{档案管理}广州市建筑工程档案编制指南试行

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1、档案管理广州市建筑工程档案编 制指南试行 档案管理广州市建筑工程档案编 制指南试行 00 为了贯彻国务院第 279 号令建设工程质量管理条例、建设部第 78 号令房 屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法和广州市房屋建 筑工程和市政基础设施工程竣工验收及备案管理实施办法（试行） （穗建筑200261 号文） ，加强对建筑工 程质量的管理，同时，为了适应我国建筑业现行的规范标准，进一步加强我市建筑工程施工技术文件的规范化 管理，统一和完善全市各建设工程单位对建筑工程档案的整理和归档要求，根据建设部颁发的国家标准 建筑工程施工质量验收统一标准（GB503002001） 、建设工程文件

2、归档整理规范（GB/T503282001） 和广东省建设厅下发的关于统一使用广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表的通知 （粤建管字 2003）120 号）的要求，并结合我市目前建筑工程的实际情况、有关工程建设单位的意见和建议，制定了 广州市建筑工程档案编制指南（以下简称指南） 。 本指南主要内容包括：广州市建筑工程文件整理及档案移交规定、 建 设 工 程 质 量 管 理 条 例 （国务院第 279 号令） 、城市建设档案管理规定 （建设部第 90 号令） 、关于统一使用广东省建筑工程竣工验收技术资料 统一用表的通 知 （粤建管字2003）120 号） 、关于印发广州市房屋建筑工程和市政基础设

3、施工程竣工验 收及备案管理实施办法的通知（穗建筑200261 号） 、关于印发广州市建设工程档案预验收规定的通知 （穗建档200215 号）和关于印发建设工程中间验收监督管理规定的通知（穗建监字2001068 号 ）.本指南是对 2002 年 6 月编制的广州市建设工程档案编制指南的重 新修订，主要增加了监理文件的归档内容，同时根据广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表，对施工 文件的归档内容也作了相应变动。本指南适用于建筑工程。 请各单位在执行过程中，随时将有关意见和建议反馈给我们，以便完善。 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 一、广州市建筑工程文件整理及档案移交规定1 附录： 1

4、.附录 A 广州市建筑工程档案移交内容一览表（附卷内目录）.7 2.附录 B 卷内目录样式（空白目录）.60 3.附录 C 卷内备考表样式.61 4.附录 D 案卷封面样式.62 5.附录 E 卷盒脊背样式.63 6.附录 F 建筑工程档案概况表样式.64 7.附录 G 城建档案移交书样式.65 8.附录 H 案卷目录样式.66 9.附录 I 城建档案移交目录封面样式67 10.附录 J 设计变更通知单汇总表样式68 1.建设工程质量管理条例（国务院第 279 号令）.69 2.城市建设档案管理规定 （建设部第 90 号令）.81 3.关于印发建设工程中间验收监督管理规定的通知 （穗建监字20

5、01068 号） 864.关于印发广州市建设工程档案预 验收规定的通知 （穗建档200215 号） 895.关于印发广州市房屋建筑工程和 市 政 基 础 设 施 工 程 竣 工 验 收 及 备 案 管 理 实 施 办 法 的 通 知 （ 穗 建 筑 200261 号 ） .94 6.关于统一使用广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表的通知 （粤建管字2003） 120 号） .100 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 为加强广州市建筑工程档案的收集、整理工作，统一建筑工程档案 的验收标准，保证建筑工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规范化、标准化，根据 建设工程质

6、量管理条例 （国务院 279 号令） 、 城 市 建 设 档 案 管 理 规 定 （建设部 90 号令） 、建设工程文件归 档整理规范 （GB/T503282001） 、城市建设档案著录规范 （GB/T503232001） 、建设工程施工质量验收统一标准（ GB503002001）和关于统一使用广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表的通知（粤建管字2003 ）120 号） ，特制定本规定。 本规定所称的建筑工程，是指本城市规划区内的公用设施、交通运输、工业建筑、民用建筑、名胜古迹、园林 绿化、环境保护、人防、军事、水利、防灾等建设工程。 本规定适用于本城市规划区内的各项新建、改建、扩建、续建、

