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1、第04章 Word文字处理软件,字处理是办公室自动化工作中的一个重要应用领域。文字处理软件是指在计算机上辅助人们制作文档的系统。一般文字处理软件应具备的功能有：以不同的字体和字号显示或打印文档内容，在适当的位置自动换行，改变字间距和行间距，设置特殊的文本及页眉和页脚以及进行图文混排等。目前常用的文字处理软件有金山公司的WPS、Microsoft公司的Word。其中Word非常适用于中英文文字处理，它充分利用Windows良好的图形界面，将文字处理和图表处理结合起来，成为当前流行的文字处理软件之一 。,教学重点与难点,Word 2003的操作界面 文档的基本操作 编辑文本 设置文本格式 在Wor
2、d中使用表格 美化文档 设置文档页面 使用模板与样式,4.1 认识Word 2003,Word 2003是Office 2003的组件之一，也是目前文字处理软件中最受欢迎的、用户最多的文字处理软件。它的主要功能有编辑、组织和处理文字，以及创建经常用到的文档，如报告、信函和业务计划等 。 启动和退出Word 2003 认识Word 2003的工作界面,4.1.1 启动和退出Word 2003,使用Word 2003编辑文档之前，首先应安装Office 2003，用户可通过购买Office 2003的安装光盘，来安装Office 2003，成功安装后还要掌握其启动和退出的方法，这也是使用各种软件之
3、前，首先应该掌握的操作 。,4.1.2 认识Word 2003 的工作界面,启动Word 2003后，屏幕上就会出现Word 2003的工作界面，如图4-3所示，Word2003的工作界面由标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、文档窗口和任务窗格等几大块组成，中间比较大的白色区域是文档窗口，用户可以在文档窗口输入、编辑、修改文本和查看文档等。在文档窗口中可以看到闪烁的光标，光标所在的位置就是当前文档要输入的位置 。,4.2 文档的基本操作,当打开了Word2003后就可以对其文档进行操作，对文档的操作主要包括新建文档、保存文档、打开文档、关闭文档等 。 新建文档 保存文档 打开文档 关闭文档,4.2
4、.1 新建文档,启动Word2003后系统会根据默认自动建立一个名为“文档1”的空白文档。另外用户还可以使用以下几种方法新建空白文档： 单击“文件”菜单，选择“文件”|“新建”命令，在弹出的任务窗格中单击空白文档。 单击常用工具栏左侧的按钮。 按Ctrl+N组合键。 新建的第一个空白文档一般默认命名为“文档1”，第二个为“文档2”，以此类推。,4.2.2 保存文档,对文档进行编辑后，需要对文档进行保存，保存文档用户可以采用以下几种方法： 单击常用工具栏中的按钮。 单击“文件”菜单，选择“文件”|“保存”命令。 按Ctrl+S组合键。,4.2.3 打开文档,当用户需要打开已经存在的文档时，可以采
5、用以下几种方法： 双击该文档的图标。 单击“文件”菜单，选择“文件”|“打开”命令，打开如图4-12所示的对话框， 然后选择需要打开的Word文档，单击按钮即可。 单击空白文档中常用工具栏左边的按钮，同样打开如图4-12所示的窗口，然后选择需要打开的Word文档并单击按钮 。,4.2.4 关闭文档,当对文档操作完毕后，需要关闭文档，用户可以使用以下方法关闭文档： 单击Word2003窗口右上角的按钮关闭Word。 单击Word2003窗口右上角的按钮关闭当前文档。 按Alt+F4组合键，结束任务 。,4.3 编辑文本,当新建或者打开一个文本后，用户就要对该文本进行编辑，对文本的编辑主要包括文本
