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1、企业管理手册公司综 合信息中心经理工作手 册 企业管理手册公司综 合信息中心经理工作手 册 综综 合合 信信 息息 中中 心心 经经 理理 工工 作作 细细 则则 附件附件 1： 综合信息中心经理工作流程 总经理 综合计划管理 中心副总 综合信息中心 经理 岗位职责组织结构信息服务委员会 信息服务策略与规格 数据通信 办公室自动化文字处理 费用分配方式 企业计算机安全管理制度 综合信息网络体系 员工考核 综合信息服务制 度 信息服务规划信息系统审查 送审 任命 提请 建 立 附件附件 2： 岗位职责岗位职责 职务 （一）在分管副总领导下，贯彻政府善于“开发信息资源，服务社 会建设”的精神，有目
2、的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处 理、贮存企业内外有关改革和经营管理科技进步、群众生活，思想工 作等方面的综合信息，为领导决策和各部门应用服务。 （二）负责组织开展经济技术情报工作，为企业制定经营决策和 产品开发方案提供依据。 （三）负责组织协调企业信息网络的工作。 （四）负责组织订综合信息管理制度。 （五）积极组织开展重大信息的调研，努力办好信息刊物，不定 期召开信息发布会，及时企业内外传递、发布有关信息。 （六）积极参加行业，地区及国家经济技术信息网络活动，搞好 信息的协作和交流，不断提高企业信息管理水平。 （七）逐步开展对外有偿信息咨询服务活动。 （八）逐步发展与国际上的信息联系
3、。 （九）完成领导交办的其他工作。 职权 （一）有权组织信息员收集企业内外各方面的信息。 （二）对所辖信息工作岗位有检查督促权。 （三）有权代表企业参加行业和地区经济技术信息网络活动。 （四） 有权组织开展综合信息调研活动，组织召开企业内信息发 表会，主持编撰刊物。 （五） 有权向各相关部门索取有关信息资料，督促按期整理交缴 档案。 职权 （一） 对收集、整理、传递、贮存发布的信息的准确性、及时性 负责。 （二）对所辖信息岗位工作的质量和安全负责。 （三） 对档案住处资料保管不善，造成丢失、损坏和失、泄密现 象负责。 附件附件 3： 信息服务委员会信息服务委员会 与信息服务有关的委员会可以分为
4、两类，第一类包括管理信息服 务业务的委员会，例如，高级管理信息系统指导委员会;另一类包括 在信息服务部门内部机构中设立并尽职的委员会。 信息服务委员会有 两种形式:常设的和特设的。常设委员会是永久设立的，通常是定期 召开会议。特设委员会是为了达到更直接的目的(例如，调查和可行 性研究)而特别设立的。 1公司信息服务委员会 (1)名称不一的信息服务委员会。 在信息服务发展初期，公司的信息服务委员会就是高级信息服务 指导委员会。从此公司到彼公司，委员会的名称和职责相差很大。通 常的名称有:计算机咨询委员会，执行数据处理的指导委员会，管理 信息系统咨询理事会，信息服务优先权决定委员会，信息系统政策
5、委员会。为了保持一致性，这个高级指导委员会被称为信息系统政策 委员会。其成员一般是用户管理人员和行政领导。一个高级的信息系 统政策委员会是一个公司成功地进行信息服务必不可少的组成部分。 在过去的十年中，信息系统政策委员会已成为许多公司组织机构 流行的部门。不幸的是，许多这样的委员会的创建是因为要处理内部 事务，并不给定明确的职责，因此，这些委员会还不如不建立。在这 种情况下， 委员会的建立以及委员会的义务和职责通常是在错误方向 上发展。为建立称职的信息系统政策委员会，公司政策制定者必须提 出关于委员职责、会员资格、会晤次数、涉及的范围和(在某种情况 下)出席者等问题。 (2)信息系统政策委员会
