采购管理 材料设备采购管理办法(修改版本)

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1、采购管理 材料设备采购管理办法(修改 版本) 采购管理 材料设备采购管理办法(修改 版本) 深圳市康发公司材料设备采购管理办法 1目的1目的 通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证 采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。 2. 适用范围2. 适用范围 公司确定自行采购的材料设备。 凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行招标管理办法 来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。 3相关文件3相关文件 招标管理办法 （详细见合同预算部招标管理办法） 经济合同管理办法 财务管理制度 公司有关制度 4执行原则4执行原则 41“检控并重，以控为

2、主” ，控制的关键是选择合格的供应商； 42 必须体现公司统一的付款和质量原则； 43 体现运作效率与权力制衡。 5. 职责5. 职责 5.1 材料部5.1 材料部 5.1.1 负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。 5.1.2 收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。 5.1.3 负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。 5.1.4 制定项目总体的材料设备采购计划。 5.1.5 负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。 5.1.6 负责材料设备采购合同的谈判和拟订。 5.1.7 负责材料设备采购合同的报审和修改。 5.1.8 负责组织材料设备的进场，组织进场检验。

3、5.1.9 负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。 5.1.10 参与协调施工过程中与供应商的关系。 5.1.11 负责跟踪记录材料设备的使用情况。 5.1.12 负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。 5.1.13 参与采购设备的竣工报验。 5.1.14 负责协调和管理材料设备的保修服务工作。 5.1.15 负责对供应商进行考核评价。 5.2 公司质检部（工程技术部）5.2 公司质检部（工程技术部） 5.2.1 参与制订项目总体采购计划。 5.2.2 负责提出材料设备需用计划。 5.2.3 参与制作相关的采购准备文件。 5.2.4 参与进场材料设备的检验和试验。 5.2.5 负责监督

4、材料设备的保管、标识及进入库管理工作。 5.2.6 负责组织和协调设备安装施工。 5.2.7 负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。 5.2.8 负责组织设备的竣工报验。 5.3 公司成本控制部（预算部）5.3 公司成本控制部（预算部） 5.3.1 参与制订项目的材料设备采购总体计划。 5.3.2 负责提出材料设备采购的计划成本。 5.3.3 收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。 5.3.4 负责审查材料设备采购合同。 5.3.5 负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。 5.4 财务部5.4 财务部 5.4.1 参与对供应商的银行信用及财务状况调查。 5.4.

5、2 参与制订合同的付款条款。 5.4.3 汇总制订材料设备资金需用计划。 5.4.4 负责对供应商进行材料设备价款支付。 5.5 副总5.5 副总 5.5.1 监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。 5.5.2 负责选择材料设备供应商。 5.5.3 负责审核材料设备采购合同。 5.5.4 负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。 5.5.5 负责审核供应商考核结果。 5.5.6 负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。 6工作程序6工作程序 6.1 材料设备采购计划6.1 材料设备采购计划 6.1.1 根据材料设备对工程质量和成本的影响程度，将项目物资分成 A、B、C

6、三 类。量大且对工程质量和成本影响大的物资为 A 类；量小但对工程质量影响大 或量大但对工程质量影响一般的物资为 B 类；一般物资为 C 类（公司五金店供 应） 。公司应重点控制 A 类材料设备，具体参见材料设备分类表 （附件 2） 。 6.1.2公司根据材料设备重要性分类， 由材料采购部与工程技术部会商列明清单， 明确该项目由公司自行采购的材料设备，上报主管副总和总经理审批后，作为 项目的采购范围。 6.1.3 材料设备部负责组织相关部门制订项目的材料设备总体采购计划 （附 件 10） ，报总经理审批。 6.1.4工程技术部根据工程进度和现场施工需要， 预先提出 材料设备需用计划 ， 报送到

7、主管副总及总经理通过后，由材料采购部正式启动采购程序。 6.2 选择合格的供应商6.2 选择合格的供应商 6.2.1 收集产品和供应商的资料和信息6.2.1 收集产品和供应商的资料和信息 6.2.1.1 材料采购部负责收集各类材料设备的市场信息， 要针对计划采购的材料 设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于 3 家供应商以上的产品信 息。 6.2.1.2 材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资 料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。 6.2.1.3 材料设备部负责了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析 报告。 6.2.1.4 材料设备部负责了

8、解政府对材料设备使用的政策、法规。 6.2.2 制作采购准备文件6.2.2 制作采购准备文件 6.2.1.2 由材料采购部组织制作材料设备采购清单 ，明确采购的详细需求作 为采购实施的依据，其内容应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、 品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。 6.2.1.4 计划预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。 6.2.1.5 工程技术部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型 号、参数等，并负责与监理公司沟通，确认采购的相关需求。 6.2.1.3 采购准备文件还包括依据性的采购文件：由材料设备部负责归档管理相

9、关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。 6.2.3 供应商资格预审6.2.3 供应商资格预审 6.2.3.1 材料设备要求供应商递交各类证明文件包括：企业介绍、企业的资质证 明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等） 、产品的质量证明资料（合格证、 准用证或备案目录、监测报告等） 、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检 证明等） 、获奖证书等，并对其资格进行评审。 6.2.3.2 材料设备部填写供应商资格评审表 （附件 3） ，上报主管副总审批后 确定入围的供应商，入围的供应商不得少于 2 家。 6.2.4 供应商评价6.2.4 供应商评价 6.2.4.1 针对不同的材

