{人力资源考勤管理}考勤管理系统详细说明

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1、人力资源考 勤管理考勤 管理系统详细 说明 人力资源考 勤管理考勤 管理系统详细 说明 考考 勤勤 管管 理理 系系 统统 说说 明明 书书 个人整合：【闪石风暴】 2010-07-26 目录目录 第一章 系统功能特性 3 第二章 系统安装要求 4 2.1 硬件要求：4 2.2 运行环境 5 第三章 软件的安装与卸载 5 3.1 管理软件安装 5 3.2 管理软件卸载 7 第四章 软件操作流程介绍 10 4.1 功能模块 10 4.2 软件操作步骤 10 4.3 软件首次操作流程 11 4.3.1 设置管理员 11 4.3.2 建立人事档案 11 4.3.3 获取指纹信息，注册姓名至考勤机 1

2、2 4.3.4【班次设置】：12 4.3.5【排班】：12 4.3.6 备份数据库 14 4.3.7 采集数据 14 4.3.8 分析数据 15 4.3.9 查看报表 15 第五章 各模块详细介绍 16 5.1 人事资料 16 5.1.1【公司信息】设置 16 5.1.2【部门信息】设置 16 5.1.3【员工信息】设置 18 5.1.4 员工离职、复职管理 22 5.1.5【人事参数】设置 23 5.2 考勤管理 24 5.2.1【班次定义】设置 24 5.2.2【上班规律】设置 27 5.2.3【员工排班】28 5.2.4【排班总表】设置 30 5.2.5 假日登记 31 5.2.6 请假

3、或外出登记 32 5.2.7 手工补卡 32 5.2.8【计算规则】设置 33 5.3 终端管理 35 5.3.1 连接考勤机 35 5.3.2 员工信息及指纹管理 37 5.3.3 考勤机管理 39 5.3.4 响铃设置 40 5.3.5 下载考勤数据 40 5.4 统计报表 41 5.5 数据库管理 41 5.5.1 备份数据库 42 5.5.2 恢复数据库 43 5.5.3 压缩数据库 44 5.6 系统维护 44 5.6.1 用户管理 44 5.6.2 清除数据 46 第一章系统功能特性第一章系统功能特性 考勤管理系统是以用户需求为导向， 针对各工厂、 公司考勤管理业务进行计算机管理而

4、开发的通用考勤 管理系统。系统界面清晰舒适，直观性强，操作简便， 安全可靠，且提供了联机帮助。系统查询、汇总、计 算快速简捷。考勤管理系统由主管人员设定操作人员 的权限，由操作人员定义自己的口令密码，有效的防 止了非法使用和越权使用系统。系统具有严格的数据 录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。系统 备份功能保证了数据不丢失，在系统发生故障时，可 迅速恢复运行。 考勤管理系统具有五大功能模块，分别为“人事 资料” 、 “考勤管理” 、 “统计报表” 、 “系统维护” 、 “考 勤设备”几个模块。 第二章系统安装要求第二章系统安装要求 2.1 硬件要求：2.1 硬件要求： 1)CPU：1GM

5、Hz 以上 2)内存：128MB 以上 3)硬盘：2GB 以上的可用硬盘空间 4)通讯端口（COM 口）：1 个 （如为 USB 接口， 则需一条 USB 转 COM 口的转接线） 2.2 运行环境2.2 运行环境 数据库：ACCESS 操作系统：WIN98MENT/2003 第三章软件的安装与卸载第三章软件的安装与卸载 3.1 管理软件安装3.1 管理软件安装 1在安装光盘中双击程序，开始安装系统，如下图 ： 2单击“下一步”安装程序，点击“取消”结束安 装。 3选择安装程序的地址，默认安装到系统盘的 ProgramFiles指纹门禁管理系统，通过“更改”可 改变安装路径，点击“下一步” 。