6、的职责。 信息系统政策委员会的职责应明确定义，并应系统地进行书面阐 述，然后分送给那些需要知道的人员。下面规定的这些信息系统政策 委员会的职责已证明在许多组织中是行之有效的: 0 为使公司高效地运转，必须有信息服务，显然，信息系统政 策委员会一定能促进信息服务。 0 定期地向总裁和董事会报告信息服务情况和提出有关建议。 0 批准和否决信息服务请求。公司的政策应该根据估算的资源 条件(通常是人力、成 本)，能够描述出主要的和次要的服务请求的轮 廓。 0 在批准的信息系统开发项目中负责建立优先权。委员会一般 都会遇到一系列的批准项目，依据公司需要，这些项目的优先权要不 断地调整和更新。 0 负责监
7、督信息服务项目的进行和正在运行的生产系统的性能。 必要时，委员会必须估计分配给项目的追加资源的价值，它通常是超 过预算的。当完成项目明显地不如所望时，委员会可以作出继续进行 还是停止进行的决定。 许多公司不会采取强迫一个注定要失败的项目 尽快地完成的政策(想补偿损失反而损失更多)。信息系统政策委员会 还应监督正在运行的生产系统的性能， 以便能估计他们为公司目标所 作的贡献。一般来说，委员会还要负责签署那些陈旧而无用的信息系 统的死亡证。 0 调停用户部门之间的争论和由信息服务工作与指定的工作所 引起的矛盾。多年来，数据处理领导者处于必须在两个或更多的业务 领域中作选择的处境。 重要的过程冲突应
8、该由信息系统政策委员会和 那些受此决定影响最大的部门解决，而不是由信息管理部门解决。 0 制定与信息服务有关的并且涉及所有部门的政策。 0 制定信息服务发展的短期和长期的规划。信息服务的规划工 作是项冗长乏味的任务。通常，必须指派一名信息服务人员来完成规 划过程中的技术工作。 委员会提供规划所需的主要输入信息并作出最 终的批准。 以上建议的职责范围根据工业的种类和委员会的重点会有很大 变化。 信息系统政策委员会可以利用信息服务部门来帮助履行这些职 责。 信息系统政策委员会是公司的(而不是信息服务部门的)重要助 手。读委员会应该由董事长和董事会授予特许的职权。委员会通常要 向董事长汇报， 委员会
9、与信息服务部门的联络靠信息服务部门的负责 人。 (3)信息服务委员会委员的资格问题。 信息服务政策委员会的委员资格应由公司政策委员会规定。要 作到这一点，董事长、执行委员会和董事会必须回答如下问题: 0 谁适合在委员会中任职？如何选择他们？ 为了使信息系统政策委员会具有较高的工作效率，它的成员 应具备制定政策的水平。这些成员可以是专业领域的高级管理人员， 也可以是公司其他高级管理人员，副总裁或更高级的人员则更好。在 历史上，信息服务指导委员会还没有取得真正成功的经验。在最好的 情况下，充其量是没有引起过分的麻烦;在最坏的情况下，他们已影 响了生产力的发展。为了更好地工作，委员会必须拥有决策权力
10、并且 能保证这些决策贯彻到底。 任何一级的信息系统委员会需要开发大量 的信息服务资源来支持该委员会。如果没有果断采取行动的职权，较 低一级的委员会的工作只在那里兜圈子， 这样不但浪费了有价值的资 源，而且还浪费了每个成员的时间。 0 应该有多少人在委员会里工作? 一个处理如此复杂和政策性很强的课题的委员会，如果超过了八、 九个人，那就可能变得很呆滞，太多的成员会使决策过程带来不必要 的困难，因此建议有六、七个参加表决的成员就行了。 0 每一个成员的任期应该多长? 因为大多数主要项目需花费一年多时间，所以任期最短也得一年， 两年或更长一点更好。如果公司只有六个到九个可能胜任的成员，则 永久性任职
11、也是可以的。 其它较大的或更多的同行业组织起来的公司 需要轮换这一重要的职责。这种任职应该以这样的方式来轮换，即委 员会的核心人物必须在每个任职周期到期后留任。 0 负责信息服务的领导人应是信息系统政策委员会的一员吗? 关于负责信息服务的领导人是否应是信息系统政策委员会的成员 这一问题，是公司应首先考虑的。可笑的是，某些人认为信息服务的 领导人应当是其中一员，而另一些人则认为提出这个问题是荒谬的。 指派信息服务领导人进入信息系统政策委员会的基本思想是这样 的:信息服务领导人一般情况下是由副总裁兼任的，如果他是信息系 统政策委员会的成员， 就很容易使信息系统政策委员会成为有权力的 机构。 也许最
