{企业管理制度}某某风电场示范项目档案管理办法

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1、企业管理制度某某风电场 示范项目档案管理办法 企业管理制度某某风电场 示范项目档案管理办法 中国水电建设集团如东新能源有限公司中国水电建设集团如东新能源有限公司 中水电江苏如东海上风电场(潮间 带)100MW 示范项目 中水电江苏如东海上风电场(潮间 带)100MW 示范项目 档档 案案 管管 理理 办办 法法 二一四年六月 二一四年六月 1 范围1 范围 本标准规定了风力发电企业科学技术档案的分类规则、分类表、档号标识 及其归档、组卷要求。 本标准适用于风力发电企业科学技术档案管理。 2 规范性引用文件2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注 日期

2、的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有 的修改单)适用于本文件。 GB/T11821 照片档案管理规范 GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 3 总则3 总则 3.1 为了建立科学、合理的风力发电企业科技档案分类方法，规范风电企业科 技档案管理，特制订本标准。 3.2 企业应明确档案工作分管领导，设置档案归口管理部门，配备专职档案管 理人员，档案管理的设备设施应满足档案管理和档案安全保管的需要。 3.3 企业应将档案工作纳入企业目标管理、工作计划和发展规划；纳入生产、 技术管理各个环节；纳入领导

3、和工作人员的岗位责任制。 3.4 档案人员应参加生产、项目招投标等重要会议，参加科研成果鉴定和基建 项目竣工验收，参加合同会签与工程项目付款会签，参加重要仪器、设备的开 箱验收。 3.5 风力发电企业科学技术档案的归档管理应包括卷内目录、案卷目录、案卷 封面、档号章、竣工图章的编制与填写及竣工图归档质量和照片档案的管理。 3.5.1 卷内目录、案卷目录、案卷封面、档号章的填写应符合 GB/T11822 标 准要求。 3.5.2 竣工图归档质量与竣工图章应按 DA/T28 标准执行。 3.5.3 照片档案的归档和整理的要求按照 GB/T11821 的规定执行。 4 4 科技文件的归档要求科技文件

4、的归档要求 4.1 归档职责4.1 归档职责 4.1.1 企业在电力生产运行、检修、经营过程中形成的文件由形成单位立卷归 档。 4.1.1.1 生产技术管理部门负责检修规程、运行规程、系统图册等文件的收集、 整理、归档。4.1.1.2 发电管理部门负责运行日志、交接班记录等运行过程中 形成的文件的收集、整理、归档。 4.1.1.3 生产技术管理部门负责设备检修维护、技术改造过程中形成的文件收 集、整理、归档。 4.1.1.4 计划经营管理部门负责招投标文件、合同、备品备件采购计划等相关 文件的收集、整理、归档。 4.1.1.5 生产技术管理部门负责设备材料质量监督检测文件的收集、整理、归 档。

5、 4.1.1.6 企业质监部门负责生产过程中形成的小型技改项目、小型基建项目、 设备维修更换等文件的收集、审核、整理、归档。 4.1.2 企业在科学技术研究过程中形成的文件由项目负责人或科研管理部门组 织立卷归档。 4.1.2.1 个人研发的科研项目文件及科技成果文件由研发者负责整理归档。 4.1.2.2 合作研发科研项目及科技成果文件由本企业主要参与研发者负责收集、 整理、归档。 4.1.2.3 单位研发的科研项目文件及科技成果由单位负责人负责收集、整理、 归档. 4.1.3 企业在新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目建设过程中形成的 项目文件的归档职责如下： 4.1.3.1 企业相关部

6、门负责收集、审核和整理项目工程准备阶段、工程验收阶 段形成的文件，负责向档案管理部门移交归档。 4.1.3.2 企业签订合同约定勘察、设计、施工、监理等单位的归档内容及归档 职责，审核、督查各参建单位形成的项目文件的质量，检查、指导项目文件收 集、整理、归档工作。 4.1.3.3 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的项目文件收集齐全、 完整，按照档案管理规范整理立卷后向企业档案管理部门移交归档。 4.1.3.4 建设工程项目实行委托制管理的，受托单位应履行合同约定内容，完 成项目文件的审核及向企业整体移交归档工作。 4.1.3.5 建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集各分包单位

