《01业主档案管理规定WI-NWGZ-AL.KF-03-01》由会员分享，可在线阅读，更多相关《01业主档案管理规定WI-NWGZ-AL.KF-03-01（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、精品 料推荐业主档案管理规定1. 目的1.1 规范业主档案的管理工作2. 适用范围2.1 适用于物业服务中心业主档案的动态管理。3. 职责3.1 客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2 客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。4. 程序要点：4.1 由客服组前台对业户档案的管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。5. 业主档案内容：51 收楼资料：5.1 1业主家庭情况登记表;5.1 2业主证领用登记表 ;5.1 3 业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；5.1 4物品资料及钥匙签收表;5.1 5 楼宇情况检查表；5.1
2、 6 收楼通知书；5.1 7 交款通知书；5.1 8 购房认购书5.1 9 管理公约签约页；5.1 10物业服务合同；52 装修资料：521装修申请审批表 ;522住宅室内装修管理协议 ；523装修承诺书；524闭水试验确认书；525房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书；1精品 料推荐526装修人员管理条例；527 相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权 / 委托书等）；53 入住日常资料：531 业主来函；532 客户服务单；533 催缴费通知单；534整改通知单；6. 业主档案袋的整理6.1 业户资料整理、分类 :6.2资料按一户一档，分区、
3、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；6.3业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表； 6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常管理资料。6.5业户资料归档时间和更新:6.6客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台；6.7前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；6.8对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理；6.9客服组前台每月30 日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；6.10 每年 3 月将上年度超过保
4、管期的资料进行一次统一清理；6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。7. 业户资料查阅及印取 :7.1 查阅人如须查阅 / 印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由；7.2 经客服组主任审批同意后， 前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料；7.3 属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅；7.4 属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取；8. 保密要求：8.1 业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁；2精品 料推荐8.2 电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30
5、日进行一次更新；8.3 违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；8.4 泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。9. 业主档案的跟踪：9.1 对产权发生变更的业主。 管理处应及时为新业主建立 “业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。9.2 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记手续后方可查阅。9.3 业主档案应永久保存。9.4 将各业主资料输入电脑进行管理。10. 本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。11. 相关文件和记录11.1 业主资料情况表 WI-NWGZ-AL.KF-06-4111.2 业主档案目录3
