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1、学 海 无 涯 Her 公司程序文件一览表,1,批准/日期：,拟制：,审核：,学 海 无 涯 目的 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用有效的文件版本。 适用范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制。 职责 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，组织有关人员对现有文件进行评审。 品质管理部负责质量手册、程序文件、检验规程的发放、回收、销毁及原稿的保存。 办公室负责除质量手册、程序文件、三级文件以外的管理文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。 各部门负责相关部门制度等三级文件的编制、发放和使用，部门负责人负责三级文件的审核。 工作程
2、序 新文件的编号 文件的类别：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录格式。 由品质管理部根据部门代码、文件编号、文件分发编号规则对质量手册、程序文件及其他各 类文件进行统一编号及版本号。 文件的编写 质量手册和程序文件由管理者代表组织编写。 公司其它管理文件（除质量手册、程序文件、三级文件）由办公室组织编写。 部门制度等三级文件和质量记录格式由相关部门组织编写。 程序文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一。 文件的审批 质量手册、程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准。 公司级其它管理文件由办公司负责审核，总经理或授权人批准。 检验规程由品质管理部组织编写，品质管理部经理负责审核，管理者代表
3、批准。 其他部门级管理文件、部门制度由相关部门负责人负责审核，管理者代表批准。 质量记录格式不显示编制、审核和审批人签字。 文件的发放 受控文件原稿在提交资料室前，文件编写人应对文件进行以下确认： 是否进行有效的批准 标题、页数是否完整 受控文件的发放范围在文件批准时由文件批准人确定。 文件管理员将收到的原稿作好编目登记，填写文件归档编目清单。 文件管理员根据批准的发放范围进行复印，在复印文件上加盖“受控文件章”印章。质量记录 格式原稿盖章存档，作为检查质量记录格式是否有效的依据。记录复印稿不盖章，复印数量由使用部 门确定。 文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在管理类受控文件分发
4、回收记录签 字。 质量手册和程序文件的原稿存放在品质管理部资料室，其它管理文件原稿由办公室存放。,2,批准/日期：,拟制：,审核：,4.4.6 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写文件和样品领,学 海 无 涯 用申请表，经部门负责人及管理者代表批准后，到文件管理人员处办理领用手续。公司内不 得使用未加盖“受控文件章”印章的受控文件复印件，一经发现，由文件管理人员收回，并追 究其责任。 4.4.7 当文件使用人将文件丢失后，应填写文件和样品领用申请表申请补发（在表中说明丢失原 因）。资料室在补发时应给予新的分发号，并在受控文件分发回收记录上注明丢失文件的 分发号作
5、废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 文件的以旧换新 对于使用过程中损坏的文件，使用部门可到文件原发放部门换取新文件。 以旧换新的文件，文件管理员要在管理类受控文件分发回收记录上作好登记，并注明原因。 新文件的分发号同老的相同。 文件的修改 文件在使用过程中应鼓励根据实际情况和创新的需要进行适当的修改。文件修改必须经过使用 文件的部门经理审核并得到管理者代表的批准后，方可修改。文件修改后由品质管理部进行版 本修改。新文件发放的同时收回旧的文件，并按照规定登记。 文件的换版 文件的初版为A/0 版，文件经多次修改（修改状态从 0 到 9 时）或文件需进行大幅度修改时应 进行换版，原
