办公软件基础知识培训课件二-excel剖析

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1、1,OFFICE办公软件应用,2,培 训 大 纲,培训目的,Word 2003文字处理软件,Excel 2003数据处理软件,PowerPoint文稿演示软件,3,培训目的,1、随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。 2、通过此次培训学会使用常用的Office办公软件：Word、Excel、PowerPoint 3、培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果，这就是培训学习的最终目的。,4,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,本章内容,Exce

2、l 2003入门 管理工作簿 录入数据 使用工作表 数据的处理 公式和函数 应用图表 数据透视表 宏及其应用 打印工作表,5,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,Excel 2003简介 Excel 2003是美国微软公司推出的集成办公自动化软件Office 2003家族的一员,它专门为处理数据、管理表格而设计，是目前市场上最流行的电子表格制作软件之一。 Excel 2003可以在Windows 2000或Windows XP下运行，它界面友好、操作方便、功能完善、易学易用。它的运算功能极强，可以进行四则运算、逻辑运算、以及大量的函数

3、运算；它能根据原始数据和计算结果生成100多种图表；它的自动计算、自动更正、自动筛选等功能表现出超常的智能化水平；它可以将数据清单自动视为数据库，对其排序、筛选、汇总，甚至建立数据透视表；它还可以进行模拟运算、变量求解，并通过局域网和Internet与其他用户共享Excel 2003的文档。,6,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,单击【开始】 【所有程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜单命令，即可启动Excel应用程序。,Excel 2003的启动,7,第二章 E

4、XCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003的工作界面,Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。,8,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,1、单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即为单元格，这是Excel最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可以是字符串、数学、公式等不同类型的内容。 2、列标和行号 Excel使用字母标识列，从

5、A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。 3、名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。,9,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,4、工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标

6、签名为sheet1、sheet2、sheet3。可以通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。 5、工作簿 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名称。Excel默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需求，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。,10,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,1、单击“常用”工具栏中的“新建”按钮 2、按快捷键【Ctrl+N】 3、选择“文件” “新建”菜单项，在“新建工作簿”任

7、务窗格中可根据需要选择“空白工作簿”、“根据现有工作簿”、“Office Online模板”、“本机上的模板”或“网站上的模板”来新建工作簿。 PS：创建模板的方法 在新建的空白工作簿中输入通用性的内容并进行必要的处理。 选择“文件” “另存为”菜单项，打开“另存为”对话框。 在“保存类型”下拉列表框中选择“模板（*.xlt）”选项。这时该对话框上方的“保存位置”目录自动显示为Templates，这是专门保存美音版的文件夹。 输入文件名，单击“保存”按钮，即可生成模板。,创建工作簿,11,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,1、单击“常用”工具栏中的

8、“打开”按钮 2、按快捷键【Ctrl+O】 3、选择“文件” “文件搜索”菜单项，在“基本文件搜索”任务窗格中可填写搜索条件，单击“搜索”按钮，以搜索的方式打开工作簿。,打开工作簿,保存工作簿,1、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 2、按快捷键【Ctrl+S】 3、选择“文件” “保存”菜单项 PS：设置自动保存恢复信息 选择“工具” “选项” “保存”选项卡，可以根据需要设置自动保存恢复信息。当系统出现故障后，Excel可以根据自动保存的文件数据在下一次打开该文件时自动恢复文件。,为了不会因为意外情况的发生（如停电或硬件故障）而造成工作结果的丢失，建议用户养成经常保存文件的习惯。,12,第

9、二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,1、拆分与合并窗口 拆分窗口的功能可以将窗口拆分成几个小窗口，在各个小窗口中分别查看不同的内容。而合并窗口操作所实现的功能刚好相反，它将几个小窗口合并为一个大窗口以便在一个窗口中查看更多的内容。 （1）拖曳拆分条 将鼠标指针悬停在拆分条上，等其变成上下箭头形状时，拖曳拆分条就可以将窗口拆分成左右或上下两个小窗口。,工作簿窗口,拖曳前的拆分条,拖曳后的拆分条,13,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,（2）双击拆分条 进行窗口拆分最简单的方法就是双击拆分条，原来的大窗口会被自

