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1、1 如何做好档案管理工作如何做好档案管理工作 进入 21 世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生 了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作， 笔者认为，应从以下几个方面抓起。 一、搞好档案工作，领导重视是关键一、搞好档案工作，领导重视是关键。 一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使 这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困 难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档 案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因 此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是 规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥 其主
2、观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。 如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好 的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须 重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作 效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。 这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因 起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工 作呢？ (一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档 案工作， 很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。 因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守， 在领导和群众心目中留下一个好的印
3、象。 2 (二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档 案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作 在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案 方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看， 次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其 是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启 发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况， 多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档 案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信 息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。 二实现档案管理现代化 随着改革的深
4、入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问 题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带 来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现 档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。 (一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作， 他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德， 办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档 案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和 先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者 只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综 合素质，才能做好新时期的档案管理工作。 (二)掌握现代化管理
5、技能，提高综合素质。以前，档案材 料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、 3 归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的 运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、 登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环 节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管 理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理 数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作 者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作， 边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知 识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网
6、络 文化的综合型档案管理人才。 (三)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示， 也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整 理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代 化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷 时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一 的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的 分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量， 给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类 别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单 位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后 顺序排
7、列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响， 又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。 更好的服务于社会。 4 三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。 档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质 量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先 要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档 案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类 和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人 员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新 的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适 应新的形势，所以必须对档案人员加强继续
8、教育，尽快培养一 批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成 档案管理现代化的任务。 (一)提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解 决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档 案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认 识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档 案人员整体素质的不断提高；其次，21 世纪的档案管理工作者 的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才， 将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。 (二)加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制 度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键 和保
9、证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、 统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束 和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧 迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高 5 业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗 位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效 改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教 育的主动性和积极性。 (三)明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学 校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效 性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形 式的进行。坚持“学用
10、结合、按需施教、重视实效”的方针， 切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应 给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快 提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理 论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二， 相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、 历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续 教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知 识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档 案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、 科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的 职责。 (四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要 通过各种形式对他们进行档案法和国家有关档案工作规定 的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是 自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条 件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强 6 对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要 建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、 检查和考核，不断提高档案管理工作水平。
