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1、Medical English Writing医学英语写作,第十章 医用函件 (Medical Correspondence),英文书信的种类,Contents,英文书信的格式,几种常用的信件,英文书信的种类,书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），英文书信主要包括自荐信、申请信、邀请信、投诉信、证明信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。,一、信封的格式,英文书信的格式,Block Format (齐头式),Indented Fo
2、rmat (右缩式),英文信封的格式,寄信人姓名和地址,收信人姓名和地址,Stamp,Block Format (齐头式),英文信封的格式,寄信人姓名和地址,收信人姓名和地址,Stamp,Indented Format (右缩式),英文信封的格式,Li Ming Peking University Beijing 100871,Song Li Wuhan University Medicine School Nantong, Jiangsu 226000,Personal 或 Private (私函）,Confidential (密函）,Immediate或 Urgent或Rush （急件）,
3、打印或书写AIR MAIL(航空),REGISTERED MAIL(挂号),EXPRESS(快递邮件),Photo Enclosed(内有照片),Return Postage Guaranteed (保付退还邮资),Introducing/Recommending/To introduce (兹介绍某人),注意事项,英文信封的格式,如信件需由某单位或某人转交给收信人，则需在收信人姓名下一行加上 C/O (care of) 后跟转交人的姓名地址。如宋力托李宇转交一封信给李明，信封格式为：,Li Ming C/O Li Yu Peking University Beijing 100871,Son
4、g Li Wuhan University Medicine School Nantong, Jiangsu 226000,英文地址的写法,英文地址的写法和中文相反，口决：由小到大，分数行写。(号弄巷路/街城市国家),英文地址的写法,地址的书写顺序是由小到大: 第一行写寄信人的单位名称；第二行写寄信人的门牌号码，写街道名称;第三行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第四行写寄信人所在国家的名称。,练习,George Wang will write a letter to his pen pal, Mike Clinton. Mikes a
5、ddress is: 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101, U.S.A. And Georges address is: 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.,练习,George Wang 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan 104 R.O.C. Mike Clinton 1025 Long Stre
6、et, San Francisco, CA 94101 U.S.A,一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分： 信头 (Heading) 日期 (Date) 信内地址 (Inside Address) 对收信人的称呼 (Salutation) 正文 (Body) 结束语 (Complimentary Close) 写信人的签名 (Signature) 附件 (Enclosure) 副本转送 (Carbon Copies) 再启 (Postscript),英文书信的格式,英文书信的基本原则,英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarit
7、y（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅解）。,书信的段落排列可用缩进式或齐头式。,信头 (Heading),信头一般包括写信人的单位名称、通信地址和写信日期。通常写在第一页的右上角（缩进式书信）。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。 同时，信头也可以写在书信第一页的左上角（齐头式书信）。在电脑普及的今天，齐头式更为常见，因为这样输入较为方便。 一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职
8、称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信日期。具体次序是：先写门牌号和街名；再写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后写发信日期。,信头 (Heading),例如： 123 Tianhe Road Tianhe District Guangzhou 510620 Guangdong Province P. R. C. March 15, 2002,Foreign Languages Department College of Foreign Languages Beiji
9、ng University Beijing 100044 Peoples Republic of China Tel:86-010-51688719 Aug. 20, 2009 (美式),579 Qianwangang Road Huangdao, Qingdao, Shandong Peoples Republic of China 20 Aug., 2009 (英式),并列式,斜列式,英文日期的写法,日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。 注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全
10、）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May 7, 2006; 23 September, 2005。,英文日期的写法, 年份应完全写出，不能简写。 月份要用英文名称，不要用数字代替。 月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。 写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th, 30th, 31st等。但最好用基数词，简单明了。,英文日期的写法,位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 写法：
11、美式：月-日-年 英式：日-月-年 年之前用逗号。 日期可有下列几种写法： Oct. 20, 2004； 10 May., 2004； 3rd June, 2004； Sept. 16th, 2004 其中，最为通用。,美式日期举例,美式：日期在信头和收信人名称地址之间,英式日期举例,英式：通常在收信人名称地址之下,信内地址,信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。（格式与寄信人地址一样） 公务信件要写明信内地址，写给至亲好友的信，信内地址常常省略。,Mr. Will
12、iam Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.,Mr. William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.,并列式,斜列式,Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, Shandong 266000 Apr. 6, 2008,信头 寄信人的地址和日期,Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao,
13、 Shandong 266000,信内地址 收信人地址,Dear Miss Wang,对收信人的称呼,Learning from Mr. Zhou, a teacher in,正文 每段开头右缩进约五个字母,Sincerely yours,Li Wei,结束语及签名 正文下一、二行处,Encl: Personal Resume,对收信人的称呼 (Salutation),对收信人的称呼另行写在收信人地址下空两行处，从左边顶格写。称呼后用逗号“，”，美国还通用冒号“：”。私人书信中通常直呼收信人的名字。事务书信中则要写收信人的姓氏或姓名全称。 男士的姓名前要加Mr.；未婚女性加Miss，已婚女性的
14、姓氏前加Mrs.，婚姻状况不详的女性姓氏前加Ms.。有职业头衔的也可以加在姓氏前，如冠以Prof.、Dr.等。大部分信件在称呼前加Dear。很熟的朋友间有时也可不用这个词。,对收信人的称呼 (Salutation),对收信人的称呼 (Salutation),例如： Dear Mr. Lee: Dear Ms. Richards: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Stein, Dear Mom, Dear Jack, Cathy,正文是信的主要内容。正文从称呼下隔2-3行开始，段与段之间也隔2-3行。 齐头式（美式结构）：每行左边的第一个字母都垂直对齐。称呼、落款等也都顶格
15、写。 缩进式（英式结构）：每段第一行第一个字母缩进3-5个字母，其余各行都靠左对齐。且所有段落的缩进距离必须保持一致。称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。 齐头式和缩进式都可用。但在同一封信里只用一种格式。,正文 (Body),与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明，结尾表达希望祝愿等。语言要得体，简单明了，措词礼貌。 书信正文的第一句话或第一段通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使
16、对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。,正文 (Body),正文 (Body),例如： 齐头式： Dear Kate, I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inc
