科技档案管理 (1)

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1、科技档案管理,北仑区档案局 0574-86780564（办公室） 86782949（业务科）,提 纲,科技档案基本知识 科技档案分类 档案整理原则和质量要求 档案整理流程和方法,科技档案概念,国家机构、社会组织和个人在科技活动（基建、水文观测、地震、气象、科研、设计、设备仪器、产品研发）中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,科技档案的含义,在科技活动中直接形成的 具有保存价值的 各种载体的原始记录,科技文件和科技档案的联系,、科技文件可以转化为科技档案 、科技档案可以再生科技文件,科技文件与科技档案的区别,、价值：科技文件现行价值，科技档案非现行价值； 、外延范围

2、：两者交叉而非从属； 、形成过程：科技文件先个体后整体，科技档案先整体后个体,科技档案成套性,一个立档单位围绕一项相对独立的科技活动应当形成的，具有保存价值的科技文件有机整体。 、规定了科技档案成套的来源范围 、明确了科技档案成套的客观标准 、揭示了成套科技档案之间的内在联系,科技档案成套规律内容,、按科技活动项目成套； 、按科技活动程序成套； 、按立档单位成套； 、是科技活动成套文件的主体：科技文件与非科技文件。,基本建设活动的成套档案,基本建设指的是固定资产建设。 基建程序： 、规划决策：提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址； 、设计：方案设计、初设、施工图设计； 、前期准备

3、：招投标、征地拆迁； 、施工： 、竣工验收 、使用维修,形成档案及其归属,项目申请报告及批准文件、可行性研究报告、计划任务书、厂址选择报告、资源调查报告、初步设计、施工图设计、招投标、征地文件、工程承包合同、施工图会审纪要、施工组织设计、开工报告和许可文件、施工图预算、施工记录、更改设计通知单、特种载体、工程质量事故处理及报告、施工小结、竣工图、验收文件、监理文件,形成档案及其归属,建设单位归属： 施工单位 设计单位 监理单位,设备仪器的成套档案,、订购 、装运 、开箱验收 、安装调试 、使用维修,形成档案及其归属,设备申请报告及批准文件、技术经济调查报告及批准文件、招投标材料、考察材料、合同

4、协议、开箱记录、随机材料、安装调试记录、验收记录、维修记录,科研活动的成套档案,程序： 、课题选定：选题、定题 、组织实施：编制研究方案、研究和实验 、超过汇总鉴定：汇总成果、成果鉴定 、成果推广应用：申报专利、组织开展成果推广应用、成果推广应用的调查与分析、成果奖励,形成档案及其归属,课题申请报告及有关论证文件、用户委托书、科研项目计划任务书、年度计划、研究计划、实验工艺设计文件、实验记录、实验报告、成果报告或论文、鉴定验收文件、应用推广文件、奖励文件、专利文件、各种技术合同、成果推广应用的反馈信息,工业产品成套档案,、调查决策：调查计划、编制新产品建议书 、产品设计：结构设计、工艺设计 、

5、试制：试制、试验、鉴定验收 、生产阶段：生产准备、试生产、正式生产 、销售控制：商标注册、售后服务、反馈,形成档案及其归属,调查原始记录、调查报告、开发试验项目的计划、试验记录、试验报告、新产品建议书、技术任务书、技术设计、工作图设计、评审会议纪要、试制记录、试制总结、实验计划和记录、鉴定验收文件、工艺方案、工艺规程、产品质量记录、装箱文件、修改记录、商标文件,二、科技档案的分类,根据内容和载体材料的不同，可划分为： 纸质文件有图样（按制作过程、内容细分）、文字材料、表格 感光材料有照片、影片 磁性材料文件 光盘 不同内容不同载体的科技档案互为补充,按内容分:,基建档案:与工程档案的区别 产品

6、档案 科研档案 设备仪器档案,三、档案整理原则与质量要求,尊循形成基础 保持文件间的有机联系 便于档案的保管利用 符合相关标准规范,尊重原基础,科技档案的形成有其自身规律，反映科技活动各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。,保持文件间的有机联系,科技档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的联系性。 有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。,文件有机联系的几种状态,某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事

7、项产生的报告、批复、洽商材料等,系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。 某一组实验记录 维修记录,符合相关标准规,以科学技术档案案卷构成的一般要求为基本准则。 行业有特殊规定的按照行业有关要求。如电力公司档号的规定、案卷封面特殊规定等。 执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。 本项目制度、合同规定。,科学分类,合理立卷,系统收集,卷内文件整理,卷内目录与备考表填写,案卷封面填写,案卷装订,四、档案整理流程与方法,（一）系统收集,对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符

