{企业管理制度}某市永冠商业设备公司规章制度汇编采购

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1、企业管理制度某市永冠 商业设备公司规章制度 汇编采购 企业管理制度某市永冠 商业设备公司规章制度 汇编采购 机密文件，注意保管 上海永冠商业设备有限公司 规章制度汇编 采购管理篇 2003 年 5 月，第一版2003 年 5 月，第一版 目 录 1采购管理制度3 2供应商管理规定.7 3仓库管理规定.11 4生产外协管理办法.15 5采购管理主要流程规定.18 上海永冠商业设备有限公司 采购管理制度 (编号：YGGG-01) 第一章总则 第一条为达到经营目标，按时交付顾客所需产品，必须加强采购控制，确保所采购 的物品满足生产需要并符合规定要求。为此，结合永冠公司的具体情况，特 制订本制度。 第

2、二条本规定主要用于指导并规范原材料及生产性辅料的采购，另外，零部件、外 协件加工及公司其他采供活动也适用于本规定。 第三条本规定参考公司质量体系文件“YG/QP0601 采购控制程序”和“YG/QP0602 分承包方评定程序”并在内容和精神上与之吻合。 第二章部门及职责 第四条采购部是负责公司采购管理的主要部门，其采购职责有： （一） 按公司的要求组织对供方评价，编制“合格供方名录”，并对供方的供货业 绩定期进行评价，建立并调整供方档案。 （二） 根据生产部门提供的原材料需求清单和库存情况，编制原材料及辅助材料 的采购计划。 （三） 按照采购计划及采购物资质量标准和技术标准，签订“购货合同”。

3、 （四） 执行采购合同，并进行跟踪监控，保证合同执行质量，执行采购作业。 （五） 对验证后的合格采购物资，办理入库手续和财务手续；对于不合格物资， 按合同办理退库手续和其他处理手续。 第五条生产部门负责按期提交原材料需求清单。 第六条品质管理部门和技术部负责编制采购原辅材料技术规范、检验要求及其它有 关技术资料。其他物资的采购技术标准分别由相应的专业部门提出。 第三章采购业务流程 第七条原辅材料、外协件及设备等物资的采购业务流程分别参见采购管理流程规 定中的相关内容。 第四章采购实施 第八条采购部根据库存量和生产部门提供的采购需求信息，结合公司的生产经营规 律及历史采购情况，编制采购计划。 第

4、九条采用招标方法或内部评价方法选择并确定合格供方，具体方法参见供应商 管理规定。 第十条采购合同签订 （一）向合格供方采购时，应签订“采购合同”，明确品名、规格、数量、价格、质 量要求、技术标准、验收条件、交货期、交付方式、质量问题处理方式、违约 责任等，采购部门根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给对方； （二）经济合同内容复杂，涉及因素较多时，应征询公司法律顾问的意见，最终 按授权体系由总经理批准合同后实施。 第十一条采购合同执行过程及采购物资验证 （一）质量检验部门对采购物资按质量体系文件“YG/QP1001 检验和试验控制 程序”进行跟踪检验和试验； （二）当企业销售合同有规定时，

5、客户或其代表有权在分承包方处验证采购物资 的质量，公司不能把该验证当作对采购物资质量有效控制的依据；客户的验证 既不能减轻公司提供合格品的责任，也不能排除客户的拒收。 第十二条采购物资的运输 （一）采购物资一般要求对方送货上门； （二）如果由我方运货,按照供应商管理规定选择运输商，签订运输合同并办 理必要的保险手续，登记起运时间和路线。 第十三条采购物资的入库和出库管理，按照仓库管理制度进行。 第十四条统计记录及结算程序 （一）采购部负责对各类采购文件和信息进行编号、整理、归档，并妥善保管； （二）按照合同及验收入库合格的数量，对合同执行情况进行小结，采购人员应 及时填写“合同单”执行完毕报告

