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1、1,公文格式规范及常见错误剖析,2,一、常见错误剖析(重点介绍),(二) 标题常见错误。 (三) 行文错误。 (四) 附件错误。 (五) 主题词错误。,3,(一)标题常见错误。,主要有:文种重复、缺少文种、错用文种、介词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7种常见的错误。,4,1. 文种重复。 行政机关公文种类主要有13种:命令或令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在文种使用中,除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外,如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。重复使用文种的情况多的是把“意见”和“函”同时使用或把“意见”和“函”同时使
2、用。,5,例一:印发广东省x x x x x x 工作实施意见的通知 例二:关于对x x x x x x的决定(代拟稿)修改意见的函,6,2. 缺少文种。 如转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题的批复,7,3. 错用文种。 如关于廉江市营仔港雷州市流沙港装卸点恢复口岸运作复函(粤府函200423号),这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办的请示事项,只能用“批复”,不能用“复函”。 如转发国务院关于同意调整在佛山市的海关机构设置的复函(粤府函2004108号),转发上级机关或其它机关的公文,文种应用通知,原文用了复函,不正确;批复是被转发的公文文种,也不是该文的文种,正确的写法应
3、是转发国务院关于同意调整在佛山的海关机构设置批复的通知。,8,4. 介词连用。 在公文标题中最突出、最常见的介词连用是“关于”和“对”。如关于对部分港商投资电厂要求提高上网电价问题的复函(粤府函2005175号),“关于”和“对”这两个介词中应删掉一个。 在这里顺便介绍标题中“关于”一词的使用方法。“关于”是一个介词,表示涉及的范围,它由组成的介词结构可以作状语或定语,将涉及范围介绍给动词或名词,在公文标题中使用比较广泛,但并不是公文标题的固定用词。 。,9,5. 错用标点符号。 如:关于中等职业技术学校进一步推进实施“双证书”问题协调会议纪要(省政府工作会议纪要200557号)、关于印发广东
4、省加强建设工程项目开工管理的若干规定的通知(粤府办20066号)、关于进一步办好我省内地西藏、新疆班的意见(粤府办200574号),以上标题中的双引号、书名号、顿号全部都应该删除。,10,6. 用词不当。 转发上级政府办公室(厅)以及本级政府有关部门文件的,标题应写为“转发xxxxxx的通知”;根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的,标题应写为“印发xxxxxx的通知”。,11,(四)正文常见错误。,1.行文规则错误。 2.错别字。 3.错词。 4. 语法、文字表述错误。,12,1、行文规则错误。,(1)国家行政机关公文不应向地方党委作指示、交任务。 如“市级人民政府对信用社管理的主要职责
5、:一是督促信用社贯彻执行国家金融方针政策,加强对信用社党的领导和思想政治工作,引导信用社坚持为三农 服务的经营宗旨。” 因各级政府都不领导党的任何组织,应把“加强对信用社党的领导”删去。,13,(2)不符合受权行文的有关规定。任务机关就职权范围以外的事项发文要体现受权。凡是根据政府领导批示由政府办公室下发的文件,一般要加上“经惠州市人民政府同意”或“根据x x 政府领导意见”, 如惠府办200358号中“现将市发展改革局关于x x x x x 实施办法”转发给你们,请认真贯彻执行。”,违背了体现受权行文的原则,正确的写法应该是“惠州市发展和改革局关于x x x x x 实施办法业经市政府同意,
6、现转发给你们,请认真贯彻执行。”,14,2. 错别字。,错别字多为疏忽大意造成,如不能及时发现和纠正,往往导致印发的文件重印。错别字主要有以下几方面情况: (1)字形相同或相近的错别字。如“借鉴”写为“错签”;“纪委”写为“经委”; “鱼、虾”写为“渔、虾”等。 (2)音相同或相近的错别字。如“偏僻”写为“偏辟”;“签订”写为“签定”; “举一反三”写为“举一返三”; “通信”写为“通讯”; “报道”写为“报导”等。 (3)音同形近而义不同的错别字。如 “录像带”写为“录象带”;“部委办”写为“部位办”; “鉴定”写为“监定”等。,15,3. 错词。,容易用错的词主要有: (1)截止 截至 “
7、截止”和“截至”均为动词,二者在用法上有区别。“截止”是不及物动词,后面不能带宾语。如果“截止”出现在时间之前,需加一个介词作补语或名词性词语用冒号,如“截止到7月10日上午,已有80人报到”、“截止到7月9日,报名参加大会采访报道的媒体共90家”; “截至”用于时间之前,不能用于时间之后,如“截至7月9日,已有7个省区报到”。,16,(2)制定 制订 “制定”与“制订”的主要区别在于:“制定”强调法规等的定型和拍板定案,强调动作已完成; “制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等; “制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽
8、象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居多。如“研究制定现代粮食流通业发展规划”。这里“制定”的对象是 “规划”,不符合“制定”的用法,正确的写法应该是“制订现代粮食流通业发展规划”。,17,(3)其它 其他 根据国家语委有关规定,在法律法规和公文中统一用“其他”,不用“其它”一词。 (4)公布 发布 根据立法等有关规定,法律、行政法规用“公布”,决定、命令用“发布”,均不使用“颁布”一词。例:省政府令第101号文广东省人民政府关于若干临时行政许可事项的决定“自公布之日起施行。”,把“公布”改为“发布”。,18,(5)按照 遵照 “按照”和“遵照”主要区别:一是在感情色彩和使用范围上不一样。
