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1、工作规范企业档案工作服务手册工作规范企业档案工作服务手册 开支 ； 二是企业享有充分自主，文件如何处置纯属企业自由权限范围，档案行政管理部门抓 企业档案工作，是对企业内部事务的干预。可以说，第一点偏差是源于对档案工作的认识不 清 ； 第二点偏差是源于对档案行政管理部门工作的不了解。因此，正确认识企业档案工作的 意义，是做好企业档案工作的前提。 企业档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分， 也是现代企业制度的一项基本要求。 做 好档案工作，对企业的长期发展有着重要的意义。 1完善档案管理是提升企业整体管理水平的重要手段。经济学家魏杰、哈佛大学管理学博 士闻沫等人认为， 我国企业的大部分是在短缺
2、经济条件下发展起来的， 那时国内尚处于卖方 市场的物资紧缺时期， 任何人只要肯吃苦， 懂得贱买贵卖就可以迅速积累起一定的原始资本， 因而经营中基本上无管理可言， “企业的财务管理、营销管 理、人事管理、生产作业管理、质量管理、库存管理漏洞百出” 。有人会问，漏洞百出怎么 仍有好的效益呢？原因在于卖方市场的特点保持了财富的相对增加， 忽视管理的任何成本和 代价都可以通过经营而得以补偿，因为价格是由企业决定的。久而久之，便在企业实体中形 成只重经营扩张而不重管理的心理定势。然而，随着我国经济的飞速发展，物资紧缺的卖方 市场已经逐渐变成物资过剩的买方市场， 企业的经营状况已很大程度上取决于管理水平对
3、成 本的影响。企业要想在“二次创业”中得到发 展， 就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理方式经营的转变。 档案管理是企业管理的 重要组成部分，又是企业管理的基础，只有完善档案管理，才能使企业的管理水平得到整体 提升。 1档案是企业文化和可持续发展的基础。 经济学家指出， 新世纪的中国企业要想实现可持 续发展， 就必须更加注意企业形象的塑造和企业文化的培育。 企业形象如何塑造？通过企业 文化建设来塑造。那么，企业文化又从何而来？从企业的历史中积淀和提炼出来。企业档案 是企业发展的真实记录和见证， 它不仅自身是企业文化的组成部分， 而且还是展示企业文化 的生动媒介和提炼企业价值理念的原始素材。
4、 企业档案中的各种文件、 荣誉证书、 奖状奖杯、 企业标记、照片、录音、录像等等，不仅可以反映企业艰难与辉煌的发展历程，培养员工对 企业的认同感归属感， 还可以从这些史迹中提炼出企业的文化理念和经营理念。 这种经过提 炼的企业文化，是企业长远发展的不竭之源。 2滞后的档案工作可能成为制约民营企业发展的“短板” 。 “木桶法则”告诉我们，一只木 桶能装多少水，取决于桶上最短的那块板的高度。档案工作之于民营企业，犹如桶上的一块 板与整个木桶的关系。 也许我们无法具体说清楚档案工作对企业经济效益的直接贡献， 但是 我们可以肯定，没有完善的档案管理，企业的管理就会出现难以弥补的漏洞，而这一漏洞很 可能
5、就是制约企业整体效益的一块“短板” 。 3档案在建立企业信用和规避企业风险中有着不可替代的凭证和依据作用。 企业信用是建 立在实实在在的信用信息基础上的，而档案是构成这种信用信息的核心资 闻沫：民营企业，固疾重重 ， 中国经营报 ，2000 年 8 月 29 日 魏杰：民企二次创业与企业管理现代化 ， 经济日报 ，1999 年 9 月 8 日 序 源。首先，完善的档案管理可以成为展示企业自身诚信的一个窗口。如果企业能系统地保存 有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评价的证 件和文字图片等材料，就会使人们对企业信誉产生直观的印象，从心理上赢得客户的信任； 同时
6、，企业在讲究自我诚信的同时，还要时刻警惕并设法规避来自客户的信用欺诈。企业凭 什么来掌握和评估客户的资信状况？凭什么对发生的信用问题诉诸法律并取得胜诉？唯有 靠企业完整的交易记录和客户信用档案。 三、企业档案工作的基本内容 企业档案工作的基本内容包括 ： 企业档案管理制度的制定、企业档案管理网络的建立以及企 业档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的档案业务活动三大方面。 1制定企业档案管理制度。俗话说，没有规矩不成方圆。要搞好企业档案工作，必须有相 应的企业档案管理制度作保证。各企业应根据国家有关法律法规的规定，结合本企业实际， 制定以下档案管理制度： 1企业档案管理细则。 是企业根据
