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1、第四章 电子表格软件在会计中的应用,本本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习，估计占10-15分值，除公式与函数掌握基本操作外，其他项操作了解即可,第一节 电子表格软件概述 第二节 数据的输入与编辑 第三节 公式与函数的应用 第四节 数据清单及其管理分析,电子表格软件 概述,常用的电子表格软件 电子表格软件的主要功能,Excel软件的启动与退出 Excel软件的用户界面 Excel文件的管理,第一节 电子表格软件概述,一、常用的电子表格软件,电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成 的用于模拟纸上计算的由横竖线交叉组成的表格。,Window
2、s操作系统下常用的电子表格软件有：微软Excel，金山WPS电子表格软件，Lotus Notes，Formula One Mac操作系统下的电子表格：Numbers,二、电子表格软件的主要功能,电子表格软件的主要功能： （1）建立工作簿； （2）管理数据；,（3）实现数据网上共享； （4）制作图表；,（5）开发应用系统。,（一）建立工作簿,每个工作簿中含有一张或多张空白的工作表 单元格是工作表的最小组成单位，每一单元格最多可容纳32767个字符 Excel 2003：每个工作簿默认有3张工作表，每张工作表由65536行和256列 Excel 2013：每个工作簿默认有1张工作表，每张工作表由1
3、048576行和16384列,二、电子表格软件的主要功能,Excel 2003,Excel 2013,（二）管理数据,用户通过Excel不仅可以输入数据、存储数据、检索数 据、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式 和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。,二、电子表格软件的主要功能,（三）实现数据网上共享 （四）制作图表,Excel提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积 图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。,二、电子表格软件的主要功能,（五）开发应用系统,Excel自带VBA宏语言，用户可自行编写和开发需要的应用系统。,（一）Excel软件的启动（常用有4种方式
4、）,第1种：点击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令,三、Excel软件的启动与退出,（一）Excel软件的启动（常用有4种方式）,第2种：点击桌面或任务栏中的Excel快捷方式图标,三、Excel软件的启动与退出,（一）Excel软件的启动（常用有4种方式）,第3种： 通过“运行“对话框启动Excel软件,三、Excel软件的启动与退出,（一）Excel软件的启动（常用有4种方式）,第4种： 打开现成的Excel文件,Excel 2003 文件扩展名为“.xls”，启动后建立第一个空白工作簿缺省名为“Book1” Excel 2007及以后文件后缀为 “.xlsx”，启动后建立第一个空白工
5、作簿缺省名为“工作簿1”,三、Excel软件的启动与退出,（二）Excel软件的退出,三、Excel软件的启动与退出,点击标题栏最右边的关闭按钮 右键点击任务栏Excel图标“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令 按击快捷键“A1tF4”,以上三种方法操作时，如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。 需注意的是：以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，文件被关闭后，Excel软件也随之退出。如果当前有多个工作簿文件在运行，以上操作方法执行的结果将是光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Excel工作簿文件仍在运行，Excel软件并未退出。只有重复操作，所有文件均被关闭后
6、，Excel软件才能退出。,四、Excel软件的用户界面,Excel 2003 默认用户界面,Excel 2007及以上版本的默认用户界面主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。,四、Excel软件的用户界面,Excel 2013 默认用户界面,（一）标题栏,标题栏位于窗口的最上方，依次列示Excel软件的图标、文档的标题和控制Excel窗口的按钮。,四、Excel软件的用户界面,（二）菜单栏,位于标题栏的下方，包括Excel的全部操作命令，命令后面带有“”的，表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框；命令后面带有“ ”的，表示该选项后面带有一个子菜单。,（三）工具栏,由一系列与菜单
7、选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作。分为常用工具栏和格式工具栏。,（四）编辑区,由名称框、取消输入按钮、确认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式。,四、Excel软件的用户界面,名称框,取消输入,插入函数,确认输入,编辑栏,四、Excel软件的用户界面,（五）工作表区,工作表区默认位于编辑区的下方，是Excel文件用于存储和处理数据的专门区域，由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成。 单元格是组成表格的最小单位。
8、 当前单元格是指当前正在使用的某一单元格；活动单元格是指当前被选定的多个单元格；最一个被选中的以白色显示的单元格为当前活动单元格；活动单元格不一定是当前单元格，而当前单元格和当前活动单元格一定属于活动单元格。,（六）状态栏,状态栏默认位于窗口底部，可以显示各种状态信息，如单元格模式、功能键的开关状态等。,四、Excel软件的用户界面,（七）任务窗格,任务窗格默认位于Excel窗口的右边，但可移动到窗口的其他适当位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具体包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”、“剪贴板”、“新建工作簿”、“模板帮助”、“共享工作区”、“文档更新”和