7、形成的 项目文件，审核后向企业档案管理部门移交归档；各分包单位应将本单位形成 的项目文件收集齐全完整，整理立卷后向总承包单位移交。 4.1.3.6 建设工程项目实行总承包的,设备文件及竣工图由总包单位负责收集、 审核、整理归档,建设工程项目未实行总承包的,企业应约定竣工图及设备文件 归档职责. 4.1.3.7 建设工程项目由几个单位承包的，承包单位负责收集、整理其承包项 目的工程文件，及时向企业档案部门移交归档。 4.1.3.8 监理单位负责本单位形成的文件材料的收集、审核、整理、归档工作， 依据合同要求， 负责审核其他参建单位的工程项目文件的形成质量及整理情况， 出具竣工文件审核报告。 4.

8、2 归档范围4.2 归档范围 4.2.1 以风电企业在生产运行、科技研究、建设项目、设备管理等工作中形成 的文字、图表、声像等不同形式的具有保存价值的全部科学技术文件为对象。 4.2.2 科技文件归档范围和保管期限见附录 A.2。 4.3 归档时间4.3 归档时间 4.3.1 电力生产文件每年年初由文件形成单位将上年度文件整理后向档案部门 移交归档。 4.3.2 科学技术研究文件在评审结果公示后一个月内由成果研发人或单位向档 案部门移交归档。 4.3.3 新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目形成的文件可根据建设程 序和工程特点，分阶段分期进行移交归档，整体工程竣工文件应在工程竣工验 收两个

9、月内归档完毕。 4.3.4 设备文件在设备开箱后归档。 4.3.5 照片等特殊载体档案由其形成单位整理完毕后与相应内容的纸质载体同 时归档。 4.4 归档文件份数4.4 归档文件份数 4.4.1 电力生产文件、科研项目文件归档一份。 4.4.2 基本建设项目核准文件、重要依据性文件、竣工图、设备文件归档两份。 4.5 归档文件质量4.5 归档文件质量 4.5.1 归档的科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活 动的真实情况。 4.5.2 归档的科技文件必须经过分类整理，组成符合要求的案卷。 4.5.3 归档的科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。 4.5.4 归档文件应

10、字迹清楚、图样清晰、签字认可手续完备，具有有效性。 4.5.5 施工过程中形成的需闭环文件应闭环。 4.5.6 归档文件应为原件。如无原件，应在复印件上注明原件存放单位并加盖 印章。 5 分类规则5 分类规则 5.1 分类原则及类目设置5.1 分类原则及类目设置 5.1.1 分类原则是以风电企业在生产、经营和管理活动中形成的全部科学技术 档案为对象， 依据风电企业管理职能， 结合风电企业的档案内容及其形成特点， 保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 5.1.2 类目设置 5.1.2.1 风电企业科技档案分类表的一级类目按照国家档案局工业企业档案 分类试行规则规定设置四大类目，分别为

11、电力生产(产品)类、科学技术研究 类、基本建设项目类、设备仪器类。 5.1.2.2 生产类科技档案二级类目主要按照文件来源及问题进行设置，三级类 目按照文件内容设置。 5.1.2.3 科研类科技档案二级类目主要按照课题设置，三级类目按照课题研究 阶段及内容进行设置。 5.1.2.4 基本建设类科技档案二级类目主要按照项目建设过程、 阶段进行设置， 三级类目按照内容、管理职能及专业设置。 5.1.2.5 设备类科技档案二级类目主要按照专业设置，三级类目按照设备安装 位置、功能，并本着维护主、辅设备成套性特点设置。 5.2 类目标识5.2 类目标识 5.2.1 类目的标识力求准确，简明，便于掌握和

