{管理信息化OA自动化}某建筑机械施工公司OA项目需求分析说明书

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1、管理信息化 OA 自动化 某建筑机械施工公司 OA 项目需求分析说明书 管理信息化 OA 自动化 某建筑机械施工公司 OA 项目需求分析说明书 目录目录 1 引言 31 引言 3 1.1 编写目的 3 1.2 背景 3 1.3 定义 3 1.4 参考资料 4 2 任务概述 52 任务概述 5 2.1 系统目标 5 2.2 用户的特点 5 2.3 应用范围 5 2.4 假定和约束 5 2.5 系统平台及应用软件开发总体需求 5 3 需求规定 63 需求规定 6 3.1 应用软件总体构成 6 3.2 对功能的规定 8 3.2.1 电子邮件 8 3.2.2 信息发布 9 3.2.2.1 电子公告 9

2、 3.2.2.2 电子论坛 9 3.2.2.3 电子期刊 10 3.2.3 公文流程 11 3.2.3.1 收文管理 11 3.2.3.2 发文管理 14 3.2.3.3 呈批件管理 16 3.2.3.3 呈批件管理 17 3.2.3.4 函件管理 20 3.2.3.5 传真电报管理 23 3.2.4 会议管理 26 3.2.5 业务办公 27 3.2.5 业务办公 28 3.2.5.1 车辆管理 28 3.2.5.2 报表传递 31 商密商密 3.2.5.3 合同管理 34 3.2.5.4 会议室资源管理 36 3.2.5.5 业务文件审批管理 38 3.2.6 档案管理系统 39 3.2.

3、6 档案管理系统 40 3.2.6.1 文书档案管理 40 3.2.6.2 归档文件管理 40 3.2.7 待办事宜 41 3.2.8 个人办公服务 42 3.2.8.1 用户认证 42 3.2.8.2 密码修改 42 3.2.8.3 个性设置 42 3.2.8.4 外出设置 42 3.2.8.5 常用意见 42 3.2.8.6 日程安排 42 3.2.8.7 个人通讯录 42 3.2.8.8 任务指派 43 3.2.9 系统界面 44 3.2.9.1 系统登录界面 44 3.2.9.2 系统功能界面 44 3.2.9.3 常用界面元素与图片 44 3.2.10 系统维护 45 3.2.10.

4、1 人员与组织 45 3.2.10.2 工作岗位 45 3.2.10.3 组织机构 45 3.2.10.4 流程配置 45 3.2.10.5 检索配置 45 3.2.10.6 流程日志 45 3.3 对性能的规定 46 3.4 输人输出要求 46 3.5 数据管理能力要求 46 4 运行环境规定 474 运行环境规定 47 4.1 设备 47 4.2 支持软件 47 1 引言1 引言 1.1 编写目的1.1 编写目的 本文档是对广州市建筑机械施工有限公司办公自动化系统推广的需求进行详尽地分析 和说明，是系统详细设计的基础，是甲乙双方对开发任务的界定，以及签定合同的依据。 1.2 背景1.2 背

5、景 在计算机应用于管理领域的 30 多年里，发生了惊人的变化：信息系统开发与应用方面 的进展相当神速，从单一文件处理到信息管理系统、办公自动化系统、企业资源计划系统的 开发，乃至当今“信息高速公路” 、 “信息港”的建设，一浪高过一浪；信息系统建设的三大 支柱（管理科学、信息技术、系统理论）的新成果不断涌现，尤其是信息技术（包括信息理 论、计算机科学、网络通信技术）的发展更是日新月异。我们正处在从“工业社会”向“信 息社会”过渡的伟大时代！ 随着我国国民经济的飞速发展、信息技术的不断进步，信息资源的开发和利用已成为企 业发展和参与激烈市场竞争的重要战略因素。 广州市建筑机械施工有限公司是位列全

6、国“中国的脊梁”国有企业 500 强，广州地区企 业（集团）综合实力 120 强第二名的广州市建筑集团有限公司的全资子公司。是广州市大型 国有建筑机械施工企业，履行“优质、快速、履约、服务好”的经营宗旨，以优良的服务和 优质的质量深受用户的信赖和赞誉,为广州城市建设作出了巨大贡献，获得多项荣誉称号。 为强化企业内部管理，提高企业办公效率，公司领导高瞻远瞩，审时度势，在集团公司的统 一协调下，决定在全公司推广办公自动化。 广州市建筑集团有限公司为了保证办公自动化系统的成功实施，派出了由主管 OA 的技术人 员和广州市天工远科信息技术有限公司项目组成员组成的调研组赴广州市建筑机械施工有 限公司进行

