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1、. . 摘 要本论文首先介绍了办公自动化（OA）系统与电子文件管理这个领域的研究背景与当前现状，研究了办公自动化系统、档案管理系统的概念、主要功能模块和电子文件管理等相关基础知识，然后分析了目前办公自动化系统中文档管理功能的缺陷、办公自动化系统与档案管理系统相互独立导致信息孤岛、缺乏电子文件管理功能需求通用性规以及正在研制开发电子文件管理系统的现实，接着提出通过相应的技术方法和管理措施将办公自动化系统与档案管理系统实行无缝，达到提升电子文件管理水平、克服“双轨制”和“双套制”问题，为文档一体化管理提供了现实可行的技术支撑。本文共分为6个部分：第一部分是绪论。主要本课题的相关研究背景和研究综述。
2、第二部分是办公自动化系统论述部分。主要说明其相关知识，如办公自动化系统的概念，其主要功能模块，国办公自动化系统技术架构情况。第三部分是档案管理系统部分。主要涉及档案管理系统的概念，其主要功能模块和档案管理系统与OA系统的对比。第四部分是关于OA系统与档案管理系统的无缝部分。主要涉及无缝的概念，为什么要实施无缝的原因及无缝的意义。第五部分是实现无缝的方法和措施。主要分为两块即技术方法和管理措施。关键词：OA系统 ；档案管理系统；电子文件管理；无缝；文档一体化ABSTRACTThis paper elaborates the current research situation and backg
3、round in the field of the OA system and electronic records management, the concept of OA system,file management system, their main functional modules,related knowledge about electronic records management first, then analyses the defective records management functions of office automation system, and
4、 find that office automation system and file management system is independent of each other. The lacking of electronic records management general specification ，and considering the reality that electronic records management system is developing. This paper put forward some corresponding technical me
5、thods and management measures in order to realize the implement seamless link between OA system and file management system.This article consists of five chapters:The first chapter is the introduction, research background.The second chapter discusses the office automation system.Primarily on its rele
6、vant knowledge，such as the concept of office automation system, its main function modules, domestic office automation system framework.The third chapter reviews the file management system. The concept of file management system, its main function modules and the contrast between file management syste
7、m and OA system.The fourth chapter is about realizing the seamless link between OA system and file management system.The concept of seamless link, the reasons for the implementation of seamless and seamless significance.The fifth chapter is about technical methods and management measures . Key words
8、: OA system; File management system; Electronic records management; Seamless links目 录第1章 绪论11.1 研究背景11.2 研究综述1第2章 办公自动化（OA）系统32.1 OA系统的概念32.2主要功能模块32.3 国办公自动化系统情况42.3.1 Lotus/Domino Notes42.3.2 J2EE62.3.3 MS Exchange62.4文档管理功能的不足62.4.1 “信息割据”62.4.2 “文档断流”72.4.3 系统设计忽略电子文件管理理念72.4.4背景信息、元数据捕获不到位7第3章
