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1、做好办公室管理工作的十项原则,福建省仙游师范学校办公室 黄锦群,一、定位准,四、敢负责,主要内容:做好办公室管理工作的十项原则。,五、善协调,八、树形象,二、谋全局,三、当助手,六、求时效,七、强素质,九、建规章,十、创环境,一、定位准,办公室是什么？位置在哪里？办公室是一个综合的全面的办事和管理机构，既担负着执行调研等宏观管理职能，又担负着文件起草督办协调业务接待通讯收发等微观服务任务。是学校承上启下协调左右联系内外的“枢纽”,我们学校办公室除了办公室业务外，还承担着人事、招生工作。如果把工作分成五份的话，办公室业务占五分之二，人事工作占五分之二，招生工作占五分之一。,办公室的服务、参谋、协
2、调、实施，都要站在全局去考虑。,二、谋全局,当小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提,办公室谋全局的四点方法：,协调权、建议权、参谋权，没有决策权。,（一）多谋大事少谋小事； （二）谋工作不谋是非； （三）事前多谋事后少谋； （四）参其谋而不作决断。,抓住主要矛盾，分清轻重缓急。 “领导不坐我先做，试试座位对不对 ；领导不讲我先讲，试试话筒响不响；上级未行我先行，看看道路平不平。” 把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务 协调权、建议权、参谋权，没有决策权。,学校大事照片回顾,在决策前，办公室
3、要尽可能提供第一手资料，并进行初步的综合分析，提出有价值的参考意见。 在决策中，又要准确无误地领会领导意图，吃透上级精神，在深刻理解的基础上与领导保持一致。 在决策后，要善于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出效率，协调各部门贯彻落实。,三、当助手,有责任心的干部肯定是好干部。 （卢展工）,四、敢负责,世界著名的美国西点军校，有一个很久远的传统，就是“没有任何借口”。学员遇到长官问话时，只能有四种标准回答：“Yes，sir（报告长官，是）”、“No，sir（报告长官，不是）”、“I Dont know，sir（报告长官，我不知道）”、“No excuse，sie（报告长官，没有任
4、何借口）”。除此之外，不能多说一个字。比如，长官派你去完成一项任务，但由于种种原因，你没能按时完成，当长官问你为什么时，你只能说：“报告长官，没有任何借口！”“没有任何借口”就是“我错了”，并愿意承担因自己的过错所造成的后果，但如果你为自己辩解，那你就错了，而且是错上加错。,办公室工作中不敢负责任的几种表现：,1、“我都快被他给气疯了。”意思是，这不是我的责任，我控制不了自己的感情。 2、“我没有时间，所以我做不了。”认为自己的时间不能由自己来控制。 3、“如果我的搭档能再细心一点就”觉得是别人的行为干扰了自己的效率。 4、“我是迫不得已才这样做的。”对所造成的后果归因于外界环境或其他人。 其
5、实，这些话的中心意思都是要推卸责任，强调“这不是我的责任。” 工作中要敢于担责任，敢于犯错误，勇于接受批评。有批评才能进步。,个 案： 杰克是美国人，有一天主管告诉他，某件事情做错了。他的态度十分单纯，先看一看自己所做的有没有错，有就承认，没有便申诉。老李是个典型中国人，听到有人说他做错事情，他不忙着查看到底有没有错误，却竖起耳朵问：“是谁说的?”,五、善协调,所以办公室要做好人与人的协调工作，协调领导与领导之间、领导与下属之间、学校与上级部门等关系。,中国人常说“对事不对人”，其实常常把人和事连在一起。,做好协调工作的几种方法：,协调权、建议权、参谋权，没有决策权。,协调有时候很难，可能会遇
6、到很多的矛盾和困难。有时还很憋气，吃力不讨好，不仅是一头不讨好，两头不讨好，而且三头四头都不讨好。,一是发言不施令，切实摆正自己的位置。 二是协调不指挥，注意自己的角色。 三是建议不越权，认真履行自己的职责。 对内，摆正位置，主动协调； 对外，加强联络，超前协调； 对上，主动汇报，适时协调； 对下，提供情况，及时协调。,办公室工作，时效性强，要做到工作不过夜。,六、求时效,若形容干部很“得力”，就是指这位干部素质高、修养好。,大致辞包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面（有点危言耸听）。,调查研究能力、学习能力、沟通协调能力、创新能力、应对突发事件能力、文字表达能力、心理调适能力等