12、使用。 5.2.2 一级类目延用工业企业档案分类试行规则标识规定，分别用 6-9 标 识，如 6 电力生产、7 科研档案、8 基建档案、9 设备档案； 5.2.3 二级类目、三级类目号由二至三位阿拉伯数字构成，各级类目均采用 0 9 标识。 5.2.4 具体类目标识见附录 A.1。 5.3 类目划分5.3 类目划分 5.3.1 如东公司在生产运行、检修维护过程中形成的技术文件材料归入“6 电力 生产”类。 5.3.2 在生产过程中公司或个人形成的获奖科研项目或已被应用的科技成果文 件归入“7 科学技术研究”类。 5.3.3 如东公司在新建、扩建、改建、技术改造过程中形成的工程准备阶段文 件、监

13、理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件归入“8 基本建设”类，生产运 行过程中形成的小型基建项目文件也归入此类。 5.3.4 由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设 备所形成的技术文件、调试记录及设备投入运行后增加、替换的设备文件归入 “9 设备”类。 5.3.5 归档内容及类目划分见附录 A.2。 6 案卷的组织、排列及装订6 案卷的组织、排列及装订 6.1 组卷方法6.1 组卷方法 6.1.1 电力生产文件按专业、问题、文件特性等组卷。 6.1.1.1 检修规程、运行规程、系统图册等文件按专业组卷，装订成册的文件 不必拆钉。 6.1.1.2 运行日志、交接班记录等运

14、行过程中形成的文件按专业结合文件形成 的时间组织案卷。 6.1.1.3 设备检修维护过程中形成的文件按专业结合文件形成的时间组织案卷。 6.1.1.4 监督、监测、常规材料试验文件根据检验标的的不同分别组织案卷。 6.1.2 科学技术研究文件按照课题结合课题研究阶段组卷。 6.1.3 建设项目（包括新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目）文件应 按如下方法组卷： 6.1.3.1 项目前期、生产准备、竣工验收等文件按问题组卷。 6.1.3.2 招投标文件按标段组卷；如果一批招标含多个标段，对于不能归入某 个标段的评标过程文件，可组成综合卷。 6.1.3.3 监理文件按专业结合文件种类组卷。 6

15、.1.3.4 施工文件按单位工程、分部工程组卷。 6.1.3.5 调试单位形成的调试文件，按系统、阶段、专业组卷。 6.1.3.6 竣工图按专业、卷册号组卷。 6.1.3.7 设计变更单、原材料质量证明文件等可单独组卷。 6.1.4 设备仪器文件按专业、系统、台件组卷，成套装订的文件可不拆散组卷。 6.1.5 相关联的文件应组在一起，如设计变更单、监理整改通知单、设备缺陷 处理单、质量监督检查整改通知单等应与闭环的回复单一一对应；施工质量验 评划分表应与质量验评文件一起组卷；隐蔽工程签证应附在质量验评表之后。 6.2 案卷及卷内文件排列6.2 案卷及卷内文件排列 6.2.1 案卷的排列 6.2

16、.1.1 案卷按分类表的类目设置顺序排列。 6.2.1.2 同一问题的文件如果内容较多,可组织多卷,案卷号顺延. 6.2.2 卷内文件的排列 6.2.2.1 案卷内文件原则上按问题结合时间顺序排列。 6.2.2.2 设计文件按照设计院提供的图纸目录顺序排列。 6.2.2.3 施工文件按施工管理性文件、施工记录、施工质量检验评定文件等排 列。 6.2.2.4 原材料文件应按材料质量跟踪记录、进场材料报验单、材料出厂质量 证明、材料复试报告的顺序排列。 6.2.2.5 设备文件按厂家提供的装箱单目录顺序排列。 6.2.2.6 卷内文件应文字在前、图纸在后；译文在前、原文在后；正文在前、 附件在后。 6.3 案卷的装订6.3 案卷的装订 6.3.1 案卷的装订应美观牢固，可采用不锈钢钉或三孔一线。 6.3.2 前期文件、图纸等组成的案卷可不装订，但应在每件文件的右上角加盖 档号章，并填写案卷的档号和卷内文件件号。 6.3.3 已装订成册的文件可不必重新装订。 7 档号的标识7 档号的标识 7.1 档号的构成7.1 档号的构成 7.1.1