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1、XX 公司资料档案整理方案公司资料档案整理方案 为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。 一、分类 1.1 档案设置六个大类， 即 ： 文件档案类、 人事档案类、 会计档案类、 经营档案类、工程档案类、综合档案类。 1.2 根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级 类目，不设置三级类目（详见附表） 。 1.3 录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案， 其形成和反映的内容、 作用与纸质载体档案有不可分割的联系， 不单独 设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。 二、分类标识方法 2.1 档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类） ； 采用阿 拉伯数字
2、“双位制”标识二级类目（属类） 。 2.2 档案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科学 合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。 2.2.1 文件档案类（A） ： 分为外部文件类、内部文件类两类，一年 度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长 期、 短期顺序排列） ， 案卷顺序号按大类流水编号， 流水号编制到 “999” 时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.2 人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类， 一年度一属类进行排列， 不区分保管期限特征 （但同一属类内按照永久、 长期、 短期顺序排列） ， 案卷顺序号按大类流水
3、编号， 流水号编制到 “999” 时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。 2.2.3 会计档案类（C） ： 原则上由财务部保管，如需有资料放到资 料室的，按年度一属类进行排列。 2.2.4 经营档案类（D） ： 分为招标文件类、投标文件类、合同协议 书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征 （但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列） ，案卷顺序号按大类 流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷 目录加以区别。 2.2.5 工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分类归 档， 一个工程项目的所有资料归为一类， 不能拆分， 其编制
4、代号规则为 ： 取类别拼音首字进行编号。 该档案类全部属永久保存。 案卷顺序号按大 类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案 卷目录加以区别。 2.2.6 综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关资料 类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列，不区 分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列） ，案 卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行 编号，并用案卷目录加以区别。 三、归档案卷的质量要求 总的质量要求 ： 遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间 的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体
5、应做到以下几点。 1.归档文件必须齐全完整。 凡是在职能活动中形成的对今后有查考 利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份 文件的页数，均应齐全完整。 2.遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文件材料中， 应当将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与 原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开 ； 一个项目的 材料， 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起， 准确地反映公司各 面活动的真实内容和历史过程，尽量做到一事一卷。 3.卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区 别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起
6、，即 ； 批 复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议 记录依会议时间顺序排列， 会议文件要按文件的重要程序顺序排列， 重 要的在前 ； 一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在 后；招投标及合同书资料按照时间先后顺序排列；工程竣工验收资料按 照工程类别进行排列。 4.区分不同价值：各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价 值。 组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。 文件数量很少或一 件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。 5.跨年度材料的处理：以落款日期为准。 6.具有长期保存的案卷，卷内文件首页右上角盖上“永久保存”字 样，复印一份连同原件
7、一同归档。 7.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件序号自设流水号。每份 文件内有页号的按原页号， 无页号的用铅笔编写页号， 并在目录中记上 页数。 8.装订与装盒：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案 类、综合档案类等卷内文件以“年度”装订成册 ； 工程档案类以“每个 工程项目”装订成册。经营档案类的中标工程的招标文件、投标文件、 中标通知书及合同协议书只是短暂的放在经营档案类， 等该工程开工后 都要归到工程档案类。 9.卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录，卷内目 录表的各项要填写齐全。 （1）序号：每册流水号。 （2）文号：填写文件制发机关的发文字号，合同可填写合同号
8、。 （3）责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。 （4） 标题 ： 填写文件标题， 一般应照实抄录， 不要随意更改和简化 ； 没有标题或不能说明文件内容的标题， 应根据文件内容自拟标题， 外加 ；会议记录应在卷内目录的文件标题下写明会议的主要内容。合同、 协议在此栏内填写合同内容及对方单位。 （5）日期 ： 填写文件形成的时间，填写时可省略“年月日” ，用“.” 表示。没有责任者、年月日的文件要考证清楚责任者和年月日。 （6）备考表的填写：每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况 说明，都应填在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人姓名填上。 （7）案卷封面的拟写 ： 每份案卷都应根据卷内文
9、件内容拟写封面， 主要包括案卷内文件主题（文件中心内容） 、年代等。 （8）归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、 所反映事情的内容，摄制人。照片要连同底片一起归档。 （9） 归档的电子文档要附有标签， 标签内应填写编号、 套别、 名称、 密级、保管期限和软、硬平台等。 10.文件盒的填写：需清楚填写类目编号，年代，内容等，并用铅 笔标上保存期限。 附：档案分类编号表档案分类编号表 一级类 目名称 二级类目名称基本范围(除工程项目外，都按年度归档)保存期限 外部文件类(A01) 水利局文件、住建局文件、市政府文件、工商 局文件、统计局文件、工程方面文件、招投标 方面文件 永久 文
10、件档 案类 （A） 内部文件类(A02) 机要文件、工作总结、会议纪要、报告、通知、 函、影像、磁盘资料 永久 人事管理类(B01) 局人事任免通知、内部人事任免通知、职工人 事档案、 劳动合同、 社保、 医保、 公积金、 招聘、 聘用、聘任、职称评定、奖惩、离退休管理、 企业涉外活动等相关资料 永久 考试类(B02)各种类型考试文件及报名资料10 年 人事档 案类 （B） 培训类(B03)各种外出培训和内部培训相关资料和文件10 年 会计档 案类 （C） 帐本、帐簿、原始凭证等永久 招标文件类(D01)分年度各种招标文件5 年 投标文件类(D02)分年度各种投标文件5 年 合同协议书类(D0
11、3)分年度各种合同协议书永久 经营档 案类 （D） 相关影像资料(D04)分年度各种影像资料、磁盘永久 工程档 案类 （E） 竣工验收资料(E01)工程竣工验收资料类、相关影像资料、图纸永久 统计报表(F01)分年度各种报表永久 审计报告(F02)分年度审计报告永久 资质相关资料(F03)分事项资质相关资料永久 重合同守信用证件 (F04) 分年度重合同证件永久 综合档 案类 （F） 其它(F05)其它重要资料根据具体情况 整理档案资料人员安排整理档案资料人员安排 为了公司档案资料更快更好地整理好，安排人员如下： 组长：刘志祥 副组长：杨湘华、肖绿 成员：余红、贵娟娟、王珍、龙琳 机动人员：公司办公楼未出差和未上工地人员 从 2 月 10 日开始，到 2 月 29 日整理完毕。要求每天打卡后到 防汛楼 2 楼整理资料。肖绿和王珍负责手工和电脑登记；杨湘华和 贵娟娟负责 ABCF 类、余红和龙琳负责 DE 类。
