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1、会议管理系统解决方案2017年目 录1.项目概述- 1 -1.1.现状概述- 1 -1.1.1.企业直接经济成本效益分析- 1 -1.1.2.企业效率提升效益分析- 2 -1.1.3.企业文化普及效益分析- 2 -1.1.4.企业整体管理效益分析- 3 -1.2.需求分析- 3 -1.3.建设意义- 4 -1.4.建设目标- 5 -2.方案设计- 6 -2.1.设计原则- 6 -2.2.设计标准- 7 -2.3.系统拓扑图- 9 -2.4.服务器部署设计- 10 -2.4.1.单台部署- 10 -2.5.系统网络带宽设计- 12 -2.5.1.带宽设计要求：- 12 -2.5.2.带宽计算方法
2、- 13 -3.系统应用架构及功能- 14 -3.1.应用架构- 14 -3.2.系统功能- 16 -3.2.1.会议周期管理- 16 -3.2.2.多种移动终端接入功能- 18 -3.2.3.会议管理功能- 18 -3.2.4.会议录制和回放功能- 18 -3.2.5.电子白板协同操作功能- 19 -3.2.6.桌面及程序的共享功能- 19 -3.2.7.同步播放多媒体文件功能- 19 -3.2.8.文件分发功能- 19 -3.2.9.电子投票功能- 19 -3.2.10.文字交流功能- 20 -3.2.11.会议模式支持功能- 20 -3.2.12.远端会场控制功能- 20 -3.2.13
3、.广播轮巡- 20 -3.2.14.会议锁定功能- 20 -3.2.15.系统组织管理- 21 -3.2.16.用户权限管理功能- 21 -3.3.系统对接设计- 22 -3.3.1.与硬件视频会议系统对接- 22 -3.3.2.与视频监控系统对接- 23 -3.3.3.与电话会议系统对接- 24 -3.3.4.与第三方软件平台对接- 24 -3.4.应用场景设计- 25 -3.4.1.远程会议沟通- 25 -3.4.2.远程培训- 25 -3.4.3.移动会议- 26 -3.5.效益分析- 26 -4.系统优势与核心技术- 27 -4.1.系统优势- 27 -4.1.1.强大的音视频交互能力
4、- 27 -4.1.2.良好的网络适应性- 27 -4.1.3.全方位的安全保障- 27 -4.1.4.全功能适用好用- 28 -4.1.5.集群协作，实现超大容量组网- 28 -4.1.6.强大的防火墙和NAT穿透能力- 28 -4.1.7.可定制化服务- 28 -4.1.8.移动终端全面接入- 28 -4.1.9.分辨率自适应，智能调整流量- 29 -4.2.核心技术- 29 -4.2.1.视频编解码技术-H.264- 29 -4.2.2.音频编解码技术- 29 -4.2.3.高效动态文档协作技术XML技术- 29 -4.2.4.QoS技术- 30 -4.2.5.分布式处理技术- 31 -
5、4.2.6.CDN技术- 31 -4.2.7.服务器集群部署技术- 32 -4.2.8.服务器级联技术- 32 -4.2.9.智能组播技术- 32 -5.系统安全- 33 -5.1.系统安全建设原则- 33 -5.2.中心平台双机热备- 34 -5.3.系统安全- 34 -5.4.数据安全- 35 -5.5.应用安全- 36 -6.售后服务- 37 -6.1.售后服务区域- 37 -6.2.售后服务项目- 37 -6.2.1.定期回访/关怀服务- 37 - 39 - 会议系统解决方案1. 项目概述1.1. 现状概述会议是企业日常工作的重要组成部分。随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支
6、机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署“远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等
7、应用。1.1.1. 企业直接经济成本效益分析我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员工数万人。集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用大量时间成本。以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本估算如下表：序号费用项人均费用（元)/人.次会议数量次/
8、月与会人数人/次小计（元）/月小计（元）/年1交通费802030480005760002餐饮费352030210002520003会议耗材15203090001080004人力成本50203030000360000消费合计1080001296000按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在129.6万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用。同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。1.1.2. 企业效率提升效益分析会议系统不仅能节
9、约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，则需要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。1.1.3. 企业文化普及效益分析随着企业规模的扩大
10、，下属企业之间沟通日益减少。集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。使集团会议精神在第一时间传达到基层。简单、直接、高效。1.1.4. 企业整体管理效益分析会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。通过会议系统，可以简化集团企业运营管理成本，使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷，利用会议系统的培训功能，还可企业管理培训实现
11、质的飞越：由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。通过视频会议系统，可以使集团管理更加便捷、高效1.2. 需求分析l 会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分布的特征；l 系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景；l 系统支持多网合一、多屏合一；l 充分利用传输网络实现会议系统的联网；l 具备终端分辨率自适应调节功能，节省网络带宽；l 支持移动终端功能（支持ios/安卓手机、iPad平板电脑等）；l 系统具备高安全性，保障交互数据安全。l 音频效果好，具有自动唇音同步，声源可跟踪，清晰无杂音，可实现多方实时讨论、交流；l 通过视频会议终端，实现点对点、点对多点的高清晰
12、视频会议召开的功能；l 通过所建设的会议系统，可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招聘等需求；l 实时同步、图像效果好，可以保证多方进行实时会议、培训的图像效果高清流畅；l 具有可扩展性，各级设备都可通过简单升级和改进，保证设备使用的连续性和节约性；支持多级级联功能，支持大户量并发，以便未来扩容需要；1.3. 建设意义l 节约会议的经费、时间企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议，沟通工作情况等等。如果长期往返集中于同一固定会议室开会，会议的经济成本和时间成本将会很高。通过会议系统，参会者无需到指定的统一会议室开会，只需配置一定的设备、通过互联网即可远程参会，避免往返途中的舟车劳顿，节
13、省会议成本。l 提高开会的效率 由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间，提高效率。 由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。 l 适应某些特殊情况 对于某些交通状况不好的城市，会议系统将带来较大的方便。 在一些特殊的项目紧急场合，可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。 l 增加参会人员 会议系统可以实现单点对单点，单点对多点的实时会议。可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，总部决策可即时传达到相关单位员工。l 提升整体工作效率通过会议系统，进行虚拟的远程可视互动式会议，便可实现日常工作任务
14、的完成。使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理，大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。在投资上，只需在完成第一次投资后，日后均可实现轻松的扩展。1.4. 建设目标通过贵单位项目相关人员的沟通，充分了解应用场景和需求后，我们通过产品部署和模块开发的方式，提供了适合贵单位日常会议应用的会议系统，这套系统能充分利用行业现有网络软、硬件设备及环境，有效丰富管理手段，依托互联网，建设互联网行业新型管理模式，把信息化应用落实到实处。这套会议系统以其卓越的音视频质量，强大完善的数据同步协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各种应用场景和模式搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。从而满足各行各业对会议系统的各类需求：l 常规会议应用（集团企业会议、跨国视频会议、商务谈判会议、企业日常会议、移动会议、远程招聘等）；l 远程培训应用（企业内部培训、各类考试培训、课外辅导培训、专业技能培训、金融工具培训等）；l 远程医疗应用（健康咨询、远程监护、远程诊断、专家会诊、教学直播等）；