12、能使人信服的理由是因为数据中心和信息服务部门本身 是服务的主要用户，并且认为应该掌握远景方面、项目开发和优先权 的输入信息，所以信息服务领导人应该是该委员会成员。 那些认为信息服务领导人不应该是委员会的成员的主要理由是: 信息服务领导人的出席会在决策过程中带进很多偏见。 执委会如不能 解决这个争论，就可以选择一项折衷的办法，那就是使信息服务领导 人成为一个无表决权的成员。 甚至有些人建议信息服务领导人成为一 个无表决权的主席。 0 谁能担任主席? 也许选择信息系统政策委员会主席的最好办法是允许全体成员提 名并选举他们自己所喜欢的主席。主席的最短任期为两年。当主席由 总裁任命时，委员会要保持中立
13、就很困难了。事实上，这种中立往往 受到来自上级管理部门压力的影响。 另一个可供选择的方案是在公司 的高级职员(例如，总经理、总经理助理、信息服务领导人、审计员 等等)中物色合适的人选来担任主席。 0 主席的职位应该轮换吗? 如果主席是选举产生的，则读职位应该在全体委员中轮换。如果 是指派的，只有当占据该主席职位的人被提升，或者是调任时才能更 换。 0 委员会应该多长时间碰头一次? 委员会应经常碰头以保持与项目进展同步，并履行信息系统政策 委员会的职责。信息服务的使用和发展是随公司的不同而不同的。一 般建议:委员会的碰头每两个月至少一次，而每个月不超过一次。这 个碰头次数的限度已被证明是有效的。
14、在信息服务活动的非常时期， 应安排专门的会议。 0 应该有一个鼓励出席会议的政策吗? 为使信息系统政策委员会成为一个有效的工作团体，每个有投票 权的成员必须积极地参加其活动。 建议由总裁制定鼓励出席会议的政 策。举一个例子，政策可以要求一个投票成员保持至少 75%的出席次 数，而指定为代表的成员保持至少%的出席次数。如果参加次数不 足，就失去委员会的席位。可以制定这样的政策，当一个成员累计出 席次数低于最低要求限度时，就自动地任命新的委员会成员。信息系 统政策委员会会员职务应该由具有特殊兴趣的愿接受此职位的高水 平的人担任。任何关于出席政策的建议都不完全是可取的，但是过去 的经验表明:这个不积
15、极的成员必然造成委员会的惰性，所以，必须 不惜代价来避免这样的成员参加委员会。 2用户委员会 另一个与信息服务有关的公司委员会是用户委员会，这个委员会 的目的就是促进在信息服务和用户团体之间不断地积极联络。 这个委 员会是由专业领域的管理人员所组成的， 他们与以计算机为基础的信 息系统有着密切的联系。 这个委员会定期碰头以便能提供关于信息系 统的运行的口头和书面反馈。 3信息服务部门里的常设或特设委员会 常设或特设委员会在公司信息服务部门的暂时性日常工作中起主 要的作用。在某些机构中，非正式联系网是获得集中意见和请求外部 输人的唯一工具。 相比之下， 而其它部门则可自由地利用这种委员会。 下面
16、介绍信息服务中典型的常设或特设委员会。 (1)硬件选择委员会负责评价和挑选所有计算机硬件。在挑选过程 中常常邀请有经验的用户参加，尤其是当用户要付款时，更应该邀请 他们参加。 (2)软件选择委员会负责评价和挑选所有的软件产品(系统软件和 应用软件)。专业领域的代表参加应用软件包(专用软件)的选择。 (3)项目指导和审查委员会负责监督和审查主要的、正在进行中的 信息服务项目进展情况。 这项任务与信息系统政策委员会的职责有些 重叠，但项目指导和审查委员会能更详细地审查项目。这个委员会并 不负责项目的管理;但是，该委员会主要任务之一是为了项目经理提 供有意义的反馈信息。 (4)信息服务远景规划委员会可以由信息服务管理组、一名懂技术 的职工(也许是一个高级系统分析员兼信息服务远景规划员)、一个或 两个有经验的用户(不一定