6、，以及“临时采购单”执行完毕报告，并清理合同 中遗留问题； （三）向合格方清算、索要发票，发票符合国家规定，并向供方支付货款或余款。 第五章采购过程的控制和管理 第十五条原材料采购计划的形成 （一）生产计划部必须按规定日期提交原材料物资需求清单，并且该清单须 经生产副总审批。 （二）采购部必须综合分析原材料物资需求清单和库存量，编制原材料物 资申购单。 第十六条选择合格供方管理严格依据供应商管理规定。 第十七条采购合同的签订管理 （一） 采购业务须在合格供方中进行货比三家选择，比质量、比价格、比服务、 比信誉。 （二） 采购业务的合同谈判必须由 2 人以上业务人员组成，并将业务谈判形成记 录报

7、总经理。 （三） 合同签订后，依据采购计划，由财务进行会签，总经理批准生效。并在合 同中注明“廉正纪律要求”，即不准供方行贿和提供任何“好处费”。 第十八条 合同的执行管理 （一） 财务部按合同条款支付预付款，无预付款条款的不予支付。 （二） 业务人员按合同约定，进行质量、供货期的跟踪，并记录。 （三） 货到后由库管人员初步验收，记录到货品种、数量和日期，并通知业务人 员。 第十九条合同的结算管理 （一） 结算审核依据 （1）批准的采购单； （2）批准的合同； （3）检验报告单； （4）入库通知单。 （二） 进行合同执行记录，提出付款申请。 （1）对未完结的合同，进行记录； （2）对已完结的合

8、同，进行合同完结记录。 （三） 财务部依据各计划、合同，以及检验报告单、入库通知单、合同执行情况 报告单，进行授权签批，并报总经理批准后支付。 第二十条合同遗留问题的处理 （一） 对不合格材料退货，并进行退货手续完结。 （二） 对已支付的货款追回或双方确认。 （三） 对在销售中发现的质量问题，按照合同中相关条款以及质量保证期，行使 索赔权力，并进行索赔处理。 第二十一条将供应商评价记录记入供应商档案。 第六章采购过程监督 第二十二条 采购部门及人员工作纪律 （一） 不准接受供应厂商的请吃送礼、回扣、好处费、茶水费佣金。 （二） 不准利用采购职权和企业名义在外为个人或小团体做交易牟取私利。 （三

9、） 不准将购进的商品、材料物资私自转让或倒卖，牟取私利。 （四） 不准与供应厂商串通抬高进价或购进伪劣商品或物资材料，或以次充好， 以少报多进行贪污。 （五） 不准向供应厂商索取回扣、佣金和中介费。 （六） 不准因私人感情采购伪劣、质次价高的商品物资材料。 （七） 不准内外勾通，以请吃送礼方式，拉拢贿赂或唆使验收、收货人员、质检 人员，收进供应厂商质次和劣质商品和物资材料，或以少报多，骗取货款。 （八） 不准采购部门和人员以采购或预付货款的名义，蒙骗公司领导和财务部门 人员将货款汇出，进行侵占挪用，或利用企业资金非法购销，从中牟利。 第二十三条凡违反以上采供管理制度、操作规程和纪律的，按公司考

10、核制度严肃处理和 处罚。造成经济损失和严重后果的要追究其经济责任和法律责任。 第二十四条实行内部审计制度 （一） 每年安排审计计划，对采供过程和工作纪律情况进行专项审计。 （二） 按照有关审计制度及程序，对审计结果提出审计报告，对发现的问题提出 纠正和预防措施。 （三） 采购相关部门和人员要接受审计和监察，并主动提供有关帐簿、合同、记 帐凭证等资料。 第七章附则 第二十五条本制度由采购部负责制订、 解释， 经采购副总审核后报总经理、 董事长审核， 由董事会通过后自公布之日起施行。修改亦同。 第二十六条本制度施行后，既有的类似制度或与之相抵触的规定自行终止。 上海永冠商业设备有限公司 供应商管理

11、规定 (编号：YGGG-02) 第一章总则 第一条为加强采购控制，确保所采购的物品满足生产需要并符合规定要求，必须对供应 商进行有效管理、控制。为此，结合永冠公司的具体情况，特制定本规定。 第二条本规定主要用于指导采购部及其他相关部门对供应商进行评审、考核，创建并调 整供应商档案。 第三条供应商的评审流程、考核流程、供应商档案创建流程、维护流程等业务流程分别 参考采购管理流程规定中相应内容。 第四条本规定是采购管理制度中相对独立的一部分内容，与之配套使用。 第五条供应商管理主要有两部分内容：一是招标管理，二是供应商评价管理。 第二章招标管理 第六条为了保证采购物资的质量、价格、供货期、服务等符