6、 4 选择或手动输入指纹考勤系统的快捷方式文件夹， 默认为:“考勤管理系统” ，可以直接输入修改，确认 后，点击“下一步”，软件开始安装，系统将自动将 软件安装在您设置的安装路径下，并在开始菜单、桌 面形成快捷方式。 3.2 管理软件卸载3.2 管理软件卸载 1、点击“开始”进入“控制面板” ，找到“添加删除 程序”点击进入后找到 2、进行删除 3、点击“下一步” 按钮，选择“全部是” 按钮。 4、卸载成功“完成” 。 第四章软件操作流程介绍第四章软件操作流程介绍 用户如果使用的是指纹考勤机，可先在设备上登 记员工的指纹，并记录下每个员工的“指纹登记号” ， 然后再进行软件操作。 用户购买的是

7、感应卡考勤机，可在软件中的员工 信息中输出员工持卡的卡号（或者使用“读卡”功能 读入） ，然后下传到考勤机。 4.1 功能模块4.1 功能模块 本软件一共由五个大的功能模块：【人事资料】 、 【考勤管理】 、 【统计报表】 、 【系统维护】 、 【通讯程序】 1、 【人事资料】包含了公司信息、部门信息、员 工信息的录入、编辑，员工离职的处理，员工的工种、 学历、民族、籍贯等信息的编辑。 2、 【考勤管理】包含了考勤规则的设定、排班、 排班情况查看，还包含了节假日、请假、加班等情况 的登记。 3、 【统计报表】 包含了原始记录表、考勤明细表、 日报表、月报表的查看、导出、打印。 4、 【系统维护

8、】包含了管理员的添加、编辑、删 除，管理员权限的设定、修改，过期数据的清除。 5、 【通讯程序】包含了对考勤机参数的设定，员 工信息的注册（将注册信息上传至考勤机） ，员工信息 下载（将考勤机上的注册信息获取到软件中） ，考勤机 参数的查看、设置，考勤数据的采集等。 4.2 软件操作步骤4.2 软件操作步骤 4.3 软件首次操作流程4.3 软件首次操作流程 用户如果使用的是指纹考勤机，已经在考勤机上 登记每位员工的指纹信息，并记录下每个员工的“指 纹登记号” ，然后再进行软件操作。 4.3.1 设置管理员4.3.1 设置管理员 建议用户首次登录后先更改密码（初次登录用户 名为系统管理员帐号：a

9、dmin，密码为：空） ，若有多 个操作员使用系统，应给每个操作员建立帐号，并根 据每个操作员的工作分配适当的权限； 4.3.2 建立人事档案4.3.2 建立人事档案 A.设定公司信息，注意公司名称公司名称是整个系统的总 部门； B.部门信息：部门是对员工的分类，建议如果一 系统登陆更改密码人事信息设置 设备设置 注册员工 班次定义设置上班规律开始排班 查看原始数据 数据分析查看原始数据查看总排班 表 考勤数据采集 个部门中上班情况不同的可以设置子部门。 C.员工资料：考勤系统归根结底是对人出勤情况 的管理，因此员工信息是考勤系统的一个基础。其中 “员工编号” 、 “姓名” 、 “注册号码（指

10、纹登记号） ” 、 “入职日期” 、 “所属部门”是必填项目 注意：注意：注意：注意： 【员工信息】中的【注册号码】一定要和员工在 指纹考勤机登记的号码一致； 【入职日期】：考勤系统只统计员工入职日期之 后的数据。 4.3.3 获取指纹信息，注册姓名至考勤机4.3.3 获取指纹信息，注册姓名至考勤机 对于指纹考勤机来讲，用户一定要在指纹机上面 登记每位员工的指纹信息（每位员工对应一个“登记 号” ） ； 指纹信息保存在考勤机中，可以使用软件将这些 注册信息获取到软件系统中保存，一方面防止考勤机 出现异常指纹信息丢失造成重新录入，另一个方面， 如果客户使用多台考勤机，可以通过软件将这些指纹 信息

11、“写入” （注册）到其它的考勤机中。 使用【通讯程序】连接考勤机： A可以通过软件查看考勤机的信息，如登记了多 少人，多少枚指纹，累积考勤记录条数等等，也可以 设置考勤机的某些参数等。 B.将考勤机中登记的指纹信息获取到软件中； C将姓名信息（必须建立了员工信息并且将指纹 信息获取到了软件中）上传到考勤机中； 注意：注意：注意：注意： 部分考勤机型，使用标配的通讯线（RS232） 与电 脑连接,需要手动设置电脑串口的波特率与考勤机的 通讯波特率相同才能够正确通讯。一般考勤机的默认 波特率为：38400BPS。 4.3.4【班次设置】：4.3.4【班次设置】： “班次“班次“班次“班次” 是指员

