《OA系统培训》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OA系统培训（46页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、OA系统培训OA系统培训 http:/www.easy- 0、目录、目录 系统概述系统概述1 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 功能介绍功能介绍2 一、系统概述软件的提出 Office Automation，办公自动化 组织管理挑战组织管理挑战 如何实现电子化审批? 如何将分散的文件柜员工电脑中的信息整合起来? 如何解决跨部门沟通与协作的繁琐和低效? 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 如何解决跨部门沟通与协作的繁琐和低效? 如何打破信息孤岛? 如何快速复制员工的能力,构建学习型组织? 内部通 信平台 信息发 布平台 内部通 信平台 信息发 布平台 一、系
2、统概述一、系统概述-系统作用系统作用 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 行政事 务处理 文档管理 规范化 工作流程 自动化 行政事 务处理 文档管理 规范化 工作流程 自动化 经纬文档管理系 统 经纬文档管理系 统 一、系统概述一、系统概述-设计原则设计原则 B B C CA A 实用性 易用性 先进性 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 满足用户需要满足用户需要 超越用户想象超越用户想象 满足用户需要满足用户需要 超越用户想象超越用户想象 E E C C DD A A 实用性先进性 安全性稳定性 协同办公平台协同办公平台 公文流审批文档与行政办公工具与系
3、统管理个人办公桌管理体系文件管理 在线信息 新闻管理 在线起草文件上传 申请交件 新建申请 申请查询文件分类 文件访问身份证查询 万年历 二、功能介绍二、功能介绍-主体功能结构主体功能结构 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 协同管理平台协同管理平台 通知管理 工作计划 工作日记 在线词典 通讯薄便签条 收藏夹我的桌面 修改密码 打印预览 申请打印上交文件 申请作废我的上传 待我审批已办审批 分类阅读文件报表 发布文件打印发放 回收文件作废文件 待我审批 已办审批 综合查询 电子印章 公文模板 单据类别 审批动作 文件归档 操作权限 审批状态 会议申请 会议查看 会议文件 我
4、的会议 车辆申请 车辆查询 车辆信息 批复申请 司机信息 车辆分类 公告列表 添加公告 紧急电话 颜色对照表 度量衡表功能画板 用户管理 用户权限 组织架构 岗位信息 职员管理 菜单调整 功能管理 设置系统 （-）体系文件管理（-）体系文件管理 起草部门起草部门起草部门起草部门 管理部门管理部门管理部门管理部门阅读用户阅读用户阅读用户阅读用户 在线起草 上传文件 审批文件 申请打印 申请作废 发布文件 打印发放 作废文件 回收文件 品质手册 环境文件 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 申请作废 上交文件 提醒消息 我的上传 旧版列表 设置提醒 其他资料设置 指导文件 文件报
5、表 ISO文件是属于文件管理中关键的一部分，主要属于监查以外的部门对文件的操作，使用权限相对比较广泛。主要包括文件 在线起草，上传（新建上传，已有上传），上传列表（我的上传），文件审批，提醒信息等。 在线起草，是用户直接在系统中编辑起草文件，在线起草使用了文档控件，文档控件可以加载OFFICE的所有类型文档，但在 ISO文件中均使用WORD文档，如果一份文件含多个文件，则辅文件以附件方式上传，所有文件均保存有两个副本，一份保存 在服务器硬盘的文件夹内，一份保存在数据库中。而系统所读取的文档均来自数据库中的数据。这样有利于保证数据的完整性。 具体界面与操作路径如图所示。 在线起草 填写相关信息，
6、 其中相关部门 表示文件的会 签部门（相对 于发行部门） 保存后的文件可 修改删除，发送 后的文件不可修 改和删除 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 于发行部门） 新建上传，是指用户已经编辑好的文件上传至服务器，注意区分已有上传,新建上传是指当前编号的文件第一次上传至系统， 所以文件的信息均需要用户自己填写。如果一份文件含多个文件，则可以以附件方式上传其他文件，所有文件均保存有两个副 本，一份保存在服务器硬盘的文件夹内，一份保存在数据库中。而系统所读取的文档均来自数据库中的数据。这样有利于保证 数据的完整性。 具体界面与操作路径如图所示。 新建上传 保存后的文件可 修改删除
7、，发送 后的文件不可修 改和删除 填写相关信息， 其中相关部门 表示文件的会 签部门（相对 于发行部门） 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 于发行部门） 已有上传 已有上传，是指在系统中已经存在当前编号的文件，用户再次更新当前文件的上传操作。注意区分新建上传。已有上传时防 止用户填写了错误的文件信息，导致系统不能自动作废旧版文件。已经编辑好的文件上传至服务器，如果一份文件含多个文件， 则可以以附件方式上传其他文件，所有文件均保存有两个副本，一份保存在服务器硬盘的文件夹内，一份保存在数据库中。而 系统所读取的文档均来自数据库中的数据。这样有利于保证数据的完整性。 具体界面与操
8、作路径如图所示。 点击此处选择 旧版本文件 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 申请打印 申请打印，申请打印的文件范围是发行文件和相关文件，不可申请除以上两类以外的其他文件。申请打印与发放文件相对应， 即填写完申请打印内容后就形成了一个简单的审批打印流程。申请打印模块可以针对申请内容执行增删查改等操作。 具体界面与操作路径如图所示。 点击此处填写 申请打印信息 点击此处填写 申请打印信息 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 上交文件 待上交的文件主要有以下两种类型，第一类是旧版文件，即当同编号的文件有新版发放，且旧版文件有发放记录时，需要上 交该编号的旧版文