6、的输入、文本的选择、文本的移动和复制、文本的查找和替换等。下面将分别对其进行讲述 。 输入文本 选择文本 删除文本 移动和复制文本 查找和替换文本 撤销和恢复操作,4.3.1 输入文本,在Word2003中可以输入多种格式的文本，包括普通文本和一些特殊的文本，例如特殊字符，日期和时间等，下面将对其各种输入方法进行讲解 。,4.3.2 选择文本,当文本输入后，如果觉得不满意或者有错别字时，往往需要对文本进行删除和修改等操作，要想进行这些操作，首先要选择文本。选择文本有以下几种常用的方法 。,4.3.3 删除文本,当需要删除错误或多余的文本时可以采用如下几种方法： 按Delete键可删除光标右面的
7、文本。 按Back Space键可删除光标左侧的文本。 文本被选择以后按Delete键可删除选中的文本。,4.3.4 移动和复制文本,当需要将某段文字从一个位置移动到另一个位置，或从一个文档移动到另一个文档时可采用移动操作，当需要新输入的文字和现有文字相同时则可以采用复制操作 。,4.3.5 查找和替换文本,在一篇较长的文档中，如果要查找某个汉字或是词语，或者发现某个汉字或词语使用错误，需要通篇替换，那么就需要查找和替换功能，这有利于极大的提高工作效率 。,4.3.6 撤销和恢复操作,在编辑文档的过程中难免会出现错误的操作，此时可利用Word的撤销功能使操作回到前一步或前几步的状态。其方法为：
8、单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮或按“CtrlZ”组合键。同时，若发现不应该执行撤销操作但执行了时可使用恢复功能恢复到撤销之前的状态。其方法是：单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮 。,4.4 设置文本格式,在Word文档中，文字是组成段落的最基本内容，任何文档都是从段落文本开始进行编辑的。当用户输入所需的文本内容后，就可以对相应的段落文本进行格式化操作，从而使文档更加美观 。 设置字符格式 设置段落格式 设置项目符号和编号 设置边框和底纹,4.4.1 设置字符格式,对文档中的字符进行格式设置后，不仅能美化文档，而且可以突出文档的主题。在Word 2003中可以通过“格式”工具栏和“字体”对话
9、框两种方式对字符进行格式设置 。,4.4.2 设置段落格式,对段落格式进行调整，可以使文章的段落更加鲜明，层次更加清晰，更有利于用户的阅读，调整段落格式主要包括段落对齐方式、行间距和页间距等。设置段落格式有两种方法：通过“段落”对话框设置和通过“格式”工具栏设置 。,4.4.3 设置项目符号和编号,为了使文档的层次更加鲜明，条例更加清晰，可以给文本设置项目符号和编号，使用Word 2003可以很容易的实现此项功能 。,4.4.4 设置边框和底纹,设置边框和底纹可以使Word看起来更加美观大方。,4.5 创建和设置表格,在日常生活中经常要使用到表格，如人事档案表、学生成绩表等。利用Word 20
10、03的表格功能可轻松的制作出多种多样的表格，并进行表格的修饰、统计和排序等操作 。 表格的创建 编辑表格 设置表格格式,4.5.1 表格的创建,在Word 2003中可以使用多种方法创建表格 。,4.5.2 编辑表格,表格创建完成后，需要在表格中输入内容，即编辑表格，对表格的编辑包括对表格中单元格，行、列的选定、插入、移动、复制和删除等操作 。,4.5.3 设置表格格式,设置表格格式包括调整表格的大小，调整行高和列高，设置表格中文本的格式，设置表格的边框和底纹等操作 。,4.6 美化文档,为了使文档更加生动、形象，Word 2003允许在文档中插入剪贴画、图片、自选图形、艺术字、图表以及文本框
11、等各种对象 。 插入和设置剪贴画 插入图片 插入和设置自选图形 插入和编辑艺术字 插入图表 插入和编辑文本框,4.6.1 插入和设置剪贴画,剪贴画是Word 2003自带的一种图片，使用它不仅可以快速在文档中插入所需的图形，还可对其属性进行设置 。,4.6.2 插入图片,若Word自带的剪贴画不能满足用户的需求，还可以在文档中插入计算机中的图片，具体方法是：首先将光标定位在需要插入图片的位置，然后单击“插入”菜单，选择“插入”|“图片”|“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，如图4-62所示.。在该对话框的“查找范围”下拉列表框中选择需要插入图片的存放路径，找到需要的图片后，单击该图片，然