9、“XML源”等11个任务窗格。 可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键“Ctrl+F1”（ 适用于Excel 2003）将其打开/关闭,（八）功能区 （2007及以上版本中）,四、Excel软件的用户界面,功能区是由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区。 Excel 2013默认的选项卡标签有“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“开发工具”，排列在标题栏的下方。此外，用户还可以通过“自定义功能区”自定义选项卡。单击任一
10、选项卡标签，其下方将出现一个以平铺方式展开的“带形功能区”，它由若干个功能相关的组和命令所组成。 功能区的优势主要在于，它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一起，便于在同一位置查找和调用功能相关的命令。 使用快捷键“Ctrl+F1”隐藏或取消隐藏功能区 双击任一选中的选项卡标签隐藏或取消隐藏功能区,五、Excel文件的管理,（一）Excel文件的新建与保存,1. Excel文件的新建,Excel软件启动时自动建立一个新的空白工作簿 以打开现成Excel文件方式启动Excel软件的，可通过以 下方法之一建立一个新的空白工作簿 按击快捷键“CtrlN
11、”键； 打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板； 点击工具栏中的“新建”按钮（Excel 2003为常用工具栏，Excel 2013为快速访问工具栏）。,五、Excel文件的管理,（一）Excel文件的新建与保存,2. Excel文件的保存,通过敲击功能键“F12”键进行另存为。 通过按击快捷键“Ctr1S”键进行保存。 通过单击常用工具栏（适用于Excel 2003）或快速访问工具栏（适用于Excel 2013）中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。 通过“文件”菜单（或Excel 2003“工具栏”菜单）中的“保存”或“另存为”命令进行保存。,五、Excel文件的
12、管理,（二）Excel文件的关闭与打开,1. Excel文件的关闭,关闭Excel文件的常用方法包括3种：,点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。 点击“文件”菜单中的“关闭”命令。 按击快捷键“Ctr1F4”。,上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状 态的Excel文件仍处于打开状态，Excel软件仍在运行。,五、Excel文件的管理,（二）Excel文件的关闭与打开,2. Excel文件的打开,打开Excel文件的常用方法包括5种：,通过直接点击Excel文件打开。 通过快捷菜单中“打开”命令打开。 通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。 通过常用工具栏（适用于Exc
13、el 2003）或快速访问工具栏（适用于Excel 2013）中的“打开”按钮进行打开。 通过按击快捷键“Ctr1O” 进行打开。,五、Excel文件的管理,（三）Excel文件的保密与备份,1. Excel文件的保密,（第1步）打开菜单“文件”中“另存为”对话框； （第2步）在“另存,为”对话框中，点击 “工具”下拉菜单中的“常规选项”；,【操作大致可分4步】,五、Excel文件的管理,（三）Excel文件的保密与备份,1. Excel文件的保密,（第3步）在打开的“保存选项”对话框中，输入打开权限,密码或修改权限密码，,也可以勾选“建议只读”, 点击“确定”；,（第4步）保存Excel文件
14、。,五、Excel文件的管理,（三）Excel文件的保密与备份,1. Excel文件的保密,对于设置了打开权限密码的Excel文件，只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Excel文件，只有输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。,五、Excel文件的管理,（三）Excel文件的保密与备份,2. Excel文件的备份,（第1步）打开菜单“文件”中“另存为”对话框； （第2步）在“另存,为”对话框中，点击 “工具”下拉菜单中的“常规选项”；,【操作大致可分4步】,五、Excel文件的管理,（三）Excel文件的保密与备份,2. Excel文件的备份,（第3步）在打开的“保存
15、选项”对话框中，勾选“生成备,份文件”，点击“确定”；,（第4步）保存Excel文件。,五、Excel文件的管理,（三）Excel文件的保密与备份,2. Excel文件的备份,Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。,五、Excel文件的管理,（四）Excel文件的修改与删除,1. Excel文件的修改,Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行，包 括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列 的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。,五、Excel文件的管理,（四）Excel文件的修改与删除,2. Excel文件的删
16、除,Excel文件的删除方法包括：,（1）选中要删除的Excel文件，按击De1ete键进行删除。 （2）鼠标右键点击要删除的Excel文件，选择删除命令。,B. 最大化窗口 D. 关闭窗口或退出程序,题例：单选题 Windows软件中每个窗口的右上角上都有一个 按钮，单击该按钮的作用是（ ）。,A. 还原窗口 C. 最小化窗口,答案 D,下列快捷键组合，能够打开“运行”对话框的是（,）。,B. 微软徽标键和“R” D. 微软徽标键和“S”,A. Ctrl+R C. Ctrl+S,题例：单选题,答案 B,B. 制作图表 D. 实现数据网上共享,题例：多选题 电子表格软件的主要功能有（ ）。,A. 管理数据 C. 开发应用系统 答案ABCD,打开Excel文件的方法主要有（ ）。 A. 通过快捷菜单中“打开”命令打开,B. 通过按击快捷键“Shift+O”键进行打开,C. 通过Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开 D. 通过常用工具栏中的“打开”按钮进行打开,答案ACD,解析选项B通过按击快捷键“Ctr1O” 进行打