6、版次文件作废。换版依次序号为 A、B、C、D。 文件的作废 作废的文件由文件管理员按管理类受控文件分发回收记录收回并记录。作废文件原稿加盖 红色保留的“作废文件”印章后保存于原发部门。其余作废文件由原发部门统一销毁。 文件的管理 文件应有序地存放以便存取和查阅，贮存环境应有利于长期保存。 不得在受控文件上乱涂乱画、私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。 借阅文件时应填写文件和样品借用登记表，应在指定日期归还，到期不归还，由文件所在 部门负责人收回。公司编制的原版文件一律不外借。 文件管理员负责在每次内部质量体系审核前，全面检查各
7、类在用文件的有效性，发现问题及时 处理 4.10文件的评审 每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审，必要时予以修订。 支持性文件 部门代码、文件编号、文件分发编号规则HER QM WI 401 相关记录 文件和样品领用申请表HER ED QR 405 文件和样品借用登记表HER ED QR 402 管理类受控文件分发回收记录HER QM QR 411 文件归档编目清单HER QM QR 412,3,批准/日期：,拟制：,审核：,1.目的 对与技术管理有关的文件进行控制, 确保各有关场所使用有效的文件版本。,学 海 无 涯 适应范围 适应于与技术管理有关的文件的控制。 职责 工程技术
8、部资料室负责受控技术文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。 模具中心资料员负责受控模具技术文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。 各部门负责相关技术文件的使用和保管。 工作程序 文件的编号 产品图编号详见技术文件编号规则，相关技术资料编号与产品图相同。 文件的编写 工程技术部负责编制设计文件包括产品技术要求、产品图纸、工装夹具图、BOM 表、外观效果 图、工艺文件、作业指导书等。 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一。 文件的审批 设计文件由设计人员编写，工程技术部项目主管工程师校对或审核, 工程技术部经理批准。 文件的发放 受控文件原稿在提交资料室前, 文件编制人应对文件进行以下确认: 是
9、否进行有效的批准 标题、页数是否完整 受控文件的发放范围在文件批准时由工程部经理审批确定。 资料管理员将收到的原稿作好编目登记, 填写到归档文件总目录表显示相应的版本号。 资料管理员根据批准的发放范围进行复印, 在复印文件加盖“受控文件”印章。 资料管理员把文件分发给有关部门, 并要求文件领用人在受控文件分发回收记录上签收。 受控文件的原稿存放在资料室。 当需使用文件的人员未领到文件时, 不得随意借用其他人的文件复印, 应填写文件和样品领用 申请表, 经部门负责人及工程技术部经理批准后, 到资料室办理领用手续。公司内不得使用未 加盖“受控文件”印章的受控文件复印件, 一经发现, 由资料室收回。
10、 当文件使用人将文件丢失后, 应填写文件和样品领用申请表申请补发。资料管理员在补发 时应给予新的分发号, 并在受控文件分发回收记录上注明丢失文件的分发号作废, 必要时将 作废文件的分发号通知各部门, 防止误用。 文件的以旧换新 对于在使用过程中损坏的文件, 使用部门可到资料室换取新文件。 以旧换新的文件, 资料管理员要在受控文件分发回收记录上作好登记, 并注明原因。新文件 的分发号同老的相同。 文件的更改 文件需要更改时, 应填写资料更改单, 说明更改原因。资料更改单由工程技术部经理审 批。,名单发放修改后的技术文件及资料更改单, 同时回收作废的旧文件(图纸及相关的工艺文件,4,批准/日期：,
11、拟制：,审核：,4.6.2 更改后的技术资料连同资料更改单交资料室。资料管理员按受控文件分发回收记录的,学 海 无 涯 原稿由原提出修改人员采用划改方式更改；下发的图纸及相关工艺文件由资料员采用划改方式 更改)。 文件的换版 文件经多次修改(修改态从 0 到 9 时)或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废。 文件修改后由工程技术部进行版本的修改，并及时更新归档文件总目录表。新文件发放的同 时收回旧的文件，并按照规定登记。 文件的作废 作废的文件由资料管理员按受控文件分发回收记录收回并记录。作废文件原稿加盖红色“作 废”印章后保存于资料室。其余作废文件由资料室统一销毁。 文件的管理