7、 。,七、强素质,办公室主任素质提升的几种途径：,协调权、建议权、参谋权，没有决策权。,愿意为他人做嫁衣裳。 “细微之处见精神、细微之处见境界、细微之处见水平” 一是要有作为，二是要有好作风，三是要经常自省，四是要加强自律。,一要提高境界。 二要理论武装。 三要钻研业务。 四要忠诚履职。 五要严谨细致。 六要以身作则。,八、树形象,办公室主任形象及涵养修炼八法,衣冠整洁 精神饱满 待人以礼 谈吐幽默 言而有信 办事利落 控制情绪 工作尽力,庄重 健康 谦和 达观 信赖 干练 成熟 负责,建立并完善各项规章制度，促进学校和办公室各项工作的规范化管理。,九、建规章,创设和谐的环境和积极向上的团队：
8、强化团队观念。 办公室工作虽然各有分工，各有职责，工作中有些是依靠个人力量完成的。但更多的要依靠群体的力量合作完成因此，要保证办公室的整体合力。,十、创环境,和谐工作环境的几种表现：,互相信任：“信任是所有有意义的人际关系的核心。没有信任，就没有付出、结盟和风险承担。” Terry Mizrahi, 社区组织教育中心主任 (Education Center for Community Organizations) 信任是由这样的人赢得的，他们努力做好自己的工作，对项目的的目标尽职尽责，公平地对待每个人，在艰难的时刻表现也始终如一。,良好工作环境的几种表现：,互相尊重，互相帮助。 一位哲学家与船
9、夫正在船上进行一场对话。“你懂哲学吗？”“不懂。”“那你至少失去一半的生命。”“你懂数学吗？”“不懂。”“那你失去了百分之八十的生命。” 突然，一个巨浪把船打翻了，哲学家和船夫都掉到了水里。 看着哲学家在水中胡乱挣扎，船夫问哲学家：“你会游泳吗？”“不会”“那你就失去了百分之百的生命。”,良好工作环境的几种表现：,启示：英文“life”一词，具有两层意思：一为生活，二为生命。船夫拯救生命，哲学家拯救生活。各自在自已的领域里，可以自我拯救，但却无法拯救所有的“落水”。 运用到人际关系中，就是互相尊重、互相帮助、互相依赖、互相支持。,笑话一则：,读为阴沟里洗的成了小菜贩子；,读为因果联系的成了哲学
10、家；,读为硬改历史的成了政治家；,读为英国里去的成了海外华侨；,而我呢，不小心读成了应该累死，结果到了办公室.,把English读为应给利息的同学当了行长；,小时侯，你把ENGLISH读成了什么？,这仅仅是一种自我调侃。无论在任何情况下，以豁达的心胸，积极乐观的人生态度，以苦为乐，就一定能走出困境，一切问题都会迎刃而解。,一、定位准,四、敢负责,主要内容:做好办公室管理工作的十项原则。,五、善协调,八、树形象,二、谋全局,三、当助手,六、求时效,七、强素质,九、建规章,十、创环境,谢谢听讲和鼓励！,祝各位 工作顺利、生活愉快、身心健康！,区分管理和领导 办公室主任 管理者 （ ） 办公室主任
11、领导者 （ ？） “人们常说的是领导，实际上描述的是管理，或者只是讨论一种发号施令型的风格”。 科特 著，廉晓红，栾涌泉 译，领导力革命 商务印书馆，2005。,领导力五要素,（一）感召力 （二）前瞻力 （三）影响力 （四）决断力 （五）控制力,1.居于各种领导能力的顶层；领导者吸引被领导者的能力,是领导者通过完善自身而形成的一种独特魅力。（） 2.是领导者在自我战略理念的引导下，通过洞察组织外部环境的发展趋势、掌握组织所属行业的发展规律、整合和提升组织利益相关者期望、培育和提升组织核心能力，持续预测、把握和调整组织的发展方向和战略目标的能力。 3.领导者通过各种手段、途径、方法、技能和艺术来
12、积极主动地对追随者施加影响并改变其信念和行为的能力或能力体系。（） 4.领导者快速判断、选择、执行及修正决策方案的一种综合能力。 5.领导者通过控制组织成员、组织活动或组织战略实施过程来实现组织目标的能力。（）,办公室主任的领导力三要素和实现途径,（一）感召力 （三）影响力 （五）控制力,1.办公室主任通过自身完善而形成的对被领导者的一种独特魅力。 途径：（1）个人形象塑造和涵养修炼，（2）树立正确的管理理念。 2.领导者通过各种手段、途径、方法、技能和艺术来积极主动地对追随者施加影响并改变其信念和行为的能力或能力体系。 途径：（1）人际关系和沟通能力，（2）学会激励。 3.领导者通过控制组织成员、组织活动或组织战略实施过程来实现组织目标的能力。 途径：（1）授权、用人管人的艺术，（2）决策和决策辅助艺术。,管理者(manager):具有正式管理职位和权力的人。 领导者/领导(leader):具有影响力、决断力和引导力等特征、能凝结组织价值去实现组织目标的人。 （无权未必不领导，有权未必能领导） （做一位管理者还是领导者） （将领导寓于管理中）,