7、 OA 系统需求调研，取得了许多宝贵资料，为办公自动化系统的实施奠定了基础。 1.3 定义1.3 定义 为了便于阅读理解本文，在此解释一些在本文中用到的简写和专业术语：广州市建筑机 械施工有限公司，以下简称机施公司或公司；广州市天工远科信息技术有限公司，以下简称 天工公司；办公自动化系统，以下简称 OA 系统；现在正在集团公司使用的办公自动化系统， 以下简称旧 OA 系统或旧系统。 1.4 参考资料1.4 参考资料 本文挡的编写所依据的参考资料如下： (1).集团本部旧系统； (2).旧系统详细设计说明书； (3).天工公司需求分析说明书编写规范； 2 任务概述2 任务概述 2.1 系统目标2

8、.1 系统目标 广州市建筑机械施工有限公司将以现有网络平台为基础，结合集团公司旧 OA 系统的特 性与机施公司办公业务的实际情况，全面考虑办公自动化的功能、性能、可操作性和可视性， 使得设计的新系统能够克服旧系统中的不足，增强旧系统的功能，为公司决策层提供辅助决 策的办公平台，为各职能部门办公人员实现无纸化和移动办公。在设计实施的过程中尽量要 做到吸收和继承旧系统的优点，保留旧系统好的操作习惯，新系统还应具有良好的扩展性、 易用性，安装、实施、管理简便，运行维护费用低的特点。通过办公自动化系统的建设和应 用，逐步实现广州市建筑机械施工有限公司办公无纸化、信息电子化、办公事务处理并行化， 以提高

9、办公效率和办公质量为最高目标。 2.2 用户的特点2.2 用户的特点 广州市建筑机械施工有限公司有局域网和服务器，集团公司有 Internet 固定 IP，机施公司 是拨号上网，集团公司和机施公司之间暂时是以拨号的方式相互连接。 2.3 应用范围2.3 应用范围 本期系统的应用范围为:广州市建筑机械施工有限公司。 2.4 假定和约束2.4 假定和约束 1、 机施公司至少有一台 OA 专用服务器，要求内存至少 1G，硬盘至少有 30G 空闲空间； 2、 机施公司和集团公司之间网络必须保证通 TCP/IP 协议，至少要求有 1M 带宽； 3、 集团公司和机施公司必须有完备的局域网； 4、 在硬件和

10、网络能及时保障的情况下， 机施公司办公自动化系统建设必须在 2003 年底基本 完成。 2.5 系统平台及应用软件开发总体需求2.5 系统平台及应用软件开发总体需求 1、网络服务器:本期工程机施公司采用 PC 服务器作为系统的应用服务器 2、操作系统与系统软件平台 网络操作系统:Windows2000Server 群件数据库:采用 LotusDomino5.011 企业版 客户端安置:支持 Window2000、WindowXP、Windows98 浏览器:采用 IE6.0 3、应用软件系统总体开发说明 (1).新的 OA 系统将采用 B/S 模式，实现公文流程和业务流程处理的自动化，对办公流

11、程可 进行环节定义、 路径设置以及路径规则的描叙， 从而实现办公流程依照规则可灵活配置， 如流程回退，流程的跳跃，流程路径的增加等，同时还可对办公流程进行流程监控； (2).通过电子邮件系统实现公司内部员工与外部用户自由通信和交流； (3).系统通过对使用者的注册和验证，来确保系统一级的安全性，防止非法用户进入系统， 系统通过对权限的定义和分配，防止用户对系统越权操作； (4).对个人到来的邮件、公务通知提供了声音或视觉提醒，方便用户即时处理邮件和公文； (5).由系统管理员对用户操作导致的流程死节点进行疏通， 保证公文流程和业务流程的畅通， 提高系统运行的容错性和可靠性。当主文档发生错误时，