12、文件应有序地存放以便存取和查阅。 不得在受控文件上乱涂乱画、私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 国家法律、法规及标准变更时, 应及时更改相应文件。 借阅文件时应填写文件和样品借用登记表, 应在指定日期归还, 到期不还, 由文件所在部 门负责人收回。 公司编制的原版文件一律不得外借。 模具中心的模具装配图的控制同样按 4.44.9 过程执行；但现场使用的零件图则作为参考文件不 受控。 外来文件的控制 总部来的图纸、工艺、技术资料；适用的法律、法规、国际化标准等,应加盖“外来文件”印章, 资料室进行登记, 发放时由工程技术部经理批准。 资料室应存一份备案。 为保持外来文件的有效性, 在每年的管
13、理评审前, 工程技术部经理应对外来文件的有效性进行 审查。对于国标等外来文件的版本状况要及时跟踪。 外发文件的控制 提供给供应商和认证机构的受控文件(如提供给外协厂的加工图纸、技术规范、提供给认证机 构的产品标准等), 分别由生产经营部或品质管理部填写文件和样品领用申请表, 工程技 术部经理批准, 资料室应填写文件分发回收记录, 作好登记、更改和作废的控制。 提供给客户的文件, 由市场营销部和国际贸易部填写文件和样品领用申请表, 不加盖受控 印章, 不做更改(换)控制, 但需做好发放记录。 相关文件 技术文件编号规则HER ED WI 402 技术文件管理办法HER ED WI 401 记录
14、文件和样品领用申请表HER ED QR 405 文件和样品借用登记表HER ED QR 402 6.3受控文件分发回收记录HER ED QR 401 资料更改单HER ED QR 404 归档文件总目录表HER ED QR 407,建立质量记录控制系统，客观、真实、准确地反映质量活动和质量体系的有效运行，为产品的可,5,批准/日期：,拟制：,审核：,1目的:,学 海 无 涯 追溯性以及采取改进、纠正和预防措施、质量审核提供依据。 适用范围 与质量体系相关的记录, 执行和实施质量文件及活动的记录. 职责 品质管理部负责登记, 备案及使用情况检查。 各相关部门负责本部门质量记录的拟制, 填写, 保
15、管。 管理者代表负责监督、审查质量记录控制的实施情况。 质量记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。 作业程序 质量记录的分类、范围和形式 需控制的质量记录，分为下列两种类型： 与质量体系运行有关的质量记录，包括：质量体系审核、管理评审、合同评审、合格供应商评定、 纠正与预防措施、培训与考核等记录。 与产品有关的记录，主要有：质量检验记录、不合格处理、产品让步等记录。 4.1.2 质量记录可以是表格、图表、报告、磁盘、照片等形式。 格式的制订与修订 记录格式的制定和管理应遵循管理文件控制程序。由使用部门负责, 内容应包括主题、编号、 日期、正文, 按部门代码、文件编号、文件分发编号规则
16、给质量记录式样唯一的编码，经 部门主管批准后向品质管理部登记在质量记录一览表后发放使用。 按管理文件控制程序的规定做好质量记录式样的发放与管理。 修订由使用部门和相关部门提出申请, 经原制订部门审核批准，给予新的版号, 向品质管理部重 新登记后发行, 并收回和销毁原版本。 记录的管理 在涉及的质量活动中应产生相应的质量记录,并按规定进行传递。 书写要清晰, 并按要求正确填写，不应随意涂改，不得使用铅笔作记录。已形成记录的内容如 需修改或删除, 须在填写正确内容后, 在改动旁签名、注日期。 收集和归档 每一项活动结束后，各部门应有专人负责收集质量记录。 各部门负责收集质量记录的人员，应对原件进行分类装订后归档。 已归档的质量记录，按管理文件控制程序的规定进行查阅、借阅。 所有质量记录的原件一律不外借。 质量记录的标识、保存与销毁 对质量记录， 各部门应指定专门人员负责储存并选择合理的环境, 防止遗失或受潮, 建立清单, 根据性质每年分类整理归档，做好名称、部门和时间标识。 超过一年的质量记录应交品质管理部保管，质量记录的保存期限为三年。 对超过保存期限的记录，每年清理 1-2 次，经品质