10、动地拆分为左右或上下相等的两个窗口，然后可以再用鼠标拖曳拆分条到理想的位置。 （3）指定拆分位置 指定以某一行或列为基准进行窗口拆分，先选择这一行或列，再选择菜单栏上“窗口” “拆分”菜单项。,14,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,2、新建窗口 前面所讲的拆分窗口并没有产生新的窗口，当需要用多个窗口来观察同一个工作簿时就要新建窗口。 选择“窗口” “新建窗口”菜单项，就可以建立一个新的窗口。,在执行新建窗口后仍然只能看见一个窗口，只有改变当前窗口大小后才能看见其他窗口。,15,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管

11、理工作簿,3、排列窗口 当有多个窗口存在时，可对各个窗口进行排列，以方便用户对文档进行处理。 选择“窗口” “重排窗口”菜单项，可以打开“重排窗口”对话框。,4、切换窗口 切换窗口指的是改变当前的活动窗口，因为只有是活动窗口才能对其中的数据进行操作。通常使用以下两种方式来切换窗口： （1）以鼠标单击某窗口中的任意区域。 （2）按快捷键【Ctrl+Tab】,16,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,5、隐藏窗口 如果有多个窗口暂时不用，但又不能关闭这些窗口是，可以将它们隐藏起来以便对其他窗口进行操作。 选择“窗口” “隐藏窗口”菜单项即可将其隐藏。 当

12、需要使用这些窗口时，可取消隐藏： 选择 “窗口” “取消隐藏”菜单项，在“取消隐藏”对话框的列表框中列出了所有被隐藏的窗口，选择要取消隐藏的窗口，然后单击“确定”按钮，就可以将该窗口重新显示出来。,6、冻结窗格 当窗口中数据很多时，可能需要在观察其他数据项时某些数据项始终保持可见，这时就可以使用冻结窗格的功能。 （1）在窗口中选择一个单元格。 （2）选择“窗口” “冻结窗格”菜单项，位于所选单元格上方及左边的数据将始终保持可见。 如果需要取消冻结窗格，只需选择 “窗口” “取消冻结窗格”菜单项即可。,17,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,并排比较

13、工作簿是中文版Excel 2003提供的新功能，作用是将两个内容相似的工作簿并排同时滚动以便于进行比较。 如果在Excel中同时打开了多个工作簿，“窗口”菜单中的“并排比较”菜单项就会被激活。选择“窗口” “与Book1并排比较”（Book1为所要比较的工作簿）菜单项就能够对工作簿进行并排比较。,并排比较工作簿,拖动一个工作簿中的滚动条就会发现，另一个工作簿的滚动条也会随着一起滚动，这样就可以非常清楚地对两张工作簿每一行每一列的数据进行比较。,18,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,在进行并排比较的同时会自动打开“并排比较”工具栏。 “并排比较”工

14、具栏的三个按钮功能： （1）“同步滚动”按钮 ：控制是否使两个工作簿同步滚动。 （2）“重置窗口位置”按钮 ：将窗口位置重新对正，以便并排比较。 （3）“关闭并排比较”按钮：退出并排比较状态。,关闭工作簿,关闭单个工作簿： （1）选择“文件” “关闭”菜单项。 （2）单击菜单栏最右边的“关闭窗口”按钮 。 关闭所有的工作簿： （1）选择“文件” “退出”菜单项。 （2）单击窗口右上方的“关闭”按钮 。 （3）按快捷键【Alt+F4】。,19,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,选择单元格,1、单个单元格的选择 PS：在单元格之间切换 按【Tab】键可以

15、切换到同行相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift+Tab】可以切换到同行相邻的上一个单元格。 按【Enter】键可以切换到同列相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift+Enter】可以切换到同列相邻的上一个单元格。 2、选择连续的多个单元格 3、选择不连续的多个单元格 4、选择局部连续总体不连续的单元格 5、选择行 6、选择列 7、选择工作表的所有单元格,20,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,输入数据,1、输入字符型数据 字符型数据：汉字以及英文字母，也就是通常所说的文本。 2、输入数值型数据 3、输入日期和时间 （1）在Excel中允许使用斜线、文字、破折号与数字组合的方式来输入日期（ 如：2008-7-22 2008/7/22 2008年7月22日），但系统默认的日期格式只有一种，见编辑栏中显示的格式。,更改系统默认的日期格式（以Windows XP为例）：选择“开始” “控制面板” “区域和语言选项” 在“短日期”文本框中输入新的日期格式“确定”。,21,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,（2）设置日期格式： 选择需要转换日期格式的单元格。 选择“格式” “单元格”