12、由系统管理员对出错的文档进 行修正，并保证主文档修正后，其相关的传阅、会签的文档的正确。有效的防止错误文 档的扩散； (6).可进行网上公告信息的发布，网上电子讨论； (7).新系统将增强文档编辑功能，拟采用 word 作为超文本的编辑器。提高 OA 的文字的处理 功能，如插入图表、文字、的排版，增加红头文件加盖电子印章等； (8).新系统将增强文件的查询功能， 提供多种文件分类和多条件的组合查询， 支持跨库查询。 实现对公司和部门各种资料、文档、档案的分类保存和方便快捷的查找，达到信息的完 全共享； (9).增加系统的稳定性，防止出现坏文档和死文档，强化文件的并行处理能力，有效解决文 件的加

13、锁和解锁问题； (10).对数据量大的系统分时间段建库，以提高系统的处理速度； (11).对公文流程处理和业务流程处理环节设置处理时限，对超时的处理进行提醒和督促， 从而提高办公效率； (12).对公文流程处理和业务流程处理可进行授权，使得外出时，工作可交他人代理； (13).新系统提供个性化的服务，如：个人操作界面，个人常用意见等； (14).打破部门间的藩篱，实现公文流程和业务流程在部门间的协作和交流； (15).实现集团公司与机施公司之间的文件收发回执功能，以避免文件收发有遗漏； (16).对附件文档修改后可以直接保存，而不必拆离。 3 需求规定3 需求规定 3.1 应用软件总体构成3.

14、1 应用软件总体构成 电子邮件(收件箱、发件箱、草稿、废纸篓) 信息发布 电子公告(公司公告、常用信息、人员外出) 电子论坛（技术交流、员工天地、企业文化论坛、焦点话题） 电子期刊(企业文化、领导讲话、精彩回放) 公文流程 收文管理(公司收文、部门收文) 发文管理(公司发文、部门发文、会议纪要) 呈批件管理(公司请示、部门请示、公司报告、部门报告) 函件管理（公司函、部门函） 传真电报管理（公司传真电报、部门传真电报） 会议管理(计划内会议、计划外会议) 业务办公 车辆管理 报表传递 合同管理 业务文件审批 会议室资源管理 档案管理 文书档案管理 归档文件管理 待办事宜(待办文件、待阅文件、已

15、办工作) 个人办公服务 用户认证 修改密码 个性设置 外出设置 常用意见 日程安排 个人通讯录 任务指派 系统界面 系统登录界面 系统功能界面 模块界面元素与图片 系统维护 人员与组织 工作岗位 组织机构 流程配置 检索配置 流程日志 3.2 对功能的规定3.2 对功能的规定 3.2.1 电子邮件3.2.1 电子邮件 在公司的 OA 网上，用户可在全公司和各子公司范围内相互收发电子邮件，邮件系统内 具有收件箱、发件箱、草稿、废纸篓功能，在系统内可对邮件进行转发、删除、保存、回执 等多种操作，此外还需达到如下要求： (1).当有新邮件到达时，系统以声觉和视觉的形式对收件人进行提醒； (2).OA

16、 邮件可通过 Internet 发出，也可接收 Internet 上的邮件； (3).可以将邮件归到设定的文件夹内，也可将邮件归到本地（OutLook）保存； (4).可对邮件按时间、人员排序查寻； (5).可对邮箱大小进行限制； (6).可在邮件系统内进行个人的工作计划或任务的日程安排，并可自动提醒； (7).外出时，可对别人发来的邮件进行自动应答； (9).发送邮件时，可通过地址本选定发送人和群组，也可通过按部门和科室选定发送人和群 组，查询群组成员可通过查询基础数据。 3.2.2 信息发布3.2.2 信息发布 3.2.2.1 电子公告3.2.2.1 电子公告 公司公告:公司公告: 在 OA 系统中，对公司级和部门级的一些告示、通知等公告信息进行管理，为企业提供 公告信息的编辑、审批、播发、清除等功能，其设计要求如下： (1).由系统管理员设定公告信息管理员群组，公告信息管理员群组成员可维护； (2).只有公告信息管理员群组中的成员才能编辑、播发、清除公告信息； (3).公告信息管理员群组中的成员编辑的公告信息必须经过领导审批才能进行发布； (4).系统可将超