9、“按照”是中性词,使用范围较广,通用于各种文体; “遵照”有遵奉依照之意,带有尊重色彩,后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。二是词性不同。“按照”是介词,“遵照”是动词。如“按照x x 同志的指示精神”,“按照”应改为“遵照”。,19,(6)报道 报导 公文中统一用“报道”,不能用“报导”。如“宣传部门要加强对疫情的新闻报导管理,”,“报导”应改为“报道”。,20,4. 语法、文字表述错误。,(1)句子成分残缺。 “加大乡镇渡口渡船更新改造工作。”“加大”是谓语,后面都是定语,整个句子少宾语,所以应在“工作之后加上”“力度”两字作宾语,应改为“加大乡镇渡口渡船更新改造工作力度。”,21,(
10、2)语意不清。 如:“2009年1至8月,惠州吸收香港服务项目25个,占港商投资项目28.5%; 实际利用港资2.5亿美元,占23.9%”,第二分句中的“占23.9%”是指占港商在我市利用外资的23.9%呢?经核实,正确的写法应该是“实际利用港资2.5亿美元,占我市实际吸收港资的23.9% 。”,22,5. 数值范围表示错。 如:“惠州征集的男兵为2009年年满18至20岁”,“18至20岁”表示错误,正确的写法应该是“18岁至20岁”。如“惠州市发展和改革局经费预算,按22.3%核定”; ”,“22.3% ”表示错误,正确写法应该是“2%2.3% ”。,23,6. 数字表示错误。,(1)没有
11、按规定使用阿拉伯数字 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字表述。如“(肝吸虫病)流行区人群平均感染率达16.42%,其中约三分之二的感染者出现不同程度的肝胆系统、症状,”,“三分之二”表示错误,正确的写法应该主“2/3”。,24,(2)小数点之间的数字位置拉开。 由于用电电脑录入汉字时是在全角状态下进行,如果遇到小数字,电脑便默认为标点符号,后面自动空了一格,使一个数字变成两个数字,这种情况在文稿中经常出现。如:“2009年财政核拨市发展和改革局专项经费150万元,其中专家评审和论证费35. 8万元
12、”,“35. 8万元”表示错误,正确的写法应该是“35.8万元”。,25,(3)数字回行。 根据公文中的特点,公文中的数字不能出现回行的情况。如:把“1111.99亿元”写成“1,111,99亿元”,数字回行是错误的。,26,7. 年代表述错误。,(1)凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等字样的,为避免产生异义,应规范表述为“中华人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”。 (2)非本世纪的年代,应将所属世纪写出。如“上世纪八十年代以来,我市”,“上世纪八十年代”表示错误,正确写法应该是“20世纪80年代”。,27,8. 引文错误。,引文应当先引标题,后引发文字号,再次出现时可直接引用发文字号。
13、如“为认真贯彻落实珠江三角洲地区改革发展规划纲要,开展统筹城乡发展综合改革试点,建设基地”,这是引用国务院文件存在两个问题:一是引用标题不全,二是没有引发文字号。正确的写法应该是“珠江三角洲地区改革发展规划纲要(20082020年)(国发2008XXX号)”。,28,9. 结构层次表示错误。,公文结构层次序数是:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第二层为“(1)”。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法,有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。,29,一、重点任务及责任分工 1、构建现代产业体系 (1)加快发展以石油化工
14、为重点的先进制造业 (2)大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业,一、重点任务及责任分工 (一)构建现代产业体系。 1.加快发展以石油化工为重点的先进制造业。 2.大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业。,正确的表示:,结构层次表示错误,例如:,用句号表达句子的完整,30,10. 没有正确使用计量单位。,根据国务院关于在我国统一实行计量单位的命令(国发198428号)和1990年国务院第65次常务会议批准的改革我国土地面积计量单位的名称采用:平方公里、公顷、平方米,而不用亩、万亩。,31,11. 标点符号错误。,(1)表示概数不要用顿号隔开。表示概数不应用顿号隔开。如“目前惠州潼湖侨场归难
15、侨居住的仍然是上世纪六、七十年代安置时,”,“六、七十年代”表示错误,正确的写法应该是“六七十年代”。,32,(2)没有正确使用引号。 引号一般用来标明行文中直接引用的话,引号还用来标明需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语。“并坚持做到不为亲朋好友开绿灯走后门”、“他们还办起了少年军校,尤其是风度中学的少年军校,”这里的开绿灯、走后门并非本意,具有特殊含义,不能加上引号。,33,(3 )错用分号。 分号用于复句内部并列分句之间的停顿,各分句内部一般不得出现句号。如:“以新一轮机构改革为契机,进一步优化结构设置,创新公共服务体制。推进公共服务信息化; 大力发展社会中介组,加强行业指导; 推进行
16、政事业性收费改革,减少收费项目。实行审批管理“零收费”制度; ”这段话的三个分句中,第一、第二个分句内部都有句号,不符合分号的用法,应改为逗号,而是三个分句之间语言完整,均可独立成句或成段,所以应将三个分号改为句号。,34,(4)缺漏标点符号。 公文中第一层次标题不加标点符号,第二层次以下的标题均加标点符号。 例如:,一、基本原则 (一)先行先试,奋力争先。抢抓机遇,。 (二)立足当前,着眼长远。即以, 。 (三)整体推进,重点突破。根据, 。,35,(5) 逗号表示句子内部的一般性停顿,顿号表示句子内部并列词语之间的停顿。 如“涌现出一批创新能力强,管理水平高,企业信誉好,社会贡献大的优秀民营企业”,“涌现”是谓语,“企业”是宾语,“创新能力强”、“ 管理水平高”、“ 企业信誉好”、“ 社会贡献大”四者都是宾语,属并列关系,之间应用顿号,不应用逗号。,36,(6) 错用句号。 句号用于陈述句末尾或语气舒缓的祈使句末尾。复句内容各分句之间的停顿应用分号或逗号,不能作句