7、和重要部位维修的建筑工程。 工程文件的归档范围。 （一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具 有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 （二）广州市建筑工程文件的具体归档范围符合本规定附录 A。 工程文件归档的质量要求。 （一）归档的工程文件应为原件。 （二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准 和规程。 （三） 工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 （四）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪 色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水

8、、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 （五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备国。 （六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm210mm）图纸采用国家标准图幅。 （七）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是 新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 （八）所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。 1.竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单 位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm 80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白

9、处。 2.竣工图如下： （九）利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为：35mm15mm。 变更图章可以采用以下几种形式： 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 （十）凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过 图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。 （十一）对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更通知单汇总表（见附录J） ，该汇总表组卷时应放在 所有设计变更通知单之前。 （十二）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4 幅面（297mm210mm） ，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针 方向向内折，图标栏露出

10、在外面（按技术制图复制图的折叠方法） （BG/10609.389） 。 工程文件归档的时间、套数要求。 （一）归档时间： 1.根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过验收后进行。 2.勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接 。 3.凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。 （二）归档的套数： 1.工程档案不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交市城建档案馆。 2.勘察、设计、施工监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 3.凡设计、

11、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。 工程文件立卷的原则与方法： （一）立卷应遵循工程文件自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 （二） 一个工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 （三）工程文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、 竣工验收文件、声像档案六部分。 1.工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等立卷; 2.监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷; 3.施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷; 4.竣工图可按单位工程、子

12、单位工程、专业立卷; 5.竣工验收文件可按单位工程立卷; 6.声像档案可按建设项目或单位工程立卷。 （四）文字材料厚度不越过厘米，图纸百度不超过 4 厘米;印刷成册的工程文件保持原状。 （五）卷内文件必须按本规定附录 A 的类别和顺序排序，图纸按专业图纸目录的顺序排列。 案卷的编目 （一）卷内文件页号的编制： 1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每单独编号，页号从“1”开始。 2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角：双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的 图纸一律在右下角。 3.印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。 4.案卷封面、卷内目录、

13、卷内备考表不编页号。 （二）卷内文件页号的编制： 1.卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式符合附录 B。 2.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。 3.文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来。 4.责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。 5.文件编号：填写文件的文号、施工用表编号或图号。 6. 文件题名：填写文件标题的全称。 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 7.日期：填写文件形成的日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上的日期） 8.页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件

14、填写起止页号。 （三）卷内备考表的编制： 1.卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式符合附录 C。 2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数） ，以 及立卷单位对案卷情况说明。 （四）案卷封面的编制： 1.案卷封面样式符合附录 D。 2档号、档案馆（室）号和缩微号待移交市城建档案馆时统一填写。 3案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，由 1工程名称、2分部工程或专业名称、3卷内文件内容三 部分构成，其中 3卷内文件必须符合广州市建筑工程档案移交一览表（附录 A）中所列案卷内容（标题） 的要求。 4当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号

15、，括号内以简短文 字概括本卷内容。 5编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等 ”代替。 6编制日期：填写卷内全部文件形成的起止日期。 7卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用计算机打印。 8委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。 案卷装订与装盒 （一）案卷装订：文字材料必须装订，装订前要去除文件上的金属物，用白色棉纱在卷面左边一厘米处、上下 分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。图纸装订，须采用牛皮纸打印内置封 面。 （二）案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷

16、较薄时，可多卷装入一盒（不超过 4 卷） ，卷 盒样式符合附录D、E。 （三）卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏填写本盒内案卷的卷号， “案卷题名 ”栏填写工程名称。 广州市建筑工程档案编制指南由 王康名 录入 建设单位在组织工程竣工验收前，须提请市城建档案馆对工程档案进 行预验收，具体按广州市建设工程档案预验收规定（穗建档200215 号）执行。 建设单位在取得市城建档案馆出具的建设工程竣工验收档案认可书后，方可组织工程竣工验收。 市城建档案馆接收范围的建筑工程为本城市规划区内的各项建筑工程。凡列入市城建档案馆接收范围的工 程，必须向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（原件） 。 停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。 工程文件立卷装盒后，由建设单位汇齐全部工程档案，送市城建档案馆检查审核，符合规定的办理移交。 不符合规定的，整改合格后，再办理移交。建设单位向市城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续， 提交城建档案移交目录一式二份（附电