最新采购实务-PPT演示文稿

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1、采购实务,阅读材料,采购实务,目录,采购工作基础,采购是人类经济活动的基本环节，也是企业从事生产经营活动的物质基础。对企业而言，采购是资源从供应商到组织内部转移的过程，是企业最基本、最常见的活动之一。20世纪80年代后期，随着供应链理论的发展，采购被赋予新的含义与内容。世界上越来越多的企业开始重新认识采购，研究与实践如何在新的经济环境下，实施更有效的策略去管理采购，为企业节省成本、增加利润、获取服务，支持企业战略目标的实现，这也是本书的主要内容。本章主要讲述采购工作的基础知识。,引言,返回目录,第1章,技能目标: 1.能根据企业实际情况，设置合理的采购组织机构； 2.能设计采购部门管理制度。

2、知识目标: 1.掌握采购的含义，掌握企业采购组织的类型及优缺点，掌握各种采购方式的含义； 2.熟悉采购组织的设计方法，熟悉采购工作的一般流程； 3了解采购的地位与作用，了解优秀企业采购人员必备的素质。,返回首页,学习目标,H集团采取的采购策略是利用全球化网络集中购买。以规模优势降低采购成本，同时精简供应商队伍。据统计，H集团的全球供应商数量由原先的2 336家降至840家，其中国际化供应商的比例达到了71%。 对于供应商关系的管理方面，H集团采用的是SBD模式，即共同发展供应业务。H集团有很多产品的设计方案直接交给厂商来做，很多零部件是由供应商提供今后两个月市场的产品预测并将待开发的产品形成图

3、纸，这样一来，供应商就真正成为H集团的设计部和工厂，加快了新产品开发速度。许多供应商的厂房和H集团的仓库之间甚至不需要汽车运输，工厂的叉车直接开到H集团的仓库，大大节约了运输成本。H集团本身则侧重于核心的买卖和结算业务。这与传统的企业与供应商关系的不同在于，它从供需双方简单的买卖关系成功转型为战略合作伙伴关系，是一种共同发展的双赢策略。 2004年H集团的采购成本为5个亿，由于业务的发展，到2005年，采购成本为7个亿，但通过对供应链的优化整合，2007年采购成本控制在4个亿左右。可见，成本降低、与供应商双赢关系的稳定发展带来的经济效益，促使海尔以积极的态度引进和探索先进、合理的采购管理方式。

4、,返回首页,H集团在管理中已经建立起适应现代采购和物流需求的扁平化模式，在市场竞争的自我施压过程中，H集团已经有足够的能力去解决有关人员的两个基本问题:一是企业首席执行官对现代采购观念的接受和推行力度，二是示范模式的层层贯彻与执行，彻底清除采购过程中的“暗箱”操作。 从导引案例可知，为了顺应企业发展的趋势，以及满足客户对服务水平的更高要求，企业开始将采购工作视为供应链管理的一个重要组成部分，注重对供应链的优化整合，同时对采购手段进行优化。在当前全球经济一体化的大环境下，采购管理作为企业提高经济效益和市场竞争能力的重要手段之一，在企业管理中的战略性地位日益受到国内企业的关注。,返回首页,1.1采

5、购的基础知识 1.1.1采购的含义及分类 1.采购的含义 （1）采购是从资源市场获取资源的过程 （2）采购是商流过程与物流过程的统一 （3）采购是企业经济活动的主要组成部分 2.采购的分类 （1） 按照采购的范围分类 （2）按照采购的时间分类 （3） 按照采购主体分类 （4）按采购物品的范围分类,返回目录,返回目录,1.1.2采购的地位与作用 1.采购的地位 (1)采购的价值地位 (2)采购的供应地位 (3)采购的质量地位 (4)采购的产品研发地位 2.采购的作用 (1)利润杠杆作用 为了充分说明采购的利润杠杆作用，现举例说明，见表1-1。,表1-1 采购的利润杠杆作用 万元,上述数据显示，当