12、工在一天内的上下班时间是指员工在一天内的上下班时间是指员工在一天内的上下班时间是指员工在一天内的上下班时间、规律规律规律规律。 包含上包含上包含上包含上、下班时间设定下班时间设定下班时间设定下班时间设定，迟到迟到迟到迟到、早退规则早退规则早退规则早退规则，缺勤规则缺勤规则缺勤规则缺勤规则， 加班规则等。加班规则等。加班规则等。加班规则等。 整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的 上下班方式设为一个班次（例如：白班，夜班，长白 班等） 。 4.3.5【排班】：4.3.5【排班】： “排班” 是指定员工每一天的上班情况，通俗说就 是哪一天上什么样的班次？ 【排排排排班班班班】是是是是一一一一考

13、考考考勤勤勤勤管管管管理理理理软软软软件件件件分分分分析析析析数数数数据据据据并并并并获获获获得得得得统统统统计计计计 报报报报表表表表的的的的基基基基础础础础，因因因因为为为为系系系系统统统统必必必必须须须须知知知知道道道道某某某某位位位位员员员员工工工工某某某某一一一一天天天天是是是是被被被被 安安安安排排排排如如如如何何何何上上上上班班班班的的的的，才才才才能能能能够够够够知知知知道道道道这这这这位位位位员员员员工工工工是是是是迟迟迟迟到到到到，还还还还是是是是 早退早退早退早退，或者正常出勤等等？或者正常出勤等等？或者正常出勤等等？或者正常出勤等等？所以所以所以所以“班次设置“班次设置

14、“班次设置“班次设置” 、 “排班“排班“排班“排班” 是考勤管理系统的核心。是考勤管理系统的核心。是考勤管理系统的核心。是考勤管理系统的核心。 A.【上班规律】： 如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上 班规律” 中设置一个或多个“排班模板” 。如下图，某 单位，周一到周五上正常班，周末双休，则可设定一 个按周循环的上班规律： B 【开始排班】： 使用上班规律中设定的“排班模块”为员工排班 （指定员工那一天上什么样的“班次” ） C 【总排班表】 排完班后，在“考勤管理”模块中的“总排班 表” ，可以查看每个员工详细的排班情况。一方面查看 排班是否成功，排班的结果如何，另一方面又可以排

15、班情况进行调整。如下图： 4.3.6 备份数据库4.3.6 备份数据库 人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完 成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出 现电脑问题造成系统无法使用时， 可将此数据库恢复， 减少再次输入人员的工作量。 4.3.7 采集数据4.3.7 采集数据 将指纹信息获取到软件中，并注册姓名至考勤机之 后，员工就可以开始考勤了。一段时间之后（一般为 月底） ， 管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软 件中，通过软件分析获得统计报表。 使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】 ，选择 “下载新纪录”获取上次采集数据之后的记录。 使用“下载新纪录”功能只采集上次采集完毕之

16、 后的数据，避免了重复采集带来的时间浪费。 4.3.8 分析数据4.3.8 分析数据 考勤系统原理就是电脑依照预先安排好的出勤规 定（排班，请假、外出等规定） ，通过员工的上下班的 签卡情况，综合统计出员工的出勤情况。 下图是增个考勤系统工作原理流程图 4.3.9 查看报表4.3.9 查看报表 班次定义、排班 请假、外出、假日等 班次定义、排班 请假、外出、假日等 统计报表 （日报表、月报表等） 统计报表 （日报表、月报表等） 分析数据之后，可以查看考勤报表。 第五章各模块详细介绍第五章各模块详细介绍 5.1 人事资料5.1 人事资料 5.1.1【公司信息】设置5.1.1【公司信息】设置 点击【公司信息】 模块，进入公司信息设置窗口， 如下图： 点击【修改】 ，然后陆续输入公司名（必填，可简 称） 、地址、电话等公司信息，点击保存。 5.1.2【部门信息】设置5.1.2【部门信息】设置 点击【部门信息】 模块，进入部门信息设置窗口， 公司是整个部门结构的总部门，