《高效会议管理技巧》(张晓彤)

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1、讲师简介讲师简介 张晓彤著名人力资源管理专家、 培训 专家， 曾任诺基亚中国公司人 力资源经理、培训经理 北京时代光华教育发展有限 公司特聘高级培训师 北京21世纪光华管理培训中 心特聘讲师 北大光华管理学院 EMBA 班 特邀讲师 人力资源开发与管理职业经 理人、职业培训讲师 现任金蝶软件（中国）有限公 司北方区人力资源总监 曾任诺基亚中国投资有限公 司人力资源部经理、 诺基亚学 院非技术课课程经理 曾先后为北大方正集团、 宁波 方太厨具公司、 中国东方通信 公司、中国纺织进出口总公 司、 中国国际电子商务公司等 几十家企业做过咨询和内训 课程课程对象对象 谁需要学习本课程谁需要学习本课程

2、企业高层管理者 企业中层管理者 企业基层管理者 课程目标课程目标 通过学习本课程，您将实现以下转变通过学习本课程，您将实现以下转变 1. 了解会议的目的、种类和体系 2. 了解会议效率不高的原因及对策 3. 掌握有效为会议做准备的要领 4. 掌握会议中的沟通和反馈技巧 5. 掌握会议主持人的会议管理技巧 6. 学会提高会议效率和质量的技巧 课程提纲 通过本课程，您能学到什么？通过本课程，您能学到什么？ 第一讲第一讲当今会议面面观当今会议面面观 1 引言 2 会议的意义 3 会议的目的 4 会议的种类 5 会议的频率 6 会议成本的计算 第二讲第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因

3、及解决方案 1会议效率不高的原因 2如何进行预防性管理 3会议规范 第三讲第三讲开会前的准备工作开会前的准备工作 1引言 2如何判断会议是否举行 3会议准备的内容 4主持人如何做会议准备 第四讲第四讲成功会议的五种策略成功会议的五种策略 1. 引言 2. 如何做开场白 3. 如何分配发言时间 4. 如何掌握议事进度 5. 如何达成会议决策 第五讲第五讲会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧 1引言 2会议中的沟通技巧 3会议中的反馈技巧 第六讲第六讲 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧 1.倾听技巧 2.讲话技巧 3.情景模拟 第七讲第七讲如何对待会议中的意外情况如何对待会议中的意

4、外情况 1.蝉”型发言者的症状及应对办法 2.“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3.“驴”型发言者的症状及应对办法 4.“兔子”型发言者的症状及应对办法 5.“螃蟹”型发言者的症状及应对办法 6.情景模拟 第八讲第八讲主持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任 1.主持人的守则与责任 2.参会者的守则和责任 3.主持人和参会者怎样达成协议 第九讲第九讲会议记录会议记录 1记录者功能和胜任条件 2对会议记录的十大建议 3团队会议的误区 第十讲第十讲会后跟进会后跟进 1引言 2参会者如何进行会后跟进 3主持人如何进行会后跟进 4自我评定 5如何提高下次会议质量 课程意义课程意义 为什么要

5、学习本课程？（学习本课程的必要性）为什么要学习本课程？（学习本课程的必要性） 您是否每天包裹于无数会议之中，常常分身乏术？您的公司是否因为会议效率 低下还在错失良机？面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？高效会议管理 技巧一书秉承时代精神，带领您快速掌握会议管理技巧，这些技巧将是您开启高效 会议的金钥匙！把握时机，共同进步，相信您必然会收获累累硕果！ 第 1 讲当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题， 但由于开会技巧不佳或过于频繁， 不但无益于解决问题， 反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常

6、是员工的梦魇；员工花太多时 间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且 有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1 1 1 1会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道 图图 1-11-1集思广益图集思广益图 如上图 1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂， 相 互碰撞，从而产生“金点子” 。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2 2 2 2会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门

7、的存在会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的， 即使是只有两个人的会议， 这两个人也是一种小 型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质 疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图图 1-21-2组织或部门与会议组织或部门与会议 3 3 3 3会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展， 人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是， 群体沟通，即会

8、议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、 最 直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策， 也就是说向员工传达来自上级或其他部门 的相关资讯。 监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况， 了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、 “面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤， 通过这 6

9、 个步骤， 最终实现协议的产生 和问题的解决。 图图 1-31-3达成协议与解决问题的达成协议与解决问题的 6 6 个步骤个步骤 资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、 媒体公司中。 通过举行会议， 形成新的构思， 并且论证新构思，使其具有可行性。 激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。 这种会议是为了使公司上下团结一心， 朝着一 个方向共同努力。 巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值， 更为了巩固自己的地位， 经常会召开一些上下协 调会议，以此来强化自己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、 开会方式和开会目

10、的进行分类， 每一种分类都从一个方面反映了会 议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表表 1-11-1会议的种类会议的种类 按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率， 只有掌握了合理的会议发生频率， 才能更高效地利用 各种会议解决问题、达到目的。 1.1.1.1.固定的部门会议固定的部门会议固定的部门会议固定的部门会议 2.2.2.2.全体会议全体会议全体会议全体

11、会议 3.3.3.3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议处理突发事件的会议处理突发事件的会议 4.4.4.4.一对一会议一对一会议一对一会议一对一会议 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、 直接会议成本和效率损失成本 3 种。 会议成本是非常可观的一 笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.1.1.1.会议的时间成本会议的时间成本会议的时间成本会议的时间成本 2.2.2.2.直接的会议成本直接的会议成本直接的会议成本直接的会议成本 3.3.3.3.效率损失成本效率损失成本效率损失成本效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的

12、下降。 由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下 3 种情况： 【自检】 请将下列相关选项用横线连接起来。 A、固定的部门会议至少每两月一次 B、一对一会议随时 C、处理突发事件的会议按需要 D、全体会议至少每月一次 见参考答案 1-1 【本讲总结】 从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到 的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。 因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议 的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行

13、之有效” 。 【心得体会】 _ _ _ 第 2 讲会议效率不高的原因及解决方案 【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 会议效率不高的原因及预防性管理 1 1 1 1会议的通病会议的通病会议的通病会议的通病效率不高效率不高效率不高效率不高 小王是一家公司的职员， 他对公司会议有自己的一些想法， 他的想法反映了许多公司会 议的某些现状，值得我们思考。 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开， 或 非要安排在事务繁忙的周一开。 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。 这使得员工疲于奔

14、命， 甚至得延后 或放弃参加其他会议。 有些 “必须到会” 的员工， 因为已经与重要客户或政府官员有约在先， 根本不能出席， 这使得会议讨论很难进行。 而到场的人往往并非与议题关系最密切的人， 所以准备不充分或 者根本来不及准备。 时下有一句很流行的话“最近比较烦” ，对太多像小王一样的职场人士来说，这句 话可以改为“开会比较烦” 。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的 状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低” ，简而言之，会议效率 不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。 2 2 2 2会议效率不高的原因会议效率不高的原因会议效率不高的原因

15、会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下 7 种原因造成。在这 7 种原因中，有 3 种原因是会议的“致命 伤” ，需要格外警惕。这 3 种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 表表 2-12-1会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现 项 次原因具体表现 （1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠 辘辘，无心开会。 （2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁 打断，无法正常进行。 （3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可 有可无的参加者。 （4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者 牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

16、（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知 如何引退，致使会议失败。 （6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议 拖沓而无成效。 （7）开会的原因、 目的 和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然 发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失 败。 3 3 3 3预防性管理预防性管理预防性管理预防性管理 所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预 防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防 工作，从而保证会议的高效进行。 【举例】 以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对 7 种致使会议效率低