6、其他条件不变，采购成本每下降1%，可增加税前利润10%，这种由于采购成本降低很少比例所带来的销售利润大幅度增加的现象就是采购的利润杠杆作用。 (2)资产收益率作用 (3)信息源作用 (4)营运效率作用,返回目录,1.1.3采购管理的含义与目标 1.采购管理的含义 为了完成企业的生产经营目标，对采购活动进行计划、组织、协调与控制，这就是采购管理。 2.采购管理的目标 (1)适时适量保证供应 (2)保持并提高质量 (3)力争以最低的总成本获得所需的物料或服务 (4)使库存和损失降到最低限度 3.采购管理的趋势 (1)采购管理集中化 (2)采购工作专业化 (3)采购管理职能化 (4)采购范围全球化,

7、返回目录,1.1.4采购工作的一般流程与基本原则 采购工作的一般流程由以下七个步骤组成，如图1-1所示。,返回目录,图1-1采购工作的一般流程,需求确定与采购计划的制定,选择供应商,洽谈、签订采购合同,订单跟踪与催货,到货验收与收货,支付货款,记录维护,1需求确定与采购计划的制订 2选择供应商 3洽谈、签订采购合同 4.订单跟踪与催货 5到货验收与收货 6支付货款 7记录维护,1.2采购组织的创建 1.2.1采购组织的类型 采购组织的几种类型：集权式的采购组织、分权式的采购组织、混合型的采购组织及跨职能的采购组织。 1.集权式的采购组织 集权式的采购组织是指在公司层次上设立中心采购部门采购总部

8、，由专业公司的合同专家在战略和战术层次上对产品规格的需求、供应商的选择和与供应商之间的合同的准备及洽谈进行决策，如图1-2所示。,返回目录,图1-2集权式的采购组织,集权式的采购组织的优缺点见表1-2。,返回目录,表1-2 集权式的采购组织的优缺点,集权式的采购组织的适用情况如下： （1）企业产销规模不大，采购量均匀，只要一个采购部门就可完成全部工作。 （2）企业各部门及工厂集中于一处，不存在地域性采购。,2.分权式的采购组织 分权式的采购组织是指企业把与采购相关的工作分别授予不同的部门来执行，如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。这是集团将权力下放的采购形式，如图1-3

9、所示。,返回目录,图1-3分权式的采购组织,分权式的采购组织的优缺点见表1-3,返回目录,表1-3 分权式的采购组织的优缺点,分权式的采购组织的适用情况如下： （1）实行多样化经营的企业，其下属每个经营单位采购的产品与其他经营单位有明显的不同。 （2）企业工厂分散于多处，存在大量地域性采购。,3.混合型的采购组织 企业基于策略性目标的考虑以及人事结构的安排，在公司一级的管理层次上设立公司采购部门即采购总部，同时各经营单位也有自己的采购部门。其采购组织是介于分权与集权之间的混合型采购组织，如图1-4所示。,返回目录,图1-4混合型的采购组织,（1）采购总部通常处理与采购程序及方针有关的问题。 （

10、2）采总部定期对下层经营单位的采购工作进行审计。 （3）采购总部对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以参考使用。 （4）采购总部协调、解决其他部门与采购部门或经营单位之间的采购工作，避免恶意竞争。 （5）采购总部集中采购总公司共性化的产品和服务，实现采购总成本最低。同时，在各部门或经营单位采购部门，根据各自个性化的需求进行采购，以此促进公司的发展。,返回目录,4.跨职能的采购组织 （1）开发成本缩减战略。 （2）对供应商进行评价和选择。 （3）对立项物品的采购要求进行处理。 （4）对新产品的采购要求进行处理。 （5）进行供应商开发活动。 （6）支持产品设计。 （7）进行价值

11、分析活动。 （8）为达成全公司的采购协议进行磋商。 （9）找出不同业务单元之间共同的采购项目。 （10）开发业务单元的采购战略。 （11）开发全公司的采购战略。,返回目录,1.2.2采购组织的设计 1.建立采购组织的原则 （1）部门设置应同企业的性质和规模相适应 （2）部门设置应同企业采购目标、方针相适应 （3）部门设置应同企业的管理水平相适应 2.建立采购组织的步骤 建立采购组织的一般步骤是： （1）考虑采购组织的职能 （2）考虑采购组织的任务 （3）确定采购组织机制 （4）设计管理作业流程 （5）设置岗位 （6）为各个岗位选择配备合适的人,返回目录,3.采购组织的设计方法 （1）按采购地区