8、合原始、完整、准确等要求。 区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,特别需要关注的几个方面：,立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。 招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同、未中标文件等文件材料。,征地拆迁、政策处理：与个人签定的原始凭证 施工文件，加强竣工图的规范化编制工作，确保质保材料、技术文件的原始性。 设计文件，着重注意全过程文件的形成积累，强调变更文件的完整性与原始性，绝对避免复印件、传真件。,设备考察材料 设备试运行记录 科研项目推广运用 产品售后服务,（

9、二）科学分类,分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据科技活动性质、阶段等情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。,（三）合理分卷,卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。不超过公分 卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。,若干分卷方法介绍,项目组卷法或单位、分项工程组卷法。 阶段、专业、结构组卷法 问题组卷法 时间组卷法 文件名称组卷法 来源组卷法,项目或单位、

10、分项工程组卷法,将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如： 兰溪电厂地基处理文件； 一号机锅炉焊接及热处理检验记录；,以一号机组为例： 汽机间上部结构工程 主厂房地下结构工程 除氧煤仓上部结构工程 主厂房建筑工程,地基处理文件 施工记录 桩基处理的效果分析、结论与评价、 桩基检测报告 变更文件及工作联系单 重大问题及缺陷处理记录 隐蔽工程验收记录,桩基,阶段或专业、结构组卷法,即按工程、设备的结构、工程进行的不同阶段组卷。使用于施工文件。 例： （1）兰溪土地征用文件（阶段） （2）行政办公楼暖通结构竣工图 （3）主厂房管道水压检验记录,问题组卷法法,将涉及同一问

11、题（同一特定问题、同一类问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）省市计经委、省能源集团关于项目建议书的请示、批复 （2）省能源集团、省市计经委、市人民政府等关于工程预可行性、可行性研究报告的请示、批复、通知。 （3）兰溪电厂水文地质勘察报告,时间组卷法,内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。 例如： 兰溪电厂1标段8月份计量支付 报表； 兰溪电厂1标段2004年13月份施工日记；,名称组卷法 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： 浙能兰溪发电有限公司董事会2004年1-6月份会议纪要。 兰溪电厂二标段设计变更技术联系单 兰溪电厂房屋拆

12、迁协议书。 兰溪电厂监理部2004年1-50号工作联系单。,来源组卷法,将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。 例如： 国华电力公司关于宁海电厂机构调整、人事任免问题的批复 宁海甲镇、乙镇房屋拆迁协议书,基建档案的立卷,管理性文件材料：按问题组卷 按时间和单位组卷 施工（监理）基础资料：按工程部位（单位、分部、分项工程）组卷；按材料性质组卷,设备档案的立卷,维修记录单独立卷 一般情况其它材料单独立卷 大型设备：前期、招投标材料、合同与随机材料及验收记录、调试记录,科研档案,一项一卷 大型科研项目：课题申请报告及有关论证文件 用户委托书、科研项目计划任务书、年度计划、研究计划 实

13、验工艺设计文件 实验记录、实验报告 成果报告或论文、鉴定验收文件 应用推广文件、奖励文件、专利文件、各种技术合同、成果推广应用的反馈信息,产品档案,调查原始记录、调查报告 开发试验项目的计划 新产品建议书、技术任务书 技术设计、工作图设计、评审会议纪要 试验记录、试验报告,试制记录、试制总结 实验计划和记录 鉴定验收文件、工艺方案、工艺规程 产品质量记录、装箱文件、 商标文件,（四）卷内文件整理,查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。 卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。 卷内文件编号：按件整理

14、的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。 卷夹一般不超过2公分（200页），卷盒可以在2-4公分。不超过公分,（五）卷内文件目录与备考表的填写,最好激光打印 字段格式符合要求 字体大小适当。,卷内文件目录,如何填写卷内目录,序号：文件的顺序号 文件编号：完整的代字代号 责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。 文件材料题名：文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。 日期：文件形成时间，用20010226表示。 页号：文件所在卷的页号。 备注：需说明的情况。,互见号 卷内备考表,说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日

15、 检查人： 年 月 日,档号的编制 档号-全宗号-类别号-案卷号-页号 010-41 Z-122-054,件（页）号 案卷流水号 三级类目号 二级类目号 一级类目号 全宗号,（六）科技档案案卷封面填写,例：34301225 卷号（案卷流水号） 合同号（合同段代号） 属类号（施工文件） 项目代号（杭甬高速）门类号(基建类）,案卷标题的拟写 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名 案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种 例如： （1） 沪杭高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名 （2） 萧山机场 候机楼 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名,（3）杭州大学历史楼供水排水施工图 项目名称专业名阶段文件名 （4）温州大桥桥面沉降观测记录 项目名称内容文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间检 项目名称 分项工程 验报验单 文件名,*（6）K2+695平湖桥基础及下部结构 单位工程名称 1号墩钻孔桩、立柱、盖梁