10、料设备特点采取不同的评价方式。 a. 对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价依据。 b. 对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依 据。 6.2.4.2 样品检测和评价 a. 材料设备部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告； b. 材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到的经过认证的专业检 测机构检测。 c. 材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。 d. 必须请监理公司和工程部参与对样品的确认，并进行封样。 6.2.4.3 对厂家或其承包的项目考察 a. 材料设备部组织工程部、计划预算部及其他专业人员对厂家或

11、其承包项目进 行考察，必要时应邀请监理工程师参与。 b. 如样品检测合格后，认为有必要对其生产能力和质量保证能力进行进一步的 了解，也可以组织考察。 c. 材料设备部提交考察报告，报告的内容应包括：企业规模、生产能力和装备、 领导质量意识、员工素质、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、 顾客满意度反馈等。 6.2.5 报价和审价6.2.5 报价和审价 a. 当供应商样品符合要求或考察合格后，则可通知各供应商报价； b. 材料设备部负责具体的谈判，谈判价格必须经过计划预算部审核。 6.2.6 选定供应商6.2.6 选定供应商 a. 材料采购部负责向主管副总提交材料设备检测报告或考察报告。

12、b. 计划预算部向主管副总提交供应商报价审核表 （附件 4） 。 c. 采购金额在 万元以下的，由主管副总选定供应商；采购金额在 万 元以上的，由主管副总提出选择建议，上报总经理审批确定。 d. 材料设备负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有 关合同事宜。 6.3 合同谈判与签订6.3 合同谈判与签订 具体的执行程序和规定见合同管理办法 。 6.4 材料设备进场检验6.4 材料设备进场检验 6.4.1 编制进货检验计划6.4.1 编制进货检验计划 6.4.1.1材料设备部的工程师在统一组织下， 对材料设备进场检验进行全面策划， 编制材料设备进场检验计划 （附件 9） ，明确

13、检验地点、检验的方式、检验记 录方式、抽样方式和比例、检验量具和仪器、检验记录表格等，为材料设备进 场检验作好准备工作。 6.4.1.2 将材料设备的进场时间及安排，至少提前 5 天通知工程技术部，要求总 包和监理单位作好相应的准备。 6.4.2 检验地点6.4.2 检验地点 6.4.2.1进场检验一般在施工现场进行。 由于材料设备检验合格后都要入库保管， 应将进货检验地点设在相应的仓库内；对体积特别大的采购材料设备，也可以 送到施工现场的工作地，在工作地进行材料设备质量检验。 6.4.2.2 当加工复杂、现场安装要求特殊的材料设备，则可将由材料设备部派出 专业工程师驻在供应商生产现场进行过程

14、检验和出厂检验。 6.4.2.3 要进行报关商检的进口材料设备， 材料设备部的专业工程师应到海关进 行检验。 6.4.3 检验方式6.4.3 检验方式 6.4.3.1 由材料采购部组织工程技术部、总包和监理单位、供应商几家联合验收 验证，填写相关的表格和签字确认，填写材料设备检验认定记录 （附件 5） ， 只有各家单位通过没有异议并签字认可，才能算通过了检验程序。 6.4.3.2 对重要的材料设备要现场录像或照相，作为将来备查的依据。 6.4.4 检验和试验的标准和范围6.4.4 检验和试验的标准和范围 检验和试验的内容、方法和质量标准，执行建筑安装工程质量检验评定 标准及国家有关建筑施工规范

15、，物资试验的资料管理执行北京市建筑安装 工程资料管理规程的有关规定。 6.4.5 检验和试验的执行6.4.5 检验和试验的执行 6.4.5.1 在进货检验中， 材料采购部专业工程师应根据外购材料设备质量重要度 分级和供应商质量保证能力评级，可适当地调整检验材料设备的数量和检验材 料设备质量特性的重点。 6.4.5.2 物资检验首先要对材料设备质量证明文件进行检验， 确保证明符合合同 和国家有关规范的要求； 6.4.5.3 按照采购合同（或采购计划）对物资的名称、型号、规格、产地、材质、 数量进行核对。 6.4.5.4 对规定必须经过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，委托经 过认证的检测

16、中心进行检测和试验。 6.4.5.5 材料设备部负责收集、整理材质证明及相关证明资料。 6.4.6 不合格材料设备的处理6.4.6 不合格材料设备的处理 6.4.6.1 报废 当材料设备不合格特性严重，采购专业工程师则通知供应商报废。为防止 供应商将这类不合格品混入合格品以后再交货，材料设备部应扣留这类不合格 品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交供应商运回。 6.4.6.2 返工 a. 当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商 将材料设备运回进行检验筛选或返工，将筛选出的合格品或返工后的合格品 再送检。 b. 绝对不允许供应商对退回不合格材料设备， 不作任何处理， 就又送检 “闯关” 。 当遇到有这样做的供应商时，一旦查实，材料设备部应取消其供应商资格， 最低须给予“黄牌”警告和经济扣罚。 6.4.6.3 回用 材料设备的不合格特性不会给成品质量带来影响时，公司可以作让步处理。 回用有两种处理方法，一种是不降价回用；一种是降价回用。决定是否回用由 工程管理部出具意见，决定是否降价由预算合同部出具意见，最终报主管副总 审批通过后