9、件、第二类是作废文件，即当某编号文件已经作废，且该编号当前作废版本有发放时，需要上交该类文件。 具体界面与操作路径如图所示。 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 点击确认上交按 钮可上交旧版或 作废文件 点击确认上交按 钮可上交旧版或 作废文件 申请作废 申请作废，申请作废的文件范围是发行文件，不可申请作废非本部门发行的文件。申请作废和作废文件相对应，即填写完申请作 废内容后就形成了一个简单的审批作废流程。申请作废模块可以针对申请内容执行增删查改等操作。 具体界面与操作路径如图所示。 点击申请打印可 以填写申请打印 信息 点击申请打印可 以填写申请打印 信息 经纬软件有限公司
10、 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 未确定打印的 文件可修改或 删除申请信息 文控消息 文控消息是提醒方式之一，是弹窗提醒信息的内容列表。具体弹窗提醒的内容依据“ISO文件管理-提醒设置”。 具体界面与操作路径如图所示。 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 根据此处可设置 不同步骤需要提 醒的人员 根据此处可设置 不同步骤需要提 醒的人员 弹出的 消息框 我的上传 我的上传是我已经上传或在系统中起草的文件列表，其中的我代表当前登录帐号的用户。这样有利于追溯上传记录，另外针对 未开始审批（发布）的文件还可以修改删除，已经发布的文件不能删除上传记录。 具体界面与操作路径如图所示
11、。 选择条件后 可查询记录 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 未发送的文件 可修改或删除 待我审批是指当文件上传或起草时，审批路径中含有当前登录帐号的审批动作，在审批路程中当前审批为登录帐号审批的文件列 表。 点击文件名后可以审批文件 具体界面与操作路径如图所示。 待我审批 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 出现记录后点击文 件名，即可审批或 会签文件 出现记录后点击文 件名，即可审批或 会签文件 文件阅读 文件阅读菜单基本上根据文件类型和会签组自动生成。当文件类型和会签组改变时，该菜单的各选项也会变化。针对会签组自动分 出发行文件和相关文件，方便审查时
12、文件查找。另外该菜单还列出了所有文件，主要是方便企业领导的阅读查看。 文件列表主要是按分类列出了相应的已经发布的文件，未发布的文件不再当前列表中。 具体界面如图所示。 选择条件后可查 询发布的文件 选择条件后可查 询发布的文件 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 发布后的文件只有 后台设置了特殊权 限的用户才可删除 发布后的文件只有 后台设置了特殊权 限的用户才可删除 ISO文件管理主要是品保部门的操作，本部分内容对于一般的文件阅读和上传者不可使用，按功能主要分为两部分，第一部分是功 能性管理，主要包含以下功能：文件发布，文件发放，文件回收，文件作废。另外一部分是基础数据的设
13、置，主要包含会签组设定， 文件类型，文件编号等信息。 文件发布相当于文件的受控过程，是所有文件（有审批流程和没有审批流程的文件）在正式阅读前的最后一道审核程序，审核不 合格的文件可以退回。 如图所示。 文件发布 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 点击此处可发布 文件或退回文件 点击此处可发布 文件或退回文件 文件发放含待发放和已发放记录列表，与申请打印相对应，当用户申请打印，即形成申请与发放的简单审批流程。即对申请打 印的记录做出的回应处理。同时在发放文件时会同时检测是否有当前发放文件同编号的旧版文件发放，当有旧版文件时即提醒 文件回收。另外当新版文件发放后，在阅读的文件列
14、表中旧版文件自动隐藏，取于代之的是新版文件。 如图所示。 文件发放 点击此处确认发 放表示文件已发 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 放表示文件已发 放 文件回收 文件回收含有待回收和已回收记录，待回收的文件主要含两类文件，第一类是旧版文件，即当同编号的文件新版本发放后，如果该 编号的文件有旧版发放时则旧版文件待回收。第二类文件是作废文件，即申请作废的文件作废后，如果该作废文件有发放记录，则该 作废文件待回收。 如图所示。 点击此处确认回收点击此处确认回收 代表文件已回收代表文件已回收 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 代表文件已回收代表文件已回收， 此
15、处只表示完成回 收登记 ， 此处只表示完成回 收登记 点击催缴可向待 上交文件的部门 发送催缴通知 点击催缴可向待 上交文件的部门 发送催缴通知 作废文件 文件作废含有待作废和已作废的记录，作废文件与申请作废相对应，当用户申请作废后，即形成了申请-作废的简单流程.作废 后的文件不可阅读。 如图所示。 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 点击确认作废按钮 可作废文件，作废 后的文件将无法再 阅览 旧版列表 旧版文件是指回收后的文件,与已回收相对应。就当文件新版发放时，旧版文件便不可阅读。如图所示。 此处为旧版 文件或作废 此处为旧版 文件或作废 文件文件为管为管 经纬软件有限公
16、司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 文件文件，为管为管 理部门查看理部门查看 提醒设置 提醒设置主要是设置不同操作的提醒对象,主要有文件上传时，文件发布时，申请打印时，文件发放时，申请作废时，作废文件时， 上交文件以及回收文件等操作的提醒用户设置。 当指定操作发生后，将会发送邮件或弹出提示窗口提示用户阅读或审批等。 如图所示。 可以设置 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 可以设置 在ISO文 件各个环 节的提醒 用户 设置签名组 设置签名组可以按用户组设置或按岗位设置。签名组中的用户与文件发行部门一一对应，即签名组中用户所在部门便是发行部门。 如图所示。 从此处可以看到已经 设置的会签组，系统 自动根据会签组生成 发行部门的文件查看 从此处可以看到已经 设置的会签组，系统 自动根据会签组生成 发行部门的文件查看 经纬软件有限公司 版权所有经纬软件有限公司 版权所有 文件类型 文件类型是对文件的分类管理，一般监查文件（ISO