12、设计 按采购地区设计即指按物料的采购来源分设不同单位，譬如国内采购部、国外采购部。这种采购部门的划分方式，主要是基于国内、外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对采购人员的工作要求也不尽相同，所以应分别设立部门加以管理；采购管理人员需就相同物料比较国内、外采购的优劣，判定物料应该划归哪一部门办理，如图1-5所示。,返回目录,图1-5按采购地区设计的采购组织,（2）按物品类别设计 按物品类别设计一般是指按主要原料、一般物料、机器设备、零部件、工程发包、维护与保养等类别，将采购工作分由不同单位的人员办理。此种组织方式的优点，可使采购人员对其经办的物料项目相当熟悉，通常能够发挥采购人员熟能生巧及触

13、类旁通的优势。这也是最常见的采购组织设计方式，对于物料种类繁多的企业尤为适用，如图1-6所示。,返回目录,图1-6按物品类别设计的采购组织,（3）按采购物品价值或重要性设计 按采购物品价值或重要性设计是指由采购管理人员负责那些采购次数少但价值较高的物品，反之，则交予基层采购人员负责。这种建立采购组织的方式，主要让采购管理人员能够对重大的采购项目倾力处理，达到降低成本的目的；并让采购管理人员有多余的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理，见表1-3。,返回目录,表1-3 按采购物品价值设计的采购组织,另外，可将策略性项目（利润影响程度高，供应风险高）的决定权，交予最高阶层（例如采购总监），将瓶

14、颈项目（利润影响程度低，供应风险高）交予较高阶层（例如采购经理），杠杆项目（利润影响程度高，供应风险低）交予中阶层（例如采购主管），将非紧要项目（利润影响程度低，供应风险低）交予较低阶层（例如采购职员），见表1-4。,返回目录,表1-4 按采购物品重要性分工的采购组织设计,（4）按采购功能设计 按采购功能设计即根据采购过程，将询价、比价、议价和决定分由不同人员负责，产生内部牵制作用。此种组织方式，以采购工作庞大（每月可达数万件以上）的企业为宜；借此可将采购工作分工专业化，以避免由一位采购员担任全部有关作业可能造成的不利情况，如图1-7所示。 （5）混合式设计 混合式设计即指综合运用上面各种采购

15、组织的设计方法，如图1-8所示。,返回目录,图1-7按采购功能设计的采购组织,图1-8混合式设计的采购组织,1.2.3采购部门管理制度的设计 采购组织设立后，为了后续的采购工作有效运行，应当建立起一套完整的采购部门管理制度。这些制度包括： 1.采购预计划制度 2.采购评价制度 3.采购标准化作业制度 4.采购请示汇报制度 5.资金使用制度 6.运输进货控制制度,返回目录,1.2.4采购部门及采购人员的职责 1.采购部门的职责 在不同的企业中，企业的高层管理者分配给采购部门的任务及所赋予的权力不太一样，但采购部门作为企业中的一个独立职能部门，它至少要负担下列几方面的责任： （1）把企业所需的东西

16、按计划买回来，以使企业得以正常运行。 （2）通过各种途径降低采购成本。 （3）不断开发优秀的新供应源。 （4）对现有供应商进行管理。 （5）处理跟供应商有关的绝大部分问题。 （6）其他职责包括：控制库存、自制或外购的决策、选择厂内运输工具、采购研究等。,返回目录,2.采购人员的职责 虽同在采购部门工作，但不同采购人员的具体职责有很大的区别，随着职务的升迁，其职责会偏向规划、协调、监管等管理职能， 而一般的采购人员的具体工作主要集中在下单、催货、对账等具体操作上。采购人员的主要工作职责如下： （1）采购经理的主要工作职责 编制年度采购计划及预算； 确定采购部门年度工作目标； 追踪全球及本地市场物料的供求趋势，及时调整采购，与供应商建立并维持良好的合作关系； 招聘采购人员； 安排部门工作，监管下属工作表现； 参与公司重要会议； 协调采购部门与组织内其他部门之间的关系； 为下属的正常工作提供必要的资源，处理部门重大事项。,返回目录,（2）采购主管的主要工作职责 为下属