12、后单击“插入”按钮，或者双击该图片即可完成图片的插入 。,4.6.3 插入和设置自选图形,自选图形是Word 2003提供的预先设计好的通过绘制产生的图形，包括线条、连接符、椭圆、箭头、流程图、星与旗帜等。使用他们可以方便的绘制图形，提高图形的绘制效率，并丰富文档的内容 。,4.6.4 插入和编辑艺术字,在美化文档的过程中，可在其中插入具有特殊效果的艺术文字，即艺术字，它可极大地提高文档的可读性和观赏性，丰富文档的内容 。,4.6.5 插入图表,在Word中除了可以插入剪贴画、艺术字等对象外，还可以插入Excel中的图表。具体方法是：首先将光标定位在文档中需要插入图表的位置，然后选择“插入”|
13、“图片”|“图表”命令，即可在插入点的位置插入图表并打开相应的数据表对话框，如图4-75所示。 在对话框中相应的单元格可更改Word默认输入的数据，此时文档中插入的表格内容也会发生同步改变。利用编辑艺术字等对象的方法也可对图表的位置、大小等进行修改 。,4.6.6 插入和编辑文本框,利用Word中的文本框可以设计出特殊的文档格式，在文本框中可输入文本，插入图片等对象，从某种意义上说，它相当于文档中的一个“嵌套文档” 。,4.7 设置文档页面,通过对文档页面的设置，可以使文档看起来更加美观大方，文字更加鲜明。文档的设置主要包括页面大小的设置、页眉和页脚的设置以及插入和设置页码等 。 设置页面大小
14、 设置页眉和页脚 插入和设置页码,4.7.1 设置页面大小,设置页面大小，即使设置页面的页边距，页边距指的是文章正文距离页面边缘也就是纸张边缘的距离，在Word2003的工作页面中，文档窗口左面和上面都有标尺，用户可以通过对照这些标尺调整页边距，另外还可以通过单击“文件”菜单，选择“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图4-77所示，来进行页边距的设置 。,4.7.2 设置页眉和页脚,页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。其中，页眉位于页面顶部，而页脚位于页面底部。Word可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚，也可以交替更
15、换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚。 要在文档中添加页眉和页脚，只需要单击“视图”菜单，选择“视图”|“页眉和页脚”命令，激活页眉和页脚，就可以在其中输入文本、插入图形对象、设置边框和底纹等操作，同时打开“页眉和页脚”工具栏，如图4-78所示 。,4.7.3 插入和设置页码,页码就是给文档每页所编的号码，以便于读者阅读和查找。页码一般添加加在页眉或页脚中，当然，也可以添加到其他地方 。,4.8 使用模板与样式,在利用Word 2003制作文档时，充分利用其提供的模板和样式功能可快速创建所需文档，并可大大地提高工作效率，本节将对模板和样式的相关知识进行讲解 。 使用模板 使用
16、样式,4.8.1 使用模板,模板是一种特殊的Word文档，其后缀名为.dot ，图标显示形式为。当创建基于模板的新文档时，新建的文档将自动带有模板中所有设置的内容，这样就能减少很多重复性的操作，为制作同类格式的文档带来极大的方便 。,4.8.2 使用样式,在实际的学习或者工作中中，难免会制作大量格式相同的文档，如制作每个学生的基本信息文档或公司每个员工的出勤工作表等。重复制作相同的格式文档显然很费时费力，此时可将经常用到的文档格式保存，在制作同类型的文档时只需应用保存的格式即可，这就是使用样式 。,4.9 打印文档,文档编辑完成以后，需要将其通过打印机打印在纸张上以供使用。对文档进行打印，一般来说分为两个步骤：打印预览和打印输出 。 打印预览 打印设置和输出,4.9.1 打印预览,打印预览的作用是在打印前先在电脑上预览一下打印后的预期效果，以便于事先发现错误并及时改正，防止打印输出后才发现错误，而造成一些不必
