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1、流程管理流程再造某某公 司业务支持部工作流程汇编 流程管理流程再造某某公 司业务支持部工作流程汇编 业务支持部工作流程汇编业务支持部工作流程汇编 目目 录录 传真发送流程图 .1 会议室、洽谈室工作流程 .2 电话接听工作流程 .6 发送信件工作流程 .1 传真件收取流程图 .2 来宾接待工作流程 .4 名片制作流程图 .6 生日礼品发放流程 .7 信函收取工作流程 .2 卫生、保洁管理流程 .8 办公家具维修调整流程 .9 办公区调整流程（办公区及公位） .10 电话维修流程 .11 电力设施维护维修流程 .12 员工午餐管理流程 .13 安全保卫工作流程 .14 购置流程 .15 临时培训
2、、开发环境搭建流程 .16 绿化、饮水管理工作流程 .17 外埠员工、客户住宿申办流程 .18 办公家具申购流程 .19 携物物出门审查流程 .20 用电设施维护流程 .21 传真发送流程图传真发送流程图 市内 长途 开始 确认、分类 确认后先发送 按来件顺 序发送 登记 长途登记 发送 传真发 送工作规 定 急件！ 机密！ CEO！ Y N 签字、确认 原件是否保存 保存/归还 当事人 归还当事 人/销毁 费用汇总、分摊、上报 结束 传真件收取流程图传真件收取流程图 N Y Y N Y 急件 机密件 CEO 立刻！ 开始 收到传真， 判断是否 有收件人名。 盖章、登记 可根据内容判断 分部门
3、放置于文件分类架中 送 各 部 门判别 传 真 收 件 工 作规定 每 15 分钟一次 N 分部门放置于暂放加 送相关部门接口人或当事人 签收 费用统计、分摊、汇总上报 结束 登记、编号 说明情况 存档 发送信件工作流程发送信件工作流程 N 需求发生 办理发送登记 需求分类 发送登记本 1、EMS 2、市内速递 3、挂号函 4、平信 5、包裹 1、本市件 2、外埠件 3、国际件 需求人确认 需求有误重新 填写 分检封装 检查无误联系发 送 补充封装材料 费用统计 报费用核对员 每月分摊表留档 查看 1、部门确认 2、每月 25 号汇 总 3、负责分摊表 Y 信件收发管理 规定 发送结束 信函收
4、取工作流程信函收取工作流程 Y N 收取信件发生 分 检 收发信件管理 规定 1、EMS 2、市内速递 3、挂号函 4、包裹单 5、汇款单 核 对 有 误 1、收件地址 2、收件人 办理退信手续 检验无误 电话接听工作流程电话接听工作流程 分类登记 投 送 接收人签字收件登记本 收取结束 NY 迅速转接 二次转接 转接完成 恢复待命 礼貌谢绝 1、 员工语音 信箱 2、 代为转达 联系方式 来电发生 结束 前台接听辨别 需求是否正当 被访问人 暂离座位 位 前 台 接 听 程 序规范 无 人 接 听 电 话 记录 来宾接待工作流程来宾接待工作流程 保卫人员协助 阻拦 来访需求 问明需求是否正当
5、， 作 出反应 来宾接待 程序规范 N Y N Y 需要进入办公区 办理登记发 放来宾卡 保卫人员视卡放行 访问结束 需在休息区 会见 请来宾在休 息区等候 会见完毕目 送客人离去 访问结束 参观拍照需求 请示领导批准放 行 办理登记发放来 宾卡 保卫人员视卡放 行 有关部门员工全 程跟随 礼貌请其离去 电话联系被 访问者 来宾登 记本 会议室、洽谈室工作流程会议室、洽谈室工作流程 N 时间未延长 时间延长 通知申请部门暂时无 法满足， 建议重新安排 会务登记：部门、时间、人数、所需服务 布置会场，服务准备在会务情况一览板上标出“已预定”“ 使用 在会务情况一览表上标出“使用” 提前 30 分
6、钟通知会务人员 通知会务人员 更改会务登记 表 通知卫生人员清扫 在会务情况一览表上标出“空闲” 会务人员通知下一个单位 重新安排会议预定 开始 部门申请、预定 名片制作流程图名片制作流程图 N Y Y N N 结束 员工将人名及相关信息交至部门秘书 秘书检查是否正确 正确有误 退回 更 改 管理员检查是否有误 秘书将人名及相关信息交至行政管理员 退回 更 改 传真至印刷厂 电话询问及确定时间底样分部门存档 印方有误 供稿有误 N 生日礼品发放流程生日礼品发放流程 电告有关部门 电告有关部门 查收名片检查是否有误 退回重印通知部门更改送达部门签收 登记员工生日协助购买或补充更改 撰写生日卡 领
7、导签字 送达员工手中（科贸及希格玛） 记录意见 签字登记 结束 卫生、保洁管理流程卫生、保洁管理流程 开始 每日检查有记录 发现问题 现场纠正当时 解决 不能现场解决问题立即通 知保洁公司协商解决 检查 记录 经常出现问题，多 次协商不能解决 更换保洁员更换保洁公司 每月工作情况同保洁公司 负责人交换意见 使办公区保洁用品带到公 司整体要求 结束 办公家具维修调整流程办公家具维修调整流程 开始 现场检查并对问题进 行判断 问题较大需专业修理 回应解决方案及承诺时间 部门确认方案和费用 认可不认可 联系厂家或维修人员 维修、调整到位 部门验收结果不满意 小修立即解决 费用分摊至使用部门 接到维修
8、、调整申请 追踪结果征求用户意见 满意 结束 办公区调整流程（办公区及公位）办公区调整流程（办公区及公位） 开始 部门提出需求， 填写需求报告 事业部总经理批准 物业支持部提出方案 可以解决 暂时无法解决 使用部门确认方案 部门验收 所发生费用分摊至部门 一周内询查 征求意见 有意见无意见 调整修改 结束 电话维修流程电话维修流程 定期检查巡视，每天 一次 员工报修 发现问题及时修理当日给予答复，小修 当日解决 设备报废 转资产管理部办理 结果通知部门 开始 通讯维护 通讯系统 维护管理办 法 一天不能解决的问 题须做出书面报告 提交报告 申请费用 未批准 领导批准 实施 维修费用，公共部分摊
9、 入所在区域部门，部门 区域内摊入所在部门 作分摊表部门签 字确认 询查维修后效果 结束 电力设施维护维修流程电力设施维护维修流程 开始 每日巡检，发现问题或部门报修 查找问题、 确定方案 小修当日解决 急修 24 小时解决 大修当日提出解 决方案 部门需求 24 小时 内予以答复 验收 合格 不合格 通知有关人员 验收、使用 费用分摊至使用部门 小修当月分摊、 部门专项费用 一次记入部门、 公共费用按所 在办公区分摊 检查结果，跟踪使用情况 结束 参照 电力 设施设备 维修办法 员工午餐管理流程员工午餐管理流程 N YY 开始 科贸办公区 是否是新员工 报道时到业务 支持部领取饭 卡 午餐时到前台领取餐卷 到地下餐厅用餐 到北图食
