 ( 时间， 比例) 是否符合价格政策和信用政策。国内发票种类的选择及相关税金支付的约定；产品质保中可能形成的负债合同中有关的验收条款导致的与权利义务、风险和报酬的转嫁对财务确认收入的影响当客户逾期未付货款超过货款总额30%以上的需向业务部门及其他部门发出风险预警，由公司法务向客户发送相关法律函件。4.11 法务对合同的审核内容包括：1） 合法性： 主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力； 内容合法， 签约各方意思表示真实、有效， 无悖法律、 法规， 无显失公平內容； 形式合法； 签约程序合法。2） 严密性： 条款齐备、完整； 文字清楚准确； 设定的权
10、利和义务具体、确切； 相应手续完备； 相关附件完备； 附加条件适当、合法。 涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施； 无损本公司商誉、商业秘密及其他利益审查合同价款、结算方式等是否明确且符合公司要求和规定。审查违约责任、质量索赔条款。（ 3）可行性： 资信可靠，有履约能力； 担保方式切实、可靠。（ 4）合同形式审核： 承办人无误； 符合规定程序； 各审核部门审核意见齐备； 合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。（ 5）总经办法务认为需审核的其他内容。4.12 公司实行重大合同专题会审制度：凡合同标的在人民币伍百万元以上的合同，承办人应提请总经办牵头召开合同评审专题会议，各审核部门参加，在专
11、题会议上各审核部门充分深入地阐述各自对该合同的审核意见。4.13 总经办法务根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。4.14 承办人向总经办法务提交合同草案时，根据合同性质应预留合理时间供其审核。总经办法务要求有关业务部门、财务部门、品质部门、技术部门在限定时限内出具审核意见的，或要求承办人在限定时限内提供与合同有关的补充证明材料的，各审核部门和承办人应按时完成。如遇特殊情况需延长审核时间时，总经办法务应向承办人申明理由并征得总经理同意，且审核时间最长不得超过 3 个完整工作日。4.15 各部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、风险点时，应在审核意见中予以明确并提出修改意
12、见。总经办法务认为需要退改时，应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。4.16 法务结束审核后，负责将各部门审核意见汇总修改成合同修订稿，并将合同修订稿退还承办人，由承办人将合同修订稿送合同对方当事人。对方当事人对合同修订稿认可后，承办人将用印审批单和对方当事人认可确认的合同经所属部门领导、法务签字确认后，再转呈公司总经理签字。4.17 总经理批准签约后，承办人持用印审批单和合同原件及相关至印章管理处加盖盖公司合同专用章，并加盖骑缝章。盖章应遵守公司印章管理制度的规定。4.19 对外签订的经营性合同（订单除外）、协议一般一式五份，对方二份，其余业务部一份、印章
13、管理人员一份、财务部一份。如客户主要以传真、电子邮件的形式与公司开展业务活动的按本条4.20 、4.21 、4.22 的规定执行。4.20 客户以传真、电子邮件方式发送的合同书、协议、授权委托书、订单、对账单及其他商务文件， 业务人员必须要求客户将其加盖公章或业务章并签名；如客户以传真、 电子邮件发送的合同、协议、授权委托书、订单、对账单（对账单应加盖公司财务章）等其他商务文件未有签字盖章的，业务人员必须要求客户补充商务函件做出说明。4.21 客户以电子邮件方式对外发送相关合同文书等商务文件所使用的邮箱，如客户邮箱不是以客户公司网站域名作为电子邮箱后缀的，相关商务合同文书上需要标注客户方对外开
14、展经营活动中经常使用的邮箱，以及使用人的姓名，联系方式等。4.22 业务人员与客户以电子邮件开展的各种业务活动，必须使用公司网络域名作为邮箱后缀的邮箱， 未经批准不得使用其他邮箱与客户开展业务活动。客户直接以电子邮件方式发送的各种商务文件，未经公司批准不得篡改、删除。公司业务人员如有离职情况， 在客户未结清所欠公司货款前（由该业务人员负责期间的产生的债务），网络部门不得将该业务人员的电子邮箱注销。5 紧急、特殊原因合同的评审5.1 因情况紧急或原因特殊，并得到总经理特别指示后，审核流程步骤可以进行特殊处理外，其他合同的管理必须严格按照规定执行。5.2 特殊办理的合同正稿在送达印章管理处要求盖章时，主办部门必须出具总经理特批的相关书面指示文件。5.3 紧急、特殊合同评审与遵照各自相应合同审查流程进行。5. 合同过程管理5.1 建立合同实施保证体系5.1.1 合同管理的主要责任部门为各承办部门，相应的部门和公司财务部、技术管理部门为管理配合部门。5.1.2 各承办部门和协助部门有关人员对合同管理都负有职责。5.1.3 建立方便有效的文档系统（合同台账） ，保证合同的跟踪