12、合公司需要，对于部分物资 或服务的采购（比如运输单位的选定） ，可以尝试招标的方法确定合格的供应商。 第七条公司物资采购计划确定后，采购部根据公司规定，向潜在的供应商发出招标通知 或投标邀请函。招标通知或投标邀请函须经采购副总、总经理审核，其主要内容 如下： （一） 招标人的名称和地址等信息； （二） 标的的名称、用途、数量和交货日期； （三） 提交投标文件的方式、地点、截止时间； （四） 对投标人的资格要求和投标保证金的要求； （五） 开标、评标、定标的日程和办法； （六） 交货、竣工或者提供服务的时间； （七） 公司采购合同的主要条款及订立方式。 （八） 公司规定的其他内容。 第八条公司可

13、以采用以下评标方法： （一） 打分法。由采购部制定评标因素（如价格、质量、信誉、服务等）和相应的加 权分值；评标委员会（由采购部、技术部、品管部、制造部负责人组成）每位 成员分别对每个满足招标文件要求的投标人进行评价、打分；采购部汇总计算 评标委员会对每个投标人的打分，给出每个投标人的分值。 （二） 最低投标报价法。所有满足招标要求的投标人中，报价最低的投标人即为中标 人。此种办法一般适用于标的物技术含量不高与其他物品关联度不强的招标。 第九条如评标委员会一致认为最低投标价或某些分项报价明显不合理，有降低质量、不 能诚信履约的可能时，采购部通知投标人限期进行解释。如投标人未在规定期限 内作出解

14、释，或所作解释不合理，经评标委员会取得一致意见后，可确定该投标 人不能中标。评标委员会可将第二个最低投标的投标人作为报价最低的投标。如 第二个投标人有上述情形，则以此类推。 第十条招标通知不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的 其他内容。 第十一条 招标项目设有标底的，标底的知情人负有保密的责任。 第十二条 采购部应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间；自招标通知发出至投标 截止日，不得少于 20 天。 第十三条 采购部对已发出的招标通知进行必要的澄清或者修改时，应当在招标通知规定的 投标截止日期 5 天前，以书面形式通知所有招标通知收受人。 第三章供应商评价管理 第

15、十四条 采购部门在供方确定前，根据采购物资技术标准和生产需要，对供方进行质量能 力调查，同时对价格、供货期、最小加工批量等进行比较，择优选择，填写“供方 推荐表”；对于同类的物资，应同时选择几家合格的供方，以提高讨价还价能力。 第十五条 采购部门要求被推荐的供方填写“供货厂商调查表”、“供方业绩评定表”。 第十六条 采购部门根据“供货厂商调查表”及“供方业绩评定表”，填写“质量保证能力评审表”， 可以包括以下内容（指标及指标的分值可以根据采购物资的种类及采购的具体要 求灵活设定）： （一） 供方质量保证体系及质量体系认证情况(占 10 分)，由质量体系管理员填写； （二） 供方产品质量状况(占

16、 30 分)，由质量检验人员填写； （三） 设备能力(占 10 分)，由专业技术人员填写； （四） 价格、交货能力(占 30 分)，由采购部填写； （五） 财务信誉及票据规范性(占 10 分)，由财务部填写； （六） 售后服务水平(占 10 分)，由采购部填写。 （七） 以上内容应提供充分的书面证明材料，以证实供方的上述能力。对于供应量较 大或供应频次较多的供方，应定期组织以上各部门人员进行实地考核。 第十七条 采购部门汇总评分结果，按下表做出评定结论，报采购副总批准后，编制“合格供 方目录”。 等级等级得分率（）得分率（）综合能力评价综合能力评价合作或采购前景合作或采购前景 A 90能力足够,效果好优先合作 B 80能力较好,有一定效果带条件的合作 C 65能力一般,效果一般整改后合作 D 65能力不足,效果差暂不采购 第十八条 对第一次供应重要物资(如主要原、辅材料)的供方，除提供充分的书面证明材料 外，还需经样品测试及小批试用，测试合格才能供货，其程序简单描述如下： （一） 技术部联合生产部门、质检部门提出采购物资的技术参数的详细资料，并