9、档案管理系统83.1 档案管理系统的概念83.2 主要功能模块83.2.1 数据管理模块83.2.2 整理编目模块83.2.3检索查询模块93.2.4安全功能93.2.5系统维护模块93.3 档案管理系统与OA系统比较9第4章 无缝的必要性和意义114.1 无缝的概念114.2 无缝的必要性114.2.1 OA系统文档管理功能不完备114.2.2 OA系统与档案管理系统相互独立114.2.3 缺失真正的电子文件管理系统114.3 无缝的意义124.3.1缓解OA数据库运行压力124.3.2满足知识管理战略需求124.3.3提升电子文件管理水平134.3.4克服 “双套制”和“双轨制”问题13第
10、5章 无缝的方法措施145.1 技术方法145.1.1 应用系统集成商编写接口程序145.1.2 利用JCA开发接口应用程序145.1.3 利用Domino LEI开发配置接口应用145.2 管理措施155.2.1 再造规化的档案工作流程155.2.2 建立一套完善的管理制度体系155.2.3 建立电子文件管理功能需求的通用性规15第6章 结论17参考文献18 . . . 第1章 绪论1.1 研究背景随着电子计算机技术和网络技术的迅猛发展和OA系统(办公自动化系统，下同)的日益普及，电子文件和电子档案日益取代传统的纸质文件和档案,因此如何科学有效地管理电子文件和电子档案便成为当今时代文件和档案
11、工作者共同关注的重要问题。目前，OA系统在形成、处理和传输电子文件方面已经没有什么技术障碍，但是“信息流的归宿问题、保真及问题，积累及长期保存，利用问题日渐突出1”。需要我们从信息技术与管理措施等不同层面做出反应，采取一定的对策。本文也正是基于此出发，尝试对涉及OA系统电子文件管理的信息技术和管理措施的不同讨论进行一个梳理，然后提出自己的思考。1.2 研究综述学者大发在其文章OA系统环境下电子文件管理的实现提到：“通过档案部门的努力和指导，把电子文件管理的理念灌输到电子政务和OA系统的开发运用中，从而实现对电子文件的有效管理”，其具体实现策略为：1、明确责任即“切实落实好电子文件的真实性、完整
12、性、安全性和可识别性移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责的规定”；2、“把文档一体化原则贯彻到系统设计中”；3、“把背景信息和元数据绑定在电子文件中2”。但是有学者指出，当前因为档案人员自身素质和技能方面的缺陷，“档案部门在开发OA系统中影响很小”，很少能参与到系统设计开发中去，所以文档管理人员参与系统设计、干预系统本身，“把文档一体化原则贯彻到系统设计中”在很长一段时间可能会落空。同时学者王育东、高松峻提出了“文档管理系统三代更替说”即“文件与档案管理的系统历经两代，正在走进第三代。 第一代是OA系统，主要目的是解决办公质量与提高办公效率，文档管理只是其系统功能之一。第二代是专用于文档
13、管理的一体化系统，这是直接服务于文件与档案管理的应用系统。第三代是电子文件管理系统，必须进行研制与开发，否则就不能适应实践发展”。然而，一些学者同样指出我国国暂时还没有开发出电子文件管理系统的现实。并且随着电子政务不断推出办公自动化系统，给电子文件管理不断增加难题，催促着我们解决问题。傅荣校和叶建英指出“电子文件管理造成一种各要素之间相生相克的关系：电子文件管理依赖于信息技术的运用，技术运用又依赖于标准，标准的制定又依赖于实践的成熟”，他们研究认为“技术问题很难掌握控制，我们只能听从其发展走向对电子文件管理的影响”，因此如果想要不断促进电子文件管理的发展与成熟，必须抛弃坐等电子文件管理统一标准
14、或在档案人员综合素质较低情况下一味空想干预系统设计这两个念头，而应该从目前OA系统大量应用和档案管理系统已较成熟的实际情况出发，采取现阶段将OA系统和档案管理系统有效衔接的阶段方案，为今后电子文件管理系统的研制开发，为电子文件管理统一标准的制定奠定比较成熟的工作基础。第2章 办公自动化（OA）系统2.1 OA系统的概念办公自动化系统（office automation system）是利用现代办公技术和计算机网络技术构成的一种人机信息处理系统，这个系统由办公机构、办公人员、办公设备、网络设施和办公信息等要素构成，组织机构的办公人员通过网络可以实现跨时间、跨地点的协同办公，同时通过办公自动化系统
15、实施的交换式网络应用，可以使得办公信息传递更加快捷方便，办公事务处理更加自动化，极大提高了办公活动的高效率。20世纪50年代办公自动化首先在美国等西方国家兴起，当时用于电子数据处理。60年代被管理信息系统取代，70年代后期办公自动化才成为一门涉及信息技术、系统科学和行为科学的综合性技术。80年代和90年代，国外办公自动化得到飞速发展。我国的办公自动化是在80年代中期才发展起来的，1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。1986年5月在国务院电子振兴领导小组办公自动化专家组第一次专家会议上，定义了办公自动化系统功能层次和结构模式。办公自动化系统是一个开放的、动态的、发展的系统，它随着信息技术的不断发展而该进。从其兴起至今，办公自动化系统已经经历了六个阶段：硬件配置阶段、数据处理自动化阶段、无障碍工作流自动化阶段、协同工作型办公自动化以及协同发展型办公自动
