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1、档案管理工作流程档案管理工作流程 具体工作具体工作收集各部门、分公司的文书档案 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 下发通知 审核 接收 存档 没有按时移交的部门向上级领导汇报 上级领导督办 移交完毕 对于此流程图的解释 档案室每年 1 月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单， 经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。 如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。 具体工作具体工作对集团所有文书材料进行整理 详详 细细 工工
2、 作作 流流 程程 流程图 收集 分类 组卷 录入卷内目录 编写案卷题名装订 关于此流程图的解释 收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。 具体工作具体工作文件借阅 详详 细细 工工 作作 流流 程程 借阅人填写文件借阅申请单写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部 门、借阅日期、归还日期借阅部门主管领导签字持签字齐全的借阅单到档案室借阅档案管理员在文件目录中查找该文件的 编号,将文件编号写在借阅单上文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记已到借阅预 计归还日期
3、,档案室电话通知其归还或办理续借文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际 归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续档案室将归还文件整理归档 具体工作具体工作合同接收合同接收 详详 细细 工工 作作 流流 程程 到董办接收合同档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对手续完整签字接收档案室对合同进行存档并下发相 关部门 接收合同要求：接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部 门需后补手续。 具体工作具体工作洽商资料接收 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 接收 核对 录入 存档 关于此流程图的解释 每月由各项目资
4、料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存 档。 具体工作具体工作结算资料接收 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 接收 核对 录入 存档 接收合同要求接收合同要求 ： 1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字 ； 2、应按移交部门出具的移交单进行一一核对 ； 具体工作具体工作图纸档案接收、整理 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 取图 登记 审核印章 编号 录入 归档 关于此流程图的解释 由总工办电话通知档案室秘书取图纸,档案室秘书审核图纸是否有总工办和设计部对此图纸的确认印章， 审核后给图纸进行编 号，加盖档
5、案室印章,录入电子版目录,按项目类别进行存档。 具体工作具体工作 集团营业执照的年检 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 下载申请表填写表格网上注册年检 向财务部要财务报表 申请盖章 请款 到工商局办理年检 关于此流程图的解释 根据工商局规定，每年 3 月起，从工商网下载年检表格，按照营业执照上的内容填写好年检表,并在网上注册年检，在申请表 上加盖公司的公章、合同章、财务章 , 向财务请款并并要求提供集团 12 月份的财务报表, 带着年检表、营业执照副本、财 务报表、公司公章到相应的工商局进行年检。 具体工作具体工作办理营业执照有效期变更 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 到
6、工商局领取变更表 填写表格 修改公司章程、股东会决议 申请盖章 到工商所审核 变更完成 关于此流程图的解释 到领取营业执照的工商所领取变更表并进行填写，准备好修改后的公司章程和股东会决议，申请变更表、公司章程、股东会 决议盖公章，到工商所进行审核，审核通过后将营业执照放在工商所进行变更。 具体工作具体工作借阅图书 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 查阅 登记 录入 借出 归还 归档 关于此流程图的解释 借阅人在档案室进行查阅，找到需要的图书后在借书证上登记，填写姓名和借书时间，档案室秘书根据借书卡内容在电脑上 登记，审核无误后将图书借出。借阅人归还图书时在借书卡上写明还书时间，检查图
7、书是否完好无损，核对无误后归档。 具体工作具体工作刻录光盘 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 登记(申请) 刻录 检查下发 关于此流程图的解释 (1)刻录光盘必须在刻录光盘登记表中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录， 完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写文件借阅单 ，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容， 最后下发给所需部门。 具体工作具体工作对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训 详详 细细 工工 作作 流流 程程 流程图 确定资料员名单 拟定培训日期 拟定培训内容 通知相关资料员
8、详细讲解培训内容 作专业指导 关于此流程图的解释 对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知， 针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。 档案管理流程档案管理流程 主流程项目主流程项目注解注解责任人责任人 (1.1)人事副档的含义： （1.2）建立人事副档： （1.3）人事副档建立的时限： 人事副档是指在公司人事管理工作中形成的，记载和反映员工个人经历、基本情况、资历证明及在公司 中工作业绩、工作表现、工作变动等文件材料，以个人为单位集中保存以备查考的文字、表格及其他形 式的历史记
9、录。人事档案应真实全面地反映个人全貌，人力资源部门要经常通过相关部门，收集全公司 员工的岗位调配、职务任免、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的，反映个人德、能、勤、绩 等方面的文件材料，充实档案内容。 A.新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。 B.人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并 存档。 A.对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。 B.其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该
10、员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。 C.新入职的经理级 （含部门第一负责人） 及以上人员的副档， 应在该员工入职之日起十五个工作日内， 将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。 D.对于异动员工，在员工异动交接手续完成之日起，由原部门或门店将异动员工资料交至人力资源 部人力资源部档案管理员在三个工作日内将异动资料存入副档。 E.离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件送至人力 资源部，进行归档。 4、人事副档建立的权限 1、人事副档的含义(1.1) 2、建立人事副档（1.2） 3、人事
11、副档建立的时限（1.3） 档案管 理专员 档案管 理专员 档案管 理专员 档案管 理专员 档案管理流程档案管理流程 主流程项目主流程项目注解注解责任人责任人 （1.4）人事副档建立的权限： （1.5）建立人事副档所需资料： （5.1.1）卷内目录：见附件 1：员工人事副档明细 （5.2.1）招聘资料： 4、人事副档建立的权限（1.4） 不同职级，档案存放处不同： A.分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及 分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B.门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。 A.卷 内目录 B.招 聘资料 C.入 职资料 D.在 职资料 E.调 职调薪资料 F.职 务任命文件 G.异 动文件 H.考 核、评定工作中形成的有关材料 I.奖 惩材料 J.离 职资料 K
