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1、个人与团队管理,张保全,第二单元 时间管理,提高效率 时间规划 克服障碍,1.提高效率,活动跟踪表 活动 时间 有效/无效 侧重点 优先级别,工作方式,Michael 和 James 风风火火 和 慢条斯理 时间利用效率 1.时间观念差的人 2.压力才有动力的人 3.拖拖拉拉的人 4.虎头蛇尾的人 5.缺乏灵活的人 6.过于忙碌的人,寻求平衡,思考与行动的平衡 双子星座 思考和行动之间保持完美的平衡，既不强调也不忽略，保持恰如其分的平衡 效率和效果的平衡 效率 正确准确的做事 效果 工作是否完成 方法是否奏效,非洲大草原的狮子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以
2、看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。,工作和工作维持能力之间的平衡 马儿跑 马儿也要吃草 压力不足和压力过度之间的平衡 压力不足：散漫 不上进 压力过度：误解 忧虑 信仰态度差异 冲突,案例二,三枚硬币财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么 假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一
3、枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？ 通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。,如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。,如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去
4、换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。,点评：对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间。,工作和生活之间的平衡,1.不要过多预订。 2.分清主次。 3.定制计划 4.利用选择权 5.管理时间 6.学会说不 7.合理组织,8.利用技术 9.但是不要过分依赖 10.慢下来 11.不要拘泥小事 12.不要总是追求完美 13.获得足够的睡眠 14.依靠你的支持 15.获得专业的帮助,任务 团队 个人之间的平衡,完成任务 建设团队 发展个人 活动跟踪表 工作的侧
5、重点 无效工作的分析,2.时间规划,1.制定计划 再好的头也比不过烂笔头 2.检查目标 3.时间管理矩阵 B重要不紧迫 A重要而紧迫 D不重要也不紧迫 C不重要但是紧迫,A类工作：又重要又紧急的事情 假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。,B类工作和C类工作 当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧
6、急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。,B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。,如果在B类和C类工作之间做冲
7、突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。,热气球的难题,一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物和水，也带了很多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉很多东西，于是先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时候，热气球还是太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同，只有按照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就可以挽救两个瘦子
8、的生命，所以必然要先扔胖子。,在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，这样就可以达到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为C类工作的数量太多，单个C类工作虽然花费的时间不多，但是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。,箩筐任务测试,美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：一个箩筐中有10件工作
9、任务，假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务，请中国的经理人进行挑选，并完成自己挑选出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来很简单，所以这些工作很快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，可是这个工作还没有做完，测试的时间就到了。,箩筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，但是这些工作都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是，这6件工作如果不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。,假设你午饭后回到
10、办公室，你计划着下午的日程。你有两项工作要做：第一项是处理一大堆琐碎又重要的事：口述信件、查看日常事务备忘并处理它们，给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题，这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握，因为它刚好属于你特长的领域。 你有两个助手，他们都能做好第二项工作，原则上你可以让他们中的任何一个去完成，而琐事只能你自己处理，并且你只有完成这两项工作中一项的时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。 请从下列选项做出自己的选择，并依据选择来判断自己是属于哪种类型的权威。 选择先处理技术问题，希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。 选择先处理
11、那堆琐事，让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战性的技术问题。 C，把那堆琐事划按照是否要自己亲自处理划分出来，自己集中精力处理率需要自己处理的琐事，另一部分有自己的一个助手处理；另一个助手来解决那个重要的富有挑战性的技术问题。,1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡 3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信 4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时 5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6、明晚有一场演唱会 7、你在图书馆借的书明天到期 8、外地一个朋友邀请你周末
12、去他那儿玩，你需要整理行李 9、你要在周五交计划书前把它复印一份 10、明天下午2：004：00你有一个会议 11、你欠某人200元钱，他明天也要参加那个会议 12、你明天早上从9：0011：00要听一场讲座,13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15、你要好好洗个澡 16、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，预计1小时 17、你身上只有5元钱，需要取钱 18、大家明晚聚餐 19、你错过了周一的例会，要在下周一前复印一份会议记录 20、这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约2小时 21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，
13、也没有打电话给他 22、星期天早晨要出一份简报，预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间 23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24、下周二你要参加一个业务考试,讨论题： 对上述事件你如何分类？ 请为你未来一周的工作做一个计划表,案例,这个案例实际上是一个时间管理和利益的博弈过程。我们分别来分析一下这三种选择的优劣。 如果选择A，可以得到的好处就是：处理了有挑战性的、重要的有挑战性的技术问题，可以在属下面前显示自己的才能，增加权威感；在后来的升职过程中，这也是一笔笔较大的功劳，可以说服上级让自己升职；可以减少属下的成长机会，降低属下对自己的威胁。可能带来的坏处就是
14、：处理事务效率非常低，让自己生活在疲惫之中，自己永远都是救火队员，如果增加一点任务就力不从心；属下得不到锻炼的机会，优秀的会离开团队，不优秀的会混日子；自己没有了学习提升的时间和精力，无法在专业技能和人脉关系上获得提高。这种领导属于那种不很自信的领导。毫无时间管理可言。 。,如果选B，可以得到的好处：在较短的时间内把各种事务处理清晰，是自己的工作变得相对轻松；给属下成长的机会，让属下认为自己是个好领导，并且当自己升职的时候有人接替自己此时的岗位；让自己有一定的时间交际和用于自我提升；能够使自己成为上级的左膀右臂。可能的坏处：属下能力成长，并且有了功绩，可能对自己产生威胁。这种领导我的能力等于我
15、部下的能力再加上我对他们的领导力，所以领导者类型的人不会去做那些他下级能胜任的工作，使自己有足够的时间解决自己的事情。有一定的时间管理。 如果选C，可以得到的好处：使自己长期处于一种清闲状态，办事效率极高，有大量的空闲时间用于交际和自我提升；属下成长很快，而且会比较拥护你的领导。可能的坏处：上级会认为你什么事情都没做，可有可无，白拿钱；你的能力可能得到上级的忌惮，在各个方面对你进行打压，免得你取代他的位置。高效的时间管理。 当你在一个成熟的企业，企业有了官僚作风，人有些浮于事的企业，请你选择A，至少你可以在这个企业安稳的渡过；当你在一个稳步发展求实的企业，请你选择B，你会在企业的进步中不断进步
16、；如果你在一个快速发展求实的企业，请您选择C，相信你能够在不长的时间升职到高级管理人员或者成为股东,如果选C，可以得到的好处：使自己长期处于一种清闲状态，办事效率极高，有大量的空闲时间用于交际和自我提升；属下成长很快，而且会比较拥护你的领导。可能的坏处：上级会认为你什么事情都没做，可有可无，白拿钱；你的能力可能得到上级的忌惮，在各个方面对你进行打压，免得你取代他的位置。高效的时间管理。,当你在一个成熟的企业，企业有了官僚作风，人有些浮于事的企业，请你选择A，至少你可以在这个企业安稳的渡过；当你在一个稳步发展求实的企业，请你选择B，你会在企业的进步中不断进步；如果你在一个快速发展求实的企业，请您选择C，相信你能够在不长的时间升职到高级管理人员或者成为股东,时间管理的四个发展,（一）竞赛以快趋强 竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。 【案例】 中华武学秘笈