7、国家有关法律法规的规定， 结合企业实际制定的档案管 理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管 理各项业务等内容作出具体规定。 2企业各类文件材料的归档制度。是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的 一项重要制度。主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间、归档要求，有时还须明确归 档份数和归档手续。归档制度最好根据企业档案的分类办法，分类制定。 3企业档案利用制度。 档案利用是企业档案管理工作的重要内容， 是发挥企业档案作用的 重要途径，也是企业档案工作的根本目的。档案利用制度一般应包括利用范围、利用手续、 利用要求及注意事项等内容。 4企业档案保
8、密制度。 是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。 内容主要包括档案 人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。 5企业档案保管制度。 是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。 具体内 容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体档案的保管等要求。 6企业档案鉴定销毁制度。 是规定档案保管期限鉴定方法、 组织以及对保管期满档案进行 鉴定销毁的程序、手续的一项制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工 作的组织、档案销毁的程序和手续等。 （7）企业档案人员岗位责任制。这是为进行档案工作目标管理而制定的，专门针对企业档 案管理人员岗位职责而制定的一项制度， 也
9、是企业考核档案工作人员完成岗位职责的主要依 据。 其内容主要包括档案人员的素质要求、 档案人员熟悉业务的标准、 档案人员工作内容等。 企业档案管理各种制度的具体内容， 请参考本书第五部分 企业文件及档案管理制度范本 。 1建立企业档案管理网络。所谓企业档案管理网络，就是由分管档案工作的企业领导、主 管企业档案工作的部门领导、企业档案管理机构或专职（或专责）档案员和企业各部门（车 间）兼职档案员组成的企业档案工作系统。在这个系统中，企业档案管理机构或专职（或专 责）档案员是主干，各部门的兼职档案员是分支。建立企业档案管理网络后，应编制档案管 理网络人员名册，并组织有关人员开展档案业务活动。 2及
10、时开展企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的业务活动，确保企 业档案的完整、准确、系统。企业档案管理各业务环节的具体内容和要求，请参考本书第二 部分企业档案管理的业务环节 。 目 录 第一部分 企业各类文件材料的归档范围及保管期限 一、企业通用性文件材料的归档范围及保管期限 表.1 （一）管理性文件材料归档范围及保管期限 表.1 （ 二 ） 建 设 项 目 （ 民 用 ） 文 件 材 料 归 档 范 围 及 保 管 期 限 表.3 （三）科研项目文件材料归档范围及保管期限 表.12 （四）设备文件材料归档范围及保管期限 表.13 （五）会计档案收集范围及保管期限 表.1 3 （六
11、）客户档案收集范围及保管期限 表.1 4 （七）员工档案收集范围及保管期限 表.1 4 （八）特殊载体档案收集归档范围及保管期限 表.15 二 、 各 类 企 业 专 业 性 文 件 材 料 的 归 档 范 围 及 保 管 期 限 表.16 （ 一 ） 制 造 业 产 生 的 专 业 性 文 件 材 料 归 档 范 围 及 保 管 期 限 表.16 （二）信息传输、计算机服务和软件业专业性文件材料归档范围及保管期限表.18 （ 三 ） 批 发 和 零 售 业 产 生 的 专 有 文 件 材 料 归 档 范 围 及 保 管 期 限 表.21 （ 四 ） 物 流 、 运 输 业 专 业 性 文 件 材 料 归 档 范 围 及 保 管 期 限 表.27 （ 五 ） 租 赁 行 业 产 生 的 专 业 性 文 件 材 料 归 档 范 围 及 保 管 期 限 表.27 第二部分 企业档案管理的业务环节 一、企业档案分类编号方案的编 制. .29 （一）企业档案的种 类. .29 （二）企业档案的分 类. .29 二、企业档案整理规则及编目方 法. .32 （一）企业管理性档案的整理规则及编目方 法.32 （二）企业科技类档案的整理规则及编目方 法.33 （三）企业会计档案的整理规则及编目方 法.37 （四）企业特殊载体档案的整理规则及编目方 法
